ワークフローとは？～判断プロセスを標準化する仕組み～
ワークフローとは、業務における一連の手続きの流れ、特に「誰が・何を・どの順番で判断するか」という申請から承認、決裁に至るまでの判断プロセスを定めたルールのことです。そして、そのルールをITの力で自動化し、ミスなく確実に実行する仕組みが「ワークフローシステム」です。
ワークフローとは？――業務における「判断の地図」
「この稟議書、誰に回せばいいんだろう？」
「出張申請って、どのフォームを使えばいいんだっけ？」
こうした迷いは、多くの企業で日常的に発生しています。ワークフローとは、このような業務の進行における「判断の地図」や「交通ルール」のことです。具体的には、以下のような業務プロセスにおける一連の流れを指します。
- 申請: 担当者が稟議書や経費精算書などを作成し、手続きを開始する。
- 承認: 上長などが、申請内容が妥当であるかを確認する。
- 決裁: 最終的な権限者が、会社としての意思決定を行い、実行を許可する。
この一連の流れをあらかじめ定義しておくことで、誰が業務を行っても、同じ品質で、同じ手順で、迷うことなく手続きを進められるようになります。
ワークフローシステムとは？――ルールを動かす「実行エンジン」
ルール（ワークフロー）が存在するだけでは、残念ながら業務はスムーズに回りません。なぜなら、紙やメールでの運用では、ルールを知らなかったり、忘れてしまったり、あるいは意図的に無視されてしまうことがあるからです。
そこで登場するのがワークフローシステムです。ワークフローシステムは、定義されたルールをミスなく、例外なく実行するための「実行エンジン」の役割を果たします。
| ワークフロー（ルール） | ワークフローシステム（仕組み） | |
| 役割 | 判断プロセスの「設計図」「地図」 | 設計図通りに業務を動かす「実行エンジン」 |
| 具体例 | 「50万円以上の購入は部長決裁」という社内規程 | 申請金額が50万円以上の場合、自動で部長に承認依頼が飛ぶ仕組み |
| 目的 | 判断の順番と責任の明確化 | 誰でも迷わず・ミスなく処理できる状態の実現 |
「承認」と「決裁」の決定的な違いとは？
ワークフローを理解する上で、非常に重要なのが「承認」と「決裁」の違いです。この二つは、責任の重さと判断のレベルが明確に異なります。
- 承認 (Approval)
- 意味: 申請された内容が、業務上またはルール上、妥当であるかを確認・審査する中間的な判断です。
- 役割: 主に課長や部長といった管理職が担当し、「内容に誤りはないか」「前例と比べて妥当か」といった視点でチェックを行います。
- 決裁 (Final Decision)
- 意味: 複数の承認プロセスを経て上がってきた申請に対して、組織として最終的な実行可否を決定する公式な意思決定です。
- 役割: 役員や本部長など、最終的な責任を負う権限者が行います。一度決裁された内容は、会社の公式な決定として記録されます。
| 比較項目 | 承認 (Approval) | 決裁 (Final Decision) |
| 意味 | 内容が妥当かを確認する中間判断 | 実行を許可する最終判断 |
| 役割 | 申請内容の事実確認、ルールの準拠チェック | 組織としての最終的な意思決定、実行責任 |
| 担当者例 | 課長、部長などの中間管理職 | 役員、本部長、社長などの最終権限者 |
この違いを曖昧にしたままでは、責任の所在が不明確になり、内部統制上のリスクにも繋がります。
より深く知りたい方は
稟議と承認・決裁の具体的な違いについては、こちらの記事でさらに詳しく解説しています。
なぜ今、ワークフローシステムが必要とされるのか？
コロナ禍以降、チャットツールによる「コミュニケーション」のDXは急速に進みました。しかし、その一方で「判断プロセス」のDXは遅れがちです。テレワークの普及や内部統制の強化といった現代の要請に応えるため、業務プロセスを正確に記録・管理できるワークフローシステムの重要性が増しています。
背景①：テレワークの普及と「脱ハンコ」の動き
