はじめに
企業の業務効率化を目的に、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。しかし、ワークフローを導入しても、「承認に時間がかかる」「申請の進捗が分かりづらい」「メールでのやり取りが煩雑」といった課題に直面することが少なくありません。特に、承認者が外出していたり、多忙だったりする場合、迅速な対応ができず、業務全体が滞る原因となります。
このような課題を解決する手段として、ワークフローシステムとコミュニケーションツール（チャットツール）を連携させる方法が注目されています。SlackやLINE WORKS、Microsoft Teamsといったツールとワークフローを組み合わせることで、申請・承認のプロセスをよりスムーズにし、業務の流れを最適化することが可能になります。例えば、申請や承認が発生した際にリアルタイムで通知を受け取ったり、チャット上で承認を完了させたりすることで、業務の停滞を防ぐことができます。
従来のワークフローの課題
ワークフローシステムを導入しても、運用の仕方によっては以下のような問題が発生します。
- 承認作業の遅延
メールでの承認依頼は見落とされやすく、対応が遅れることで業務の進行が滞る。 - 申請の進捗状況が不透明
申請者は自分の申請がどの段階にあるのか把握しにくく、状況確認のための問い合わせが増える。 - メールや紙ベースのやり取りが非効率
申請や承認のやり取りがメールや紙で行われると、業務の煩雑さが増し、対応漏れのリスクが高まる。
コミュニケーションツールとの連携が求められる理由
これらの課題を解決するために、ワークフローシステムとコミュニケーションツールを連携させることで、以下のようなメリットが得られます。
- リアルタイムで通知を受け取れる
承認依頼が発生すると、チャットツールに即時通知されるため、承認者がすぐに対応できる。 - チャット上で直接申請・承認ができる
ワークフローシステムにログインしなくても、チャットツール内で承認作業が完了するため、業務のスピードが向上する。 - 申請・承認の進捗を可視化できる
申請状況がチーム内で共有されるため、状況確認の手間が減り、業務の透明性が向上する。
ワークフローシステムとコミュニケーションツールの連携によって、申請・承認のスピードを向上させ、業務の停滞を防ぐことができます。次章では、それぞれのシステムの役割について詳しく解説します。
ワークフローシステムとコミュニケーションツールの役割
ワークフローシステムとコミュニケーションツールは、それぞれ異なる目的で業務を支援するツールですが、単体で運用するよりも連携させることで、よりスムーズで効率的な業務フローを実現できます。 ここでは、それぞれのツールが果たす役割と、それらを連携させる意義について解説します。
ワークフローシステムの役割
ワークフローシステムは、企業の業務プロセスを効率化し、申請や承認、決裁などの業務フローをデジタル化・自動化するためのシステムです。主に以下のような役割を果たします。
- 申請・承認フローの標準化と自動化
業務ごとに異なる申請・承認の流れを統一し、自動化することで、処理の属人化を防ぎ、ヒューマンエラーを減らします。 - 業務プロセスの透明化
申請がどのステップにあるのか、誰が承認を待っているのかを明確にし、業務の遅れを防ぎます。 - ペーパーレス化と記録管理の強化
書類のデジタル管理により、紙の使用を減らし、過去の申請履歴を容易に検索できるようになります。 - 適切なアクセス制御とセキュリティの確保
申請内容や承認履歴の閲覧権限を設定することで、企業の情報資産を適切に保護します。
ワークフローシステムは、企業の業務プロセスを整理し、効率化するための基盤を提供します。しかし、ワークフローシステム単体では、リアルタイムなコミュニケーションや迅速な意思決定には限界があります。そこで、コミュニケーションツールとの連携が求められます。
コミュニケーションツール（チャットツール）の役割
コミュニケーションツールは、社内外の関係者との情報共有をスムーズにし、迅速な意思決定をサポートするためのツールです。主に以下のような機能を持ちます。
- リアルタイムな情報共有とチーム連携の強化
メールと異なり、即時性の高いチャット機能を活用することで、業務の遅延を防ぎます。 - タスクや承認依頼の可視化
承認が必要なタスクをチャット上で通知し、担当者が即座に対応できるようにします。 - モバイル対応による業務の柔軟化
