経費精算システムとは、業務関連の経費を効率的に管理し、精算するためのシステムです。従業員の経費申請、承認、精算、会計処理などを一元管理できるため、経費の管理や分析を効率的に行えます。経理業務の効率化を目指し、経費精算システムの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、経費精算システムの主な機能と種類、選ぶポイントについて詳しく解説します。最後におすすめの経費精算システムもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
経費精算システムの主な機能
申請機能
申請機能は、従業員が経費の種類や金額、日付、用途などを入力して申請する機能です。スマートフォンなどで撮影したレシートや領収書の画像を添付できるタイプもあり、簡単に経費の申請が行えます。これにより、従業員は出張先やリモートワーク中でも迅速に経費を申請することができます
承認機能
承認機能は、従業員が申請した経費を上長などが承認する機能です。申請内容によって承認ルートが異なる場合には、自動で振り分ける自動分岐設定機能や、承認できない場合に差し戻しのコメントを記入する機能もあります。この機能により、経費の承認プロセスがスムーズになり、承認作業にかかる時間を大幅に削減できます。
精算機能
精算機能は、経費精算の申請から承認、支払いまでの一連の業務を自動化する機能です。例えば、従業員が立て替えた経費を自動的に支払う機能や、承認された経費精算データを元にインターネットバンキングに必要な振込データを自動で作成する機能があります。これにより、振込作業の負担が軽減され、経理業務が効率化されます。
領収書の読み取り・電子保管機能
領収書の読み取り・電子保管機能は、スマートフォンのカメラで領収書を撮影したデータをアップロードする機能や、OCR機能を用いてデータを読み取る機能、そしてそれらのデータを保管する機能です。電子帳簿保存法に対応しており、紙に印刷しなくてもデータのみで保存が認められます。これにより、紙の領収書を保管する手間を省き、オフィスのスペースを有効に活用できます。
通知機能
通知機能は、締め日のアラートや、承認・差し戻しなどをメール配信やアプリのプッシュ通知で知らせる機能です。これにより、スムーズな申請・承認が可能となり、締め切りを逃すことなく経費処理が行えます。通知機能は、経費処理の遅延を防ぎ、業務の流れをスムーズに保つために非常に重要です。
自動仕訳機能
自動仕訳機能は、申請時に項目を選択すると、勘定科目を自動的に仕訳できる機能です。上長や経理担当者は確認だけで済むため、業務の負担を大幅に軽減できます。自動仕訳機能により、手作業による仕訳ミスを防ぎ、正確な経費管理が可能となります。
経費分析機能
経費分析機能は、過去の経費データを可視化し、分析することができる機能です。これにより、無駄な経費を省き、経費の適正化を図ることができます。経費分析機能を活用することで、経費の使用傾向を把握し、経費削減のための具体的な対策を立てることができます。
他データとの連携機能
他データとの連携機能は、外部サービスのデータと連携し、経費精算の作業を効率化する機能です。例えば、交通系ICカードや法人カードと連携し、自動で交通費の申請や旅費の立て替え負担を軽減できます。これにより、経費の入力作業が簡略化され、申請ミスを減らすことができます。
他システムとの連携機能
他システムとの連携機能は、現在利用している会計ソフトや給与計算システムなどと連携できる機能です。CSV出力やAPIによって簡単に連携できるため、経理業務だけでなく会計業務の負担も軽減され、バックオフィス全体の効率化に寄与します。これにより、データの一貫性が保たれ、業務プロセスがスムーズに進行します。
データのセキュリティ機能
経費精算システムには、データのセキュリティを確保するための機能も重要です。暗号化された通信や二要素認証、アクセス制限などを用いて、データの漏洩や不正アクセスを防止します。特に経費データは機密性が高いため、セキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことが重要です。
モバイル対応機能
モバイル対応機能は、スマートフォンやタブレットから経費申請や承認ができる機能です。これにより、外出先やリモートワーク中でも迅速に経費処理が可能となり、業務の遅延を防ぎます。モバイル対応機能は、現代の多様な働き方に対応するために必須の機能です。
