はじめに
企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する中で、ワークフローシステムの導入が進んでいます。稟議や承認、申請といった業務プロセスをデジタル化し、業務の可視化と効率化を図ることができるワークフローシステムは、多くの企業にとって欠かせない存在になりつつあります。
しかし、導入したものの、「業務が思ったほどスムーズにならない」「結局、別のシステムと併用していて手作業がなくならない」という声も少なくありません。その理由の多くは、ワークフローシステムを単体で運用していることにあります。
ワークフローシステムは、他の業務システムと連携することで最大限の効果を発揮します。経費精算システム、勤怠管理システム、電子契約システム、グループウェアなどとシームレスに統合することで、業務全体を最適化し、データの一元管理や承認スピードの向上を実現できます。
本記事では、ワークフローシステムと外部システムの連携がなぜ重要なのか、そのメリットを詳しく解説します。また、具体的にどのようなシステムと連携すべきか、さらにはジュガールワークフローとLINE WORKSの連携を活用した企業の成功事例についてもご紹介します。
ワークフローシステムを最大限に活用し、業務の効率化を目指す方は、ぜひ最後までご覧ください。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、企業内の業務プロセス（申請・承認・決裁など）をデジタル化し、自動化するためのツールです。たとえば、以下のような業務がワークフローシステムを通じて管理できます。
- 稟議申請
- 経費精算
- 休暇・勤怠申請
- 契約書の確認・承認
- 各種報告書の回覧
ワークフローシステムを導入することで、紙ベースの申請業務を削減し、承認プロセスを可視化・迅速化することができます。しかし、ワークフローシステム単体では、業務の一部を効率化するに留まり、データの統合や業務全体の最適化には至りません。
ワークフローシステム単体では不十分な理由
ワークフローシステムは、申請・承認プロセスをデジタル化できるものの、業務の全体最適にはつながりにくいという課題があります。具体的には、以下のような問題が発生する可能性があります。
1. データの二重入力が発生する
ワークフロー上で承認された情報が、他のシステム（経費精算システムや会計システムなど）に自動で反映されない場合、担当者が手動で再入力しなければなりません。これにより、入力ミスや業務負担の増加が発生します。
2. 業務プロセスが断片化し、システム間の整合性が取れない
ワークフローシステムとは別に、勤怠管理システムや契約管理システムが個別に運用されている場合、それぞれのシステムに記録された情報が連携されないため、データの一貫性が取れず、業務の属人化が進む恐れがあります。
3. 承認スピードが上がらない
ワークフローシステムの通知機能だけでは、申請・承認のスピードアップには限界があります。例えば、メールで承認依頼を送った場合、管理職が見逃してしまうこともあります。結果として、業務の進行が遅れ、無駄な待機時間が発生します。
4. セキュリティリスクが増大する
異なるシステム間でデータを手動で移動させることは、情報漏洩や改ざんのリスクを伴います。また、各システムごとに個別のアクセス管理が必要になり、管理の手間が増える可能性もあります。
ワークフローシステムと他のシステムの連携が鍵
こうした問題を解決するためには、ワークフローシステムを単体で運用するのではなく、他の業務システムとシームレスに連携することが重要です。
例えば、以下のような連携が可能です。
- 経費精算システムと連携 → 申請データが自動で会計システムに反映され、二重入力の手間を削減
- 勤怠管理システムと連携 → 休暇申請や残業申請が一元管理され、労務管理がスムーズに
- 電子契約システムと連携 → 契約書の承認フローをワークフローで管理し、契約業務を効率化
- LINE WORKSやTeamsと連携 → 承認依頼がリアルタイム通知され、スムーズな意思決定が可能に
これらの連携を実現することで、データの統合管理、業務の効率化、承認スピードの向上、セキュリティの強化が可能になります。
ワークフローシステムと他のシステムの連携メリット
