【比較】ワークフローシステムとグループウェア・文書管理システム・ノーコードツールの違い

ワークフローシステムと類似したツールの特徴と使い分け方を考える

ワークフローシステムの基本構成や制度運用に求められる機能については、これまでの記事で整理してきました。

本記事ではその前提を踏まえたうえで、グループウェアや文書管理システム、ノーコードツールなど“ワークフロー機能を含む他のツール”と、専用ワークフローシステムとの違いに焦点を当てて解説します。

一見すると似たように見えるこれらのツールですが、制度運用における「実行の確実性」「判断の記録性」「保存・廃棄までの統制」といった観点では、大きな差が存在します。

「ワークフロー機能がある」だけでは見えにくい違いを、制度要件に照らして明らかにしていきます。

グループウェアとワークフローシステムの違いとは？

概要：グループウェアにも“ワークフロー機能”はあるが…？

「グループウェアにワークフロー機能があるから、専用システムは不要なのでは？」──こうした疑問は非常に多くの企業で聞かれます。

実際、主要なグループウェア製品（例：サイボウズ、desknet’s、Garoonなど）には、

• 申請フォームの作成
• 承認者の選択・通知
• ステータスの一覧表示

といった、ワークフローの一定の機能があらかじめ備わっており、日常的な社内申請をオンライン化する手段としては一定の利便性を持っています。

このため、「いちいち専用のワークフローシステムを導入するのは過剰では？」と判断されがちです。

しかし、ここで見落とされやすいのが、 “制度運用に求められる水準”とのギャップです。

たとえば以下のような実務課題は、グループウェア上のワークフロー機能では対処しきれないことがあります（製品によって実装されている機能は異なる場合がございますので、詳細は各製品の機能の解説情報を参照ください）。

• 金額や条件に応じた複雑な承認ルート分岐ができない
• 承認者が人名指定で管理され、人事異動のたびに再設定が必要
• 判断履歴が簡易的で、監査時に「誰が、いつ、何を判断したか」が証明できない
• 承認済み文書の保存期限や廃棄フローが設計されておらず、制度的な記録管理になっていない

このように、グループウェアの「ワークフロー機能」＝制度を守る仕組みではないことを明確に認識する必要があります。

課題：制度設計の視点が欠けていると何が起きるのか

グループウェアに搭載されたワークフロー機能は、「申請ができる」「承認ボタンがある」「ステータスが表示される」など、一見すると十分に見える操作性を備えています。

しかし、制度としての再現性や記録性を求められる場面では、“設計思想の違い”が本質的な課題として浮かび上がります。

以下のような現場の事例は、グループウェアのワークフロー機能だけで制度運用を行っていた企業で実際に発生しやすいものです。

※これは、グループウェアのワークフローだけでなく、経費精算、労務管理、契約管理など各業務に特化したプロダクトのワークフローでも発生することのある課題です。

❶ 金額による承認分岐ができない

例）本来は「50万円以上は部長決裁」のはずが、静的な承認ルートしか設定できず、課長のみで処理が完了。

→ 承認権限の逸脱につながり、監査で不備とされるリスクがあります。

❷ 部署・役職ベースでの組織/ユーザー設定ができない

例）部署・役職ベースでの組織/ユーザー設定ができないため、個人名でのメンテナンスが必要。

→ 組織の予約機能の有無も含めて、こうした機能が備わっていないと、組織/ユーザー情報の変更管理が非常に煩雑になってしまいます。

❸ 申請履歴が記録されない、または改ざんできてしまう

例）ログはあるが誰でも編集可能、かついつでも過去の履歴を簡単に消去できる。

→ 記録性・証跡性の不備として、法令対応や内部監査で問題になります。

❹ 保存や廃棄の仕組みが設計されていない

例）承認済み書類を個人PCやローカルフォルダに保存／廃棄ルールがないまま放置。

→ 情報漏えい・改ざん・不正削除といったリスクが放置された状態になります。

これらはいずれも、グループウェアに「ワークフローらしい機能」があることに安心してしまい、
本来制度として求められる要件をシステムで担保できていないことが原因です。

申請～承認プロセスの表面的な効率化だけではなく、社内規程に即した運用が本当に実現できるのか、システム運用の負担も含めて、しっかりと点検していくことが重要です。

比較：承認ルート・履歴・保存管理の観点からの機能比較

グループウェアと専用のワークフローシステムは、「申請」「承認」「回覧」などの見た目や操作感では似ているように見えます。

しかし、制度運用を前提とした場合に必要とされる機能要件は、設計レベルで大きく異なります。

下表は、代表的な制度要件に対して、両者がどのように対応できるかを整理したものです。

グループウェアのワークフロー機能と専用ワークフローシステムの比較

比較項目	グループウェアのワークフロー機能	専用ワークフローシステム
承認ルートの柔軟性	固定ルート／人名指定が主	金額・条件・役職による分岐が可能（条件制御）
承認者管理	人ベースで都度設定	役職ベースで自動制御（異動にも対応）
判断履歴の記録	簡易的／削除・改ざん可能なケースあり	非改ざんログ／操作記録／電子署名付き履歴
差し戻し対応	コメントなしで返却される場合も	理由の明記とフロー再構成が可能
保存管理	任意フォルダ保存／権限設定が曖昧	アクセス権限・保存期間・廃棄ルールを制度化可能
廃棄対応	手動削除／記録が残らない	廃棄申請→承認→履歴保存まで一連管理
法令対応	電帳法・e文書法など非対応の場合も	保存形式・改ざん防止など制度準拠設計

