ワークフローシステムの導入を検討している企業の中には、「承認者が不在で決裁までに時間がかかる」「現在の社内稟議システムではリモートワークに対応できない」という課題を抱えている担当者も多いでしょう。スマホやタブレットに対応するワークフローシステムを導入すれば、場所や時間を選ばずに申請・承認が可能となり、ハンコを押すために出社する必要もなく、リモートワークの推進に役立ちます。
本記事では、スマホやタブレットでも使えるワークフローシステムのメリットや選び方について詳しく解説します。また、ノーコードで簡単に導入できる「ジュガールワークフロー」についてもご紹介します。オフィス外でも稟議承認を進め、企業の意思決定を迅速化したい担当者はぜひ参考にしてください。
こんな悩みはありませんか？
- 承認者が不在で決裁が遅れる
承認者がオフィスにいないために決裁が遅れることはありませんか？出張中や在宅勤務中に承認が必要な場合、承認者が不在であることが原因で業務が滞ることがあります。
- リモートワークに対応できない
現在のワークフローシステムがリモートワークに対応していないため、オフィスに戻らないと承認業務が進められないという悩みはありませんか？リモートワークが普及する中、場所を選ばずに業務を遂行できるシステムが求められています。
- ハンコを押すためだけに出社する
申請書や承認書にハンコを押すためだけに出社しなければならないという状況は、業務効率を大きく低下させます。デジタル化が進む中、物理的なハンコを使用する業務は見直されるべきです。
- 業務の進捗が見えづらい
現在のワークフローシステムでは、業務の進捗状況が見えづらく、どこで止まっているのか把握するのが難しいという悩みはありませんか？透明性のあるシステムが必要です。
スマホ・タブレットに対応したワークフローシステムのメリット
- 外出先でもスムーズに稟議申請・承認を行える
スマホやタブレットに対応するワークフローシステムは、PC以外のデバイスでも操作が可能です。これにより、外出先でも稟議申請・承認業務をスムーズに行うことができます。「オフィスに戻らないと承認業務が進められない」「承認のために出社しなければならない」といった悩みから解放され、オンラインで一連の業務が完結するため、リモートワークの推進にも効果的です。
- スマホやタブレットに通知が届き、対応漏れを防止できる
スマホやタブレット対応のワークフローシステムなら、デバイス上で通知を受け取ることができます。稟議承認依頼の通知が自動で届くため、その場で対応が可能です。また、期限前アラートなどの機能により、リマインド通知が送られるため、対応漏れを防止できます。
- 企業の意思決定のスピードが早くなる
オンラインで完結するワークフローシステムは、紙の稟議書と比較して意思決定のスピードが格段に速くなります。申請書の作成時には「自動チェック機能」で記入漏れや入力ミスを防ぎ、誤字脱字による差し戻しを減少させます。また、「自動通知機能」で承認依頼や差し戻しを迅速に行うことができます。これにより、稟議決裁までの時間が短縮され、業務効率が向上します。
- リアルタイムでの進捗管理が可能
スマホ対応のワークフローシステムは、リアルタイムでの進捗管理が可能です。申請や承認のステータスがリアルタイムで更新され、どの段階で業務が止まっているかが一目で分かります。これにより、業務のボトルネックを迅速に特定し、適切な対応が取れるようになります。
- コスト削減と環境への配慮
紙の稟議書をデジタル化することで、紙代や印刷コストを削減できます。また、紙の使用を減らすことで環境にも優しい取り組みとなります。スマホ対応のワークフローシステムを導入することで、持続可能な企業運営に貢献できます。
ワークフローシステムの選び方
- 社内規定に沿った稟議承認フローを設定できるか
ワークフローシステムを選ぶ際には、社内規定に沿った稟議承認フローを設定できるかを確認することが重要です。自社の決裁プロセスに合ったシステムを選ぶことで、スムーズな運用が可能となります。どのワークフローシステムの機能一覧を見ても当然ながら承認フローの機能は記載されていますが、汎用的な設定を行うための機能が充実していないために個人ベースでの登録が求められたり、組織の予約登録ができないことで、運用に課題が発生してしまったりするシステムも少なくありません。