「チャットでの会話はスムーズになったけど、結局、承認印をもらうためだけに出社している…」
コロナ禍を経て、テレワークは多くの企業にとって当たり前の働き方となりました。その結果、テレワークを実施している企業では、ワークフローシステムの導入率が73.2%に達する一方、未実施の企業では23.2%に留まるという、50ポイントもの著しい差が生まれています（ワークフロー総研調べ）。
このデータが示すのは、柔軟な働き方を実現する上で、紙とハンコに依存した承認プロセスが最大の障壁となるという事実です。場所や時間に縛られずに申請・承認業務を完結させるためのインフラとして、ワークフローシステムの導入はもはや不可欠と言えるでしょう。
背景②：内部統制とガバナンス強化への要求
上場企業に義務付けられているJ-SOX（内部統制報告制度）をはじめ、企業には厳格なガバナンス体制の構築が求められています。ワークフローシステムは、「誰が、いつ、何を、どのように判断したか」という証跡をすべて電子的に記録します。これにより、不正やミスを防止し、監査の際にもプロセスの正当性を客観的に証明することが可能になります。
背景③：市場の拡大とシステムの進化
「うちには古いワークフローシステムがあるから大丈夫」──そう考えるのは危険かもしれません。事実、株式会社アイ・ティ・アール（ITR）の市場調査レポートによれば、2022年度のワークフロー市場は前年度比13.4％増と高い成長を記録しており、多くの企業が新規導入やシステムの刷新を進めていることがわかります
この背景には、単なるペーパーレス化だけでなく、電子帳簿保存法などの法改正への対応やといった新たなニーズがあります。古いシステムでは、これらの現代的な要件に対応できない可能性が高いのです。さらに、2025年においてはAI技術が急速に普及・拡大しており、AI搭載の次世代型のワークフローシステムへの需要が急速に高まることが予測されます。
より深く知りたい方は
ワークフローシステムが、企業の内部統制や監査対応にどのように貢献するのか、以下の記事で詳しく解説しています。
紙・Excel・メール運用ではなぜ判断プロセスが機能しないのか？
一見手軽に見える紙・Excel・メールでのワークフロー運用は、「属人化によるミス」「証跡が残らない」「ルールが形骸化する」という3つの致命的な課題を抱えています。これらは、業務の非効率だけでなく、深刻なコンプライアンスリスクの原因となります。
課題①：属人化によるミスや手戻りの発生
「この申請、誰に出せばいいんだろう？」という混乱は、判断プロセスが個人の記憶や経験に依存している「属人化」の典型例です。
- 前例踏襲の限界: 「前回と同じやり方で」と申請しても、承認者が変われば判断基準も変わり、差し戻される。
- フォーマットの不統一: 人によって申請書の書き方がバラバラで、承認者が内容を正確に把握するのに時間がかかる。
- 引き継ぎの失敗: 担当者が異動・退職した途端、誰も業務の進め方が分からなくなる。
このような状況は、申請者と承認者双方に多大なストレスを与え、業務効率を著しく低下させます。
3-2. 課題②：証跡が残らず、後から確認できない問題
「承認されたはずですが、記録がありません」
「メールを探しても、誰が承認したか見つかりません」
紙やメールでの運用における最大の弱点は、判断の証跡が一元管理されないことです。承認の記録が個人のメールボックスやデスクトップに散在し、後から追跡することが極めて困難になります。この「証跡の欠如」は、以下のようなリスクを引き起こします。
- 責任の所在が不明確になる: トラブルが発生した際に、誰の判断だったのかを証明できない。
- 監査に対応できない: 内部監査や税務調査で、プロセスの正当性を説明できず、不備を指摘される。
- 「言った・言わない」問題: 口頭やメールでの曖昧な承認依頼が、後のトラブルの原因となる。
課題③：ルールがあっても“想定通りに流れない”制度の形骸化
多くの企業には社内規程が存在します。しかし、それを「守らせる仕組み」がなければ、ルールは簡単に形骸化します。
