この記事のポイント
- ワークフローとAPI連携を組み合わせることで、各業務のデータ入力・承認・更新が自動化され、作業負担を大幅に削減できる。
- 人事・営業・経理・ITなど、どの部門でも「二重入力防止」「リアルタイム連携」「ミス削減」の効果が明確に得られる。
- 業務プロセスが一つの流れとしてつながり、組織全体のスピードと精度が向上するため、運用コストとリスクの両方を抑えられる。
業務の非効率が、成長の足かせになっていませんか？
日々の業務の中で、こんな経験をしたことはないでしょうか。
- 申請の承認待ちが長く、業務が停滞してしまう
- システム間のデータ連携がなく、手入力が増えてミスが発生する
- 紙の書類管理が煩雑で、必要な情報をすぐに見つけられない
- 内部統制が不十分で、監査対応に手間がかかる
企業の成長を加速させるためには、こうした 「ムダ」や「非効率」 を取り除くことが欠かせません。
その解決策として、多くの企業が ワークフローシステムとAPI連携を活用 し、業務の自動化やデータの一元管理を実現しています。
では、ワークフローシステムとは何か？ API連携はなぜ重要なのか？
本記事では、 ワークフローシステムの基本から、API連携がもたらす業務改革のインパクト、そして具体的な活用方法 までを詳しく解説します。
さらに、企業のワークフロー課題を解決するための最適なツールとして「ジュガールワークフロー」 もご紹介します。
ワークフローシステムとAPI連携とは？
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステム とは、企業の申請や承認といった業務の流れ（ワークフロー）を デジタル化し、自動で管理するためのシステム です。
例えば、社員が「経費精算」を申請すると、上司の承認を経て、経理部門に届き、最終的に精算処理が行われます。この一連のプロセスを手作業で行うと、以下のような問題が発生します。
- 書類の紛失や未承認のまま放置されるリスク
- 紙ベースの処理による時間とコストの増加
- 誰がどこで承認を止めているのかわからない
ワークフローシステムを導入することで、これらの問題を解決し、業務を効率化することができます。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムには、主に以下のような機能があります。
- 申請・承認のデジタル化
紙の書類をなくし、電子的に申請・承認できる - 進捗のリアルタイム確認
どこで承認が止まっているのかを即座に把握可能 - 自動通知機能
承認依頼が遅れている場合、担当者にリマインド通知を送る - データの一元管理
過去の申請履歴を検索でき、監査対応もスムーズ
このように、ワークフローシステムは 業務のスピードを上げ、無駄をなくすための重要なツール です。
APIとは？
ワークフローシステムをより便利に活用するために 「API」 という仕組みが使われることがあります。
API（エーピーアイ / Application Programming Interface） とは、異なるソフトウェアやシステム同士がスムーズにデータをやり取りするための「橋渡し」のようなものです。
例えば、APIを使うと以下のようなメリットがあります。
【経費精算システムと会計ソフトの連携】
- 社員が経費を申請すると、自動的に会計ソフトにも反映される
- 手入力の手間がなくなり、ミスを防げる
【ワークフローシステムとメールの連携】
- 承認が完了すると、自動的に関係者へ通知メールが送られる
- 担当者がいちいち確認しなくても、最新の状況が共有される
このように、APIを使うことで 「異なるシステムをつなげて、一つの流れとして動かすことができる」 のです。
REST APIとWebhookの違い
APIにはさまざまな種類がありますが、ワークフローシステムでよく使われるのが REST API（レスト エーピーアイ） と Webhook（ウェブフック） です。
REST APIとは、必要な時にシステムがデータを取りに行く仕組みのことです。
例えば、ワークフローシステムが「最新の社員リスト」を取得したいとします。この場合、REST APIを使って、人事システムに「今のデータを送って！」とリクエストすると、人事システムが最新情報を返してくれます。
Webhookとは、何かが起こったら、すぐに他のシステムへお知らせする仕組みです。
例えば、新しい申請が登録された瞬間に、チャットツール（SlackやLINE WORKSなど）へ「〇〇さんが承認を申請しました！」という通知を送ることができます。
このように、REST APIは「必要なときに情報を取りに行く」、Webhookは「何かが起きたら自動で通知する」 という違いがあります。
