手作業のデータ入力、時間かかるしミスが多すぎる！
「手入力って、ほんと面倒くさい…」そう感じたこと、ありませんか？
パソコンや紙の書類に何度も同じ情報を打ち込んで、気づいたら1時間以上経ってる。しかも、あとから見返すと「数字がズレてる！」「入力ミスでやり直し…」なんてこと、よくありますよね。
手作業のデータ入力には「時間がかかる」「ミスが発生しやすい」という大きな課題があります。特に、伝票や申請書を何度も書き直したり、Excelにコピペを繰り返す作業は、ミスの温床になりがちです。
こうした「単純だけど面倒くさい仕事」こそ、自動化すれば一気にラクになります！例えば、ワークフローシステムやOCR（文字認識）を使えば、入力の手間を減らしながら正確にデータを処理できます。
「今まで手作業でやってきたし…」と不安に思うかもしれません。でも大丈夫です！今の業務をガラッと変えなくても、ちょっとした工夫で「手作業ゼロ」に近づける方法があります。
データ入力をもっとラクにする方法を一緒に考えていきましょう！
データ入力ミスを防ぐには？今すぐできる対策
気をつけているつもりでも、数字の打ち間違い、項目の抜け漏れ、コピペミスってなくならないですよね。大事なデータだからこそ、間違いはできるだけ減らしたいものですが、意識するだけでは限界があります。だからこそ、ちょっとした工夫で手作業を減らしつつ、ミスを防ぐ方法を取り入れましょう！
◎ダブルチェックを活用する
自分の入力ミスは意外と気づかないもの。2人で確認したり、時間をおいてチェックするだけでも精度はアップ！
◎チェックリストを作る
「この項目は必ず入力する」「このフォーマットで記入」など、簡単なリストを作るだけでケアレスミスを減らせます。
◎データ検証ツールを使う
Excelの「入力規則」や自動チェック機能を設定すると、間違ったデータを防ぐことができます。
ただ、こうした対策も「手作業ありき」だから限界がありますよね？だからこそ、もっとラクにミスを減らす方法があるんです！ここからは、データ入力を効率化するもっと簡単な方法を紹介します！
ちょっと待った！データ入力、もっとラクにできるんです！
「ダブルチェックやチェックリストを作ってみたけど、やっぱり入力作業がしんどい…」
そう感じたこと、ありませんか？
ミスを防ぐための対策をしても、手入力が多い限り、ミスや作業の手間はなくならないんですよね。だったら発想を変えて、そもそも「手作業を減らす」方法を考えてみませんか？ここでは、データ入力の手間をグッと減らせる3つの方法を紹介します！
① OCRを活用！手書きデータを自動変換
書類を見ながら手入力するのって、時間もかかるしミスもしやすいですよね。
そこで役立つのが OCR（光学文字認識） です！
OCRとは？
スマホやスキャナーで撮った画像から文字を読み取って、自動でデータ化する仕組みのことです。例えば、請求書やアンケートの紙データをOCRで読み込めば、手入力せずにデータを取り込むことができます。「伝票の数字を打ち直すのが大変…」という人には、かなりの時短になります！
② RPAで繰り返し作業を自動化！
「毎月、決まったフォーマットのデータを転記してる」「毎日、同じような入力作業をしている」
そんな単純作業の繰り返しは、ロボットに任せましょう！RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）というツールを使えば、決まった手順の入力作業を自動でやってくれます。
例えば、毎朝、決まったフォーマットのデータをExcelに転記してくれます。また、受注リストを別のシステムに入力することや、メールの内容をデータベースに記録することもできます。
こうした作業は「ボタンひとつで自動化」できるんです！同じことを何度もやっているなら、一度設定してしまえば、あとは放っておくだけです。とても便利ですよね。
③ ワークフローシステムで「入力」から「承認」までスムーズに！
ワークフローシステムを使えば、データ入力だけでなく、承認や管理の流れもスムーズになります！
