契約書申請のよくある悩みとその原因
契約書の申請って、なんだかんだで手間がかかりますよね。たとえば、申請フォームに何度も同じ情報を入力したり、担当部署や承認者が誰かわからず、確認に時間がかかったり。急いで提出したいときほど、ちょっとした入力ミスや記入漏れが発生して、差し戻されてしまう…なんて経験、誰しも一度はあるのではないでしょうか。
実は、こうした悩みの多くは「情報の手入力」「ルールの属人化」「申請フローの不透明さ」から生まれています。毎回ゼロから入力しているとミスもしやすいし、確認や修正に余計な時間がかかってしまうんです。また、社内のルールが明文化されていなかったり、共有がうまくいっていないと、誰に申請すればよいのかもあやふやになります。その結果、承認が止まってしまったり、関係者が抜けてしまうことも。
こうした課題を放置しておくと、ただでさえ忙しい業務の中で、契約書の申請が「面倒な作業」になってしまいがち。でも実は、ちょっとした工夫や仕組みを取り入れるだけで、この煩雑さはグッと軽減できます。
そこで、本記事ではそのカギとなる「汎用マスタ」の活用について、詳しく紹介していきます。契約書申請をもっとスムーズにするヒントが、きっと見つかるはずです。
「汎用マスタ」で変わる！契約書申請の新しいカタチ
ここでは、契約書申請を簡略化するための鍵となる「汎用マスタ」について、その基本的な機能やメリット、活用方法を具体的に紹介します。
汎用マスタとは？機能と仕組みの基本
「汎用マスタ」とは、契約書の申請などで頻繁に使われる情報を、あらかじめ一覧として登録しておける仕組みのことです。たとえば、取引先の会社名や住所、担当者名などをマスタ化しておくことで、毎回手入力することなく、申請時に選択するだけで反映できます。
この仕組みがあると、入力ミスを防げるのはもちろん、確認や修正にかかる時間もぐっと減ります。さらに、マスタに登録された情報は全社共通なので、誰が使っても同じフォーマット・同じ内容で申請ができる点も大きなポイントです。
契約書は特に正確性が求められる書類。だからこそ、こうした仕組みを使って「入力ではなく選ぶ」ことができる環境を整えるのは、簡略化の第一歩になります。
汎用マスタについては以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
契約先・担当者・部署情報をマスタ化するメリット
契約書申請でよくあるのが、「あの会社の正式名称ってこれでよかったっけ？」「担当部署は営業二課？営業課？」といった、地味だけど意外と時間がかかる確認作業です。こうした情報もすべてマスタ化しておけば、選ぶだけで正確な申請が可能になります。
たとえば、契約先が10社、担当部署が5つ、申請パターンが複数あるような会社でも、あらかじめマスタ登録しておけば、誰が申請しても同じ情報をベースに入力できます。これにより、情報のばらつきや記載ミスがなくなり、承認者の確認負担も軽減されます。
さらに、マスタ情報の更新は一元管理されているため、新しい契約先を追加したり、担当者が異動した際の情報更新もスムーズです。申請する現場の人が都度情報を探す必要がないので、業務の効率が大きく変わります。
選択式入力の活用で誰でも正確な申請ができる理由
汎用マスタの最大の強みは、「入力しなくても申請できる」という点です。申請フォームにおいて、自由入力欄ではなく、プルダウンや候補選択形式にすることで、誰でも迷わず、かつ正確に入力できるようになります。
たとえば、申請フォームで「契約先会社名」を選んだら、自動的に「担当部署」や「担当者名」が入力される仕組みも設定可能です。こうした連動により、申請者が間違った組み合わせで入力することを防ぎます。特に、申請に不慣れな社員や新入社員でも、選択式であればガイドなしで正しい申請ができるため、教育コストも下げられますし、業務の属人化も防げます。
情報の入力を「選ぶ」スタイルに変えるだけで、申請はグッと簡単になります。ジュガールのようなシステムでこの仕組みを取り入れることで、契約書申請のストレスや手間が大幅に削減されるのです。
ジュガールならではの機能で申請の手間を徹底削減
契約書の申請業務を簡略化するうえで、「どんな機能があるか」はとても重要です。ただ便利なだけでなく、実際の業務にフィットしていて、現場のストレスを減らしてくれるものが必要ですよね。ここでは、ジュガールに搭載されている、申請の手間をぐっと減らす便利な機能をご紹介します。
直感的に使える入力パーツと制限機能
まず注目したいのが、申請フォームの入力サポート機能です。ジュガールでは、日付入力はカレンダー形式、数値は桁区切り、選択項目はプルダウンなど、入力の種類に応じた最適なパーツが用意されています。これによって入力ミスが減り、作業スピードもアップします。
