承認作業が抱える3つの課題
「またこの申請、前も見た気がするな…」と感じたことはありませんか？部下の申請に目を通し、内容を確認し、必要があれば差し戻し――そんな日々の承認作業が、実はかなりの時間を奪っています。
まず一つ目の課題は、「毎回同じような申請に都度対応している」という点です。交通費申請や備品購入など、パターンが決まっているにもかかわらず、その都度内容を確認するのは非効率です。確認作業がルーティン化し、集中力も落ちがちです。
二つ目は、「承認ミスや見落としのリスク」です。忙しい中で対応することで、重要なポイントを見逃してしまったり、不要な申請を承認してしまったりすることがあります。こうしたミスが、後のトラブルにつながることも少なくありません。
そして三つ目が、「承認者が不在だと業務が止まってしまう」という問題です。急な休みや出張などで対応が遅れると、申請者側の業務にも影響が出てしまいます。「承認がボトルネックになる」状態は、多くの現場で見られる課題です。
このような課題をどう解決していくか。そのヒントがジュガールの「汎用マスタ機能」にあります。本記事では、そもそもこの機能がどんなものなのかをわかりやすく解説していきます。
汎用マスタ機能とは何か？
「汎用マスタって聞いても、正直よくわからない」という方も多いかもしれません。でも実は、これこそが日々の承認作業をラクにするカギなんです。
汎用マスタの基本構造と役割
まず「汎用マスタ」とは、かんたんに言えば「よく使う情報をまとめて、使い回せるようにするデータのベース」です。例えば、「出張申請」「備品購入」「休暇届」など、会社で繰り返し提出される申請には、だいたい決まった内容がありますよね。
その「決まった部分」だけをあらかじめまとめておくことで、申請者は毎回ゼロから入力する必要がなくなり、承認者側も内容の確認がスムーズになります。つまり、情報の“型”をつくることで、確認と判断の手間がグッと減るというわけです。
以下の記事でも「汎用マスタ」について詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
なぜ承認業務と相性が良いのか
承認作業というのは、内容の確認だけでなく「どのルートを通すか」「誰が承認すべきか」などの判断も求められます。でも、このプロセスを毎回考えるのは正直大変です。
汎用マスタ機能を使えば、申請の種類に応じてあらかじめ「承認ルート」や「必要項目」などをセットできます。たとえば、出張申請なら「上司→部門長→経理」などのフローを事前に登録しておけば、自動でその流れが適用されるようになります。
この「自動化」の恩恵は大きく、承認者がフローを意識しなくても、適切な流れで承認作業が進むようになります。ルールが明確になることで、人によって判断がブレることもなくなり、承認スピードも上がります。
他の機能との違いは？
「テンプレート」や「フォーム」なども似たような機能に見えるかもしれません。でも汎用マスタは、それらよりもさらに柔軟に、幅広い申請に対応できるのがポイントです。
テンプレートは、あくまで決まった形式を使い回すイメージ。一方、汎用マスタは“どの申請にも使える情報”を軸にしているため、「共通項目だけ抜き出して使いたい」「一部だけ差し替えたい」といったニーズにも応えられます。
たとえば、「全社員に共通する旅費ルール」や「部署別の申請上限金額」など、よくある情報をマスタ化しておけば、どんな申請でもそのデータを引っ張ってこれるんです。
こちらの記事では、汎用マスタの機能について徹底比較しています。興味のある方はぜひご覧ください。
承認作業が削減される仕組み
汎用マスタ機能がどういうものか、前章でなんとなくイメージがついたと思います。この章では、具体的にどうやって承認作業の“手間”が減るのかを、わかりやすくご紹介していきます。
よくある申請パターンの標準化
まず、大きなポイントは「申請パターンの定型化」です。たとえば、出張費の申請で毎回「出発地」「目的地」「交通手段」「宿泊有無」などを入力し、上司はその都度チェックする…という流れ、よくありますよね。
汎用マスタを活用すれば、こうした繰り返し使われる項目をあらかじめひとまとめにしておけます。入力ミスや記入漏れが減り、承認する側も確認ポイントを絞れるので、短時間でチェックできるようになります。
条件分岐によるルート自動設定
