JIIMA認証とは？
電子帳簿保存法のスペシャリスト税理士による解説と、
最適なソリューションをご紹介！
目次
JIIMA認証とは？
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（Japan Image and Information Management Association）が実施する制度で、市販の会計システムやソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、認証するものです。
国税関係書類を電子データで保存するソフトウェアやサービスが、法的要件を満足していると判断された場合に認証が与えられ、JIIMA認証ロゴの使用が認められます。認証審査は、マニュアルや取扱説明書のチェックと審議を経て行われ、認証を受けた製品はJIIMAの公式サイトや国税庁のサイトで確認ができます。
JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）とは
JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）
JIIMAは、調査・研究、ISO/JISの標準化、人材育成、製品認証、政策提言等を通して60年前から「文書情報マネジメント」の普及啓発に取り組んできた協会です。 令和3年5月のデジタル庁設置をはじめ、デジタル化関連法案の施行によって日本で急速に進んでいるデジタル化には、確実な文書情報マネジメントの実施が肝要。デジタル文書は情報の利活用に優れている一方で変更が容易という欠点があり、原本・複製・半・決済済み文書等の管理が適切でなければ大きな混乱を招くリスクを抱えているというのが、その最大の理由です。
JIIMAは「日本のあらゆる組織の価値を高めるために、文書情報マネジメントの実践を通じてデジタルトランスフォーメーションを加速するようにリードする協会」というビジョンを掲げ、デジタル時代に必要不可欠な「文書情報マネジメント」の普及啓発と提案に取り組んでいます。
JIIMA認証の概要と目的
JIIMA認証ができるまで、数多く販売されている会計システム等のソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかの確認は製品の表示を見るほかなく、判断が難しいとされていました。 そこで、企業の「電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアの選定や導入」を支援する目的でJIIMAが開始したのが「JIIMA認証制度」。 対象となるソフトウェアの機能や製品ごとに以下の5種類があります。
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証
電子帳簿ソフト法的要件認証
電子取引ソフト法的要件認証
電子書類ソフト法的要件認証
アーカイブ用光ディスク認証
それぞれの認証が何を対象としているか、要件・役割なども、ソフトウェアの導入を検討する際には重要です。このページの後半でより細かく解説しています。
JIIMA認証と
電子帳簿保存法の関係
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法
原則紙での保存が義務付けられている「国税関係（法人税法や所得税法等）の帳簿や書類」を電磁的記録で保存する場合についての法律です。「一定の要件を満たした場合のみ、電磁的記録（電子データ）による保存を認める」という内容で、企業の業務効率化を推進する目的で施行されました。 ペーパーレスにより企業の業務効率化が進むとされた理由は、紙での保管の場合に保管スペースの確保や整理・ファイリングが必要であったり、電子データの文書を紙に印刷する手間がかかるといった企業の負担を解消できるため。 電子帳簿保存法の対象は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3種類になります。
平成10年に電子帳簿保存法ができた当初は、適用要件の厳しさからあまり導入が増えなかった電子保存でしたが、現在は急速に広がりつつあります。
その理由の一つは、令和3年度の電子帳簿保存法の大幅改正で税務署への事前の申請が廃止されるなど、ペーパーレス化へのハードルが下がったこと。また、「電子取引に関するデータ保存の義務化」によって電子取引の情報を紙にプリントアウトして保存することが認められなくなる影響も大きいと言われています。これまでペーパーレスを推進したい企業だけが検討していた電子帳簿保存法への対応が、すべての企業や事業者が対応すべきものになった、という背景があるのです。
なお、2023年12月末までの2年間については、移行期間として電子取引データの紙での保管が認められています。
電子帳簿保存法とJIIMA認証
電子帳簿保存法の改正に伴い電子化を進める必要性が出てきた企業は多いと思われますが、法律で定められている要件を理解して社内で運用するのが非常に難しいことは言うまでもありません。
経費精算や電子帳簿に活用できるさまざまなシステムやツールの導入を検討するものの、導入しようとしているツールが電子帳簿保存法に適合しているものなのか、という判断もまた導入企業側には難しいもの。適応していないツールを導入してしまったら、結局保存方法などを法律に沿うものに修正しなければならず、導入コストや手間が無駄になってしまいます。