- 承認ルートの逸脱: 「急ぎだから」と、本来必要な法務部のチェックを飛ばして処理を進めてしまう。
- 添付漏れの見逃し: 契約書が添付されていないにもかかわらず、誰も気づかずに承認が進んでしまう。
- 自己承認: 申請者と承認者が同一人物でも、何の制御もなく承認できてしまう。
これらはすべて、ルールを「手作業」で運用している限界を示しています。制度を確実に機能させるには、ルールを守らせる「制御装置」としてのシステムが不可欠です。
より深く知りたい方は
紙やExcelでの運用が抱える具体的なリスクについては、こちらの記事でさらに詳しく解説しています。
日本のワークフローシステムが重視する2つのフェーズ：課題解決の核心
概要
日本のワークフローシステムは、稟議文化を背景に、文書が生まれてからその役目を終えるまでの一連の流れ「文書ライフサイクル」の中でも、特に「作成」と「処理」の2つのフェーズを電子化し、支援することに重点を置いて発展してきました。
この2つのフェーズは、単なる手続きの電子化ではなく、組織内のコミュニケーションを円滑にし、意思決定の質を高めるという重要な役割を担っています。
- 作成フェーズ: コミュニケーションの「定型化」
- 目的：誰が申請しても、判断に必要な情報が過不足なく、正確に伝わる状態を作ること。
- 処理フェーズ: コミュニケーションの「公式化」
- 目的：個人の依頼を、多角的な視点でチェックし、会社の公式な意思決定へと昇華させること。
次章から、この2つのフェーズがそれぞれどのような役割を果たしているのかを詳しく見ていきましょう。
【作成フェーズ】コミュニケーションの「定型化」
概要
ワークフローにおける「作成」とは、単に書類を作ることではありません。それは、組織内のコミュニケーションを「定型化」し、情報の伝達ミスや手戻りをなくすための重要なプロセスです。入力フォームの最適化と、適切なタイミングでの提出依頼がその鍵を握ります。
「入力フォーム」：確実な情報収集のための装置
「この申請、目的が曖昧で判断できない…」
「金額が抜けているので差し戻します」
こうしたやり取りは、入力フォームが「ただの空欄」としてしか機能していない場合に頻発します。優れたワークフローシステムにおける入力フォームは、判断に必要な情報を確実に収集するための装置として設計されています。
- 定型フォームによる情報収集: 必須項目や入力形式（数値、日付、選択式など）を制御することで、誰が申請しても判断に必要な情報が揃う状態を作ります。
- 動的フォームによる入力支援: 申請内容に応じて、入力項目が動的に変化します。例えば、「出張申請」で「海外」を選択すると、パスポート番号の入力欄が新たに出現するなど、申請者を迷わせません。これにより、紙の申請書のように項目が多すぎて入力意欲を削がれる、といった事態を防ぎます。
ベストプラクティス：「Webフォームでの入力」と「帳票ビューでの確認」
紙の申請書をそのままシステム化すると、入力項目が多くなり、PCならまだしもスマートフォンでは非常に使いにくくなります。これでは申請者の負担が増え、入力ミスを誘発しかねません。
そこでベストプラクティスとなるのが、入力と確認で最適な表示形式を使い分けることです。ジュガールワークフローでは、このベストプラクティスを標準機能として採用しており、申請者には入力しやすいWebフォームを、承認者には確認しやすい帳票ビューを自動で提供します。
| 申請者（入力側） | 承認者（確認側） | |
| 最適な形式 | Webフォーム | 帳票ビュー |
| 特徴 | ・入力項目が順番に表示され、対話形式で迷わず進める<br>・スマホ画面に最適化されている | ・見慣れた従来の帳票レイアウトで全体像を把握しやすい<br>・印刷しても体裁が崩れない |
| 目的 | 入力のしやすさと正確性を最大化 | 確認のしやすさと意思決定の迅速化を両立 |
スマホ最適化：単なる「対応」ではなく「活用」へ