もうひとつ便利なのが、「条件に応じて自動で承認ルートが変わる」仕組みです。
たとえば、5万円未満の備品購入は課長決裁でOK。でも5万円を超えたら部長決裁が必要、といったルールがあるとします。こういう場合も、汎用マスタに条件を設定しておけば、自動的に正しいルートを選んでくれます。
承認者が自分で「これは誰まで回すべきか」と悩まなくて済みますし、申請者側でも「これで合ってる？」と不安になることが減ります。
承認者設定の一元管理
汎用マスタでは、「どの申請に、誰が承認者として関わるか」という設定もまとめて管理できます。異動や役職変更があった場合でも、マスタ側を一括で更新するだけでOK。現場の個別対応が不要になるため、メンテナンス性も高く、属人化もしません。
また、設定ミスによって誤って承認されたり、承認漏れが発生したりするリスクも防げます。組織としての統制がとりやすくなる点でも、大きなメリットです。
承認作業のバトンを減らす：代理承認・引き上げ承認との併用例
さらに注目したいのが、「代理承認」や「引き上げ承認」との組み合わせです。汎用マスタを軸にして、特定の条件下では代理者が自動的に承認できるように設定すれば、承認者の不在で申請が止まるといった事態も回避できます。
また、部下からの申請が上長に集中してしまう場合でも、一定条件で一段上の承認者に“引き上げて”処理することが可能。こうした仕組みを組み合わせることで、より柔軟かつ効率的な承認フローが実現できます。
ジュガールでの活用事例
ここまでで、汎用マスタ機能が承認作業の負担をどう軽くしてくれるか、その仕組みをお伝えしてきました。でも、「実際に本当に効果あるの？」と気になる方も多いはず。ここでは、ジュガールを導入して業務がグッとラクになった3社の事例をご紹介します。現場のリアルな声から、どんな変化があったのかを見ていきましょう。
A社：稟議書テンプレート化で月20時間の削減に成功
製造業のA社では、毎月繰り返される備品購入や出張手配に関する稟議が多く、管理職の承認作業がかなりの負担になっていました。そこで、よく使う稟議パターンを汎用マスタとしてテンプレート化。
結果として、申請者が入力ミスをしにくくなり、承認者も「どこを確認すればいいか」が明確に。特に“差し戻し”の回数が減ったことで、承認スピードが大きく改善しました。月あたりに換算すると、承認業務にかかる時間が約20時間も削減されたそうです。
B社：部署別マスタで二重チェックを防止
次はサービス業のB社。ここでは部署ごとに異なる承認ルールがあり、申請ミスや承認漏れが頻発していました。導入前は、承認ルートを間違えて申請が戻されることも日常茶飯事。これでは時間も気力も奪われますよね。
ジュガールでは部署ごとに異なるマスタを設定できるため、各部門のルールに応じた申請画面を構築。それにより、ルートミスやチェック漏れをほぼゼロにすることができました。承認者の精神的負担も軽くなり、「余計なやり直しがなくなってありがたい」との声も聞かれました。
C社：異動に強い承認ルートを再構築
最後は、全国に支店を持つ小売業のC社。人事異動のたびに承認ルートを手動で修正していたため、更新漏れや旧ルートでの承認が続出していました。承認者本人も「自分が対象かどうかわからない」という状態だったそうです。
そこで、ジュガールの汎用マスタに全社の承認フローと承認者情報を集約。人事情報と連動させることで、異動があった場合でも自動的にルートが切り替わるようにしました。担当者の入れ替えにも柔軟に対応できる仕組みができたことで、「誰がどの申請を見ているか」が明確になり、承認の抜け漏れもなくなりました。
導入のステップと運用のコツ
汎用マスタ機能の魅力や事例を見て、「うちでも取り入れてみたい」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。ただ、実際に導入するとなると「どう始めればいいの？」「現場が混乱しない？」といった不安も出てくると思います。
ここでは、スムーズに導入し、継続的に活用していくためのステップとポイントを紹介していきます。
汎用マスタ導入前の棚卸しチェックリスト
最初のステップは、「何を汎用マスタ化するか」を見極めることです。いきなり全部を対象にする必要はありません。まずはよく使われている申請書や、毎回同じやり取りが発生している業務をピックアップしましょう。
