業務責任者にとってのメリット
人員や時間の不足、法令対応の負担を軽減し、業務の効率化と可視化をサポートして、管理をよりスムーズに行えます。
業務責任者は、IT部門のリソース不足（時間・予算）や法令対応の増加により、業務効率化が思うように進まず、大きな負担を抱えています。ジュガールはこのような課題をサポートします。
業務責任者の新しいカタチ
迅速・正確・簡単な申請フォームで効率的な管理が行える
業務管理者は、ジュガールの申請フォームをシンプルな設定で迅速に導入し、正確に運用できるだけでなく、精密な権限設定も簡単に行えます。
初期設定は最小限
事前に登録された100種類のテンプレートは、自社向けに自由に編集可能で、ドラッグ＆ドロップによる簡単な設定により、誰でも手軽に対応できます。
正確なデータ入力とルールに添った入力をサポート
業務の知識がなくても大丈夫！わかりやすい入力パーツと見本で、正確でルールに添ったデータ入力ができる仕組みになってます。
その他にも、記入負担を最小限に抑えるために必要項目のみを
表示をし、スムーズに記入を進めることが出来る工夫がされてます。
柔軟・敏速に承認フローを作成できる
業務管理者は組織の変化や業務内容に応じてフローを簡単に調整でき、複雑な承認プロセスもスムーズに運用できます
仕事を「個人」ではなく、
「部署・役職」に紐づけ
業務を部署や役職に紐づけることで、組織変更や人事異動時のデータ更新が不要になります。
規定を守り、承認・回覧フローを自動化
普段見慣れた紙の申請書で確認でき、IT知識や業務に不慣れな方でも正確な入力と規定に基づいた運用が可能です。
適切な文書管理で、全書類の一元管理が可能
業務管理者は、紙での文書管理にかかる手間や課題をシステムで効率的に解決できるようになることで、業務の効率化と精度の向上が可能になります。
自動採番とフィルタリング機能で効率的な書類管理
申請時や決裁時に書類へ自動で採番を行い、書類の識別を可能にします。また、申請書名や申請者、期間などでフィルタリングして、必要な書類を抽出できます。
提出期限や対象者を設定でき管理がスムーズに
適切なタイミングで必要な人に依頼が届き業務の遅延や確認漏れを防ぎ、効率よく書類を集めることができます。
提出依頼
宛先の部署や個人に対して、提出期限を設定の上、特定の書類の提出依頼を求める機能です。
提出依頼をしたい書類に対し、所属・役職・ユーザー名のいずれかで依頼者を設定することで、設定された依頼者は提出依頼ができるようになります。
提出状況確認
提出を求めた書類の状況を一目で確認できます。ユーザーごとの「提出待ち」「承認待ち」「完了」のステータスが一覧で表示され、各ステータスに絞ったフィルター表示も可能です。また、提出遅延に対しては催促メールを簡単に送信できるため、ステータスに応じた管理もスムーズに行えます。
リマインド機能
提出がないユーザーに対して任意のタイミングで通知を送信できます。進捗状況を管理しながら、未提出者や至急対応が必要なユーザーにはジュガールから自動的にリマインダーが送られるため、依頼者が個別に口頭やメールで催促する手間が省けます。
業務効率化や改善に役立つデータの可視化
データを基に改善点を見つけることで、無駄な手間や時間の削減が図れ、結果的にコストダウンにも
データ出力
すべての申請書をCSV、PDF、Excelなど、さまざまな形式で出力することが可能です。申請書のフィルタリング機能を活用することで、対象となる申請データを一括で効率よく出力できます。これにより、申請フォームや申請者ごとの絞り込みはもちろん、四半期などの特定の期間に絞った一覧出力も簡単に行えます。
さらに、出力項目は任意のヘッダーを選択してカスタマイズできるため、申請フォームに関連する業務をさまざまな角度から把握しやすくなります。これにより、業務改善のポイントを見つけやすくなり、戦略的な意思決定に役立ちます。
分析ダッシュボード
蓄積されたデータを分析し、表やグラフで表示することで業務状況や傾向、問題点を一目で把握できます。問題点を即座に発見でき、データに基づいた対応策を講じることで業務効率の最大化を可能にします。
汎用分析
任意の軸で、データを分析することが可能です。ワークフローでは起案された曜日・時間帯のグラフから、いつ申請される数が多いのかを確認できます。また、申請書の利用件数のグラフでは、利用頻度の低い申請フォームを確認できるため、担当部署へ利用を促し、業務の効率化を実現させます。
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