JIIMA認証を受けているシステムやツールは、法律の要件を満たしている、いわば『お墨付き』。認証を受けているものから選べば、「このツールは電帳法を満たしているのだろうか」といちいち調査や検証をする必要がなくなります。細かい要件を確認する手間を省き、罰則を受けるリスクを未然に防ぐためにも、まずはJIIMA認証を受けているツールの導入を検討するのがよいでしょう。
JIIMA認証と
電子帳簿保存法の関係
電子帳簿保存法とJIIMA認証
JIIMA認証を受けているシステムを導入する企業側のメリット
そのシステムが電子帳簿保存法の法定要件を満たしているかをチェックする必要がなくなり、確認にかかる手間や人手を減らせる点にあります。 そのほか、電子データの不備が発生するリスクに備えられるのも大きな利点と言えるでしょう。
もしJIIMA認証されていないソフトを使いたい、または自社開発をしたいという場合は、個々に電子帳簿保存法の法的要件を満たしているかの確認をしなければなりません。また、認証を受けていない場合は税務署調査の際にソフトの要件チェックが入るため、不備がある場合その対応にも時間がかかってしまいます。
JIIMA認証を受けているソフトの場合は要件のチェックは不要となります。JIIMA認証を受けていれば「電子帳簿保存法に則した保存ができる」ことが証明されていると言えますので、安心して電子化やツールを導入することが可能です。
ただし入力期限などのシステムで対応できない部分は、運用体制を整える等を行う必要はあります。
メリット①：業務効率化
紙で保存する場合には、どうしても紙の整理やファイリングといった作業が必要となりますが、電子化すればそれらの手間が削減できるようになるだけでなく、システムによっては記録するだけで保存が可能になるため、業務効率化を進められます。
メリット②：保管スペースの削減
紙で保存するには、倉庫などの保管スペースを確保しなければならない場合がほとんど。一方、電子データであれば物理的な保管スペースが不要になるため、そこにかかっているコストが削減できます。
メリット③：セキュリティ強化
電子化に伴う情報セキュリティの向上には、社員への教育・システムや技術面のセキュリティ対策・社内ルールの徹底などが必要不可欠なため、結果的に社内全体のセキュリティ強化になります。 また、電子データはバックアップが可能でクラウド上などの社外にデータ保存することもできるので、災害や人的ミスなどによる紛失リスクは紙より低いと言えるでしょう。
メリット④検索機能
紙の書類と違い、電子データであれば検索機能がついているものが多いため、該当のデータを探す時間を短縮することが可能です。 ちなみに、電子帳簿保存法の要件には「検索性の確保」が含まれており、JIIMA認証を受けたシステムにはすべて検索機能がついています。
費用対効果大のJIIMA認証済み
経費精算システムを導入するなら「ジュガール」
ジュガールなら、あらゆる取引関係書類をクラウド上で一元管理することができます。
またジュガール経費精算をご利用頂く事で申請内容が証票データと紐づき、かんたんに電帳法対応が可能です。
※2024年6月7日より「Smartflow」は「ジュガール」へとサービス名を変更いたしました。 その為一部、旧サービス名が残っている場合がございますので、予めご了承ください。
ジュガール経費精算プランについて
ジュガール経費精算プランは、JIIMA認証を取得した経費精算システムです。そのため法的要件を満たした安全な運用が可能です。
請求書や領収書の電子保存について、経費精算・支払依頼の申請業務と併せて電帳法要件を満たした証憑の電子保存が可能です。時刻情報の付与など自社で対応する必要がなく、全く手間がかかりません。
ジュガール証憑スキャナ保存プランについて
ジュガール証憑スキャナ保存プランでは、請求書や見積書など、あらゆる書類を法的要件を満たして保存が可能です。3ステップで証憑の電子保存ができ、無料でご利用可能です。
シンプルな操作性で、電子帳簿保存法に対応したいが対応方法に迷われている方へ、おススメのプランです。
※2024年6月7日より「Smartflow」は「ジュガール」へとサービス名を変更いたしました。 その為一部、旧サービス名が残っている場合がございますので、予めご了承ください。
スキャナ保存・電子取引要件に対応した3つの機能
証憑をかんたんにデータ化
ジュガールではスマホ撮影・スキャナ取込をし証憑をかんたんに保存できます。
アプリから証憑の撮影を行う事で、画素数が要件以下の場合はエラーとなります。そのため電子帳簿保存法に対応した画像データのみ保存され、安心して運用が可能です。
時刻情報の付与
ジュガールをご利用頂く事で、証憑データに自社で時刻情報を付与する必要はありません。
経費精算・支払依頼・証憑スキャナ保存機能で証憑をアップロード時、時刻情報を自動的に付与されます。
電子帳簿保存法に対応した検索機能
保存された証憑データは申請された項目と紐付きます。証憑データは自動的に電子帳簿保存法の要件を満たし保存され、過去の証憑もかんたんに確認できます。
1ユーザー月額300円で利用できる「ジュガール」
電子帳簿保存法に標準対応
電子帳簿保存法に標準対応しているため、追加コストなしで経費精算業務の原本管理が不要に。レシートの原本などの送付、それらの整理・ファイリングにかかっている手間やコストが削減できます。
高機能