ワークフローシステムは、企業内の業務プロセスを効率化するために導入されます。しかし、単体のワークフローシステムだけでは、業務の一部分をデジタル化できても、業務全体の最適化にはつながりにくいのが現実です。経費精算や勤怠管理、契約管理などの他システムと連携していない場合、申請データをそれぞれのシステムに手入力しなければならず、業務の手間が増えることさえあります。
ワークフローシステムを他の業務システムと連携させることで、データがシームレスに流れ、業務全体の最適化が実現できます。ここでは、ワークフローと外部システムを連携させることによる主なメリットを解説します。
業務の一元化と効率化
ワークフローシステムを他の業務システムと統合すると、データの一元管理が可能になります。例えば、経費精算システムとワークフローを連携させることで、申請された経費データが自動的に経理部門に共有され、支払い処理までスムーズに進行します。同様に、勤怠管理システムと連携すれば、休暇申請や残業申請がワークフローシステム上で一括管理でき、労務管理の効率が向上します。
さらに、ワークフローシステムがグループウェアや社内チャットツールと連携していると、申請・承認プロセスがスムーズに流れ、担当者の対応が迅速化します。ワークフローを核にして各業務システムをつなげることで、データの一元管理が進み、業務の無駄を削減できます。
二重入力の削減とデータの正確性向上
システム連携がされていない場合、同じ情報を複数のシステムに手入力する必要があり、ミスが発生しやすくなります。例えば、ワークフロー上で承認された経費を、経費精算システムや会計システムに手動で転記する場合、金額や日付の入力ミスが発生するリスクがあります。
しかし、ワークフローシステムと他の業務システムが連携していれば、申請データが自動で同期されるため、手入力によるミスを防ぎ、業務の正確性が向上します。特に、経理部門や総務部門では、データの正確性が求められるため、ワークフローの自動連携は大きなメリットとなります。
承認スピードの向上とリアルタイム通知
ワークフローの承認作業が遅れると、業務全体の進行にも影響が出ます。特に、管理職や決裁権限を持つ上層部の承認待ちが発生すると、意思決定の遅れが業務の停滞につながることがあります。
例えば、従来のワークフローでは、承認依頼がメールで送られることが一般的でした。しかし、メールだと見落としや対応遅れが発生しやすく、スムーズな業務進行が難しくなる場合があります。
そこで、ワークフローシステムをLINE WORKSやMicrosoft Teams、Slackなどの社内チャットツールと連携させることで、承認依頼をリアルタイム通知できるようになります。これにより、管理職や承認者がスマートフォンやPCから即時に承認できるため、承認待ち時間を大幅に短縮できます。
セキュリティ強化
ワークフローシステムと外部システムを連携することで、セキュリティ面でのメリットも大きくなります。例えば、複数のシステムを個別に運用していると、各システムごとに異なるアクセス管理が必要となり、セキュリティ管理が煩雑化します。しかし、ワークフローを統合基盤とし、各システムとのデータ連携を一元化することで、ユーザーのアクセス権限を一括管理できるようになります。
また、データが手動で移動されることがなくなり、情報漏洩や改ざんリスクを低減できます。ワークフローを通じたデータ共有が標準化されることで、企業のコンプライアンス強化や内部統制の強化にもつながるでしょう。
ワークフローシステムの連携がもたらす効果
ここまで紹介した内容をまとめると、ワークフローシステムと他のシステムを連携させることで、以下のようなメリットが得られます。
| メリット | 説明 |
| 業務の一元化と効率化 | 申請・承認データを統合管理し、業務全体の流れを最適化 |
| 二重入力の削減 | 手入力の手間を減らし、入力ミスを防止 |
| 承認スピードの向上 | LINE WORKSやTeamsと連携し、リアルタイム通知で即承認 |
| セキュリティ強化 | アクセス管理を一元化し、情報漏洩リスクを低減 |
ワークフローシステムを最大限に活用するためには、単体運用ではなく、他の業務システムと連携することが不可欠です。
ワークフローシステムと連携すべき業務ツール
ワークフローシステムを単体で運用するよりも、他の業務システムと連携することで、データの流れを最適化し、業務効率を大幅に向上させることができます。しかし、どのようなシステムと連携すれば最大限の効果を発揮できるのでしょうか？
ここでは、ワークフローシステムと特に相性の良い業務ツールと、その連携によるメリットについて詳しく解説します。