ジュガールワークフローの入力フォームは、単にスマホで「見られる」だけではありません。カメラ、GPS、タッチディスプレイといったスマートフォンの機能を最大限に活用し、「スマホでなければできない体験」を提供します。
- 入力パーツの最適化: スライダーやドラムロール、レイティング（星評価）など、タッチ操作で直感的に入力できるパーツを豊富に用意。
- 現場報告の高度化: カメラで撮影した写真や、GPSで取得した位置情報、手書きサインなどをそのまま申請書に添付できます。
- PCでの最適化: PC利用時には、複数の項目を横に並べて表示することでスクロールを最小化したり、テーブル形式での簡易計算を行ったりと、デバイスに応じた最適なUIを提供します。
「提出依頼」と「AIアシスタント」：作成者を迷わせない仕組み
すべての業務が、担当者の自発的な申請から始まるとは限りません。「契約更新の時期なので、法務部から営業担当に申請を依頼する」といったように、依頼を受けてからプロセスが始まるケースも多くあります。ジュガールワークフローでは、この「提出依頼」自体を仕組み化し、提出状況の管理や自動リマインドも可能です。
さらに、エージェント型AIが作成者を強力にサポートします。
「この申請、どう書けばいいんだろう？」「関連規程はどこ？」といった疑問に対し、AIがチャット形式で回答。規程やマニュアルの内容を学習し、ユーザーの権限情報も踏まえながら、最適なガイダンスを提供します。
より深く知りたい方は
ワークフローシステムの具体的な機能や、AIを活用した最新の動向については、以下の記事もご参照ください。
【処理フェーズ】コミュニケーションの「公式化」
「処理」フェーズは、提出された申請書を、会社の公式な意思決定文書へと昇華させるための重要なプロセスです。多角的な視点での「承認」と、最終責任者による「決裁」を経て、文書は確定され、その後の変更が許されない安全な状態へと移行します。
「承認」：多角的な視点での内容チェック
申請された内容は、そのまま決裁者に回るわけではありません。その前に、様々な立場から内容の妥当性をチェックする「承認」のプロセスが入ります。
- 直属の上長による承認: 業務内容の事実確認や、一次的な判断を行う。
- 関連部門による承認:
- 経理部: 予算との整合性、勘定科目の妥当性をチェック。
- 法務部: 契約内容のリーガルリスクをチェック。
- 人事部: 労務規程との適合性をチェック。
「決裁」：会社としての最終的なGOサイン
複数の承認プロセスを経て、内容が精査された申請は、最終的な「決裁」の段階に進みます。決裁は、単なる最後の承認ボタンではありません。
決裁とは、その案件に対する全責任を負う権限者が、会社としての最終的な実行許可を与える公式な意思決定です。
この決裁をもって、ひとつの申請書は「個人の依頼」から「会社の公式文書」へとその性質を変えます。ジュガールワークフローのような高機能なシステムでは、金額や契約条件に応じた承認者や関連部門を自動で追加・変更する複雑なルートも、ノーコードで簡単に設計できます。
決裁＝文書の完成。その後の変更は許されない
決裁が完了した文書は、その内容が「完成」し、確定したことを意味します。したがって、決裁後の文書は、原則として一切の修正・変更・削除が許されません。
もし内容を訂正したい場合は、「取消申請」といった別のワークフローを起票し、再度正式な承認・決裁プロセスを経る必要があります。
優れたワークフローシステムでは、この原則を守るため、決裁が完了した瞬間に文書が自動的にロックされ、編集不可能な状態になります。これにより、記録の信頼性が担保され、安全な「保管」フェーズへと引き継がれるのです。
より深く知りたい方は
承認フローの設計や内部統制の強化について、さらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事が役立ちます。
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【独自コラム】「作成」と「処理」だけではDXの半分しか達成できない
概要