専用アプリがあり高精度のAI-OCR機能が標準搭載されているので、レシートを撮影するだけで日付・店舗名・金額などを読み取って伝票起票が可能。伝票に入力された内容についてはチェック後にエラーや警告メッセージが出せるので、申請の重複防止・会社のルールに沿った運用ができます。
多彩な連携
さらに、基幹システムとのAPI連携だけでなく交通費精算が楽になる交通系ICカード、LINEWORKS・Slack・Teamsなどのグループウェア、会計や銀行システムとの連携もできるため、申請や処理のスピードアップや効率化にも繋がります。
ワークフローシステムも同時に導入できる
「ジュガール経費精算」には、申請・承認手続きの流れまで自動化できる「ワークフローシステム」の機能をつけることが可能です。
申請者や承認者が外出やリモートワークなどで出社していなくても専用アプリでスマホなどから承認フローを進行でき、申請・承認の操作ログが残るので書類の不正を発見・防止する効果も。
代理申請者や回覧者などの多彩な役割設定や、申請・承認・却下以外のアクション設定、複雑な条件分岐など、さまざまな企業のニーズに応える機能を実装しています。
使い方は、用途に合わせてテンプレートから申請書を選択・申請者が申請・承認者が承認…という簡単な3ステップ。
ITに不慣れな方でも安心して操作できる仕様となっています。
経費精算システム・ワークフローシステムはそれぞれ1ユーザー月額300円（税別）ですが、同時に導入すると1ユーザー月額500円（税別）とお得な価格でご利用いただけます。
安心のサポート体制あり
「ジュガール」はチャットボットを完備しており、お問い合わせにはCSチームがタイムリーに対応。
また、ユーザーガイドやシステム管理者向けガイド、経費精算初期設定ガイドなど、豊富なサポート記事と動画で導入後の操作をサポートしていますので、いざという時にも安心です。
自社で対応することが難しい場合には、申請書や承認フロー、組織データの登録などの初期設定代行や操作説明会を実施する「導入時サポートプラン（※サポートサービスに応じた課金あり）」をご用意しています。
電子帳簿保存法のエキスパート税理士が解説！
JIIMA認証を受けた経費精算システムを導入するメリット
■JIIMA認証が重視される理由
令和3年（2021年）度電子帳簿保存法（以下、電帳法という）改正以前は、帳簿書類を紙保存から電子保存へ変更する手続としては、国税当局への事前申請が必要でした。当時は申請に当って企業が導入している又は導入を予定しているシステムが電帳法の定める要件に沿っているものなのか良くわからない、もしくは申請後に国税当局から要件不備を指摘されてからわかるといった状況でした。
そこで平成26年（2016年）に公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下、JIIMAという）によるJIIMA認証制度がスタートしました。JIIMA認証とは、システムベンダーが提供するソフトウェアやソフトウェアサービスが電帳法の要件を満たしているかを第三者機関であるJIIMAへ検証を依頼し、法的要件を満たしていると判断されたものが認証されます。JIIMA認証を取得したシステムは、国税当局もこれを了承し、法令要件を満たしたシステムとして公開され、企業と国税当局が共に法令要件を満たしているシステムであることの共通認識を持つと共に、企業の予見可能性の向上が図られ、システム導入に当たっての目安の一つとなりました。
そして現在、令和3年（2021年）度電帳法改正後は国税当局への申請が不要となったことから、JIIMA認証は申請を補完する役割から、当該行為に代わる役割を担うこととなったとも言え、JIIMA認証の重要性はより増しているものと存じます。
■JIIMA認証を受けた経費精算システムを導入するメリット
電帳法において定められている保存要件については、大きく「運用要件」と「システム要件」に区分されます。「運用要件」としては、スキャナ保存における「スキャナ入力期限」などがこれに当たりますが、運用でしか確保できない要件については限定的です。一方、「システム要件」としては、それ以外のものは全て満たすことが可能です。
JIIMA認証を受けた経費精算システムにおいては、当該「システム要件」を満たしていることがJIIMAにおいて確認され、税務調査の際も法令要件を満たしたシステムとして取り扱われることとなります。
そのため、JIIMA認証を取得したシステムを新たに導入する場合は、当該システムに関する法令要件の事前検討作業を大幅に省略し、かつ安心して導入することができます。
【解説者紹介】
龍 真一郎
国税専門官として東京国税局に入局。東京国税局、税務署、国税庁等の勤務を経て、2017年7月に退職。その後、SKJ総合税理所事務所に入所され、局情報技術専門官（電子帳簿保存法担当）の経験を活かし、数多くの電子帳簿保存法令対応コンサルティング（帳簿書類・スキャナ保存・業務運用・電子取引等）・JIIMA認証申請代行コンサルティングに携わる。
ジュガール導入時のよくある質問
追加費用は発生しません。
他社システムでは電子帳簿保存法対応をオプション機能として、オプション料金で提供することや、申請数に応じた従量課金制のシステムもあります。
ジュガールでは、電子帳簿保存法に対応した機能を標準搭載しており、追加料金をかけずに電子帳簿保存法対応が可能です。
メール・チャットボット・電話による幅広いサポート体制をご用意しています。
初期設定につきましても設定代行プランを用意しており、安心して導入頂く事が可能です。