経費精算システムの種類
経費精算システムは、大きく分けて「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の3種類があります。それぞれの特徴やメリットを理解し、自社に適した種類を選ぶことが重要です。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上に構築されたシステムを利用するタイプの経費精算システムです。月額定額制の料金プランで利用でき、初期費用や運用費用を抑えられるメリットがあります。インターネット環境があれば、どこからでも利用できるため、リモートワークや外出先でも業務を進めやすいです。クラウド型は、最新の機能やセキュリティアップデートが自動的に提供されるため、常に最新の状態で利用できます。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築して展開するタイプです。高度なカスタマイズやセキュリティを求める場合に適していますが、初期費用が高く、運用や保守にもコストがかかります。オンプレミス型は、自社の要件に合わせた詳細なカスタマイズが可能であり、特定の業務プロセスやセキュリティ要件に対応することができます。
パッケージ型
パッケージ型は、ソフトウェアを購入して自社のPCやサーバーにインストールするタイプです。導入コストが比較的低く、小規模な導入に適していますが、機能や利便性は限られることがあります。パッケージ型は、簡単な設定で利用を開始できるため、短期間での導入が可能です。
経費精算システムを選ぶポイント
経費の入力がしやすいか
経費精算システムを選ぶ際には、従業員が経費申請を簡単に、ミスなく行えるかを確認しましょう。例えば、交通系ICカードと連携して交通費を自動入力する機能や、スマホのカメラで領収書を撮影して自動入力する機能などがあると便利です。これにより、従業員の手間を減らし、申請のスピードを向上させることができます。また、直感的なユーザーインターフェースも重要なポイントであり、システムの使いやすさが従業員の利用頻度に大きく影響します。
自社の承認フローに適しているか
多くの経費精算システムには、従業員の経費申請を楽にする機能とともに、会社・管理側向けに「申請が正しいかどうか」を確認し、承認するフローを楽にする機能も含まれています。ただし「承認」のフローは、企業によって必要な手順や作法に差異があります。「自社の承認フローに適しているか」観点の機能確認も重要なポイントです。
例えば、承認フローを柔軟にカスタマイズできるシステムを選べば、自社の業務プロセスに合った効率的な運用が可能になります。また、階層的な承認プロセスや承認者の代行設定などの機能があると、承認の流れがスムーズになり、業務の停滞を防ぐことができます。
既存のシステムと連携できるか
経費精算システムで扱う情報は、会計業務や給与計算業務とも密に関わります。そのため、既にある会計システムや給与計算システムと密に連携できれば、さらなる業務の効率化が望めます。既存システムと「どう連携できるか／そもそも連携できるか」を確認しましょう。データ入力の省略化と連携の強化は、手間やミス、さらには違法行為の軽減、防止につながります。業務効率化の観点、企業コンプライアンス順守の観点からも、既存システムとの連携を考察することは欠かせない要素です。
十分なサポート体制があるか
新しいシステムを導入するとなれば、これまでの業務フローが大きく変わることも起こり得ます。効率的かつ効果を出す運用を目指すことを軸に、製品、あるいは料金プランにどんなサポートメニューがあるか、どこまでサポートしてくれるか、ここは選定候補とするベンダーにじっくりと聞いて、「サポート体制に不足、不安がないかどうか」を確認しましょう。導入後のトラブルシューティングや操作説明などのサポートが充実しているかどうかも重要な要素です。
コストパフォーマンス
経費精算システムを導入する際には、コストパフォーマンスも重要なポイントです。初期導入費用やランニングコストが自社の予算に合っているかを確認しましょう。また、システムの導入によってどれだけの業務効率化やコスト削減が見込めるかを検討し、投資対効果をしっかりと評価することが重要です。
デモやトライアルの活用