例えば、ワークフローを導入すると、申請フォームを簡単に作成できるため、入力の手間を減らすことができます。必須項目のチェックや自動計算を搭載していれば、入力ミスも大幅に削減できます。さらに、承認フローが自動化されていれば、メールやチャットで通知がいき、ボタンひとつで承認が可能です。
つまり、「手入力の作業」だけでなく「手続きの流れ」もラクになるのです。これは、かなり大きなメリットだと思いませんか？
結局、一番ラクになる方法は？
どれも便利な方法ですが、入力作業だけでなく、業務全体をラクにしたいなら、ワークフローシステムの導入がオススメです！これにより、手入力を減らしつつ、申請・承認・管理の流れも効率化できるので、ムダな作業をグッと削減できます。
ここからは、ワークフローシステムがなぜ最強なのかをもっと詳しく見ていきましょう！
その中でもワークフローシステムが最強な理由！
データ入力の手間を減らす方法はいろいろありますが、その中でもワークフローシステムは特に便利です。「ワークフローって何？」と思うかもしれませんが、大まかにいえば、業務の流れをシステム化して、ムダな手作業をなくす仕組みのことです。ワークフローについては以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
ワークフローシステムのここがすごい！
ワークフローシステムにはどのような利点があるのか、実際に見ていきましょう。
1. 入力の手間を減らす！
ワークフローを使えば、決まったフォーマットに自動入力できるので、ゼロから入力する手間がなくなります。
✔ 申請書の「部署名」や「担当者名」を自動入力
✔ 一度入力したデータを他の書類にも反映（コピペ不要！）
✔ 入力すべき項目だけ表示されるので、迷わずに作業できる
いちいち書類を開いて、同じ情報を何度も入力する…そんなストレスから解放されます！
2. ミスを防ぐ！
手入力が多いと、どうしてもミスは発生します。ワークフローシステムには、ミスを未然に防ぐ仕組みがあるので安心です。
✔ 入力チェック機能 → 数字の桁数ミスや記入漏れを自動で指摘
✔ 選択式入力 → 手入力を減らして、正しいデータだけを選べる
✔ 過去データの自動反映 → 以前のデータを活用して、入力ミスを減らす
「数字の打ち間違い」「書き忘れた！」というミスが激減するので、後から修正する手間もなくなります。
3. 申請・承認の流れがスムーズに！
ワークフローを導入すると、データ入力だけでなく、書類の申請・承認の流れも効率化できます。
✔ 申請したら、自動で担当者に通知が届く（いちいちメールで連絡しなくてOK）
✔ スマホでも承認可能 → 移動中でもパッと確認して処理できる
✔ 進捗がすぐ分かる → 「今、どこで止まってる？」が一目で分かる
「誰が承認してるの？」「まだ処理されてない…」と悩む時間がゼロになります！ムダな確認作業が減って、仕事がどんどん進みます。
ワークフローシステムはどんな業務で使えるの？
「うちの会社でも使えるの？」と思うかもしれませんが、ワークフローはいろんな業務で活躍します。
・経理 → 経費精算・請求書の処理をスムーズに
・営業 → 見積書の作成や承認をワンタッチで完了
・人事 → 休暇申請や勤怠管理が簡単にできる
・総務 → 備品購入や社内申請の手続きを効率化
「紙の書類が多い」「手作業が多くて時間がかかる」業務なら、ワークフローを導入するだけで、一気に手間を減らせます！
ジュガールワークフローなら、さらに便利！
ワークフローシステムが便利なのは分かったけど、どのワークフローを選べばいいの？と思いませんか？市場にはたくさんのワークフローシステムがありますが、
その中でもジュガールワークフローは、手作業を減らすための機能が充実しています。
今回注目したいのが、「汎用マスタ機能」です。この機能を使えば、手入力の手間を大幅にカットしながら、データの正確性も確保できます。「作業時間を短縮しつつ、ミスも防ぎたい！」という人には、ぴったりのツールです。
では、具体的にどんな機能があるのか、詳しく紹介していきます。