経費精算システム
連携のメリット
経費精算は多くの企業にとって時間と手間がかかる業務の一つです。ワークフローシステムと経費精算システムを連携することで、以下のようなメリットがあります。
- 申請から承認、経理処理までのフローを一元管理
- ワークフローで承認された経費データが、経費精算システムに自動反映
- 二重入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐ
- ペーパーレス化を推進し、電子帳簿保存法にも対応
活用例
例えば、ワークフローシステム上で経費申請を行い、承認されたデータが自動的に経費精算システムへ送られる仕組みを導入すれば、経理部門が手動でデータを入力する必要がなくなり、経費処理の時間を大幅に短縮できます。
電子契約システム
連携のメリット
契約書の作成・承認・締結プロセスをデジタル化する電子契約システムは、ワークフローシステムと連携することで、よりスムーズに管理できます。
- 契約書の承認フローをワークフローで一括管理
- 契約締結後のデータを自動で記録・保管
- 紙の契約書を廃止し、ペーパーレス化を推進
- リモートワーク環境でもスムーズな契約手続きが可能
活用例
例えば、電子契約システムとワークフローを連携させることで、稟議申請の承認後、自動的に契約書が電子契約システムに送られ、締結作業が進行するようになります。これにより、契約プロセスのスピードアップと法的リスクの軽減を同時に実現できます。
勤怠管理システム
連携のメリット
勤怠管理システムとワークフローシステムを統合することで、従業員の勤務データと各種申請・承認を一元管理できるようになります。
- 休暇・残業・シフト申請をワークフローで一括管理
- 承認後の勤怠データが自動反映され、手作業のミスを削減
- 労務管理の透明性向上と監査対応の強化
- 労働時間の可視化と、労務コンプライアンスの強化
活用例
例えば、社員がワークフローシステムを通じて休暇申請を行い、承認されると同時に勤怠管理システムにデータが反映される仕組みを構築すれば、人事部が手動で勤怠データを修正する手間が不要になります。
グループウェア・社内チャットツール（LINE WORKS・Teams・Slack）
連携のメリット
ワークフローシステムとグループウェアや社内チャットツールを連携することで、承認依頼や決裁通知をリアルタイムで通知し、迅速な対応が可能になります。
- 申請・承認の通知をリアルタイムで送信
- スマホ・PCから簡単に承認が可能
- 承認漏れや対応遅れを防止
- 社内のコミュニケーションを円滑化
活用例
例えば、LINE WORKSやMicrosoft Teamsとワークフローを連携すると、「新しい申請が届きました」「承認が必要です」といった通知がリアルタイムで送られます。承認者はスマホやPCからすぐに対応できるため、意思決定のスピードが向上し、業務の停滞を防ぐことができます。
ワークフローシステムと他の業務システムまとめ
ワークフローシステムと他の業務システムを連携させることで、業務の一元化・自動化・迅速化を実現できます。
| 連携システム | メリット |
| 経費精算システム | 申請から経理処理までを一括管理、二重入力削減 |
| 電子契約システム | 契約の承認フローを自動化、ペーパーレス化推進 |
| 勤怠管理システム | 休暇・残業申請を一元化し、勤怠データを自動反映 |
| グループウェア・社内チャット | 承認通知をリアルタイム送信し、意思決定を迅速化 |
次の章では、ワークフローシステムを外部システムと連携する際に注意すべき課題や落とし穴について解説します。
ワークフロー連携の落とし穴と解決策
ワークフローシステムと外部システムを連携することで、業務の効率化やデータの一元管理が可能になります。しかし、実際に導入・運用する際にはいくつかの課題や落とし穴があることも事実です。「連携を試みたものの、うまく機能しなかった」「思ったほど業務効率が改善されなかった」といった事例も少なくありません。
ここでは、ワークフローシステムの外部連携で起こりがちな問題と、それを解決する方法について解説します。
API制約による機能制限
問題点
ワークフローシステムと他のシステムを連携させる場合、多くはAPI（Application Programming Interface）を利用します。しかし、すべての業務システムがAPIに対応しているわけではなく、APIの仕様が制限されている場合もあるため、以下のような問題が発生することがあります。
