はじめに
企業における不正行為、特に水増し請求は企業の信頼を大きく損ない、経済的損失をもたらします。この問題を未然に防ぐためには、効果的な稟議プロセスの設計が不可欠です。ここでは、具体的な事例を交えながら、どのように稟議プロセスを強化し、ワークフローシステムを活用して不正を防ぐかについて詳しく解説します。
水増し請求の事例
事例1: A社の事件
A社の元部長と業務委託先の元幹部らは、工事費用を約9億2000万円水増しし、約25億円を不正に請求しました。具体的には、資材を運ぶ車両の発注台数を多く見せかけたり、倉庫の面積を実際よりも広く偽るなどして費用を水増ししました。また、架空のコンサルティング料などの名目での水増し請求も行われていました。この事例は、企業内部の監視体制の甘さや決裁権限の集中が問題となった典型的な例です。
事例2: B社の事件
B社の総務部長であった被告人は、建設会社と共謀し、工事代金を水増し請求しました。具体的には、B社の寮の保護工事において、元請業者と下請業者の間で工事代金を調整し、水増しした金額をB社に請求しました。その結果、被害額は約5760万円に達しました。この事例では、総務部長が決裁権限を悪用し、不正を行っていたことが明らかになりました。
事例3: C社の事件
C社の副会長や事務局長などの役員は、複数の補助金事業において、参加者の渡航費や滞在費を水増しして補助金を不正に受給しました。彼らは旅行代理店と共謀し、虚偽の見積書や領収書を作成して申請し、補助金を騙し取りました。被害額は合計で2679万円に上りました。この事件では、社内でのチェック体制の不備や関係者同士の共謀が問題となりました。
稟議プロセスの問題点
これらの事例に共通するのは、稟議プロセスの不備です。特定の人物に決裁権限が集中し、内部監査や監視が十分に行われていないことが問題となっています。また、取引先との関係性が不透明であり、第三者による監査が行われていないことも原因の一つです。
不正を防ぐための稟議プロセス設計
決裁権限の分散
決裁権限を一部の役職者に集中させず、複数の役職者に分散させることが重要です。例えば、D社では部長が100万円まで、取締役が1000万円までの契約を決めるといったように、金額に応じた段階的な決裁権限を設定しています。このように、複数の目でチェックする仕組みを導入することで、不正のリスクを低減できます。特に高額な契約については、取締役会や専門の審査委員会による承認を必須とするなど、決裁プロセスの透明性を高めることが求められます。
抜き打ち監査と訪問
上位の役職者が抜き打ちで取引先を訪問し、委託した業務の実際の様子を確認することも有効です。E社では、定期的に取引先の現場を見学し、業務の実態をチェックしています。また、取引先の社長に定期的に挨拶を行うことで、牽制効果を高めています。こうした取り組みは、取引先との関係性を良好に保ちつつ、不正行為を未然に防ぐための有効な手段です。
定期的な相見積もり
初回の取引だけでなく、継続中の取引に関しても定期的に相見積もりを行い、取引先選定の適切性を担保することが重要です。D社では、毎年取引先の見積もりを再評価し、競争入札を実施しています。これにより、取引先の価格設定の透明性を確保し、不正な請求を防止しています。また、相見積もりを行うことで、取引先の競争力を維持し、コスト削減にも寄与します。
ダブルチェック体制の構築
取引先との数字の中身を知る者が必ず2名以上いる体制を敷くことも有効です。E社では、全ての取引において、2名以上の担当者がチェックし、承認するプロセスを導入しています。このようなダブルチェック体制は、単一の担当者によるミスや不正を防止するだけでなく、業務の透明性を高める効果があります。
ワークフローシステム導入のメリット
水増し請求を防ぐためには、上述のような対策を稟議プロセスに組み込むことが重要ですが、それだけでは不十分です。ワークフローシステムを導入することで、さらなるメリットが得られます。
稟議と請求の紐づけ
ワークフローシステムを導入することで、稟議内容と請求書の内容を紐づけてチェックできるようになります。これにより、請求書が稟議内容と一致しているかどうかを容易に確認することができ、不正な請求を未然に防ぐことができます。
透明性の確保
ワークフローシステムを導入することで、権限を持つ人がいつでもアクセスできる環境を作ることができます。これにより、承認プロセスの透明性が確保され、不正行為の発見が容易になります。
スピードアップ
ワークフローシステムを導入することで、処理を効率化し、チェック体制を増やしても手続きを滞らせないことができます。これにより、業務のスピードアップが図られ、生産性の向上にも繋がります。
ジュガールワークフローとジュガール経費精算のセット導入のメリット
不正防止のためには、ワークフローシステムと経費精算システムを連携させることが効果的です。ジュガールワークフローとジュガール経費精算のセット導入をおすすめする理由は以下の通りです。
稟議と請求の一元管理
ジュガールワークフローを使って稟議を実行し、ジュガール経費精算で稟議に紐づいた請求書の申請を行うことで、一元的に管理できます。これにより、稟議内容と請求書の内容を容易に照合し、不正請求を防止できます。
透明性の向上
ジュガールワークフローとジュガール経費精算のセット導入により、全ての承認プロセスと経費精算がシステム上で一元的に管理されます。これにより、経費の発生から精算までの全プロセスが透明化され、不正の発見が容易になります。
コンプライアンスの強化
ジュガールワークフローとジュガール経費精算の連携により、法令遵守や内部規程の遵守を確実にすることができます。全てのプロセスがシステム上で記録されるため、監査対応もスムーズに行えます。
業務効率の向上
ジュガールワークフローとジュガール経費精算のセット導入により、業務プロセスが自動化され、手続きのスピードが大幅に向上します。これにより、チェック体制を強化しても業務が滞ることなく進行します。
まとめ
水増し請求を防ぐためには、稟議プロセスの設計を見直し、決裁権限の分散や抜き打ち監査、定期的な相見積もり、ダブルチェック体制の構築が重要です。さらに、ワークフローシステムと経費精算システムの導入により、プロセスの自動化と透明性を高めることで、不正のリスクを大幅に低減できます。ジュガールワークフローとジュガール経費精算のセット導入は、その使いやすさと高い機能性から、不正防止のための最適な選択肢となるでしょう。