スマートフォンからもアクセス可能なため、出張先やリモートワーク中でも業務を円滑に進めることができます。 - 他の業務ツールとの連携による業務効率化
ワークフローシステムやタスク管理ツールと連携し、一元管理を可能にします。
ワークフローシステムとコミュニケーションツールを連携させる意義
ワークフローシステムとコミュニケーションツールは、それぞれ単体でも業務を効率化できますが、連携させることでさらに強力な業務改善効果を発揮します。
- リアルタイム通知による承認プロセスの迅速化
ワークフローシステムの申請・承認状況をチャットツールへ即時通知することで、承認者がすぐに対応できるようになります。 - チャット上での承認対応の実現
チャット通知から直接承認作業ができるため、ワークフローシステムにログインする手間を省き、業務のスピードが向上します。 - 業務の透明性向上と進捗の可視化
申請の進行状況が可視化されるため、業務の停滞を防ぎ、チーム全体で状況を共有しやすくなります。 - 業務フローとコミュニケーションの統合による一元管理
申請・承認といった業務プロセスと、日常のコミュニケーションを一つのプラットフォーム上で管理することで、業務の効率化が図れます。
ワークフローシステムは業務の標準化や効率化に貢献する一方で、情報共有が適切に行われなければ、その効果を最大限に活かすことはできません。一方、コミュニケーションツールはリアルタイムな情報伝達を可能にしますが、単体では業務プロセスの管理が難しくなります。この二つを連携させることで、ワークフローの進行をスムーズにし、承認のスピードを向上させ、業務の透明性を高めることが可能になります。次章では、ワークフローシステムとコミュニケーションツールの連携によって解決できる具体的な課題について詳しく見ていきます。
ワークフローとコミュニケーションツールの連携が解決する課題
ワークフローシステムとコミュニケーションツールを連携させることで、業務の効率化が期待できます。しかし、具体的にどのような課題が解決できるのでしょうか。本章では、ワークフローの運用において企業が直面する代表的な課題と、コミュニケーションツールとの連携がどのようにそれらを解決するのかを解説します。
申請・承認の遅延を防ぐ
ワークフローの承認プロセスが遅れると、業務全体の進行に影響を与えることがあります。特に、承認者が外出していたり、忙しくてメールを確認できなかったりする場合、承認待ちの状態が続いてしまうことが多くあります。
課題点
- メールで承認依頼を送ると、見落とされることがある
- 外出中の承認者がPCを開かないと対応できない
- 申請者が進捗を確認できず、状況の把握が困難になる
解決策 ワークフローとチャットツールを連携することで、承認依頼がリアルタイムで通知され、スマートフォンやPCからすぐに対応できるようになります。また、承認者がチャット内でワンクリックで承認できる機能を活用すれば、対応のスピードが向上し、業務の停滞を防ぐことが可能になります。
業務の分断を解消
ワークフローシステムを導入していても、申請・承認のやり取りがメールベースだと、他の業務との情報共有がスムーズにいかないことがあります。特に、業務の進行に関わる重要な承認がどの段階にあるのかが分からないと、プロジェクトの進捗にも影響を与えてしまいます。
課題点
- 申請や承認の状況がチーム内で共有されない
- プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと情報が分断されている
- 申請者が承認の進捗を把握するのに時間がかかる
解決策 ワークフローシステムとチャットツールを連携することで、申請や承認の状況が自動で共有され、チーム内での透明性が向上します。たとえば、申請が承認されたタイミングでチャットに通知を送ることで、関係者全員が状況をリアルタイムで把握できるようになります。また、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールとも連携すれば、各業務の進行状況を統合的に管理することができます。
管理者・IT部門の負担軽減
ワークフローの管理や運用をIT部門が担っている企業も多く、システム管理や設定の変更に負担がかかるケースがあります。また、従業員からの「承認が遅れている」「申請がどこで止まっているか分からない」といった問い合わせがIT部門や管理者に頻繁に寄せられることも問題となっています。
課題点