さらに、入力制限も細かく設定できるので、「ここは必須」「この欄は数値のみ」といったルールを最初から組み込めます。つまり、申請者が迷ったり、後から修正されるリスクをぐっと減らせるんです。
項目の説明や記入見本で迷わず入力
「この欄には何を入れればいいの？」という疑問、よくありますよね。ジュガールでは、各項目に対して説明文を表示したり、記入例を設定することができます。これによって、初めて申請する人でも安心して入力できますし、確認作業もスムーズになります。
また、画面上にヘルプボタンを設けることもできるので、困ったときにはすぐに解説を見ることができます。申請に慣れていない人にもやさしい設計です。
保存・再利用機能で作業を効率化
ジュガールでは、「下書き保存」や「自動保存」の機能も充実しています。途中で作業を中断しても、入力内容が消えてしまう心配はありません。自動保存なら数十秒ごとにデータが残るので、うっかり閉じてしまっても安心です。
さらに、一度作成した申請書を「コピー」して再利用することもできます。内容が似ている申請が多い部署では、これがあるだけで大きな時短につながります。
スマホでどこでも申請・承認
もう一つの強みは、ジュガール専用のスマホアプリが用意されていることです。スマホでも操作がしやすいように設計されているので、通勤中や外出先でも申請・承認が可能です。これによって「承認が滞る」という事態を防ぎやすくなります。
また、LINE WORKSやMicrosoft Teamsなどのチャットツールとも連携できるので、通知を見てそのまま承認作業に入ることもできます。普段の業務の延長で、申請業務をさっと片づけられるのは、大きな利点です。
契約書申請の簡略化がもたらす社内への好影響
契約書の申請業務は、会社にとって欠かせない手続きですが、「面倒くさい」「時間がかかる」と感じる人も多いのが現実です。でも、申請の流れをシンプルにすることで、実はその効果は思った以上に広がっていきます。ここでは、契約書申請を簡略化することで社内にもたらされる、さまざまなうれしい変化をご紹介します。
申請者の負担が軽くなり、業務に集中できる
まず、申請する側にとって一番大きいのは「申請作業にかかる時間とストレスが減ること」です。必要な情報を手入力する代わりに、マスタから選択するだけで済んだり、記入見本が用意されていたりすると、「あれ？これで合ってたかな…」と不安になることが減ります。
入力ミスや差し戻しが減ることで、何度も修正する手間もなくなり、本来やるべき業務に集中できるようになります。書類作成に時間を取られて残業…という状況も、少しずつ解消されていくでしょう。
承認者の確認作業もスムーズに
申請が簡略化されると、承認者にも良い影響があります。まず、書類のフォーマットが統一されていることで、確認に時間がかからなくなります。「どこを見ればいいのか」「情報に漏れはないか」といった点を、毎回チェックする必要がないため、承認のスピードが上がります。
ジュガールのようなシステムでは、承認依頼がスマホにも届きます。空いた時間にさっと確認できるので、「承認が止まってしまっている」という状況も減らせます。
情報の一元化で管理部門もラクに
申請情報がバラバラのフォーマットで提出されると、管理部門にとっては大きな負担になります。でも、申請の入力が統一され、汎用マスタで正しい情報が使われていれば、確認や集計、ファイリングの手間も大幅に減ります。
たとえば、契約先の正式名称がいつも微妙に違う、住所が抜けている、部署名の書き方がバラバラ…といった小さなズレが積み重なると、情報の整理だけでかなりの時間がかかります。こうした点が改善されるだけでも、社内の「事務作業疲れ」はずいぶん解消されるはずです。
社内全体のコミュニケーションが円滑になる
契約書申請の流れが明確で、入力ルールも統一されていると、「この書類、どう進めればいい？」「誰に回せばいい？」といった無駄な確認が減ります。申請者と承認者、管理者の間で共通の認識が持てるようになり、コミュニケーションもスムーズになります。
小さな混乱が減ることで、社内全体の業務フローも整理され、結果的に他の業務にも良い影響が波及していきます。
【導入事例】契約書申請を簡略化した企業の変化
どんなに便利なシステムや仕組みでも、実際に使っている企業の声を聞かないと、なかなかイメージが湧きにくいものですよね。ここでは、ジュガールのワークフローを導入して「契約書申請の簡略化」に成功した3社の事例をご紹介します。業種や規模が異なる企業でも、共通して申請の手間に悩んでいた点が、どう変化したのかを見てみましょう。
小売業A社：紙申請からの脱却で業務時間を40％削減
A社は、複数の店舗を展開する小売業の企業です。これまでは契約書の申請を紙で行っており、店舗から本部に書類を送る手間や、押印・回覧にかかる日数が大きな課題でした。中には、承認に1週間以上かかるケースもあり、対応が後手に回ることも。
