会社を経営すると、多岐にわたるテーマに向き合っていかなければなりません。
マーケティング、商品開発、営業、人事（採用、登用、教育、評価、給与計算、社会保険手続き、等）、財務、経理、税務・・・一人ですべてのことをカバーするのは困難ですが、かといって１つのテーマについて誰かに任せきるというのにも不安が残ります。
このような状況が存在していないでしょうか。
・誰かに任せられず、多くのことを自分自身で確認しなければならない
・多岐にわたる確認のために、ビジネスの根幹部分に十分な時間が避けない
・業務担当者も、経営確認のために業務をストップさせてしまうことが多い
多忙を極める中小企業の経営者にとって、時間の有効活用は企業成長の鍵です。特に、一元化されがちな決定権を効率的に分散させ、業務プロセスをスムーズにすることは、応答性の高いビジネス運営を実現する上で不可欠です。ワークフローシステムの導入は、上記のような悩みをもつ経営者の負担軽減だけでなく、企業の全体的なパフォーマンス向上をもたらします。
ワークフローシステムを活用した業務改革のステップ
業務の定型化
多忙を極める中、社内のコミュニケーションについてLINEなどのメッセージアプリに依存していませんか？メッセージアプリは非常に便利ですが、送り手にとって気軽に送れる分、判断するには十分な情報が届かない可能性があります。その場合、質問を繰り返していかなければ、求める情報をすべて揃えることができません。
例えば、従業員から「〇〇を買いたいのですが」というメッセージが送られてきたとします。
これだけだと判断に必要な情報は不足しており、あなたは「なぜ買いたいのか？」「いくらするのか？」「在庫はもう無いのか？」「安く買える場所や時期を調査したのか？」など多くの疑問に持ち、質問を繰り返していかなければなりません。
このようなケースにおいては、「業務の定型化」が有効です。
ワークフローシステムにおいては、「申請フォーム」という形でタイトルと質問項目を設置して、手続きを定型化することができます。
経営者として判断に必要な情報を最初から質問項目に盛り込んだ申請フォームを作成していきましょう。これにより、何度も質問を繰り返さずとも、必要な情報が最初から揃います。また、申請を行う担当者にとっても、説明が必要な事項が明確になることで、最初から却下されないような行動をとるように学習が進んできます。
スマートな権限移譲
ワークフローシステムの導入により、業務プロセスごとに「誰の承認が必要か」を定義することができ、また承認の実行状況をすべて記録（ログ）に残すことができるために「言った言わない」という問題も防ぐことができます。こうした特徴を活かして、明確に定義された役割と権限・責任を従業員に割り当てることにより、経営者から中堅・若手社員へのスマートな権限委譲を可能にします。
ワークフローシステムは、各従業員の責任範囲と実行権限を視覚化し、誰がいつどのようなアクションを取るべきかを明確にします。これにより、日常の細かな意思決定が経営者の手から離れ、より多くの時間を企業の戦略的な意思決定に費やすことが可能となります。
プロセス自動化の推進
ワークフローシステムは、単調で反復的なタスクを自動化し、従業員がより創造的で価値の高い仕事に専念できるようにします。具体的には書類の作成、印刷、押印、郵送/転送などの日々の業務をシステムが自動で処理します。これらは、１つ１つは決して難易度も高くなく、負担も大きくない動作であるかもしれません。しかしながら、チリも積もれば山となります。ちょっとした自動化が積み重なることで、業務全体としては劇的にスピードアップします。
従業員に余裕が生まれることで、従業員にも先を考える余裕が生まれ、経営者にとってより頼りになる活動をしてもらえることが期待されます。
中小企業向け：ワークフローシステム選定のポイント
スマートフォン対応ができていること
経営者がオフィスにいない時でも、スマートフォンやタブレットを使用してリアルタイムで業務をチェックし、必要な承認を行えることは大きなメリットです。例えば、移動中の電車内や空港ラウンジ、さらには海外出張中でも、経営者は企業の業務フローに積極的に参加し続けることができます。
普段使うメッセージアプリと連携している