- IT部門がワークフローの運用や設定変更に手間をかけている
- 従業員からの問い合わせ対応に時間が取られる
- システムの利用が複雑で、ユーザーが慣れるまで時間がかかる
解決策 ワークフローシステムとチャットツールを連携させることで、承認状況や申請の進行状況をチャット上で簡単に確認できるようになり、管理者やIT部門への問い合わせが減少します。また、シンプルな操作で承認作業ができるため、従業員がシステムに慣れるまでの時間も短縮できます。さらに、ノーコードで設定ができるワークフローシステムを活用すれば、管理者自身がフローを柔軟に変更できるため、IT部門の負担を軽減することができます。
ワークフローとチャットツールの連携によって、承認プロセスの遅延を防ぎ、業務の可視化を進め、管理者やIT部門の負担を軽減できます。次章では、ジュガールが連携できるチャットツールの特徴と、それによって得られるメリットについて詳しく解説します。
チャットツール連携による具体的な業務改善例
ワークフローシステムとチャットツールを連携させることで、業務の効率化が実現できることはこれまで説明してきました。しかし、実際の業務でどのように活用できるのか、具体的なイメージが湧かない方もいるかもしれません。本章では、ジュガールのチャットツール連携を活用し、業務の流れをどのように改善できるのか、具体的なケースを紹介します。
承認業務の効率化
企業の業務プロセスの中で、最も多くの人が関わるのが申請・承認のプロセスです。例えば、出張申請、購買申請、休暇申請、契約書の決裁など、多くの業務が承認を必要とします。しかし、これらの申請・承認が紙ベースやメールで行われると、承認者の確認が遅れたり、申請の進捗が分かりにくくなったりすることで、業務の遅延が発生することがあります。
活用例
Slack / LINE WORKS / Microsoft Teams 連携による承認通知と対応
ある企業では、経費申請の承認プロセスに平均2～3日かかっていました。申請者がフォームを記入し、PDFを作成してメールで送信し、それを承認者が確認して返信するという流れが一般的だったため、申請が放置されることもありました。これにより、経理部門は毎回申請者や承認者に進捗を確認しなければならず、余計な手間が発生していました。
ジュガールを導入し、LINE WORKSと連携させることで、この問題は解決されました。申請が完了すると、承認者のLINE WORKSに即時通知が届くようになり、スマートフォンからワンクリックで承認ができるようになりました。さらに、未対応の申請には自動でリマインドが送信されるため、承認漏れがなくなりました。
効果
この仕組みにより、承認プロセスの所要時間が半分に短縮され、経理部門の確認作業が大幅に減少しました。さらに、承認者が迅速に対応できるようになり、業務の停滞を防ぐことが可能になりました。
勤怠管理の最適化
リモートワークが普及する中で、出勤・退勤の管理をスムーズに行うことが企業にとって重要な課題になっています。オフィスでタイムカードを押す文化がなくなった一方で、専用の勤怠管理システムにログインして打刻するのは面倒だという声も少なくありません。
活用例
LINE WORKS / Slack 連携によるチャット打刻
ある営業チームでは、出張先や外出時にPCを開いて勤怠を記録するのが手間となっていました。そのため、打刻を忘れる社員が続出し、勤怠データの修正依頼が頻発していました。そこで、ジュガールとSlackを連携させ、チャット上で勤怠打刻を完結できる仕組みを導入しました。
社員がSlackに「出勤」と入力すると、ジュガールの勤怠システムに自動で記録される仕組みを構築。退勤時にも同じ操作を行うことで、手間を最小限に抑えながら正確なデータを取得できるようになりました。
効果
この連携により、勤怠管理の手間が軽減され、リアルタイムで勤務状況が可視化されました。また、外出先やリモートワーク中でもスムーズに打刻できるため、勤務状況の正確な記録が可能になりました。
経費精算の簡素化
経費精算は、紙の領収書の管理や、申請の手間がかかる業務の一つです。特に、出張が多い社員の場合、領収書を後日まとめて申請するために、申請時にどの支払いがどの案件に関連するのかを思い出すのが難しくなります。また、経理部門では不備のある申請をチェックし、何度も修正依頼を送るという負担が発生することが一般的です。
活用例
Slack / LINE WORKS 連携による経費申請と承認