- ワークフローと連携したいシステムがAPI未対応
- APIが提供されていても、一部のデータしか連携できない
- APIの更新頻度が低く、システム間の整合性が取りにくい
解決策
- Webhook対応のシステムを活用する
Webhookとは、あるシステム内で特定のイベントが発生した際に、自動で他のシステムに通知を送る仕組みです。API未対応のシステムでも、Webhookを活用することでリアルタイム連携が可能になる場合があります。 - カスタムAPIの開発を検討する
もし利用したいシステムが標準APIに対応していない場合、カスタムAPIの開発が可能かをベンダーに確認するのも一つの手です。 - RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用する
どうしてもAPIが利用できない場合、RPAを使ってシステム間のデータ連携を自動化することも可能です。
データ整合性の問題
問題点
異なるシステム間でデータをやり取りする際、データ形式や入力規則の違いにより、正しく情報が統合されないことがあります。たとえば、以下のようなケースが発生する可能性があります。
- ワークフロー上で登録した申請データが、経費精算システムでは認識されない
- 勤怠管理システムとワークフローシステムで異なる日付フォーマットが使用されているため、連携時にエラーが発生する
- ワークフローシステムの承認ステータスが、他システムに正しく同期されない
解決策
- データフォーマットの統一
CSVやJSONといった汎用的なデータフォーマットを活用し、事前にデータ形式の整合性を確認しておくことが重要です。 - データ変換ツールの導入
システム間でデータ構造が異なる場合、データ変換ツール（ETLツール）を導入することで、異なるデータフォーマットを統一し、システム間の連携をスムーズにすることができます。 - 事前テストの実施
連携を本番環境で運用する前に、テスト環境で十分に動作検証を行い、データが正しく連携できるかをチェックすることが重要です。
セキュリティリスク
問題点
ワークフローシステムを外部システムと連携させることで、データのやり取りが発生します。その際、セキュリティ対策が不十分だと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まる可能性があります。
- 機密情報（経費データ、契約書、社員の勤怠情報など）が外部に流出するリスク
- システム間で認証の仕組みが異なり、不正アクセスのリスクが高まる
- 連携したシステムのセキュリティ基準が異なり、脆弱性が生じる可能性
解決策
- シングルサインオン（SSO）の活用
ワークフローシステムと他システムを連携する際に、SSOを導入することで一元的にユーザー認証を管理し、セキュリティを強化できます。 - アクセス権限の細分化
ワークフローと外部システムを連携させる際には、各ユーザーごとのアクセス権限を細かく設定し、不必要なデータへのアクセスを制限することが重要です。 - ログ管理と監査の強化
システム間の連携ログを取得・監視し、不審なアクセスがないか定期的にチェックすることが必要です。
導入・運用のコスト増加
問題点
ワークフローシステムの外部連携は、導入・運用に一定のコストがかかります。例えば、以下のような費用が発生する可能性があります。
- 連携用のAPI利用料やシステム開発費
- 既存システムとの統合を行うための設定・カスタマイズ費用
- 運用保守にかかる人的リソース
解決策
- クラウド型のワークフローシステムを選定
クラウド型のワークフローシステムは、標準で複数の外部システムとの連携機能が提供されている場合が多く、追加開発のコストを抑えることが可能です。 - 優先順位をつけて段階的に連携を進める
すべてのシステムを一気に連携しようとすると、コストと工数が膨大になります。まずは優先度の高いシステム（例えば経費精算や勤怠管理など）から順番に連携を進めることで、負担を分散できます。
ワークフローシステムと外部システムを連携するうえで起きる可能性のある課題と解決策についてのまとめは以下の表のとおりになります！
| 課題 | 解決策 |
| API制約 | Webhookの活用、カスタムAPIの開発、RPA導入 |
| データ整合性の問題 | フォーマットの統一、データ変換ツールの導入、事前テスト実施 |
| セキュリティリスク | SSO導入、アクセス権限の細分化、ログ管理の強化 |