- 代理承認機能など、日常シーンに必要な機能が備わっているか
「代理承認」機能があるワークフローシステムを選ぶこともおすすめです。従来のように紙の申請書であれば、承認者が長期不在となってしまった場合でも、他の人が代わりに確認してハンコを押せば稟議決裁を進めることができていました。しかし、ワークフローシステムでは原則、承認フローに設定された人でないと承認ができません。そのため、代理承認機能を搭載し、臨機応変に代わりの人が承認できるシステムがおすすめです。
- 使いやすい操作画面で、簡単に申請書を作成できるか
操作性が良いシステムを選ぶことで、社内での定着がスムーズになります。導入したワークフローシステムの使い勝手が悪いと、なかなか社内に定着しません。特に紙の書類から電子化する場合、スマホやPC操作が不慣れな社員は操作をスムーズにできるようになるまで時間がかかるでしょう。「時間を短縮するために導入したのに、かえって時間がかかってしまう」とならないように、誰にでも簡単に操作できるワークフローシステムを選ぶ必要があります。無料トライアル期間を設けているワークフローシステムも多く、本格導入前にシステム担当者以外の従業員にも操作性を試してもらうのがおすすめです。
- リアルタイム通知機能があるか
ワークフローシステムを導入する際には、リアルタイム通知機能があるかも重要なポイントです。リアルタイム通知機能により、稟議の申請や承認が遅れることなく迅速に行えます。スマホやタブレットに対応しているシステムならば、外出先でも即座に通知を受け取ることができ、対応漏れを防止できます。紙で稟議・申請を行うときは必ず人間が介して承認依頼が行われますが、システム化されたときでもストレスなく通知がされ、確実に承認が回るシステム
- スマホアプリがあるか
スマホアプリがあることで、毎回ID・パスワードを入力しなくてもログインがスムーズに行えます。また、プッシュ通知が届いたり、カメラ機能を活用できたりするなど、利便性が大きく向上します。そして、大きなポイントはスマホでの操作に最適化していることです。ワークフローシステムによっては、PCでの操作を中心に捉えており、スマホでの入力がしづらくなっているので、この点は自社の利用シーンや利用者を想定して、検討ポイントにあげるべき点となります。
- メッセージアプリとの連携機能があるか
ワークフローシステムを毎日使うユーザーは限られてくるために、通知メッセージなどを見逃してしまいがちです。LINE WORKSやteamsなどのメッセージアプリとの連携がされているシステムであれば、ストレスのない運用が可能です。ただし、この連携機能についても、単にメッセージアプリでの通知が届くだけのシステムと、メッセージの中で申請内容を確認したり、承認などのアクションまで行えたりするシステムと別れます。後者のほうが利便性が大きく増しますので、単に連携機能があるかだけではなく、どのような連携をしているかもチェックポイントに加えましょう。
- セキュリティ
スマホやタブレットで利用すると利便性が向上しますが、その分高いセキュリティ管理レベルが求められます。なかなかセキュリティについての説明を理解することは難しいですが、必ず確認ポイントに盛り込み、セキュリティに対してきちんと説明を受けるようにしましょう。
ジュガールワークフローの紹介
ジュガールワークフローとは？
ジュガールワークフローは、ノーコードで簡単に導入できるスマホ対応のワークフローシステムです。システムに詳しくない方でも手軽に使えるよう設計されており、既存の社内の稟議・申請・報告文書類をスムーズに電子化・ペーパーレス化し、企業の業務効率を大幅に向上させることができます。
ジュガールワークフローの特徴
・ノーコードで簡単操作: 専門知識がなくても、ドラッグアンドドロップで簡単にワークフローを作成できます。
・これまでの文書を活用可能：スマホやPC画面で入力すると、自動的に会社が設定した書式でPDF文書が作成され、適切でスムーズな文書作成管理が実現できます。