ジュガールを導入してからは、スマホやPCから直接申請・承認ができるようになり、紙のやり取りはゼロに。契約書のテンプレートもシステム内で統一され、店舗ごとのバラつきがなくなりました。結果として、申請から承認までの平均時間は半分以下になり、業務全体の時間も40％削減されたそうです。
飲食業B社：ミスの削減で法務チェックがスムーズに
B社は、チェーン展開する飲食企業。契約先との取引開始にあたっての契約書作成・申請に、現場ごとの手入力によるミスが多く、最終チェックに時間がかかるのが悩みでした。
そこでジュガールの汎用マスタを活用し、よく使う契約先や部署情報を登録。選択式入力に変えたことで、申請内容の正確性が格段にアップしました。記入漏れや表記のゆれがなくなったことで、法務部門のチェックがスムーズに進むようになり、「確認作業が楽になった」と現場からも喜ばれているそうです。
建設業C社：件数が多くても処理が滞らない仕組みへ
C社は、複数の協力会社との契約業務が頻繁に発生する建設業の会社です。現場からの契約書申請が日々多数届くため、入力作業や承認フローの設定が煩雑になりがちでした。
ジュガール導入後は、申請内容に応じた承認ルートをあらかじめ設定できるようになり、「どの書類を誰に回すか」の判断が不要になりました。さらに、過去の申請をコピーして再利用できる機能が業務にマッチし、大量の申請もスムーズに処理できるようになりました。
どの企業にも共通していたのは、「申請にかかる時間や手間をなんとかしたい」という課題。そして、ジュガールの導入によって「入力ミスの防止」「作業時間の短縮」「業務の標準化」といった効果が表れていました。
契約書の申請は、業種に関係なく発生する大事な業務です。そのやり方を少し見直すだけで、業務全体の流れが驚くほどスムーズになるかもしれません。
ジュガールで汎用マスタを活用した申請フローを構築する方法
「ジュガールって便利そうだけど、導入って大変なのでは？」と思う方もいるかもしれません。でもご安心ください。ジュガールは、現場の人が自分たちで使いこなせるように設計されており、初期設定も分かりやすく、導入後の運用もラクに続けられる仕組みが整っています。
ここでは、実際に汎用マスタを活用して契約書申請の流れをつくるまでのステップをご紹介します。
初期設定の手順とサポート内容
まずは「どんな契約書申請があるか」「誰が申請し、誰が承認するか」といった現状の業務を整理するところからスタートします。そのうえで、ジュガールの管理画面から、申請フォームや承認フローの設定を行います。
この時点で「難しそう」と感じる方もいるかもしれませんが、操作はドラッグ＆ドロップで項目を並べたり、ボタン操作で条件分岐を設定したりするだけ。専門的なIT知識は一切不要です。
しかも、導入初期には専用サポートも受けられるため、つまずくことなく構築を進められます。希望すればオンライン相談や操作ガイドも用意されており、自社の業務に合った形でスタートが切れるのも安心ポイントです。
承認フローの構成方法（役職・部署連動）
ジュガールでは、申請フローを「人」ではなく「役職」や「部署」と紐づけて設計することができます。たとえば、「契約金額が100万円以上の場合は部長、それ未満は課長が承認」というような設定も簡単に行えます。
この仕組みを使うと、人事異動があっても承認ルートを変更する必要がありません。部署に紐づいた設定になっているため、新しい人がその役職に就くだけで、自然と承認者が入れ替わるのです。
また、「営業部→法務部→経営企画部」というように、複数部署をまたぐフローも設定できるので、契約書に必要なプロセスをしっかり網羅しながら、業務を滞らせない設計ができます。
外部システムとの連携と活用例
ジュガールは、社内外のさまざまなツールとも連携できるのが特徴です。たとえば、LINE WORKSやMicrosoft Teamsと連携すれば、申請が届いた際にチャット通知が入り、そのまま承認作業を行うことも可能です。
さらに、基幹システムやファイル管理システムと連携すれば、契約書が承認されたあとにPDFとして自動保存されたり、データを別システムに受け渡したりすることもできます。
このように「申請→承認→保管」までを一貫して自動化することで、契約書業務全体の効率がぐんと上がります。
契約書申請の簡略化で実現する業務の未来
契約書の申請が簡単になることで得られるメリットは、ただ「ラクになる」「早くなる」といった目先の改善だけではありません。実は、申請のしくみを見直すことで、社内全体の働き方や意識が大きく変わっていくきっかけにもなるんです。
ここでは、申請の簡略化がどのように業務の未来につながるのか、大きく3つの視点から見ていきましょう。
DX推進・ペーパーレスへの第一歩