※各製品によって、実際の機能の対応状況は異なります。

このように、グループウェアはあくまで「社内コミュニケーションを円滑にするための基盤」であり、
判断ルールや記録制度までを含めて構築された「統制の基盤」としてのワークフローシステム」とは明確に役割が異なります。

したがって、「グループウェアにワークフロー機能があるから十分」と判断する前に、その機能が制度上の要件を満たしているかどうかを、必ずチェックする必要があります。

注意点：誤解されがちな「グループウェアで十分」という判断

グループウェアに搭載されたワークフロー機能は、日常的な申請・承認業務を円滑に行ううえでは非常に有用です。

シンプルな手続きであれば、導入コストを抑えつつオンライン化を進められることから、多くの企業で活用されています。

ただし、ここで注意すべきは、その機能が「文書のライフサイクル全体を制度的に管理する仕組みとして十分かどうか」という観点です。

グループウェアのワークフロー機能で「申請〜承認」は実現できるが、その後の管理に課題が残る

たとえば、以下のような業務フェーズが関係する場合には、グループウェア単体では対応が難しいケースがあります。

フェーズ	求められる管理	グループウェアの機能範囲
作成・申請	入力支援・記入漏れ防止	◎（テンプレート・入力欄の設計が可能）
処理・承認	条件分岐・ルート制御・代理承認	△（固定ルートや人指定が主）
保管	アクセス権限・検索性・一覧性	△（自由度が高い一方で統一性に課題）
保存	改ざん防止・保存年限・電子帳簿保存法対応	✕（多くの場合制度的保存設計は未対応）
廃棄	廃棄フロー・ログ保存・証明可能性	✕（手動削除／ログ不備が多い）

本当に求められるのは「制度を再現し、一貫して記録に残せること」

企業内で求められる判断プロセスや書類の扱いは、次のような制度要件を前提とすることが少なくありません。

• 社内規程に沿った承認ルートの強制
• 判断内容のログ記録と監査対応
• 保存形式・改ざん防止要件（e文書法・電子帳簿保存法）
• 保存期間の自動管理と廃棄記録の保持

グループウェアのワークフロー機能は、これらの制度的要求までは想定して設計されていないことが一般的です。あくまで「連絡の効率化」「作業の進行補助」に特化した仕組みであり、法的要件や内部統制までを含めた“制度運用のインフラ”としては不足が生じる可能性がある、という認識を持つことが重要です。

まとめ（グループウェアとワークフローシステムの違い）

• グループウェアのワークフロー機能は、日常的な業務処理には十分な利便性を提供するが、制度的な運用には限界がある。
• 特に、文書ライフサイクル全体（申請〜承認〜保存〜廃棄）を一貫して管理するには、専用のワークフローシステムが求められる場面が多い。
• 「機能があるかどうか」ではなく、「制度を守る仕組みになっているかどうか」を評価の軸にするべきである。

よくある質問（グループウェアとワークフローシステムの違い）

文書管理システムとワークフローシステムの違いとは？

概要：文書を「保管する」ことと「制度的に管理する」ことの違い

文書管理システム（DMS：Document Management System）は、「文書を探しやすく」「安全に保管する」ことを目的に設計されたシステムです。

• 契約書や稟議書、議事録、報告書などのPDFやWordファイルを一元化
• 作成者、作成日、ファイル種別などの属性を付与
• 閲覧権限やバージョン管理を適用して更新ミスや情報漏えいを防止

このように、文書の利便性や安全性を向上させるには非常に優れた仕組みです。

しかし、「保管されている」ことと「社内規程に基づいて管理されている」ことは同義ではありません。

たとえば以下のような点に注意が必要です。

• 保存期間の設定が個人判断に委ねられている
• 廃棄の手続きが曖昧で、「誰が」「いつ」「なぜ」消したか記録が残らない
• ファイルの改ざん防止が不十分で、後から書き換えられる可能性がある
• 判断履歴や承認のプロセスが文書管理システム側には記録されていない

つまり、文書管理システムはあくまで「記録後の文書を保管・活用する」ことに特化しており、判断がどのように行われたかを制度的に記録し、そのライフサイクル全体を統制する目的では設計されていないのです。