日本の多くのワークフローシステムは、これまで解説してきた「作成（定型化）」と「処理（公式化）」のプロセスを電子化することに注力してきました。しかし、DXの本質は、その先にある「保管・保存・廃棄」、そして「データの活用」にあります。
「便利になった」の先にある、新たな課題
ワークフローシステムを導入し、ペーパーレス化や属人化の解消を実現した企業。しかし、その先で多くの企業が新たな壁に直面しています。
- 決裁後の文書が管理されない: 承認されたPDFがファイルサーバーに放置され、検索も監査もできない「デジタルなゴミ」と化す。
- データの分断: ワークフローシステム、人事システム、会計システムがバラバラに存在し、情報が連携されず、結局手作業での二重入力が発生する。
これでは、業務の一部分が電子化されただけで、企業全体の生産性向上には繋がりません。
これからのワークフローは「ハブ」でなければならない
この問題を解決するのが、「統合型ワークフローシステム」という考え方です。
これからのワークフローシステムは、単に一つの業務プロセスを電子化するだけでなく、社内に散らばる様々なSaaSやシステムを連携させる「ハブ」としての役割を担う必要があります。
ワークフローシステムをハブとして、
- 決裁された文書を、文書管理の仕組みと連携させ、適切な保存・廃棄までを自動で行う。
- 人事システムから最新の組織・役職情報を取得し、常に正しい承認ルートを維持する。
- ワークフローで決裁された発注情報を、会計システムに自動で連携する。
このように、ワークフローが中心となってデータとプロセスを繋ぐことで、初めて企業全体の業務がシームレスに連携し、真のDXが実現されるのです。
「ワークフローシステムを導入して業務を電子化する」という段階から、「統合型ワークフローシステムを導入して、社内のあらゆる業務プロセスを最適化する」という視点へ。それが、これからの企業に求められる次の一手です。
より深く知りたい方は
この「統合型ワークフローシステム」という考え方については、私たちのピラーページでさらに体系的に解説しています。
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まとめ
本記事では、「ワークフローとは何か」という基本的な定義から、その必要性、そして日本のワークフローシステムが重視してきた役割について解説しました。
- ワークフローとは、業務における「判断プロセス」を定めたルールそのものです。
- ワークフローシステムは、そのルールをミスなく確実に実行するための「実行エンジン」です。
- 日本のシステムは、「作成（定型化）」と「処理（公式化）」のフェーズを中心に発展してきました。
- 作成: 入力フォームや提出依頼により、判断に必要な情報を正確に収集する。
- 処理: 承認と決裁を経て、個人の依頼を会社の公式な意思決定へと昇華させる。
- しかし、単なる電子化で満足するのではなく、これからの時代は決裁後の管理や他システムとの連携までを見据えた「統合型ワークフローシステム」という視点が不可欠です。
ワークフローの導入は、単なる業務改善に留まりません。それは、会社の「制度」そのものを見直し、強く、しなやかな組織へと変革していくための、重要な経営戦略なのです。
よくある質問（FAQ）
A1: ワークフローは「誰が、どの順番で、どのように判断するか」という業務プロセスの「ルール」や「設計図」そのものを指します。一方、ワークフローシステムは、そのルール通りに業務が実行されることを保証する「ITツール」や「実行エンジン」です。
A2: 「承認」は、申請内容が妥当であるかを担当部署や上長が確認する「中間的なチェック」です。対して「決裁」は、役員などの最終権限者が、組織としての実行を公式に許可する「最終的な意思決定」を指し、責任の重さが異なります。
A3: 紙やメールでの運用は、承認ルートの間違いや記入ミスが起きやすい上、「誰がいつ承認したか」という重要な証跡が残りにくく、監査や内部統制の観点から大きなリスクを抱えているためです。ワークフローシステムは、これらの問題を仕組みで解決します。
