「物品購入稟議書の作成方法とコツを完全ガイド！ビジネスでの購入活動を効率化するための重要なツールについてご案内します。Jugaadワークフローでの稟議プロセスのメリットもチェックしてください。」
物品購入稟議書とは何か？
物品購入稟議書は、企業で新たに物品を購入する際に必要とされる内部承認用の文書です。この文書を通じて、購入する物品の詳細、購入理由、予算などを明確に示し、必要な承認を得るために用います。
物品購入稟議書が必要になるタイミング
物品購入稟議書は、特に以下のような場合に必要となります：
- 新しいオフィス機器や備品を導入する際
- 既存の設備を更新またはアップグレードする際
- 特定の部門の作業効率を向上させるために新たなツールや機器が必要なとき
物品購入稟議書に必要な内容
物品購入稟議書には、以下の情報が含まれるべきです：
- 購入理由：その物品を購入する背景や目的
- 商品詳細：購入する物品の名前、数量、単価
- 総コスト：物品購入にかかる総額と内訳
- 提案する購入先：選定した供給業者の情報
- 支払い条件：支払い方法、期日など
物品購入稟議書の書き方と具体例
パソコン購入の場合
件名：新型パソコン購入に関する稟議書
- 購入理由： – 生産性向上と技術更新のための新型パソコン5台購入を提案します。
- 購入予定品目： – 型番：XXPC-2024 – 数量：5台 – 単価：100,000円（税込）
- 総コスト： – 500,000円（税込）
- 提案する購入先： – 株式会社テックサプライ
- 支払い条件：
– 条件：一括払い
– 支払い期日：納品後30日以内
以上、提案の内容をご確認いただき、承認をお願いいたします。
事務用品購入の場合
件名：事務用品一括購入に関する稟議書
- 購入理由： – 事務効率向上を目的とした新しい事務用品の購入を提案します。
- 購入予定品目： – シュレッダー、プリンター各1台 – ノート、ペンセット等小物類一式
- 総コスト：
-シュレッダー: 30,000円
-プリンター: 50,000円
-小物類: 20,000円
-合計: 100,000円（税込） - 提案する購入先：- 株式会社テックサプライ
- 支払い条件：
– 条件：一括払い
-支払い期日：納品後30日以内
以上、提案の内容をご確認いただき、承認をお願いいたします。
稟議書を書くときの注意点
稟議書を書く際には、以下のポイントに注意してください。
明確性：購入理由や詳細を明確にし、必要性が一目でわかるように記述すること。
簡潔性：冗長な説明は避け、必要な情報のみを簡潔にまとめること。
正確性：金額や条件などの詳細を正確に記載し、後で問題が生じないようにすること。
稟議書がスムーズに通るためのコツ
稟議書がスムーズに通過するためには、以下のコツが有効です。
事前のコミュニケーション：提出前に関連する部門や決裁者と話し合い、提案内容について理解と同意を得ること。
添付資料の活用：製品カタログや見積もり書など、提案を補強する資料を添付すること。
承認の促進：稟議書の最後に「承認のお願い」として、簡潔に承認を求める文言を加えること。
まとめ
物品購入稟議書は、企業での購入活動をスムーズかつ効果的に行うための重要なツールです。上記のガイドラインに従って稟議書を作成し、必要な承認を得ることができれば、企業の資源を最適に活用し、業務の効率化を図ることが可能です。
Jugaadワークフローで物品購入稟議を行う上でのメリット
経費精算との連動
事前に稟議を行った後、実際に物品を購入した請求書の支払依頼や領収書の経費精算の申請を紐づけることができ、本来稟議が必要な物品購入に対して、稟議が正しく行われているかをかんたんにチェックできます。
自動で承認分岐
多くの会社では、購入金額や購入物品に応じて承認経路が分かれますが、Jugaadワークフローでは事前に設定した承認経路に沿って自動で書類が回覧されますので、申請者が意識しなくとも、規定通りの承認が行われていきます。
スムーズなコミュニケーション
TeamsやLINE WORKSなど、いつものメッセージアプリと連携しており、稟議の前後のコミュニケーションがスムーズです。
ジュガールワークフローを導入することで、稟議と決裁のプロセスを大幅に効率化し、組織全体の生産性向上を実現できます。ぜひこの機会に、ジュガールワークフローの無料トライアルをお試しください。詳細な資料請求やオンライン相談も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。