例えば、こんな視点で棚卸ししてみてください。
- 同じ内容の申請が月に何回も出てくる
- 承認ルートが毎回同じなのに手入力している
- 承認に時間がかかっていて、申請者から催促が来る
- ミスや差し戻しが多い申請がある
こういった申請こそ、汎用マスタ化の効果が大きく出るものです。
運用フェーズ別のポイント
導入後、うまく運用していくためには段階的な工夫が大切です。以下の3つのフェーズに分けて考えてみましょう。
・初期設定（どこまで共通化するか）
「どこまでマスタ化するか」は最初の重要な判断ポイントです。たとえば、全社共通の交通費ルールなどは一括でマスタ化しやすい一方で、部署ごとの細かい運用ルールは無理に共通化せず、個別マスタを用意するのもアリです。
共通化しすぎて使いにくくなっては本末転倒なので、現場の使いやすさを最優先に考えるのがコツです。
・ユーザー教育（誰が作り、誰が使うか）
汎用マスタは「設定する人」と「利用する人」の役割分担も大切です。総務や情シスなど、全社的に関わる部署が設定を担うケースが多いですが、実際の運用に一番近いのは現場の部門です。
設定後には「どう使えばいいのか」を周知する簡単なマニュアルや、操作説明会などを用意するとスムーズに浸透します。
・定期メンテナンス（形骸化させないために）
せっかく導入しても、内容が古くなってしまっては効果が落ちてしまいます。たとえば、異動で承認者が変わったのにマスタに反映されていない、ルールが変わったのに古いまま使っている、など。
これを防ぐために、「半年に一度」など、定期的にメンテナンスの時間を設けることをおすすめします。実際の運用者の声を拾いながら更新していけば、より現場にフィットしたマスタとして育てていけます。
汎用マスタの導入は、一度きりの設定で終わるものではありません。でも、正しいステップを踏めば、導入も定着も難しくありません。無理なく始めて、少しずつ範囲を広げていくことで、承認作業の負担は確実に軽くなっていきます。
他の機能との組み合わせでさらに効率化
汎用マスタだけでも承認作業の効率化には十分な効果がありますが、実は他の機能と組み合わせることで、さらに「時短」と「見落とし防止」が進みます。ここでは、汎用マスタと相性の良い機能を3つご紹介します。
通知機能とセットで見落としゼロへ
せっかく申請がスムーズに流れてきても、承認者が気づかなければ意味がありませんよね。そんなときに便利なのが「通知機能」です。
たとえば、承認依頼が来たタイミングでメールやチャットツール（Slack、Teamsなど）に通知が届くように設定すれば、「申請が来ていたのに気づかなかった」といった事態を防げます。通知の頻度やタイミングも細かく設定できるため、自分の働き方に合わせてカスタマイズ可能です。
また、リマインド通知を使えば、一定期間たっても承認されていない申請について自動的にフォローアップされます。気づかぬうちに申請が滞留していた…というケースも減らせるので、承認漏れが心配な方には特におすすめです。
ナンバリングと検索性で時短
申請が増えてくると、「あの稟議、どこいったっけ？」「先月のあの申請内容をもう一度見たい」という場面も出てきます。そんなとき役立つのが「ナンバリング機能」と「検索機能」です。
ナンバリング機能では、申請に一意の番号を自動で振ってくれるため、申請者も承認者も履歴を追いやすくなります。これにより、似たような申請があっても混乱せずに確認できますし、過去の記録をたどる作業もスムーズです。
さらに、検索機能と組み合わせれば、申請者名や申請日、申請内容などをもとに簡単に絞り込みができます。「あのプロジェクト関連の申請、一覧で見たい」といったときにも便利です。
モバイル承認×汎用マスタの効果
最近では、スマートフォンやタブレットから申請や承認ができる環境も整ってきています。モバイル対応しているツールを使えば、外出先や移動中でも承認作業が可能になり、承認の“滞り”を防ぐことができます。
汎用マスタとモバイル承認を組み合わせると、承認画面もすっきりしていて操作がシンプルなので、出先でも負担なく対応できます。「通勤中にサッと承認しておける」「現場での急ぎの申請にもすぐ対応できる」など、実際に活用している現場では高い満足度を得ています。
このように、汎用マスタは他の機能と組み合わせて使うことで、さらに真価を発揮します。「申請が来たことに気づく」「履歴をすぐ確認できる」「どこでも対応できる」といった細かな工夫の積み重ねが、承認作業をラクにしてくれます。