最近よく耳にするDX（デジタルトランスフォーメーション）。でも「うちはまだ紙の申請が多くて…」という企業も少なくありません。実際、契約書は法的な文書でもあるため、紙文化が根強く残っている分野でもあります。
でも、ジュガールのようなクラウド型ワークフローを活用すれば、契約書申請の電子化はすぐに始められます。たとえば、承認の履歴がすべて自動で記録されたり、電子印影での決裁が可能になったりと、紙でのやり取りと変わらない信頼性を保ちながら、効率的な運用が実現できます。
このように、契約書業務のDX化を進めることは、ペーパーレス化の第一歩であり、ひいては全社的な業務改善へのきっかけにもなるのです。
DXについてはこちらの記事をご覧ください。
働き方改革への貢献
申請業務がシンプルになると、当然ながら時間に余裕が生まれます。「なんとなく残業になっていたけれど、実は契約書の準備や修正に時間を取られていた」という人も多いのではないでしょうか。
入力ミスの防止、申請ルートの明確化、スマホからの承認対応など、少しの改善が積み重なることで、業務のスピードと質が自然と向上していきます。これによって、社員一人ひとりが本来注力すべき業務に集中できるようになり、無理のない働き方が実現しやすくなります。
申請業務の効率化は、単なる事務作業の省力化ではなく、働き方そのものを見直すきっかけになるのです。
属人化の解消とナレッジの共有
もうひとつ大きな効果が、「誰でもできる仕組み」が社内に浸透することです。たとえば、契約書の申請ルールや書き方が担当者しか分からない状態だと、その人が不在のときに業務が止まってしまうことがありますよね。
でも、ジュガールのようにテンプレートや汎用マスタを活用すれば、申請フォームそのものがガイドになります。「何を書けばいいのか」「どんな情報が必要か」がシステム内に組み込まれているため、経験が浅い人でもスムーズに業務を進められます。
結果として、特定の人に依存しない仕組みができ、社内のナレッジが自然と共有されていきます。これは、組織としての強さにもつながるポイントです。
契約書申請の簡略化は、小さな業務改善のように見えて、実は会社全体の働き方や組織づくりにまで広がる可能性を秘めています。
「業務の効率化＝全体の底上げ」その第一歩を、ジュガールと一緒に踏み出してみませんか？
よくある質問
ここでは、契約書申請の簡略化を目指してジュガールの導入を検討している方から寄せられる、よくあるご質問にお答えします。
Q1. 汎用マスタの管理は誰が行いますか？
A. 基本的には管理部門（総務・法務・情報システムなど）が担当します。ただし、更新はとても簡単で、マスタの追加・修正・非表示も画面上で直感的に操作できます。必要に応じて部署ごとに管理者を設けることも可能です。
Q2. 契約書のフォーマットも統一できますか？
A. できます。ジュガールでは、申請書ごとにテンプレートを作成し、書式や出力レイアウトも自由に設定できます。これにより、社内ルールに沿った形で提出物を統一することが可能になります。
Q3. 社外の承認者にも対応できますか？
A. 対応可能です。社外の承認者や関係者にも通知を送る機能や、必要な閲覧権限を限定して設定することができます。外部とのやり取りがある契約書でも安心して使えます。
Q4. Excelの情報を取り込めますか？
A. 可能です。既にお持ちの取引先情報などをExcelで管理している場合、そのデータを取り込んで汎用マスタとして活用できます。初期設定の時短にもつながります。
ジュガールは、「現場でも使いやすい」ことを重視してつくられているため、こうした不安にもきちんと対応できる設計になっています。導入前の相談や無料トライアルもあるので、気軽に試してみてください。（その他の質問はこちらから→よくある質問）
まとめ
契約書の申請業務は、細かいルールや確認事項が多く、どうしても時間と手間がかかりがちです。でも、今回ご紹介してきたように、「汎用マスタ」や「選択式入力」などの仕組みをうまく活用すれば、申請作業はもっと簡単で、もっとスムーズにできるようになります。
特にジュガールは、申請者・承認者・管理者それぞれの立場に寄り添った設計になっており、現場のリアルな困りごとをしっかり解決してくれます。面倒な入力作業の削減、承認のスピードアップ、申請ミスの防止といった効果が、実際の業務の中で確実に実感できるはずです。
「契約書申請を簡略化したいけれど、どこから手をつけたらいいか分からない」という方こそ、まずは小さなところから変えてみませんか？テンプレートを整える、マスタを作ってみる、といった一歩が、働き方や社内文化にまで良い変化をもたらしてくれるはずです。
ジュガールを活用して、契約書申請を負担のかかる業務からスマートな日常業務へと変えていきましょう。あなたの職場でも、きっとその変化は始められます。