ジュガールとLINE WORKSを連携させることで、社員は出張先で経費が発生した際に、その場でLINE WORKSに領収書の写真をアップロードし、「○○の出張経費」とコメントをつけるだけで、ジュガールのワークフローに自動で記録されます。その後、承認者に即時通知が送信され、スマートフォンから簡単に承認できる仕組みが整いました。
効果
この仕組みを導入した結果、経費申請が迅速化し、経理部門の業務負担が軽減されました。不備のある申請の削減により、修正依頼の回数が約30%減少し、社員の申請ミスも大幅に減りました。これにより、精算業務の効率化が実現されました。
プロジェクト管理の最適化
複数のチームが関わるプロジェクトでは、タスクの進捗状況や、重要な決裁事項の承認状況をリアルタイムで把握することが求められます。しかし、情報共有がメールやスプレッドシートに依存していると、最新の状況がすぐに分からず、プロジェクトの進行が遅れる原因になりがちです。
活用例
Microsoft Teams 連携によるタスク管理とワークフローの統合
ジュガールとMicrosoft Teamsを連携させ、仕様変更の承認フローを可視化しました。仕様変更の申請があると、Teamsの専用チャンネルに通知が届き、関係者全員がリアルタイムで状況を把握できます。さらに、申請が承認された際にはTeamsのタスク管理ツールと自動連携し、次の工程の担当者へ通知が送信される仕組みを構築しました。
効果
この取り組みにより、承認の遅延がなくなり、プロジェクト全体の進行速度が向上しました。また、仕様変更の履歴が自動で記録され、業務の透明性が向上し、タスクの進捗がリアルタイムで共有されることで、業務の抜け漏れも防止されました。
チャットボットによる業務の自動化
ワークフローがスムーズに運用されるためには、申請や承認の抜け漏れを防ぐ仕組みが必要です。しかし、多くの企業では、申請が放置されたり、承認が長期間未対応のままになったりするケースが少なくありません。
活用例
LINE WORKS / Slack 連携によるリマインダー機能
ジュガールでは、LINE WORKSやSlackと連携し、未承認の申請が一定期間放置されると、自動でリマインド通知を送信する機能を提供しています。
効果
この機能により、承認の遅れが防がれ、業務の進行がスムーズになりました。申請状況の可視化により、業務の優先順位が明確になり、業務フローが最適化されることで、組織全体の生産性が向上しました。
導入のステップと注意点
ワークフローシステムとチャットツールの連携を導入することで、業務の効率化や承認プロセスの迅速化が期待できます。しかし、システムを効果的に運用するためには、導入前の準備や運用設計が重要になります。本章では、ワークフローシステムとチャットツールを連携する際の一般的な導入ステップと注意点について解説します。
導入のステップ
現状の業務フローを整理する
システムを導入する前に、まずは現在の業務プロセスを可視化し、どの部分に課題があるのかを明確にすることが重要です。
例えば、以下の点を確認します。
- 申請から承認までにかかる平均的な時間
- 業務のどの部分で遅延が発生しているか
- どのツールを使って申請・承認を行っているか（メール、紙、Excel など）
- 承認者や関係者が抱えている問題（例：承認の見落とし、申請の記入ミス）
現状のフローを整理することで、ワークフローシステムとチャットツールの連携がどのように業務改善につながるのかが明確になります。
連携するチャットツールを選定する
ワークフローシステムと連携可能なチャットツールは多数存在しますが、導入する企業の業務形態や目的に応じて最適なものを選定することが大切です。
選定のポイント
- リアルタイム性を重視する場合：SlackやLINE WORKSが適している
- 社内コミュニケーションの一元化を目指す場合：Microsoft Teamsが最適
- モバイル対応の利便性を求める場合：LINE WORKSが適している
また、すでに社内で利用されているチャットツールがある場合は、ワークフローシステムとの互換性を確認し、スムーズな連携が可能かどうかを検討する必要があります。
ワークフローの設計と設定
システム導入後に混乱を避けるため、事前にワークフローの設計を行い、適切な承認ルートや通知の設定を決めることが重要です。
- 申請・承認フローの設計：どの業務にワークフローを適用するか決める（例：経費申請、稟議申請、勤怠管理）