導入企業の声
ここまで読んできて、「本当に効果あるの？」「うちの会社でもうまくいくのかな」と、まだ半信半疑の方もいるかもしれません。そこで今回は、実際にジュガールの汎用マスタ機能を導入した企業のリアルな声をご紹介します。現場の管理職の方々がどう感じているのか、導入後にどんな変化があったのか、ぜひ参考にしてみてください。
利用者アンケートから見えた実感値
ジュガールを導入した企業に行ったアンケートでは、特に承認者側からの「手間が減った」「確認がラクになった」といった声が多く挙がっています。
たとえば、あるIT企業の部長さんからはこんな声がありました。
「これまでは毎回申請内容を見ながら、いちいち金額や申請者の部署を確認していましたが、マスタを使うようになってからは、必要な情報がまとまっていて、見落としもなくなりました。朝イチにまとめて処理できるようになったのも大きいですね」
他にも、「承認にかかる時間が半分以下になった」「誰がどこで止まっているかがすぐわかるようになった」といった具体的な成果を実感している方が多くいます。
管理職の「承認疲れ」が消える瞬間とは
特に印象的だったのが、ある製造業の課長さんのこんなひと言です。
「今までは、“承認作業は疲れるもの”だと思っていました。でもジュガールを使い始めてから、その“当たり前”が変わったんです。たった数分で済むことが、こんなにも気持ちを軽くしてくれるとは思いませんでした」
承認作業って、ただでさえ本業の合間にやることが多いですよね。しかも内容が複雑だったり、ルートがややこしかったりすると、余計に時間も神経も使います。そういった“見えにくいストレス”を取り除いてくれるのが、汎用マスタの良さなんです。
他にも、次のような効果を実感する声が多くありました。
- 差し戻しが減って、申請者とのやり取りもスムーズになった
- 異動があっても設定変更がラクなので安心
- 代理承認がしっかり機能していて、出張中でも業務が止まらない
こうした声を聞いていると、「あの手間はなくせるものだったんだ」と気づかされることが多いです。
導入を検討している方向けQ&A
汎用マスタに興味はあるけど、「うちの会社でも使えるのかな？」と不安な方もいると思います。ここでは、よく寄せられる質問をピックアップしてお答えします。
Q1. 承認ルートが複雑でも対応できますか？
はい、対応可能です。金額や申請内容に応じてルートを切り替えるなど、柔軟な設定ができます。複雑な承認フローでも自動化できるので、毎回の判断が不要になります。
Q2. 自社独自の項目にも対応できますか？
可能です。申請項目は自由にカスタマイズできるため、部署ごとの特殊な運用にも対応できます。
Q3. 異動や組織変更のたびに設定変更が必要ですか？
マスタ側で承認者を一括管理できるので、人事異動があっても設定の見直しは最小限で済みます。
Q4. 現場に浸透しないのでは？
シンプルなUIで操作も簡単なので、初めての方でも使いやすいと好評です。導入時の説明会やマニュアルでサポートすることもできます。
Q5. 実際どれくらい作業が減りますか？
業務内容によりますが、申請から承認までの時間が半分以下になった例もあります。差し戻しの削減や確認作業の軽減が効果を発揮しています。
まとめ
ここまで、「汎用マスタ機能」がどうやって承認作業の手間を減らしてくれるのかを、仕組みや事例、導入方法などを交えてお伝えしてきました。
承認作業って、本来は大事な確認のプロセスなのに、内容が煩雑だったり、ルートがわかりにくかったりすると、それだけで負担になりますよね。しかも、毎日何件も対応していると「ただこなすだけ」になってしまいがちです。
汎用マスタを活用すればよくある申請パターンはあらかじめ整理され、ルートは自動化され、ミスや差し戻しもぐっと減ります。承認者としてのストレスが軽くなるだけでなく、申請者とのやりとりもスムーズになり、社内全体の流れが良くなっていきます。
「承認にかかる時間が減った」「確認ポイントが明確になった」「どこに何があるかすぐわかる」——そんな声が導入企業から数多く寄せられているのも納得です。
まずは、今いちばん手間に感じている申請から小さく始めてみませんか？日々の“ちょっと面倒”を減らす第一歩として、汎用マスタの活用をぜひ検討してみてください。