・スマホアプリ:いつでもどこでも快適な環境で申請・承認が可能です。
・LINE WORKS/teams連携:慣れたメッセージアプリ上で申請内容の確認や承認まで実行できます。
・直観的に操作可能：システムに慣れていない人でも、直観的な操作が可能です。
・リアルタイム通知機能: 申請や承認の通知をリアルタイムで受け取ることができ、対応漏れを防止します。
・柔軟なカスタマイズ: 中小～中堅～大企業まで、自社の業務プロセスに合わせたフロー設定が可能です。
・高度なセキュリティ: データの安全性を確保し、安心して利用できます。
・その他、稟議・申請・報告プロセスをサポートするための豊富な機能を提供しています。
ジュガールワークフローのメリット
・業務効率化: 申請・承認業務をデジタル化することで、大幅な時間短縮が可能です。
・透明性の向上: ワークフローの進捗状況が一目で分かり、業務の透明性が向上します。
・コスト削減: 紙ベースの業務をデジタル化することで、印刷コストや保管コストを削減できます。
・環境への配慮: 紙の使用を減らし、環境にも優しい取り組みが可能です。
導入の流れ
・ヒアリング: 自社の業務プロセスや課題をヒアリングし、最適なソリューションを提案します。
・システム設定: 専門知識がなくても簡単に設定できるガイドラインに従い、システムを設定します。
・トライアル: 無料トライアル期間を活用して、実際の業務でシステムを試用します。
・本格導入: トライアルの結果を基に、本格導入を行います。必要に応じてカスタマイズも可能です。
・サポート: 導入後も、専任のサポートチームがシステムの運用をサポートします。
ジュガールワークフローの導入事例
- ケース1
A社では、従来の紙ベースの稟議システムからスマホ対応のワークフローシステムに移行しました。導入前は、承認者が出張中やリモートワーク中に稟議が滞ることが頻繁に発生していました。新しいシステム導入後は、スマホで稟議の申請・承認が行えるようになり、どこにいても迅速に対応できるようになりました。結果として、意思決定のスピードが向上し、業務効率が大幅に改善されました。導入前に懸念していたことは、ユーザーがストレスなく利用できるかという点でしたが、特別なトレーニングをすることなく、スムーズな導入を進めることができました。
- ケース2
B社は、スマホ対応のワークフローシステムを導入することで、リモートワークの推進に成功しました。同社は、複数の拠点で業務を行っており、従来のシステムでは承認プロセスが複雑で時間がかかっていました。新しいシステムを導入することで、各拠点のスタッフがスマホやタブレットから簡単に稟議を申請・承認できるようになり、全社的な業務効率が向上しました。また、リアルタイム通知機能により、承認の遅れや漏れが大幅に減少しました。
- ケース3
C社では、LINEWORKSを導入済みであり、連携できるワークフローシステムを検討していました。ジュガールワークフローは、LINE WORKS内で申請内容の確認や承認まで実行できるため、承認者は複数のシステムをまたいで承認行為を行う必要がなく、承認プロセスがスムーズになりました。
まとめ：稟議決裁のオンライン化で業務効率を向上させよう
スマホやタブレットに対応したワークフローシステムを導入することで、場所を問わずに業務を進めることができ、企業の意思決定のスピードを向上させることができます。今回紹介したジュガールワークフローは、ノーコードで簡単に導入できるため、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。リアルタイム通知機能や柔軟なカスタマイズ機能を活用して、業務の効率化と透明性の向上を実現しましょう。稟議決裁のオンライン化を進め、企業の業務効率をさらに高めてください。
また、ジュガールワークフローを導入することで、さらに簡単かつ効果的にワークフローシステムを運用することが可能です。導入のサポートも充実しており、初めてワークフローシステムを導入する企業でも安心して利用できます。ぜひ、ジュガールワークフローの利用を検討してみてください。