- 承認ルートの設定：承認プロセスの最適化（例：課長→部長→経理部門）
- 通知の設定：チャットツールへの通知のタイミング（申請時、承認時、差し戻し時など）
ワークフローの設計を明確にすることで、スムーズな運用と業務改善が実現できます。
テスト運用と調整
新しいシステムを導入した際に、いきなり全社展開すると混乱が生じる可能性があります。そのため、一部の部署やチームで試験運用を行い、以下の点を確認します。
- 承認者がスムーズに対応できるか
- 通知の頻度が適切か（過剰な通知で業務の妨げにならないか）
- 申請者や承認者がシステムを直感的に操作できるか
テスト運用の結果をもとに、通知の設定や承認ルートを調整し、より実用的なワークフローを確立します。
導入時の注意点
過剰な通知設定を避ける
ワークフローとチャットツールの連携により、リアルタイムで通知が送信されるのはメリットですが、過剰な通知が発生すると逆に業務の妨げになることがあります。
例えば、すべてのワークフローの進行を細かく通知すると、重要な承認依頼の通知が埋もれ、見落とされる可能性があります。これを防ぐためには、本当に必要なタイミングだけ通知を送るように設定することが重要です。
- 承認依頼の通知は送るが、進行中の軽微なステータス変更の通知は不要にする
- 部署ごとに専用のチャットルームを作成し、業務ごとに通知を分ける
社内への浸透を意識する
新しいシステムを導入しても、従業員がうまく活用できなければ、その効果は十分に発揮されません。そのため、社内向けの教育や周知活動をしっかり行うことが必要です。
- 操作マニュアルの作成：ワークフローの申請方法や承認手順を分かりやすく説明
- トレーニングの実施：短時間の研修やデモンストレーションを行い、システムの操作に慣れてもらう
- ヘルプデスクの設置：社内でよくある質問をFAQとしてまとめ、問い合わせ対応をスムーズにする
特に、承認者がチャットツール上でワンクリックで承認できるという利便性を周知することで、積極的な活用を促すことができます。
セキュリティ対策を徹底する
ワークフローシステムとチャットツールの連携では、業務データや承認情報が社外ツールに通知されるため、セキュリティ対策を強化することが不可欠です。
- アクセス制限の設定：承認者のみが通知を受け取れるようにする
- シングルサインオン（SSO）の導入：ワークフローシステムとチャットツールのログイン情報を統一し、不正アクセスを防ぐ
- データのログ管理：申請・承認の履歴を記録し、必要に応じて監査できるようにする
特に、外部クラウドサービスと連携する場合は、データの保存場所や取り扱いルールを確認し、企業の情報セキュリティポリシーに適合しているかを検討する必要があります。
ワークフローシステムとチャットツールの連携を導入する際は、業務プロセスの整理、適切なツール選定、ワークフローの設計、テスト運用、そしてセキュリティ対策の徹底が重要になります。こうしたポイントを押さえることで、スムーズな運用が可能になり、業務の効率化を実現できます。
ジュガールとチャットツールの連携
ジュガールは、業務の効率化とスムーズな承認フローを実現するクラウド型ワークフローシステムです。申請・承認・決裁といったプロセスをデジタル化し、企業のあらゆる業務を円滑に進めるための機能を備えています。
特に、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えており、IT担当者に依存せずにワークフローの設定や変更が可能な点が特徴です。これにより、企業ごとの業務フローに合わせた最適な運用を実現できます。
また、ジュガールはSlack・LINE WORKS・Microsoft Teamsといった主要なチャットツールとの連携機能を標準搭載しており、業務の効率化をさらに強化できます。本章では、ジュガールが対応するチャットツールと、その連携によって得られるメリットについて詳しく解説します。
ジュガールが連携できるチャットツールとそのメリット
Slackとの連携
Slackは、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を備えたビジネス向けチャットツールで、多くの企業で活用されています。ジュガールとの連携により、以下のようなメリットが得られます。
- リアルタイム通知で業務の遅れを防ぐ
申請や承認の依頼がSlackに即時通知され、担当者がすぐに対応できるため、承認待ちによる業務停滞を防げます。 - ワンクリックで承認画面にアクセス
