日々の業務の中で、「あのデータどこにあったっけ？」「誰に聞けばいいんだろう」と、探す時間に追われていませんか？
社内に情報はたくさんあるのに、それがバラバラに存在していることで、確認や判断、承認に無駄な時間が生まれています。
本記事では、そんな“情報の迷子”状態を解消するカギとなる「情報の一元化」について、その意味から方法、そして効果までを解説します。
業務のムダをなくし、チーム全体の動きをスムーズにする第一歩を、ここから一緒に踏み出していきましょう。
なぜ情報が散らばってしまうのか
情報が分断される典型的なパターンとは
企業における情報の多くは、さまざまな部門・担当者・ツールを介して日々発生しています。
その中で、情報が分散していく主な理由は、「管理ルールや利用ツールが統一されていないこと」にあります。
例えば、営業部ではExcel、総務部では紙の申請書、人事部ではクラウド型のグループウェア——。
部署ごとに最適と思われるツールやフローを使っているため、会社全体で見るとバラバラな管理状態になってしまうのです。
さらに、近年はテレワークやモバイルワークの普及により、SlackやTeamsなどのチャットツール、
Google DriveやBoxなどのクラウドストレージ、社内イントラなど、情報の格納先が多岐にわたるようになりました。
結果として、「どこに何があるのか分からない」「誰が最新の情報を持っているのか不明」といった状況が、当たり前になっているのです。
情報が分散した状態による実際の弊害
情報が散らばっている状態では、日々の業務に以下のような支障が生じます。
- ミスや漏れが発生しやすくなる
複数のフォーマットやルールを使い分けることにより、記入ミス・二重入力・申請忘れといったヒューマンエラーが増えます。 - 確認や承認に時間がかかる
どのツールで申請されたか分からない、承認者が見落としているなど、業務のボトルネックが発生しやすくなります。 - 属人化が進み、引き継ぎや横展開が困難に
「この申請は○○さんに聞かないと分からない」「その手順はA部門だけのローカルルール」といった状態では、組織の成長を阻害します。 - セキュリティや情報漏洩リスクの増大
ツールが乱立し、アクセス管理が一元化されていない状態では、機密情報が意図せず外部に出てしまうリスクも高まります。
これらの課題は、現場の働きやすさだけでなく、企業全体の生産性や意思決定スピードにも直結する深刻な問題です。
だからこそ、次章では「そもそも情報の一元化とは何なのか？」を整理していきましょう。
情報の一元化とは何か？
一元化された状態とはどんなもの？
「情報の一元化」とは、社内に散らばっているさまざまな業務情報を、一つの場所・一つのルール・一つの流れで管理・運用できるようにすることを指します。
たとえば、申請書のやり取りがメール、紙、チャット、ファイルサーバーに分かれていた状態を、すべて一つの仕組みに集約することで、
“どこを見ればいいか”“何が最新なのか”“誰が確認すべきなのか”が明確になります。
単に情報を「集めている」だけではなく、集まった情報をスムーズに使える状態に整理されていることが一元化の重要な要素です。
「情報がつながる」ことの定義と要件
情報の一元化には、単にデータを一箇所に保管するだけでなく、以下のような要件が満たされている必要があります。
- 必要なときに、必要な人が、正しい情報にすぐアクセスできる
- 情報の流れ（申請→確認→承認など）が見える化されている
- 情報の更新履歴やステータスが把握できる
- どの部門・誰が使ってもルールが統一されている
つまり、一元化とは「ただまとめる」ことではなく、業務に使えるよう“整えて使えるようにする”ことなのです。
一元化と統合・共有・整理の違いとは？
似たような言葉に、「情報の統合」「情報の共有」「情報の整理」などがありますが、それぞれ意味合いは微妙に異なります。
- 統合：複数のシステムやデータを技術的にひとつにまとめること
