有給申請書とは？最適なテンプレートもご紹介
有給休暇申請書とは?
有給休暇を取得するため、従業員が企業に申請を行う申請書です。
有給休暇とは、企業や組織に勤める労働者が、給与を支払われながら休暇を取ることができる制度のことです。一般的には、1年間の労働時間に対して一定の日数が与えられ、その期間中に労働者が希望するタイミングで利用することができます。
有給休暇を取得することで、労働者は疲れやストレスから解放され、体調を回復させることができます。また、有給休暇を取得することで、家族や友人との時間を過ごしたり、趣味や旅行などに時間を費やすことができます。
労働法によって、企業や組織は労働者に対して一定の有給休暇日数を与えなければならないと定められています。
有給休暇は、労働者の生産性とモチベーションを高めるために重要な役割を果たします。以下に、その重要性について詳しく説明します。
有給休暇とは？
有給休暇の基本的なルール
有給休暇は、正式には「年次有給休暇」といい、労働者が会社を休んでも給与が支払われる休暇日のことを指します。これは、労働者が心身の疲労を回復し、ゆとりのある生活を送るために法律で認められている休暇です。
有給休暇は、以下の条件を満たした場合に自動的に発生します（労働基準法第39条第1項）
- 雇入れの日から6か月継続勤務したこと。
- 全労働日の8割以上出勤したこと。
これらの条件を満たした場合、6か月間継続勤務した翌日に10日間の有給休暇が付与されます。
その他のルールと就業規則
その他、以下のようなルールがあります。
- 1年半以上継続勤務した場合、1日加算され11日の有給休暇が付与されます。以降、2年半継続勤務で12日、3年半継続勤務で14日と、1年ごとに2日ずつ増加し、最大で20日間まで付与されます（労働基準法第39条第2項）。
- 有給休暇は1年度内に取得し切れなかった場合、次年度まで繰越しが可能ですが、2年で消滅します（労働基準法第115条）。
- 有給休暇は法律で認められた権利であり、「会社に有給休暇の制度がない」という理由で取得を拒否することはできません。
一方、会社によっては、就業規則で有給休暇について独自のルールを定めている場合があり、雇入れの日から有給休暇が与えられたり、雇入れから6か月未満の時期に有給休暇を取得できたりするケースもあります。自身の会社の有給休暇のルールについては、就業規則を確認しましょう。
有給休暇の重要性について
| 心身の健康の維持・回復 | 有給休暇を取得することで、ストレスや疲れを解消し、心身の健康を維持・回復することができます。また、疾患やケガの治療に必要な時間を確保できるため、病気の悪化を防止し、早期治療につながることが期待できます。 |
|---|---|
| ワークライフバランスの実現 | 労働者が有給休暇を取得することで、プライベートの時間を確保し、ワークライフバランスを実現することができます。これにより、ストレスや過労の軽減、家庭環境の改善などが期待できます。 |
| 労働環境の改善 | 労働者が取得した有給休暇を、勤務計画に反映させ、管理者は、目が行き届かない従業員の労働時間やスケジュールを確認し、業務の調整につながることが可能になります。 |
| 労働者のモチベーションの向上 | 有給休暇を取得することで、労働者は仕事に対するモチベーションが高まり、生産性が上がり、安心して働くことができるようになります。 |
| 法的保護の確保 | 労働者には、有給休暇を取得する権利が法的に保障されています。労働者が有給休暇を取得することで、有給休暇申請のルールや申請書をしっかりと整備することで、労働者の権利の保護にもつながります。 |
有給休暇申請は何日前までにするべき？
事前が基本。やむを得ない事情は事後の場合も。
有給休暇を取得する場合、申請できる期限が設けられています。これは、法令で定められているものではなく、会社ごとの就業規則によって定められています。したがって、業種や事業内容によって、２日前～１週間前までに申請する規則があります。場合によっては、２週間前などのような場合もあります。
多くの場合、就業規則では有給休暇申請は事前に行っておくよう定められています。ただし、病気や災害などのやむを得ない事情の場合、事後申請を認めている会社も多くあります。慣例的に事後申請を認めている事例があれば認められる可能性もあります。遊びや寝坊などの事情では、基本的に有給休暇の事後申請を認めてもらえません。
有給申請を出すタイミングのポイント
会社の就業規則を確認
まずは、自社の就業規則を確認し、有給申請の提出期限や手続きを確認しましょう。会社によって規定が異なるため、事前に確認しておくことでトラブルを避けることができます。
上司と相談する
有給申請を出す前に、事前に上司と相談しておくことが重要です。上司に相談することで、業務への影響を最小限に抑えながら休暇を取得することができます。また、上司とのコミュニケーションを通じて、申請が承認されやすくなる場合もあります。
チームの状況を考慮
自分の休暇がチームやプロジェクトにどのような影響を与えるかを考慮しましょう。特に、重要なプロジェクトやチーム全体の業務スケジュールを把握し、他のメンバーに負担をかけないように配慮することが大切です。
繁忙期を避ける
可能であれば、会社の繁忙期を避けて有給を取得することが望ましいです。繁忙期に休暇を取ると、業務が滞る可能性が高くなり、申請が承認されにくくなることがあります。
計画的な有給取得
