保存・廃棄を自動管理
契約書・稟議書・勤怠記録など、法定で保存が義務づけられた文書は年々増加。紙でのファイリングやシュレッダー処理に、手間と不安を感じていませんか？
ジュガールなら、文書ごとに保存期間を設定し、満了後は廃棄候補として自動で抽出。
保存期間中のうっかり削除や不正な改ざんも防ぎ、内部統制・監査・法令対応に強い文書管理を実現します。
ジュガールワークフローの保管、廃棄の自動管理とは
文書保存について、 こんな不満や不安はありませんか
多くの現場で見られる“申請情報の乱れ”。その背景には共通の課題があります。
紙業務の負担増
印刷やファイリングに手間とコストがかかり、現場の負担になっている。
編集削除の不安
保存期間中でも編集・削除が可能で、改ざんや法令違反のリスクがある。
書類検索が難航
監査対応時など、必要な書類がすぐ見つからず、対応が遅れてしまう。
その課題、ジュガールが解決します
文書の保存期間設定/廃棄の機能をご紹介
申請フォームごとの保存期間を設定し、満了後に通知も
申請フォームごとに
保存期間を設定
文書の種類や社内ルールに応じて、保存期間をフォーム単位で設定可能。管理者であっても保存期間中の文書を変更・削除できないため、安全性と信頼性の高い運用が実現します。
保存期間満了後の文書を
自動で一覧化
保存期間を過ぎた文書は、自動で「廃棄対象文書一覧」に移動。廃棄するか、引き続き保存するかを一覧画面から選択できます。特定の理由で保管が必要な文書は、永久保存の設定も可能です。
廃棄記録を自動で保存
ログ管理も万全
廃棄完了時に、文書名・日時・担当者・方法などを含む記録を自動でPDF化。電子署名付きで安全に保管され、監査や内部統制の証跡としても安心です。
廃棄の承認も自動化
2名チェックで安心運用
廃棄対象文書には、管理者のチェックを必須化。責任者が2名設定されている場合は、依頼と承認が自動通知され、ダブルチェックで安全性を確保。廃棄処理をルール化し、確実な運用を実現します。
ユーザー単位で、シンプル形態
料金
より多くのお客様にご利用いただけるよう、業界トップクラスの低価格と
明瞭でシンプルな料金プランをご用意いたしました。
初期費用
0 円
＋