なぜワークフローシステムとAPI連携が重要なのか？
ワークフローシステムだけでも申請・承認業務の効率化は可能ですが、API連携を組み合わせることで他システムとの情報連携が自動化され、業務全体がよりスムーズに進むようになります。手作業を前提とした運用から脱却し、プロセス全体を一つの流れとして扱える点が大きな利点です。
API連携には、主に次のような効果があります。
まず、データ入力の負担が大幅に減ります。情報が自動で共有されるため、同じ内容を複数のシステムに手入力する必要がありません。
次に、ヒューマンエラーを防げます。転記ミスや入力漏れなど、手作業に起因する問題が起きにくくなり、データの正確性が保たれます。
さらに、業務スピードの向上にもつながります。承認や更新の内容がリアルタイムで反映されるため、後続の作業をすぐに開始でき、全体の処理が滞りません。
このように、API連携はワークフローシステムの価値を一段と高め、業務の質と効率を同時に向上させる要素となっています。
企業が抱えるワークフローの課題
業務を円滑に進めるために、多くの企業が「ワークフローシステムの導入」を検討しています。しかし、その背景には、企業が直面するさまざまな業務プロセスの課題があります。
本章では、特に多くの企業が抱えている ３つの主要な課題を取り上げ、それが業務にどのような影響を及ぼしているのかを解説します。
申請・承認プロセスの非効率性
企業内では、経費精算・休暇申請・購買申請・契約手続きなど、さまざまな申請・承認業務が行われます。しかし、以下のような 「承認がスムーズに進まない」 という問題に直面することが少なくありません。
例えば、社員が「経費精算の申請」をしても、承認者がメールを見落として処理が滞る ケースは多くの企業で起こっています。このような事態を防ぐためには、ワークフローシステムの導入とAPI連携による自動通知 が有効です。
システム間のデータ連携不足
企業の業務では、さまざまなシステムを並行して使用 しています。例えば、以下のようなものがあります。
- 勤怠管理システム：社員の勤務時間を管理
- 会計ソフト：経費や財務データを管理
- CRM（顧客管理システム）：顧客情報を蓄積
しかし、これらのシステムが 個別に動作しており、連携していない ため、以下のような問題が発生します。
例えば、営業部門が入力した顧客データが、財務部門の請求システムに反映されていない ため、請求漏れが発生するケースがあります。
これを解決するのが API連携 です。APIを活用すると、異なるシステム間でデータを自動同期 でき、二重入力や転記ミスをなくすことができます。
ペーパーレス化の遅れ
現在、多くの企業が ペーパーレス化（紙を使わない業務環境） に移行しつつあります。しかし、以下のような理由で、依然として紙ベースの業務が残っている企業も多くあります。
例えば、「契約書を承認するために、わざわざ印刷して上司に持っていく」ような業務は、デジタル化することで大幅に時間を短縮できます。
ワークフローシステムを導入すれば、電子承認が可能になり、紙の書類を減らすことができる のです。さらに、APIを使って電子契約システム（DocuSignなど）と連携すれば、契約業務もオンラインで完結できます。
に進み、業務の滞りがなくなります。
業界別のワークフロー活用方法
ワークフローシステムとAPI連携を活用することで、さまざまな業界の業務がどのように改善されるのかを具体的に見ていきましょう。
| 業務領域 | 課題 | 改善イメージ |
|---|---|---|
| 人事・総務 | 入退社対応や勤怠データの手作業が多い | 入社・退職の申請承認をトリガーに、アカウント発行／停止を自動化。勤怠と給与データも自動連携。 |
| 営業・マーケティング | 顧客情報の二重入力、見積承認の遅延 | CRMとワークフローを同期し、顧客情報を一元化。見積作成〜承認〜送付までを自動化。 |
| 経理・財務 | 請求書入力や支払い処理が手作業 | 請求書データを自動取り込みし会計へ連携。承認済みデータから支払いまで自動処理。 |
| IT・システム管理 | 権限設定やアカウント管理が煩雑 | ワークフローの承認に応じてアカウント発行・削除を自動化。ログを集約し監査負担を軽減。 |
導入ステップと成功のポイント
ワークフローシステムとAPI連携を活用することで、業務の効率化とデータ管理の最適化を実現できます。しかし、導入の進め方を誤ると、期待した効果が得られない こともあります。
目標設定と課題整理
導入前に「何を解決したいのか？」を明確にすることが重要です。 目的が曖昧なままシステムを導入すると、期待した効果が得られず、現場での定着も難しくなります。
- 業務プロセスを可視化し、ムダを削減したい