多くの経費精算システムでは、デモ版やトライアル版を提供しています。実際にシステムを試用してみることで、自社のニーズに合った機能や使い勝手を確認することができます。導入前にしっかりと試用し、従業員のフィードバックを集めることが、最適なシステム選定の鍵となります。
経費精算システムを導入するメリット
申請作業の時間短縮
経費精算システムを利用することで、申請作業にかかる時間を大幅に短縮できます。システムが無い場合は、書面で申請書を作成し、各部門の担当者に書面を回して承認を得る必要がありましたが、システムを導入すれば書面でのやり取りが不要になります。これにより、従業員は経費申請にかかる時間を削減し、他の業務に集中できるようになります。
承認作業の手間削減
承認作業は各部門の責任者が行うのが一般的で、経費計上する書面が多くなるほど、責任者の承認業務の量は増えていきます。経費精算システムを導入すれば、責任者の承認作業をワンクリックで済ませることができるため、手間を大幅に削減できます。これにより、責任者は重要な業務に集中できるようになります。
経理の業務効率化
経費精算システムには、交通費などの経費計算を自動で処理する機能があります。本来であれば経費計上した金額の正確性を確認するために、経理担当が経費内容を計算・確認する必要がありますが、経費精算システムがあればこれらの負担を軽減することができます。自動仕訳機能や他システムとの連携機能を活用することで、経理業務全体の効率化が図れます。
不正防止
経費精算システムには、不正を防止するための機能も備わっています。例えば、交通系ICカードや法人カードと連携することで、実際に使用した経費を正確に申請できるため、不正な経費計上を防ぐことができます。また、経費データの履歴を追跡できる機能により、不正行為の発見や抑止にも役立ちます。
経費精算システムの選び方の視点
機能で選ぶ
経費精算システムを選ぶ際には、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。例えば、申請・承認機能、自動仕訳機能、領収書の読み取り・電子保管機能などがあるかをチェックします。また、将来的な機能拡張が可能かどうかも重要なポイントです。
使用中のシステムとの連携可否で選ぶ
経費精算システムは、さまざまなシステム・サービスと連携できるため、既存の会計ソフトや給与計算システムと連携できるかどうかを確認することが重要です。既存システムとの親和性が高ければ、データの一貫性が保たれ、業務プロセスがスムーズに進行します。また、API連携やCSV出力などの機能があるかを確認することで、システム間のデータ連携を効率化できます。
操作性で選ぶ
システムの操作性も重要な選定ポイントです。操作が複雑だと従業員が利用しにくく、システムの効果が発揮されません。ユーザーフレンドリーなインターフェースで、直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。デモ版やトライアル版を利用して、実際に操作してみることをおすすめします。
サポート体制で選ぶ
システム導入後のサポート体制も重要です。導入後のトラブルシューティングや操作説明、定期的なシステムアップデートなど、サポートが充実しているかどうかを確認しましょう。特に、初めて経費精算システムを導入する場合は、サポート体制が整っているベンダーを選ぶことで、安心して運用を開始できます。
価格で選ぶ
コストパフォーマンスも重要な選定ポイントです。初期費用やランニングコストが自社の予算に合っているかを確認し、導入によってどれだけの業務効率化やコスト削減が見込めるかを評価します。また、必要な機能だけを選んで導入できるシステムを選ぶことで、無駄なコストを削減できます。
デモやトライアルの活用
多くの経費精算システムでは、デモ版やトライアル版を提供しています。実際にシステムを試用してみることで、自社のニーズに合った機能や使い勝手を確認することができます。導入前にしっかりと試用し、従業員のフィードバックを集めることが、最適なシステム選定の鍵となります。
ジュガール経費精算の特徴とメリット
ジュガール経費精算の特徴
使いやすい申請・承認機能
ジュガール経費精算は、直感的で使いやすいインターフェースを提供し、従業員が簡単に経費を申請できるように設計されています。上司や経理担当者も、ワンクリックで承認作業を完了でき、業務の効率化が図れます。
