承認フローとは?

業務のシーンに合わせた柔軟なアクションが可能であること

紙ベースで書類を運用する際には、自由で柔軟な運用が可能です。例えば、通常のフロー以外の人からも承認を得たい場合には、簡単に説明してから欄外などにハンコをもらうことができます。また、課長が急にお休みになったものの、緊急で進行が必要な案件には、部長に一時的に承認を得て進行させることもできます。

システム化により、通常の承認フローが自動化されるのは当然ですが、上記のようなケースにも柔軟に対応できることが求められます。そうでなければ、「システムは融通が利かない」と感じられ、避けられてしまうかもしれません。ジュガールでは、このような業務のシーンに沿った機能を開発し、指名承認や引上承認などの機能を提供しています。

承認者に対する機能の充実

業務を考慮すると、「申請」よりも「承認」の方が、圧倒的に責任が重く、また一人当たりの業務量も大きいです。しかし、多くのワークフローシステムでは申請書の作成・データ入力のサポートが優先され、承認者の業務サポートが十分でないことが少なくありません。

例えば、一括承認という便利な機能があります。ジュガールでもこれを実装しています。これは、複数の申請を一覧からまとめて承認する機能です。しかし、その一方で、内容を十分に確認できないというデメリットがあり、欠点を改善できないままであるシステムも少なくありません。ジュガールでは、一覧表示する情報を申請書に合わせて変更し、「十分な情報を確認した上で一括承認する」機能を開発しています。

また、今後の目玉機能として「帳票ビュー承認」機能を挙げます。その名の通り、この機能は、WEB画面ベースではなく、従来どおりの申請書・稟議書の様式で承認作業を行うことができます。帳票の形式は、業務の歴史的継続性を担保するだけでなく、見やすさ・理解のしやすさ・判断のしやすさという観点からも重要な要素です。ジュガールでは、まさに紙レベルの扱いやすさで承認できる機能を提供し、承認業務をしっかりとサポートしていきます。

改善を止めないこと

最後に、ジュガールは常に改善を追求しています。

第一に、ITの技術は日々進化しており、新たな技術を取り入れることで業務サポートをさらに強化する可能性があります。私たちは常にその可能性を探求しています。

第二に、法令の要求に対応することです。法令によって、企業が従業員や取引先などの関係者から新たに特定の情報を取得する必要が生じることがあります。ジュガールでは、関連法令に目を向けて、クライアント企業が法令対応をスムーズに行える機能を常に準備していきたいと考えています。

最後に、お客様からの要望に対応することです。私たちが想像する以上に、様々な業務パターンやケースが存在します。ユーザー企業様からは、新機能の要望をたくさんいただいており、私たちはスピード感をもってお応えしていくことを目指しています。

承認フローだけでなく、ジュガールの機能全般に対して、上記のポイントに沿って改善を止めません。

最後に

ジュガールは、日本の企業の稟議・申請・報告等の業務の効率化・自動化を目指すワークフローシステムです。お客様とともに成長するシステムとしていきたいと考えています。ぜひ、導入をご検討いただけますと幸いです。