- 申請・承認のスピードを向上させたい
- ペーパーレス化を推進し、データ管理を効率化したい
- システム間のデータ連携を強化し、入力作業を自動化したい
例：購買申請の課題整理
現状：「購買申請がメールやExcelで行われており、進捗が分かりにくい」
課題：「承認プロセスがブラックボックス化し、どこで止まっているか把握しづらい」
解決策：「ワークフローシステムを導入し、進捗をリアルタイムで可視化」
このように、現状の問題点と導入の目的を整理しておくことで、どのような機能を活用すれば最大の効果が得られるか が明確になります。
よくある質問（FAQ）
ワークフローシステムとAPI連携を導入する際、多くの企業が 「どのように導入すれば効果的か？」「既存のシステムとうまく連携できるのか？」「どのくらいのコストと時間がかかるのか？」 などの疑問を持ちます。
ここでは、ワークフローシステムの導入に関する よくある質問とその解決策 をまとめました。
A. 業務プロセスの効率化、手作業の削減、承認スピードの向上が期待できます。
ワークフローシステムを導入することで、以下のような 定量的な効果 が得られるケースが多いです。
・承認プロセスのスピードアップ（リードタイムが短縮）
・手作業の削減（申請書の転記やメールでのやり取りが不要に）
・業務の可視化（誰がどのプロセスを担当しているか明確になる）
・内部統制の強化（承認履歴の記録による監査対応の簡略化）
A. 申請・承認完了後の業務処理を自動化し、システム間のデータ転記を省略できます。
API連携を活用すると、以下のような業務を自動化できます。
・承認完了後に会計システムへデータ送信 → 経費精算データを自動転送し、手入力を削減
・チャットツールと連携し、リアルタイム通知 → 申請が承認されたら、SlackやTeamsで即時通知
・ CRMやERPと同期 → 契約申請や購買申請の承認後、データを基幹システムへ自動連携
例えば、API連携を活用することで、見積申請が承認されたら、基幹システムに自動でデータを登録し、見積書を発行する というフローが構築可能です。
A. シンプルな業務フローなら1～2カ月、API連携を含む高度な導入では3～6カ月が目安です。
導入期間は 業務の複雑さや、API連携の有無 によって異なります。
【導入期間の目安】
・ 基本的なワークフロー（経費精算・稟議申請など） → 1～2カ月
・API連携を含むワークフロー（基幹システム・ERPとの統合） → 3～6カ月
・企業全体の業務プロセスを統合 → 6カ月以上
【スムーズに導入するためのポイント】
・最初は小規模なワークフロー（例えば経費精算）から始める
・PoC（試験運用）を実施し、問題点を洗い出す
・導入後も、業務改善を継続的に行う
A. ワークフローシステムを導入した後も、業務データの分析とユーザーのフィードバックを活用して定期的に運用状況をチェックし、必要に応じてフローを改善することが重要 です。
【運用後のチェックポイント】
・どのワークフローが頻繁に使われているか？
・ボトルネックは発生していないか？（特定の承認者に業務が集中していないか？）
・追加で自動化できるプロセスはないか？
例えば、申請の承認に平均3日かかっている場合、承認ルートを見直し、自動承認ルールを追加する ことでスピードアップできます。
A. ペーパーレス化・作業時間削減・ヒューマンエラーの防止により、コストを削減できます。
ワークフローシステムの導入により、以下のようなコスト削減が期待できます。
・ペーパーレス化の推進 （印刷・郵送・保管コストを削減）
・作業時間の削減 →（手作業のデータ入力や承認依頼のやり取りが不要に）
・ヒューマンエラーの削減 （手入力ミスの修正作業が不要に）
まとめ
ワークフローシステムとAPI連携を活用することで、業務の可視化・自動化・スピード向上が実現 できます。特に、基幹システムとの統合やWebhookによるリアルタイム連携 によって、手作業の削減と業務プロセスの最適化 が可能になります。
導入の成功には、現状の業務フローを分析し、課題を明確化することが重要です。その上で、適切なワークフロー設計を行い、API連携を活用してデータ処理を自動化 することで、業務の効率が大幅に向上します。
導入後も、定期的な運用状況の分析とユーザーフィードバックの活用を通じて、ワークフローの最適化を続けることが成功のカギとなります。
まずは、小規模な業務プロセスから試験運用を行い、ワークフローシステムの効果を検証することが大切 です。無料トライアルを活用し、自社の業務に適したシステムかどうかを実際に確かめる のがおすすめです。
今こそ、ワークフローのデジタル化と業務効率の向上を目指し、最適なシステムの導入を進めましょう！