| 運用コスト増加 | クラウド型システムの活用、段階的な連携導入 |
ジュガールワークフローならスムーズな連携が可能！
ワークフローシステムと他の業務システムを連携させることで、業務の一元化や承認スピードの向上、データの正確性向上など、さまざまなメリットを享受できます。しかし、システムによってはAPI制約やデータ整合性の問題が発生し、思うように連携が進まないケースもあります。
ジュガールワークフローは、標準機能として多くの外部システムとスムーズに連携できるよう設計されており、API対応、Webhook機能、クラウド基盤を活かしたセキュアな連携が可能です。ここでは、ジュガールワークフローの特徴と、どのような外部システムと連携できるのかについて解説します。
ジュガールワークフローとは？
ジュガールワークフローは、企業のワークフロー業務を効率化し、直感的なUI/UXで誰でも簡単に操作できるクラウド型ワークフローシステムです。特徴は以下のとおりです。
- ノーコード・ローコードで設定可能 → IT担当者でなくても、各部門が自分でワークフローを構築・運用できる
- クラウド対応 → インターネット環境があれば、どこからでも利用可能
- 柔軟な外部システム連携 → API/Webhook対応で、多くの業務システムとシームレスに連携
- モバイル対応 → スマートフォンアプリからもワークフローの申請・承認が可能
- 高セキュリティ → ISO 27001（ISMS）認証取得済み、アクセス権限管理、ログ監視機能搭載
企業が求めるスピーディーな業務処理と、強固なセキュリティを両立したワークフローシステムとして、多くの企業で導入されています。
ジュガールワークフローの外部連携機能
ジュガールワークフローは、さまざまな業務システムとの連携が可能です。以下に、代表的な連携先とそのメリットを紹介します。
LINE WORKS・Microsoft Teams・Slackとの連携
メリット
- ワークフローの申請・承認通知をリアルタイムで送信
- チャット上で直接承認・差し戻しが可能（LINE WORKSとのAPI連携）
- 承認漏れや対応遅れを防止
- スマホでも簡単に対応できるため、出先でも承認作業が可能
活用例
LINE WORKSと連携すると、ワークフローシステムからの承認依頼がLINE WORKSのチャットに通知され、管理者はその場で承認ボタンを押すだけで処理が完了します。メールでの承認依頼と比べ、承認スピードが格段に向上し、業務の滞りを防ぐことができます。
ジュガール経費精算システムとの連携
メリット
- ワークフロー経由で経費申請をスムーズに処理
- ワークフロー承認後、自動的に経費精算システムへデータを登録
- 手入力の手間を削減し、経理部門の業務負担を軽減
- 電子帳簿保存法に対応し、ペーパーレス化を実現
活用例
営業担当がワークフローシステムで出張経費を申請し、承認されると同時に、経費精算システムにデータが自動転送されます。これにより、経理担当者は手動で経費データを入力する必要がなくなり、処理のミスや遅延が減少します。
電子契約システムとの連携
メリット
- ワークフロー上で契約承認を行い、電子契約システムへ自動連携
- 契約書の作成・送信・署名をシームレスに管理
- 紙の契約書を廃止し、ペーパーレス化を推進
- 法務部門の契約管理の負担を軽減
活用例
ワークフロー上で契約書の決裁を行い、そのまま電子契約システムへ送信する仕組みを導入すれば、契約業務のスピードが向上し、取引先との契約締結がスムーズに進むようになります。
勤怠管理システムとの連携
メリット
- ワークフローで承認された休暇・残業申請を勤怠管理システムに自動反映
- 労務管理の透明性向上と監査対応の強化
- 手作業によるデータ入力を削減し、管理負担を軽減
活用例
社員がワークフロー上で休暇申請を行い、承認されたデータが自動的に勤怠管理システムへ反映されるようになれば、人事部が手動で勤怠データを修正する必要がなくなり、業務の効率化が実現できます。
| 連携システム | 主なメリット |
| LINE WORKS・Teams・Slack | 承認通知をリアルタイム送信、チャットで直接承認可能 |
| ジュガール経費精算システム | 経費申請から精算までをシームレスに処理、二重入力削減 |
| 電子契約システム | 契約の承認フローを自動化、ペーパーレス化推進 |
| 勤怠管理システム | 休暇・残業申請を一元化し、勤怠データを自動反映 |