「汎用マスタ機能」で手入力を削減！
手入力の作業でよくあるミスといえば、「入力のばらつき」「誤字脱字」「入力の手間」です。
例えば、取引先名や商品名を毎回手入力していると、表記ゆれ（カタカナ・漢字違いなど）が発生してしまいます。
ここで活躍するのが、「汎用マスタ機能」です。これは、よく使うデータをあらかじめ登録しておき、選択するだけで入力できる機能です。汎用マスタ機能については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
汎用マスタ機能を活用すれば、このようなメリットを得ることができます。
- 取引先リストを登録しておけば、候補から選ぶだけでミスゼロ
- 商品マスタを設定すれば、品番や価格が自動入力
- 社員名簿を連携すれば、申請フォームに社員情報を自動入力
毎回手打ちする必要がなくなるので、入力時間を短縮しながら、ミスのないデータ入力ができるようになるでしょう。
入力のストレスを減らす「スマート入力サポート」
ジュガールワークフローには、入力のストレスを減らす機能がいくつも搭載されています。その中でも特に便利なのが、「スマート入力サポート」です。
この機能では、数値や日付などは入力パーツによるサポートがあり自動補完を行ってくれます。規則違反のチェックがあり、誤ったデータはあらかじめ修正することが可能です。さらに、記入見本があるため、どう書けばよいか迷うこともありません。
例えば、日付を入力する場合、カレンダーから選択するだけでOKです。誤ったフォーマットを入力すると、アラートで教えてくれるので、後から修正する手間もありません。このように、スムーズに申請作業を行うことができます。
承認フローも自動化！作業時間を大幅カット
ワークフローシステムを導入する目的のひとつが、申請や承認の手続きをスムーズにすることです。ジュガールワークフローなら、「承認フローの自動化」で、ムダな手間を一掃できます。
例えば…
- 申請すると、システムが自動で承認ルートを設定
- 承認者に自動で通知が届く（メールやチャット連携あり）
- スマホからワンタップで承認可能（外出先でも処理できる）
これまで「紙の書類を回すのに時間がかかる」「どこで止まっているのか分からない」といった悩みがあった人も、これならストレスなく進められます。
スマホアプリ対応で、どこでも作業できる
「承認のために会社に戻らなきゃ…」そんな時代はもう終わりです。ジュガールワークフローは、スマホアプリにも対応しているので、いつでもどこでも申請・承認ができます。
- ネイティブアプリでサクサク動く（WEBビューとは違い、動作がスムーズ）
- 通知機能が充実（承認依頼をリアルタイムでキャッチ）
- 外出先でもスマホで完結（時間と場所を選ばない）
これなら、忙しい業務の合間でも、ストレスなく手続きを進めることができます。
ジュガールワークフローなら、すぐに導入できる！
「便利なのは分かったけど、導入が大変なんじゃ…？」と思うかもしれませんが、ジュガールワークフローは簡単に導入できる設計になっています。
- テンプレートが豊富（すぐに使える申請フォームが揃っている）
- ノーコードでカスタマイズ可能（専門知識がなくてもOK）
- 導入サポートも充実（困ったときはサポートチームが対応）
「なるべく早く業務を効率化したい！」という人にとって、最適な選択肢です。
よくある質問（FAQ）
ワークフローシステムが便利なのは分かっても、「本当にうちの会社でも使えるの？」「導入するとどれくらい楽になるの？」と疑問に思うこともありますよね。
ここでは、ワークフロー導入を検討する人がよく抱く質問をまとめました。手作業を減らすために、ワークフローがどれだけ役立つのか具体的に解説します！
Q1. ワークフローって大企業向けのシステムじゃないの？
「うちみたいな中小企業や個人事業主には関係ないのでは？」
そんなことはありません！
ジュガールワークフローは、どんな規模の会社でも導入できる設計になっています。
- 社員数が少なくても、申請や承認の手間はある→ システム化すれば、作業時間を短縮