柔軟な承認フロー設計
ジュガール経費精算は、金額条件などに応じて多段階に条件分岐させるなど、柔軟な承認フローが可能であり、大企業での運用も可能です。また、会社の組織変更を予約登録することもでき、運用もスムーズです。
領収書の読み取り・電子保管
スマートフォンのカメラで撮影した領収書を簡単にアップロードし、AI-OCR機能で自動的にデータ化します。これにより、紙の領収書を保管する手間を省き、電子帳簿保存法に対応した電子保管が可能です。
自動仕訳機能
経費の申請内容に基づき、自動で仕訳を行います。これにより、経理担当者の負担を軽減し、ミスを防ぐことができます。
他システムとの連携
会計ソフトや給与計算システムとの連携が可能で、データの二重入力を防ぎ、業務の効率化を実現します。CSV出力やAPI連携を通じて、既存システムとシームレスに統合できます。
スマホアプリ
外出先やリモートワーク中でも、スマートフォンを使って簡単に経費申請や承認ができます。これにより、タイムリーな経費処理が可能となり、業務の停滞を防ぎます。
コストパフォーマンス
業界最安水準の料金設定でありながら、最高峰の機能を充実させていっています。
将来性
AIをはじめとした最先端技術を活用しながら、日本の企業の業務に寄り添った機能を継続してリリースしていきます。
ジュガール経費精算の導入メリット
- 業務の効率化: 申請から承認、精算までの一連の流れを自動化し、業務負担を大幅に軽減します。
- コスト削減: 無駄な経費を削減し、コスト管理を徹底します。
- コンプライアンスの強化: 電子帳簿保存法に対応し、法令遵守を確実に行います。これにより、経費管理における透明性と信頼性が向上します。
- 従業員の満足度向上: 簡単に利用できるインターフェースにより、従業員の負担を軽減し、満足度を向上させます。また、申請・承認プロセスがスムーズに進むため、ストレスフリーな業務環境を提供します。
- リアルタイムな経費管理: ジュガール経費精算はリアルタイムで経費データを更新し、即時に管理・分析が可能です。これにより、経費の異常値や不正を早期に発見でき、迅速な対応が可能になります。
- ペーパーレス化の推進: 領収書や請求書の電子化により、ペーパーレス化を推進し、オフィススペースの有効活用や環境負荷の軽減に貢献します。
- カスタマイズ性: ジュガール経費精算は企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。特定のワークフローや承認フローに合わせたシステム構築ができ、柔軟な運用が可能です。
導入事例と効果
事例1: 中小企業A社 中小企業A社では、従来の経費精算プロセスが紙ベースで行われており、申請から承認、精算までに時間がかかっていました。ジュガール経費精算を導入したことで、経費申請の自動化が進み、申請から承認までの時間が50%短縮されました。また、経理担当者の負担が大幅に軽減され、他の業務に集中できるようになりました。
事例2: 大手企業B社 大手企業B社では、従業員数が多く、経費申請が多岐にわたっていました。ジュガール経費精算を導入することで、交通系ICカードや法人カードとの連携が可能になり、交通費や出張費の申請が大幅に簡略化されました。さらに、リアルタイムでの経費管理が可能になり、不正経費の発見率が向上しました。
まとめ
経費精算システムは、企業内で発生する経費を効率的に管理・精算するためのシステムです。従業員の申請から承認、精算までの一連の業務を自動化し、経理業務の効率化を図ることができます。経費精算システムを選ぶ際には、機能や使い勝手、既存システムとの連携、サポート体制などを考慮し、自社に最適なシステムを導入しましょう。
最後に、経費精算の電子化をスムーズに進めるために「ジュガール経費精算」をお勧めします。ジュガール経費精算は、使いやすいインターフェースや強力な分析機能、柔軟なカスタマイズ性を備えており、企業の経費管理を大幅に効率化します。導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ジュガール経費精算を導入することで、業務の効率化、コスト削減、コンプライアンスの強化、従業員の満足度向上など、多くのメリットが期待できます。企業の競争力を高め、持続的な成長を実現するために、ぜひジュガール経費精算の導入をご検討ください。