ジュガールワークフローは、API対応やWebhook機能を活用し、他のシステムと柔軟に連携することで、データの統合管理や業務の効率化を強力にサポートします。これにより、従来発生していた手入力の手間や承認遅れを削減し、スムーズな業務フローを実現できます。
ジュガールワークフロー × LINE WORKS 連携の成功事例
ワークフローシステムとLINE WORKSの連携は、承認スピードを向上させ、業務の流れを円滑にする大きな効果があります。特に、ジュガールワークフローとLINE WORKSを組み合わせることで、リアルタイム通知と即時承認が可能になり、業務の停滞を防ぐことができます。
ここでは、実際にジュガールワークフローとLINE WORKSの連携を導入し、業務改善を実現した企業の成功事例を紹介します。
ホンダ四輪販売北陸株式会社：承認スピードの大幅向上
導入前の課題
- 店舗ごとに紙の申請書を使用しており、承認に時間がかかる
- 承認フローの進捗が見えないため、どの申請が滞っているのか把握しづらい
- メールで承認依頼を送っても、上長が気づかず対応が遅れることがあった
導入後の効果
ジュガールワークフローとLINE WORKSの連携により、承認依頼がリアルタイムで通知されるようになりました。申請された内容はLINE WORKSのチャット上で確認できるため、即時承認が可能に。
以前は2日以上かかっていた承認プロセスが、数時間以内に完了するケースが増加しました。また、ジュガールワークフローのダッシュボードで、進行中の申請状況を可視化できるようになり、業務の遅れを防止。紙ベースの運用からデジタル化への移行により、ペーパーレス化と業務効率の向上を同時に実現しました。
北日本オートバックス株式会社：業務の属人化を解消
導入前の課題
- 紙ベースの申請・承認フローが多く、稟議や経費申請の進捗が把握しづらい
- 申請内容の確認や承認依頼が口頭やメールで行われるため、業務の属人化が進行
- 本部と店舗間でのやり取りが煩雑で、承認までに時間がかかる
導入後の効果
ジュガールワークフローで申請・承認フローをデジタル化し、すべての進捗をシステム上で管理できるようになりました。さらに、LINE WORKSと連携することで承認依頼の通知がリアルタイムで送信され、対応の抜け漏れを防止。
申請書の承認履歴がワークフロー上に残るため、業務の属人化が解消され、引き継ぎもスムーズになりました。また、店舗ごとの承認状況がダッシュボードで可視化されるようになり、本部が進捗をリアルタイムで把握できるように。これにより、各店舗の業務効率が向上し、稟議・経費申請にかかる時間を約40%削減することに成功しました。
FAQ（よくある質問）
ワークフローシステムと外部システムの連携について、導入を検討している企業から多く寄せられる質問をまとめました。ここでは、ワークフローシステム全般の導入・運用に関する疑問について詳しく解説します。
ワークフローシステムを導入すると、どの業務が効率化できるの？
ワークフローシステムを導入することで、紙ベースやメールベースで行われていた申請・承認プロセスをデジタル化し、業務効率を向上させることができます。特に、以下のような業務が大幅に効率化されます。
- 稟議書や決裁申請のプロセス管理
- 経費精算や出張申請の処理
- 休暇・残業・シフト申請の管理
- 契約書の確認・承認フロー
- 社内報告書や各種届出の承認
これらの業務をワークフローシステムに統合することで、申請の進捗管理が容易になり、業務の可視化と意思決定の迅速化が実現できます。
ワークフローシステムを選ぶ際に重要なポイントは？
ワークフローシステムを選定する際には、以下のポイントを確認することが重要です。
- 操作性がシンプルかどうか
- 申請者・承認者ともに直感的に操作できるUI/UXが整っているか
- ノーコードで設定が可能か、もしくはカスタマイズの自由度があるか
- 外部システムと連携できるか
- 経費精算システムや勤怠管理システムなどとAPI連携が可能か
- LINE WORKSやTeamsなどのチャットツールと連携できるか
- クラウド型かオンプレミス型か
- クラウド型なら導入が容易で、リモートワークにも対応しやすい
- オンプレミス型ならセキュリティやカスタマイズ性を重視できる
- セキュリティ対策が充実しているか
- アクセス権限管理、ログ監視、シングルサインオン（SSO）対応の有無
- ISO 27001（ISMS）認証を取得しているか
