文書の保存・廃棄

保存・廃棄を自動管理

契約書・稟議書・勤怠記録など、法定で保存が義務づけられた文書は年々増加。
紙でのファイリングやシュレッダー処理に、手間と不安を感じていませんか?
ジュガールなら、文書ごとに保存期間を設定し、満了後は廃棄候補として自動で抽出。
保存期間中のうっかり削除や不正な改ざんも防ぎ、内部統制・監査・法令対応に強い文書管理を実現します。

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文書保存について、 こんな不満や不安はありませんか?

紙業務の負担増

印刷やファイリングに手間とコストがかかり、現場の負担になっている。

編集削除の不安

保存期間中でも編集・削除が可能で、改ざんや法令違反のリスクがある。 

書類検索が難航

監査対応時など、必要な書類がすぐ見つからず、対応が遅れてしまう。

その課題、ジュガールが解決します
「文書保存期間/廃棄」の特徴

削除ミス・違反を防ぐ

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保存期間中の文書はシステムで一括管理。うっかり削除や誤操作を防ぎ、法令違反のリスクを減らし安心運用いただけます。

決裁済み文書はロック

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承認・決裁後の文書は自動でロックされます。改ざんや誤削除を防ぎ、安心して保管できます。

保存期限切れを自動で検知

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保存期限の管理から廃棄履歴の記録までシステムで対応。削除忘れや履歴管理の不備を防ぎ、監査対応もスムーズです。

文書の保存期間設定/廃棄の機能をご紹介

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申請フォームごとに
保存期間を設定

文書の種類や社内ルールに応じて、保存期間をフォーム単位で設定可能。管理者であっても保存期間中の文書を変更・削除できないため、安全性と信頼性の高い運用が実現します。

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保存期間満了後の文書を
自動で一覧化

保存期間を過ぎた文書は、自動で「廃棄対象文書一覧」に移動。廃棄するか、引き続き保存するかを一覧画面から選択できます。特定の理由で保管が必要な文書は、永久保存の設定も可能です。

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廃棄の承認も自動化
2名チェックで安心運用

廃棄対象文書には、管理者のチェックを必須化。責任者が2名設定されている場合は、依頼と承認が自動通知され、ダブルチェックで安全性を確保。廃棄処理をルール化し、確実な運用を実現します。

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廃棄記録を自動で保存
ログ管理も万全

廃棄完了時に、文書名・日時・担当者・方法などを含む記録を自動でPDF化。電子署名付きで安全に保管され、監査や内部統制の証跡としても安心です。

ジュガールワークフロー
機能一覧

通達 にまつわる機能

Group

規程開示

規程やマニュアルなどを社員に開示する

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お知らせ

通達や業務連絡を配信する

申請 にまつわる機能

Vector (5)

入力フォーム

フォーマットを作る
文書を作成する

Vector (2)

提出依頼

提出を呼びかけ
提出の依頼を自動化

承認 にまつわる機能

Vector (2)

承認フロー

承認のプロセスを
自動化する

Vector (3)

承認サポート

判断を確実に行う
判断を効率化する

保管 にまつわる機能

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一覧画面/検索

文書整理を自動化
必要な文書を探す

Vector (4)

レポート/出力

データを集計し
レポートや出力

保存 にまつわる機能

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保存期間設定

文書を確実に保存

Vector (4)

操作ログ

閲覧・編集の
履歴を確認

内部統制 にまつわる機能

Vector (3)

組織/役職管理

役職に紐づけて
業務と権限を管理

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ユーザー管理

事前登録や
一括更新が可能

Vector (5)

権限管理

ユーザーの
操作権限を制御

material symbols light security

セキュリティ

クラウドでも
企業レベルの安心

いつでも業務を実行 にまつわる機能

アプリ

スマホアプリ

通知を受け取る
申請・承認できる

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承認が可能

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承認できる

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料金

より多くのお客様にご利用いただけるよう、業界トップクラスの低価格と
明瞭でシンプルな料金プランをご用意いたしました。

初期費用
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月額

1 ユーザー

300    (税別)
※上記金額はすべて税抜表示です。別途消費税が加算されます。
※12ヵ月分まとめて支払いの場合はお得、月々275円 (税抜)になります。
※20名以下の場合は、年間契約をお願いしております。