- 共有：複数人が同じ情報にアクセスできる状態
- 整理：情報を分類・仕分けして分かりやすくすること
- 一元化：上記すべてを含みながら、情報の使い方まで設計されている状態
一元化は、単なる保管や見える化にとどまらず、業務に直結した「使いやすさ」「迷わなさ」までを実現する考え方です。
なぜ今、情報の一元化が求められているのか
情報の量や関係者が少ない組織では、分散された管理でも何とか回っていたかもしれません。
しかし、リモートワークの定着や事業の多様化が進む現在、情報の散在は業務スピードの低下・コミュニケーションの断絶・管理負担の増大を招きます。
また、社内外のセキュリティリスクに対する意識も高まり、情報の所在やアクセス履歴を明確にする必要性も増しています。
こうした背景の中で、単なる「便利さ」ではなく、組織の信頼性・継続性を支える基盤として、情報の一元化が強く求められているのです。
情報を一元化することのメリット
業務スピードと判断力の向上
情報が社内のあちこちに散らばっている状態では、「どこにあるのか」「誰が見たのか」を確認するだけで無駄な時間がかかります。
一元化された環境では、情報が一つの場所に集まり、かつ更新状況や承認の進捗も可視化されるため、探す・待つ・確認するといった“ムダな動作”が大幅に削減されます。
その結果、業務の処理スピードだけでなく、意思決定のタイミングも早まります。
特に稟議や申請業務のように、複数人が関わる業務では、承認の停滞がなくなることによる効率化効果は非常に大きくなります。
属人化からの脱却とナレッジの標準化
情報がバラバラに管理されていると、「この案件は○○さんしか知らない」「マニュアルがなくて判断できない」といった属人化が起こりがちです。
一元化された仕組みでは、情報の扱い方がルール化・標準化されるため、誰が業務を担当しても、同じように判断・処理できる状態をつくることができます。
これは、人の入れ替わりがある組織でも安定した業務運用が可能になるという点で、継続性や品質の維持にもつながります。
コスト削減とセキュリティ強化
紙ベースの業務や複数ツールを併用した運用では、印刷コストや管理工数がかさむだけでなく、情報の重複や抜け漏れといったリスクも高まります。
一元化することで、管理対象がシンプルになり、無駄な作業や重複管理が不要になります。
また、アクセス権限の統一やログ管理がしやすくなることで、情報の不正閲覧や漏洩のリスクも抑えられます。
セキュリティ対策はもちろんのこと、社内のガバナンス体制の強化にもつながります。
情報の一元化を実現する方法
情報の一元化にはさまざまな手段があります。ここでは企業内でよく利用されている代表的な方法を取り上げ、特徴と課題、そして活用される具体的なツール例も交えて整理します。
ファイルサーバーやクラウドストレージでの一括管理
方法例： ファイルを「部門別」「案件別」に整理し、共通のフォルダ構成・命名ルールを設定する。
代表ツール： Google Drive、Dropbox、Box、OneDrive、NASサーバーなど
ドキュメントや資料を一箇所に集めて共有するには、クラウドストレージは有効な手段です。
アクセス権限の設定や履歴確認もある程度可能で、文書管理の起点にはなります。
ただし、ファイルは整理できても、申請・承認などの業務フローそのものは別管理になるため、結局は複数ツール併用になるケースも多く見られます。
チャットツールでの情報共有とタスク管理
方法例： 案件ごとにチャンネルを作り、スレッドやピン留め機能でトピックを整理
代表ツール： Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS、Chatworkなど
リアルタイムなやりとりや通知にはチャットツールが適しています。
一部ツールでは、Botやワークフローアプリとの連携によって申請・承認のやり取りを簡易化することもできます。
