契約書・稟議書・勤怠記録など、法定で保存が義務づけられた文書は年々増加。紙でのファイリングやシュレッダー処理に、手間と不安を感じていませんか?ジュガールなら、文書ごとに保存期間を設定し、満了後は廃棄候補として自動で抽出。保存期間中のうっかり削除や不正な改ざんも防ぎ、内部統制・監査・法令対応に強い文書管理を実現します。
印刷やファイリングに手間とコストがかかり、現場の負担になっている。
保存期間中でも編集・削除が可能で、改ざんや法令違反のリスクがある。
監査対応時など、必要な書類がすぐ見つからず、対応が遅れてしまう。
保存期間中の文書はシステムで一括管理。うっかり削除や誤操作を防ぎ、法令違反のリスクを減らし安心運用いただけます。
承認・決裁後の文書は自動でロックされます。改ざんや誤削除を防ぎ、安心して保管できます。
保存期限の管理から廃棄履歴の記録までシステムで対応。削除忘れや履歴管理の不備を防ぎ、監査対応もスムーズです。
文書の種類や社内ルールに応じて、保存期間をフォーム単位で設定可能。管理者であっても保存期間中の文書を変更・削除できないため、安全性と信頼性の高い運用が実現します。
保存期間を過ぎた文書は、自動で「廃棄対象文書一覧」に移動。廃棄するか、引き続き保存するかを一覧画面から選択できます。特定の理由で保管が必要な文書は、永久保存の設定も可能です。
廃棄対象文書には、管理者のチェックを必須化。責任者が2名設定されている場合は、依頼と承認が自動通知され、ダブルチェックで安全性を確保。廃棄処理をルール化し、確実な運用を実現します。
廃棄完了時に、文書名・日時・担当者・方法などを含む記録を自動でPDF化。電子署名付きで安全に保管され、監査や内部統制の証跡としても安心です。
通達 にまつわる機能
規程やマニュアルなどを社員に開示する
通達や業務連絡を配信する
申請 にまつわる機能
フォーマットを作る文書を作成する
提出を呼びかけ提出の依頼を自動化
承認 にまつわる機能
承認のプロセスを自動化する
判断を確実に行う判断を効率化する
保管 にまつわる機能
文書整理を自動化必要な文書を探す
データを集計しレポートや出力
保存 にまつわる機能
文書を確実に保存
閲覧・編集の履歴を確認
内部統制 にまつわる機能
役職に紐づけて業務と権限を管理
事前登録や一括更新が可能
ユーザーの操作権限を制御
クラウドでも企業レベルの安心
いつでも業務を実行 にまつわる機能
通知を受け取る申請・承認できる
通知を受け取る承認が可能
通知を受け取る承認できる
通知を受け取る
デジタル文書に署名サインする