通知のリンクをクリックするだけで、ジュガールの承認画面へ簡単にアクセスでき、スムーズに承認作業を進めることができます。 - チーム全体での進捗共有が可能
承認の完了や進捗状況がSlackのチャンネルに自動投稿されるため、関係者全員がリアルタイムで状況を把握できます。
LINE WORKSとの連携
LINE WORKSは、LINEの使いやすさをそのままビジネス向けに最適化したツールで、特にモバイル環境での業務運用に強みがあります。ジュガールは、LINE WORKSとの深い連携を提供し、以下のような利便性を実現します。
- チャット上で直接申請・承認が可能
LINE WORKS内で、申請・承認作業を完結させることができるため、ワークフローシステムにアクセスする手間が省けます。 - リアルタイム通知で対応の遅れを防ぐ
申請が発生するとLINE WORKSに即時通知が届くため、承認者が見落とすリスクを軽減できます。 - スマホ対応で外出先でもスムーズに承認
モバイルアプリを通じて、どこからでも承認・差し戻し・コメント対応が可能になり、迅速な意思決定をサポートします。
Microsoft Teamsとの連携
Microsoft Teamsは、Microsoft 365との統合に優れたチャットツールで、企業の業務基盤として広く利用されています。ジュガールとの連携により、次のような効果が期待できます。
- 業務の一元管理が可能
Teams上で承認依頼の通知を受け取り、そのままジュガールにアクセスできるため、業務をスムーズに進められます。 - Microsoft 365との統合でワークフローを最適化
SharePointやOneDriveと連携し、承認された文書を自動保存するなど、業務の流れを最適化できます。 - 組織全体での承認フローの最適化
大規模な組織や複雑な承認フローにも対応し、部門を横断した業務管理を強化できます。
ジュガールならスムーズなチャット連携が可能
ジュガールは、これらのチャットツールと標準機能として連携できるため、追加のカスタマイズや開発なしで、すぐにチャット通知やチャット承認の機能を利用できます。
また、ノーコードでの設定変更が可能なため、企業の業務プロセスに合わせた柔軟な運用が実現できます。特に、LINE WORKSとの連携では、チャット上で直接申請や承認を完了できるという点が大きな強みです。
ジュガールを活用すれば、企業ごとに異なるワークフローの運用スタイルに合わせて最適な形でチャットツールとの連携を構築でき、業務の効率化を実現できます。
ジュガール×LINE WORKS連携の導入事例
ワークフローシステムとチャットツールの連携が業務の効率化に貢献することは、これまでの説明でお分かりいただけたかと思います。では、実際にジュガールとLINE WORKSを導入し、業務の改善に成功した企業では、どのような変化が起きたのでしょうか。本章では、ジュガール×LINE WORKSの連携を活用して、業務効率化を実現した企業の導入事例を紹介します。
LINE WORKSとジュガールの連携がもたらす効果
ジュガールとLINE WORKSを連携させることで、申請・承認プロセスの迅速化、業務の可視化、ペーパーレス化といった多くのメリットを享受できます。
主な効果
- リアルタイム通知による業務スピードの向上
申請や承認の通知がLINE WORKSに即座に送信されるため、業務の停滞を防ぐことができます。 - モバイル対応による利便性の向上
承認者はスマートフォンから簡単に対応できるため、出社を待つ必要がなくなり、リモートワークや外出先でも承認作業が可能になります。 - 業務の可視化と管理負担の軽減
申請・承認の状況がLINE WORKS上で確認できるため、管理部門の問い合わせ対応や催促の手間が削減されます。 - ペーパーレス化による業務効率の向上
紙の申請書を廃止し、ジュガール上で電子承認を行うことで、書類の管理や保管にかかるコストと時間を削減できます。
実際にこれらのメリットを活かし、業務改善に成功した企業の事例を紹介します。
導入事例①：E・O・S株式会社様
導入前の課題
E・O・S株式会社様では、全国の営業担当者が行う出張申請や経費精算の承認プロセスに課題を抱えていました。これまでは、申請を社内システムで行い、承認者へはメールで通知が送られる仕組みでしたが、次のような問題が発生していました。
- 営業担当者が外出中で承認依頼を見逃しやすい