とはいえ、チャットは“流れていく情報”であるため、履歴管理や文書化、正式なプロセスの追跡には限界があります。
グループウェアでの申請・共有機能の活用
方法例： 稟議申請や備品依頼などを、グループウェア内のワークフロー機能に集約
代表ツール： サイボウズ Garoon、desknet’s NEO、Google Workspace、Microsoft 365 など
グループウェアは、「社内ポータル＋ワークフロー＋スケジュール」などを統合できる点で、中小企業〜中堅企業で広く採用されています。
あらかじめ用意された申請テンプレートを活用すれば、ある程度業務を一元管理することも可能です。
ただし、承認ルートの柔軟性や、スマホでの操作性、外部ツール連携の自由度などは、ツールによって制限がある場合があります。
Excelやスプレッドシートによる業務台帳の整備
方法例： スプレッドシート上で台帳を作成し、履歴や承認欄を設けて共有運用
代表ツール： Microsoft Excel、Google スプレッドシート、Smartsheet など
表形式で管理したい情報や一覧性が求められるデータには、ExcelやGoogleスプレッドシートが活躍します。
マクロや関数を使えば自動化も可能で、自由度の高い構築ができます。
一方で、入力ルールのばらつき、バージョン混乱、編集ミス、履歴の不透明さといったリスクは常に伴います。
また、組織の規模が大きくなるほど、管理工数や属人性も問題化しやすくなります。
それぞれの手段に共通する課題
どの方法やツールを使っても、「情報をまとめる」「見えるようにする」までは実現できます。
しかし、業務の中で発生する申請・承認・記録・報告といった“プロセスそのもの”を自動化・可視化できる仕組みでなければ、情報の本質的な一元化にはなりません。
そのため、次のステップとして検討されるのが、ワークフローシステムの導入です。
これは、情報と業務フローを“同時に”管理できる仕組みとして、多くの企業で注目されています。
ワークフローシステムで情報を一元化する方法
ワークフローシステムは、情報の一元化と業務の自動化を同時に実現できる強力なツールです。
単に情報を集約するだけでなく、業務の流れそのものを一元的に管理することで、業務の効率化やミスの削減を図ります。
ワークフローシステムとは何か？
ワークフローシステムとは、申請・承認・決裁といった一連の業務プロセスを、デジタル上で管理・自動化する仕組みです。
申請内容の記録・承認者への通知・進捗状況の可視化・履歴管理といった機能を備え、「誰が」「何を」「いつ」「どう処理したか」を正確に追えるようになります。
これにより、紙・口頭・メールなどで分散していた情報が一箇所に集まり、業務のスピードと正確性が格段に向上します。
情報の一元化にワークフローが有効な理由
1. 業務プロセスと情報が常にセットになる
例えば、経費精算の申請書を考えてみましょう。金額・用途・領収書などの情報と同時に、承認の履歴や現在の処理状況も紐づいて管理されます。これにより、情報の“断片化”がなくなり、必要なデータを業務の文脈ごとに取り出せる状態が整います。
2. 進捗状況がリアルタイムで可視化される
申請が今どの段階にあり、誰が対応中かを常に把握できるため、「どこで止まっているか分からない」「承認済みかどうか曖昧」というストレスがなくなります。結果として、確認や催促のやり取りが激減し、時間のロスがなくなります。
3. 過去の申請もすぐに探せる
すべての申請情報は時系列とステータスで管理されるため、過去の履歴をスムーズに検索できます。紙やExcelと違い、どこに保存されたかを探す手間がゼロになり、ナレッジや記録としても有効活用できます。
ワークフローシステムで実現できる一元化の例
情報を一元化するために、すべての業務を一度にシステムに移行するのは現実的ではありません。
まずは繰り返し発生する定型業務や申請・承認フローを対象にすると、効果が現れやすくなります。