有給休暇は計画的に取得することが重要です。年間を通じて計画的に休暇を取ることで、心身のリフレッシュができ、健康管理にもつながります。また、計画的に有給を取得することで、年度末に有給が余ることなく消化することができます。
有給休暇申請の注意点
時季変更権について
労働基準法には「時季変更権」という規定があります。これは、労働者が申請した休暇が業務に重大な支障をきたす場合、会社側が休暇の時期を変更する権利です。以下の場合に適用されることが多いです。
繁忙期：業務が非常に忙しい時期
代替要員が確保できない場合：他の社員でカバーできない場合
申請理由による制限は違法
法律上、会社は労働者が申請した有給休暇の理由を問うことはできません。理由によって休暇取得を拒否することも違法です。もしそのような扱いを受けた場合は、労働基準監督署に相談することが推奨されます。
退職前の有給休暇
退職が決まった場合でも、未消化の有給休暇を取得する権利は変わりません。ただし、退職前に引き継ぎを行う必要があるため、早めに休暇計画を立てることが重要です。
有給申請書とその手続きについて
有給申請書とは、労働者が有給休暇を取得する際に提出する書類のことです。一般的には、企業や組織が用意するフォーマットに従って、必要事項を記入して提出します。
有給休暇申請書には、以下のような内容が含まれることがあります。
休暇開始日や期間
休暇の目的
休暇中の連絡先
残りの有給休暇の日数
有給休暇申請書は、労働者が上司や人事部などの上位の職員に提出することが一般的です。提出する際には、適切な期限や手順に従って提出する必要があります。また、有給休暇を取得する前に、企業や組織のルールに基づいて、事前承認を得る必要がある場合があります。
有給休暇申請書は、労働者と企業や組織との間でのコミュニケーションの手段となります。適切に提出することで、円滑な有給休暇の取得が可能になります。
有給申請の手続きの流れ
| 申請方法の確認 | 有給申請には、企業や団体によって異なる申請方法があります。申請方法や手順については、社内規定や就業規則などで確認しましょう。 |
|---|---|
| 申請期限の確認 | 有給申請には、申請期限が設けられている場合があります。期限を過ぎると、申請ができなくなることがあるため、注意が必要です。 |
| 申請書の作成 | 申請書には、休暇の期間や理由、取得する日数などを記入します。また、申請書には、上司や人事部署の承認欄が設けられていることが多いため、必要事項を記入した後、承認を得る必要があります。 |
| 承認の確認 | 申請書が提出された後、上司や人事部署などから承認の返答が来るまで待ちます。承認された場合は、有給休暇を取得することができます。 |
| 取得日程の調整 | 申請書が提出された後、上司や人事部署などから承認の返答が来るまで待ちます。承認された場合は、有給休暇を取得することができます。 |
| 申請書の保管 | 申請書は、有給休暇が終了した後も保管することが重要です。これは、将来的にトラブルが発生した場合に、申請した内容や承認の有無を確認するためです。申請書は、電子ファイルや紙ファイルなどに保管することができます。 |
以上が、一般的な有給申請の手続きの流れです。ただし、企業や団体によって異なる場合があるため、申請方法や手順については、社内規定や就業規則などで確認する必要があります。
有給申請に関連して発生するトラブル
有給申請に関連して発生するトラブルは、以下のようなものがあります。
承認が得られない場合
上司や人事部署からの承認が得られない場合があります。これは、業務の進捗状況や人員不足などが原因となることが多いです。この場合、有給休暇を取得できないため、予定通りの休暇を取ることができない場合があります。
申請期限を過ぎた場合
申請期限を過ぎると、有給申請ができなくなる場合があります。この場合、取得したい休暇の期間を変更する必要があります。
休暇日数が足りない場合
企業や団体によっては、有給休暇の日数が決められています。休暇日数が足りない場合は、有給休暇を取得できないため、残業や休日出勤などで補填する必要があります。
申請書の不備が
ある場合
申請書に記載漏れや誤りがある場合は、承認が得られない場合があります。また、記載漏れや誤りがあった場合は、休暇の期間や取得日程が変更される可能性があります。
休暇日程が他の社員と重なる場合
休暇日程が他の社員と重なる場合は、業務の進行に支障が生じる可能性があります。この場合、上司や人事部署と協力して、業務のスムーズな進行に配慮した上で、休暇日程を調整する必要があります。
以上が、有給申請に関連して発生するトラブルの一部です。
これらのトラブルを事前に予防するためには、社内規定や就業規則を遵守し、申請書の記載漏れや誤りがないか、上司や人事部署とのコミュニケーションを密にし、業務のスケジュールを把握するなど、慎重に準備することが大切です。
ジュガールと有給申請書
ジュガールは、有給を含めて、勤怠の申請テンプレートが多数あります。
具体的には、休暇申請書、欠勤申請書、早退申請書、遅刻申請書、残業申請書、休日出勤申請書などがあります。
今回は、休暇申請書のテンプレートを使用して、ジュガールで電子化してみます。管理者は、申請テンプレートから、勤務関連→休暇申請書から「使用する」をクリックしてください。
申請日、社員ID、申請者名、休暇希望日、休暇理由、有給理由、添付ファイル、備考が自動で作成されます。タイトルや要素についても自由にカスタマイズすることができるので、会社で利用している申請書に沿って設定してください。