- メール通知は確認が遅れがちで、経費の承認までに時間がかかる
- 経理部門が未処理の申請を個別に確認し、催促する手間が発生
このように、営業担当者が外回り中にメールを確認できず、承認が滞ることで業務全体に影響が出てしまうことが大きな課題となっていました。
ジュガール×LINE WORKS連携による解決策
この課題を解決するために、ジュガールをLINE WORKSと連携させることで、次のような改善を行いました。
- 承認依頼がLINE WORKSのトークにリアルタイムで通知されるようになり、外出先でもスマートフォンで簡単に確認可能に
- 申請内容をチャット上で確認し、ワンクリックで承認・却下が可能
- 一定時間承認が行われない場合、自動でリマインド通知を送信
- 経理部門もLINE WORKS上で承認状況を確認できるため、個別に問い合わせる手間が削減
導入後の効果
ジュガールとLINE WORKSの連携により、E・O・S株式会社様では、出張申請や経費精算の承認スピードが大幅に向上しました。特に、外出先からでもLINE WORKS上で承認が完結するようになったことで、承認の遅延がなくなり、営業担当者が迅速に業務を進められるようになりました。さらに、経理部門が申請状況をリアルタイムで確認できるため、未処理の申請を催促する手間がなくなり、全体の業務負担が軽減されました。
導入事例②：北日本オートバックス様
導入前の課題
北日本オートバックス様では、従業員の休暇申請や備品購入の申請を紙ベースで管理していました。そのため、次のような問題が発生していました。
- 申請用紙を印刷し、手書きで記入する必要がある
- 承認者の出社が遅れると、紙の申請書がデスクの上に放置され、対応が遅れる
- 申請履歴が紙のファイルに保存されており、過去の申請状況を確認するのに時間がかかる
このように、紙を使った申請フローは時間がかかる上に、業務の透明性が低いという課題がありました。
ジュガール×LINE WORKS連携による解決策
北日本オートバックス様では、ジュガールとLINE WORKSを連携させることで、ワークフローのデジタル化を実現しました。
- 休暇申請や備品購入の申請をジュガール上でデジタル化
- LINE WORKSに申請内容が通知され、承認者はスマートフォンから即時対応可能
- 過去の申請履歴がジュガール上でデータ化され、検索もスムーズ
- 押印が必要な書類は、ジュガールの電子承認機能を活用し、完全ペーパーレス化
導入後の効果
ジュガールとLINE WORKSの連携により、北日本オートバックス様では、休暇申請や備品購入の申請が完全デジタル化され、紙の管理が不要になりました。さらに、承認作業がスピーディーになり、申請から承認までの時間が短縮されました。特に、LINE WORKS上で通知を受け取れることで、承認者がリアルタイムで対応できるようになり、業務全体の生産性が向上しました。
ジュガール×LINE WORKS連携の活用により、業務フローの最適化が可能となり、企業全体の生産性向上につながることが実証されています。フォームの終わり
FAQ：ワークフローシステムとチャットツールの連携に関するよくある質問
ワークフローシステムとチャットツールの連携について、導入を検討している企業の担当者や実際に運用する方々から寄せられるよくある質問をまとめました。システムの導入や運用に関する疑問を解消し、よりスムーズな導入をサポートします。
Q1. ワークフローシステムとチャットツールを連携させるメリットは何ですか？
A. ワークフローシステムとチャットツールを連携させることで、申請・承認の通知をリアルタイムで受け取ることができ、業務のスピードが向上します。また、承認作業をチャットツール内で完結できるため、システムへのログインの手間が省け、申請・承認の進捗も可視化されるため業務の透明性が向上します。
Q2. ジュガールとLINE WORKSの連携は他のワークフローシステムと比べて何が優れていますか？
A. ジュガールは、LINE WORKSと深く統合されており、チャット上で直接申請や承認ができる点が大きな特徴です。他のワークフローシステムでは、通知が送信されるだけで、承認作業には別のシステムにログインする必要がある場合が多いですが、ジュガールならLINE WORKS内でワンクリック承認が可能です。また、ノーコードで設定できるため、IT担当者の手を借りずに柔軟な運用ができる点も優れています。
Q3. システム導入にはどれくらいの期間がかかりますか？