例えば、次のような業務がワークフローシステムに適しています：
| 業務種別 | 一元化される情報と効果 |
| 経費申請 | 申請金額・明細・領収書画像・承認履歴を一括管理。支出の透明性向上。 |
| 出張・交通費 | 申請～精算の流れを一体化。スケジュールや移動ルートの記録も同時に残る。 |
| 稟議・決裁 | 過去の稟議内容と承認者コメントが記録され、類似案件の参考資料に。 |
| 休暇申請 | 勤怠データやシフトと連携し、人的リソースの可視化に貢献。 |
| 契約書の確認 | 関係部署のチェック→押印→保管までの流れを電子化。履歴と文書を一体管理。 |
これらの業務は、書類の流れや承認の進捗が管理しやすく、ワークフローシステムによる効率化が特に効果的です。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムは、単に情報を一元化するだけでなく、業務効率を飛躍的に向上させることができます。
その主なメリットは次の通りです。
- 業務のスピードアップ：承認や確認がスムーズに進行するため、業務処理が加速します。
- ミスや漏れの削減：システムによる自動化により、手入力や確認作業でのミスを削減できます。
- 透明性と可視化：進捗や履歴が可視化されるため、誰がどの段階で対応しているのかが一目で分かります。
- 統一的なルールとフロー：全員が同じルールで業務を進めるため、属人化を防止し、業務が安定します。
- データの一元管理：全てのデータが一元的に管理され、情報を探す手間が省けます。
ワークフローシステムに必要な機能
効果的に情報を一元化するために、ワークフローシステムに必要な主な機能は以下の通りです：
- 申請フォームのカスタマイズ機能：各業務に合った申請フォームを自由に作成できる機能
- 承認フロー設定機能：承認者や担当者を自動で割り当て、承認ルートを自由に設定できる機能
- 通知機能：承認依頼や進捗通知をリアルタイムで担当者に通知する機能
- 履歴管理機能：過去の申請や承認履歴を確認できる機能
- データ管理機能：データを検索・フィルタリングして必要な情報をすぐに取り出せる機能
- セキュリティ機能：情報のアクセス権限を細かく設定し、機密情報の管理ができる機能
ワークフローシステムは、情報の一元化を実現するための強力な手段であり、業務のスムーズな進行、ミスや漏れの防止、管理負担の軽減など、あらゆる側面で企業の効率化を支援します。
ジュガールの導入事例とその効果
株式会社ホンダカーズ三河様 – 段階的なワークフローシステム化で成功
導入の背景と課題
株式会社ホンダカーズ三河様では、営業から経理に至るまで、紙ベースで申請業務が行われており、申請から承認までの回付時間が2週間と非常に長く、業務の効率化が急務でした。情報が分散して管理されていたため、進捗状況が不明確であり、申請漏れや承認漏れが発生していました。
導入のきっかけと決め手
ワークフローシステムの導入により、業務フローを一元化し、情報の整理とスムーズな進行を目指すことが決定されました。特に、LINE WORKSとの連携が可能であったことが、システム導入の大きな決め手となりました。これにより、従業員が使い慣れているツールをそのまま活用し、システムの導入がスムーズに進みました。
導入後の効果
- 回付時間の短縮：従来、申請から承認までにかかっていた2週間が、2日に短縮され、業務のスピードが大幅に向上しました。
- 情報の一元管理：申請から承認までの進捗がリアルタイムで一元化され、どの申請がどのステータスにあるのかを簡単に把握できるようになり、業務の滞りがなくなりました。
- 全社員への浸透：直感的に使いやすいシステムとスマホ対応により、パソコン操作に不安があった社員でも、すぐにシステムを使いこなせるようになりました。
より詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください!