普段会社で活用しているメッセージアプリと連携しているワークフローシステムを選びましょう。
承認依頼などの通知は、しばしば見落としてしまいがちです。いつものメッセージアプリに通知が届き、内容も確認できる仕組みであれば、確認漏れや処理漏れを防ぐことができます。
自由な帳票設計ができる
A4サイズの書類として帳票出力できるワークフローシステムを選びましょう。
書類によっては、税理士や弁護士に送付する可能性もあり、かんたんに出力できると共有がしやすくなります。
また、中小企業においては、まだまだ業務については発展途上だと思われます。
その際に、WEB画面よりもA４サイズでまとまっていて、きれいなレイアウトで出力されていたほうが判断もしやすく、該当のプロセスに対しての議論がしやすくなります。
かんたんに扱える
中小企業において、専任の情報システム担当がいることは稀です。
そうした環境の中で、プログラミングなどの特別な知識がなければ管理できないシステムでは運用が困難です。
また、デザインが複雑であれば、社内にトレーニングする手間が発生し、やはり実現が難しくなってしまいます。
ワークフローシステムを選ぶときは、可能な限りトレーニングをしなくても直感的に操作できるシステムを選び、また、ITに詳しくない人でも初期設定や運営管理ができるようなシステムを選びましょう。
法令対応を行っている
電子帳簿保存法、インボイス制度などの法令を理解するのは大変ですし、法令対応のために業務設計するのにも多くの負担がつきまといます。ワークフローシステムを使えば、詳細な事項に注意を払うことなく、自然的に関係法令への対応ができるようになってきます。
また、法令は都度制定され、変更されていきますが、企業として機能の追加・修正に対して費用を負担する必要はありません。常に最新の法令へと無償アップデートしてくれるシステムを選びましょう。
適正価格である
初期導入費用や、ランニングコストは期待する効果に見合っているかの検討も必要です。あまりにもコストが膨らむのであれば、専任のスタッフを雇い入れるほうがベネフィットが大きそうです。一見安く見えても、魅力的なオプションを追加していくと高くなってしまうケースもあります。コスト負担のないワークフローシステムを選んでいきたいところです。
まとめ
ワークフローシステムの導入は、多忙な経営者の負担を軽減するだけでなく、企業全体の業務の革新・組織全体のパフォーマンスを高める効果を持ちます。
ただし、ワークフローシステムにも歴史があり、上記のような選定のポイントをクリアしている製品もあれば、対応が不十分な製品もあります。法令対応も含めて、常に機能をアップデートしている最新のワークフローシステムを選定するようにしましょう。
ジュガールワークフローで稟議規程を効率化しよう！
稟議規程に則ったプロセスをスムーズに進めるためには、ジュガールワークフローが最適です。ジュガールワークフローは、稟議の電子化を支援し、効果的な意思決定をサポートします。その主な機能と利点を紹介します。
ジュガールワークフローの主な機能と利点
- 既存の稟議書フォーマットを利用可能： これまで使用していた稟議書フォーマットをそのまま活用でき、新システムへの移行がスムーズです。馴染みのあるフォーマットで、効率よく稟議を進められます。
- 決裁ステータス管理： 決裁番号の自動採番や、決裁後の文書変更を禁止する機能により、透明性と信頼性を確保。監査対応もスムーズになり、内部統制が強化されます。
- リマインドメール： 承認が必要な事項を忘れないようリマインドメールを送信。忙しい承認者も、タイムリーに承認プロセスを進められます。
- スマホアプリ対応： AndroidとiOSに対応したスマホアプリを使えば、どこからでも稟議フローを確認・承認可能。メールアドレス不要で、どこでもアクセスできます。
- LINE WORKS/Teams連携： LINE WORKSやTeamsと連携し、メッセージアプリから直接申請の確認や承認・却下が可能。迅速な意思決定が可能です。
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ジュガールワークフローで得られるメリット
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