A. 企業の規模や業務フローの複雑さによりますが、ジュガールの場合は最短1週間程度で基本的なワークフローの設定とLINE WORKSとの連携が完了します。大規模なワークフローの設計やカスタマイズが必要な場合は、数週間から1カ月程度の導入期間が必要になることもあります。
Q4. LINE WORKSの通知が多すぎる場合、調整はできますか？
A. はい、可能です。ジュガールでは、通知の頻度やタイミングを柔軟にカスタマイズできます。例えば、承認依頼の通知はLINE WORKSで送信し、進捗の更新は週に1回のまとめ通知にするなど、業務の流れに応じて最適な設定ができます。
Q5. スマートフォンからでも申請・承認が簡単にできますか？
A. できます。ジュガールはLINE WORKSやSlackなどのモバイルアプリと連携しているため、スマートフォンからでも簡単に申請・承認が可能です。特にLINE WORKS連携では、通知からそのまま承認操作ができるため、PCがない環境でもスムーズに処理できます。
Q6. 既存の業務システムと連携させることは可能ですか？
A. はい、ジュガールはAPIやWebhookを活用して、他の業務システムと連携することが可能です。例えば、会計システムやCRM、勤怠管理システムなどとデータを連携させることで、申請・承認データを自動的に取り込むことができます。
Q7. ワークフローを変更したい場合、設定の変更は簡単にできますか？
A. 可能です。ジュガールはノーコードでワークフローの設定を変更できるため、IT担当者に依頼しなくても、管理者が簡単に申請フォームや承認ルートの設定を調整できます。これにより、業務の変化に柔軟に対応できます。
Q8. セキュリティ対策はどうなっていますか？
A. ジュガールでは、アクセス制限、ログ管理、シングルサインオン（SSO）対応など、企業の情報セキュリティを確保するための各種機能を備えています。また、LINE WORKS自体も高いセキュリティ基準を満たしており、重要な業務情報を安全に取り扱うことができます。
Q9. チャットツールと連携することでコストは増えますか？
A. いいえ、ジュガールでは、LINE WORKSやSlack、Microsoft Teamsとの連携機能を追加料金なしで利用できます。別途チャットツールの契約が必要な場合は、その費用が発生しますが、ジュガールの利用料金内でワークフローとチャットツールの連携機能をフルに活用できます。
Q10. どのような企業にジュガールとLINE WORKSの連携が向いていますか？
A. ジュガールとLINE WORKSの連携は、外出が多い営業職がいる企業、テレワークを導入している企業、承認プロセスが複雑な企業に特に向いています。モバイルからの操作が簡単で、リアルタイム通知があるため、社内にいないことが多い従業員でもスムーズに申請・承認を行えます。
FAQを通じて、ワークフローとチャットツールの連携に関する疑問や不安を解消し、スムーズな導入・運用につなげていただければと思います。
まとめ
本記事では、ワークフローシステムとチャットツールの連携が業務効率化にどのように貢献するのかについて解説しました。従来のワークフローには、申請・承認の遅延や業務の可視化不足といった課題がありましたが、チャットツールと連携することで、通知の即時化・業務プロセスの透明化・モバイル対応の強化など、多くのメリットを得られることが分かりました。
特に、LINE WORKSやSlack、Microsoft Teamsといったツールとの連携を活用することで、ワークフローの柔軟性が高まり、従業員がよりスムーズに業務を進められる環境を整えることができます。具体的には、リアルタイム通知による迅速な承認対応、申請の見える化、ペーパーレス化による業務負担の軽減などが実現可能です。
一方で、システムを導入する際には、現状の業務フローの整理や適切なツールの選定、セキュリティ対策などをしっかり行うことが重要です。適切な設計と運用を行うことで、ワークフローとチャットツールの連携は最大限の効果を発揮し、業務プロセスの効率化を促進します。
今後、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で、ワークフローの自動化やAIを活用した業務最適化がさらに重要になってくるでしょう。業務の効率化を図るために、ワークフローとチャットツールの連携を積極的に活用し、より生産性の高い業務環境を構築していくことが求められます。