株式会社フードサポート四国様 – FAXからの脱却、ジュガールで一気にペーパーレス化！
導入の背景と課題
ヨシケイ香川事業部では、FAXを使った手書き申請が主流で、営業担当者と事務担当者の間で多くの手間が発生していました。FAX送信エラーや申請内容の記入漏れが頻発し、業務の遅延が発生。さらに、書類の保管や廃棄作業にかかる手間も大きな課題となっていました。
導入のきっかけと決め手
既に社内で使用していたLINE WORKSとの連携ができることが、ジュガール導入の決め手となりました。スマホ対応とシンプルな操作画面により、外出先でも申請や承認ができる点が非常に重要でした。また、低価格で導入できることが、デジタル化に不安を感じていた社員にとって大きな魅力となりました。
導入後の効果
- 申請と承認のスピードアップ：営業担当者は外出先でもスマホを使って申請を行い、申請忘れを減少させ、業務が迅速に進行しました。
- ペーパーレス化の進行：書類管理が一元化され、シュレッダー作業が不要となり、作業の効率が大幅に向上しました。
- 二重申請の防止：申請履歴が即座に確認でき、二重申請のミスを防止し、業務がより透明になりました。
共通の成功ポイント
両社の事例に共通する成功ポイントは、以下の通りです：
- 情報の一元化
両社とも、申請から承認までの情報が一元管理され、業務の可視化が進みました。これにより、情報が散乱することなく、業務が効率よく進行し、進捗が簡単に確認できるようになりました。 - 段階的な導入
最初からすべてをデジタル化するのではなく、シンプルな申請業務から段階的に導入し、社員が慣れていく過程を大切にしました。このアプローチにより、従業員の抵抗感が減り、スムーズにシステムが浸透しました。 - 使いやすさと適応性
両社とも、システムの使いやすさが大きな要因となりました。特に、スマホ対応や直感的な操作画面が、パソコン操作に不安のある社員にも使いやすいと評価されました。 - コストパフォーマンス
どちらの企業も、システムのコストパフォーマンスを重視し、ジュガールを選択しました。低価格で高機能なシステムは、特に小規模企業にとっては非常に魅力的です。 - ツールの統一
LINE WORKSとの連携により、複数のツールで分散していた情報が一元化され、業務フローが統一されることで、作業の重複が減り、効率が大幅に向上しました。
導入事例のまとめ
ホンダカーズ三河様とヨシケイ香川事業部様の事例は、情報の一元化と業務効率化を達成するための成功事例です。
どちらの企業も、段階的に導入を進めることで、業務の可視化と情報の一元管理が実現されました。ジュガールは、シンプルな操作性と低価格のコストパフォーマンスを兼ね備え、どの規模の企業にも適応可能な強力なツールです。
これからデジタル化を進める企業にとって、ジュガールは非常に有用な選択肢と言えるでしょう。
まとめと今後の展望
情報一元化による業務改善の総括
情報の一元化は、ただのデータ整理にとどまらず、企業の業務効率化、意思決定スピードの向上、エラーや漏れの削減など、幅広いメリットをもたらします。特に、ワークフローシステムを導入することで、従来の手作業や分散したツールの管理に依存せず、業務フローを一貫して管理できるようになります。これにより、申請書の回付時間の短縮や業務の透明化が実現し、組織全体の生産性を向上させることが可能になります。
事例を見ても分かる通り、段階的な導入や使いやすさ、低コストといった要素が、情報一元化の成功を後押ししました。これらの要素は、特に中小企業や初めてワークフローシステムを導入する企業にとって非常に重要であり、デジタル化に対する不安を払拭する効果を発揮します。
今後のデジタル化と情報統一の未来
今後、ますます多くの企業がデジタル化を進め、情報の統一化を進める必要があると考えられます。特に、テレワークやリモートワークの普及により、物理的な距離や時間を超えてリアルタイムでの情報共有やチーム間の協力が求められています。これらの要求に応えるためには、情報が一元管理され、アクセスや更新履歴が可視化されたシステムが必要です。
また、AIやデータ分析ツールの導入により、単なる情報の整理だけでなく、データの有効活用や業務の予測分析が重要となってきます。情報一元化は、これらの技術と組み合わせることで、企業の成長を加速させる基盤となり得るのです。
情報の一元化はもはや単なる効率化の手段にとどまらず、企業の競争力強化や未来に向けた成長戦略の一環として、ますます重要な役割を果たしていくでしょう。