ワークフローシステムを導入する目的に合わせて、適切な機能を備えた製品を選ぶことが重要です。
APIがないシステムとも連携できるの？
APIが提供されていないシステムとの連携は、難しい場合がありますが、以下の方法を活用することで代替的な連携が可能です。
- Webhookを活用 → 申請・承認のイベントをリアルタイムで他のシステムに通知する
- CSVインポート・エクスポート機能を利用 → 定期的にデータを手動・自動で取り込む
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用 → 画面操作を自動化し、データの入力・取得を効率化する
API未対応のシステムとワークフローを統合する際には、これらの方法を活用することで業務の自動化が可能になります。
LINE WORKSやTeamsとの連携はどんなメリットがあるの？
ワークフローシステムとLINE WORKSやTeamsなどの社内チャットツールを連携させることで、承認フローのスピードを向上させることができます。主なメリットは以下のとおりです。
- リアルタイム通知で承認遅れを防止
- 申請があると、LINE WORKSやTeamsに即時通知
- チャット上で直接承認・差し戻しが可能
- メールベースの承認より迅速に対応できる
- メールよりも即時性が高いため、見落としが減少
- 移動中や出張先でもスマホで簡単に承認可能
- 社内コミュニケーションの円滑化
- チャット上で申請内容に関する質問や確認がすぐに行える
- 申請・承認プロセスの透明性が向上
このように、ワークフローを社内チャットツールと連携させることで、業務プロセスの停滞を防ぎ、迅速な意思決定が可能になります。
ワークフローシステムの導入にはどれくらいの期間がかかる？
導入期間は、ワークフローの設定範囲や、連携するシステムの数によって異なります。一般的な目安としては以下のとおりです。
- 基本的なワークフロー設定のみ（申請・承認フロー構築） → 1週間～1ヶ月
- 外部システムとの連携が必要（経費精算・勤怠管理など） → 1ヶ月～3ヶ月
- 企業独自のカスタマイズが必要（オンプレミス導入、システム開発など） → 3ヶ月～6ヶ月
クラウド型のワークフローシステムを選択すれば、最短1週間程度で導入が可能なケースもあります。
ワークフローシステムを導入すると、どの程度コストが削減できるの？
ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化、承認の迅速化、業務の自動化による工数削減が期待できます。具体的な削減効果の一例を示します。
- ペーパーレス化によるコスト削減
- 印刷・郵送費用の削減（年間数十万円～数百万円）
- 書類管理スペースの削減（オフィスコストの圧縮）
- 業務工数の削減
- 承認スピードの向上により、従業員の待機時間を削減
- 経費精算・勤怠管理の自動化による事務作業の短縮
- 人的ミスの防止
- 二重入力の排除による入力ミス削減
- 承認履歴の可視化による業務トラブルの防止
具体的な削減効果は企業の規模や業務内容によりますが、全体的な業務コストを20～50％削減できるケースも珍しくありません。
まとめ
ワークフローシステムの導入は、企業の業務プロセスを効率化し、申請・承認のスピードアップ、データの一元管理、ペーパーレス化など、さまざまなメリットをもたらします。しかし、ワークフローシステムを単体で運用するだけでは、業務の一部しか最適化できず、経費精算・勤怠管理・契約管理などの他システムとの連携が不可欠です。
本記事では、ワークフローシステムと外部システムの連携によるメリットや、導入時の課題、解決策を詳しく解説しました。また、ジュガールワークフローとLINE WORKSを連携させた成功事例を紹介し、リアルタイム通知による承認スピードの向上や業務のデジタル化による効果を明らかにしました。
企業ごとに業務フローや使用するシステムは異なるため、ワークフローシステムを選定する際には、自社の業務に適した連携機能を持つシステムを選び、実際の運用フローを想定した導入計画を立てることが重要です。
ワークフローシステムの導入・連携を適切に行うことで、業務のスピードと正確性を向上させ、企業全体の生産性を高めることができます。効率的な業務環境を構築し、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するために、最適なワークフローシステムの活用を検討してみてください。