- 導入コストが気になる→ 月額300円から使えるプランあり
- ITに詳しくなくても大丈夫→ 専門知識不要で簡単に設定できる
つまり、大企業だから必要なのではなく、手作業を減らしたいなら必要なシステムということです！
Q2. ワークフローを導入すると、どれくらい手作業が減るの？
結論からいうと、「手入力の作業時間を50％以上削減」することも可能です。
例えば、こんな場面で手作業が減ります。
＜ワークフロー導入前＞
- 申請書を毎回手入力（社員名・部署名・金額などを何度も入力）
- 承認のために印刷して上司のハンコをもらう
- どこで止まっているのかわからず、何度も確認のやりとり
＜ワークフロー導入後＞
- マスタ機能で入力の手間を削減（社員名や取引先名が自動入力）
- デジタル承認で印刷不要（スマホやPCでワンクリック承認）
- リアルタイムで進捗が見える（誰が承認待ちか一目でわかる）
このように、手入力・確認作業・紙のやりとりをカットできるので、業務の効率が大幅にアップします。
Q3. ワークフローを導入するのに、どれくらいの時間がかかるの？
ジュガールワークフローなら、最短1日で導入完了できます！
- 豊富なテンプレートを用意（すぐに使える申請フォームあり）
- ノーコードで簡単設定（専門知識なしでもOK）
- 導入サポートあり（困ったらすぐ相談できる）
今までのやり方を大きく変えなくても、手作業を減らす仕組みをすぐに作れるので、導入ハードルは低いです。
Q4. ワークフローとRPAの違いは？どっちを導入すればいいの？
「RPAとワークフロー、どっちを導入すればいいの？」という質問もよくあります。それぞれの違いを簡単に説明すると以下の通りです。
・RPA（ロボットによる業務自動化）→ 「同じ動作を繰り返す作業」を自動化（データ転記やExcel操作など）
・ワークフロー→ 「申請・承認・入力作業」を自動化（社内手続きをデジタル化）
例えば、毎日決まったデータをシステムに転記する人には、 RPAが向いています。一方で、「申請書を手入力するのが面倒な人には、ワークフローが向いています。
どちらも「手作業を減らす」ことが目的なので、組み合わせて使うとさらに効率化できます。
Q5. スマホやタブレットでも使えるの？
ジュガールワークフローなら、スマホアプリで簡単に使えます！
- ネイティブアプリだから動作が軽い（サクサク快適に操作できる）
- スマホ通知で承認依頼をキャッチ（見逃し防止）
- ワンタップで申請・承認OK（移動中でも処理可能）
オフィスにいなくても、どこでも業務を進められる環境が整います。
Q6. エクセル管理とワークフローどっちがいい？
もちろん、エクセルも便利ですが、手作業の手間やミスを減らすなら、ワークフローの方が圧倒的に楽です！
エクセル管理では、手入力が多いため、入力ミスが起こりやすいです。また、データが分散して、誰が最新情報を持っているのか分からない、フォーマットがバラバラになり後で集計が大変などといったトラブルも発生するかもしれません。
ワークフローシステムでは、マスタ機能や自動入力があり入力ミスを削減することができます。また、リアルタイムでデータを共有することで、常に最新データを確認でき、データの一元管理も可能です。
「エクセルで十分」と思っていても、業務の効率を考えると、ワークフローに移行するメリットは大きいです。
【まとめ】もう入力ミスで悩むのはやめよう！
毎日の手入力作業、もううんざりしていませんか？時間がかかるし、ミスも多いし、修正にも手間がかかる。そんな負担を減らすには、「手作業をなくす仕組みづくり」が必要です。
ワークフローシステムを導入すれば、①入力の手間を減らし、②ミスを防ぎ、③業務の流れがスムーズになります。特に、ジュガールワークフローなら、簡単に導入できて、すぐに効果を実感できます。もう「入力ミスでやり直し」「どこで止まっているのかわからない」なんて悩む必要はありません。
今こそ、「手作業を減らして、もっとラクに仕事をする」 ための一歩を踏み出しませんか？