課題：保存期間・アクセス権限・廃棄ルールが不備だとどうなるか？

文書管理システムは、ファイルの格納・検索・共有に優れた機能を提供しますが、社内規程や法令の観点から見ると「設定されていないと困るもの」が多く存在します。

とくに以下のような制度的管理が欠けていると、内部統制上のリスクや監査不備として指摘される恐れがあります。

❶ 保存期間が決まっていない、または自動管理されていない

➤ 本来は「稟議書は7年保存」など社内規程や法令で定められていても、保存期限が設定されておらず、永久に残されたままになっていることがある。

→ 情報資産の過剰蓄積は、検索性・セキュリティ・管理負荷の面でデメリットとなります。

❷ 文書の改ざんや不正削除ができてしまう

➤ 一部の文書管理ツールでは、ファイルを誰でも上書き・削除できる設定になっており、重要な意思決定の履歴が消されたり書き換えられたりするリスクがある。

→ これは制度上、判断の正当性を証明できない状態に直結します。

❸ アクセス制御が不十分で、機密情報が閲覧可能になっている

➤ アクセス管理が煩雑で、管理者の設定ミスなどにより、給与情報や契約書が関係のない部門でも閲覧可能な状態に。

→ 意図しない情報漏えいのリスクが生じ、信頼性を損ないます。

❹ 廃棄がルールに基づかず、人の判断で行われている

➤ ファイルを削除する際に、申請→承認→実行というフローがなく、関係者が気づかないまま過去の記録が消去されていることも。

→ 監査時に「なぜその記録がないのか？」と問われ、責任の所在が曖昧になる原因になります。

❺ どの文書が正式な「決裁済み文書」か分からなくなる

➤ ファイル名や保存場所だけでは、「途中経過」「差し戻し後の再申請」「決裁済み最終版」の区別がつかず、担当者によって異なるバージョンが並行して保管されることも珍しくありません。

→ この状態では、本来の意思決定内容が曖昧になり、誤った文書をもとに処理が進行するリスクがあります。
→ 監査や紛争時に「正式な記録としてどれを提出すべきか」が不明確となり、企業としての説明責任を果たせなくなる恐れもあります。

このような課題を防ぐためには、文書の生成から承認・決裁・保存・廃棄までが一気通貫で管理される仕組み（ワークフローと文書管理が統合されたシステム）が必要になります。

つまり、文書管理とワークフローが分断されている状態では、社内規程に沿った適切な管理を行うことが難しいということです。

比較：文書管理システムとワークフローシステムの機能分担

文書管理システムとワークフローシステムは、「文書を扱う」という点では共通していますが、担っている役割と想定されている目的は根本的に異なります。

両者の違いを明確に理解することが、適切な制度運用の第一歩となります。

機能の違いを整理した比較表

観点	ワークフローシステム	文書管理システム
主な対象	申請中・判断中の文書	承認・決裁が完了した記録文書
主目的	判断の制度化と証跡の記録	文書の保管・検索・廃棄の統制
承認・決裁機能	条件分岐／ルート制御／役職設定／電子署名	一部連携あり／基本的に非対応
記録性	誰が・いつ・どの内容で判断したかを非改ざんで記録	ファイルに属性を付けて管理／判断履歴は持たない
保存・廃棄の制度対応	保存期間・廃棄申請・承認・ログ保存まで一括管理	一元化が難しい／人による削除判断が多い
証明性	判断そのものの記録が証拠となる	文書の存在証明は可能だが、判断経緯は管理対象外

補完関係として活用すべき

このように、ワークフローシステムと文書管理システムは対立関係ではなく、むしろ補完関係にあるといえます。

• ワークフローシステムが「正しい判断を記録する」
• 文書管理システムが「記録された正式文書を安全に保管する」

──という業務ライフサイクルの前後を支える役割分担が理想です。

ただし、両者が分断された状態で運用されていると、次のような課題が発生します。

• 判断履歴と保存文書が別システムにあり、監査時に照合が困難になる
• 保存フォルダに正式文書と下書きが混在し、どれが正本か判別できない
• 廃棄ルールが共有されておらず、不要文書が残り続ける／重要文書が誤って削除される

こうしたリスクを防ぐためには、ワークフローと文書管理が統合または連携されており、制度設計に基づいて一貫管理できる環境が不可欠です。

まとめ（文書管理システムとワークフローシステムの違い）

文書管理システムは、あくまで承認後の文書を保管・共有する仕組みであり、判断プロセスの制度運用そのものを担うわけではない。

• 「どの文書が正本なのか分からない」「いつ誰が判断したか分からない」状態を防ぐためには、ワークフローと文書管理の一体的な運用が必要。
• 保存や廃棄の制度的管理がなければ、記録の信頼性は確保されず、企業としての統制や説明責任が果たせなくなる。

FAQ（文書管理システムとワークフローシステムの違い）

ノーコードツールとワークフローシステムの違いとは？

概要：「作れる」ことと「制度として成立する」ことは別の話

近年、Power Apps、kintone、Google AppSheet、Salesforce Platformといったノーコード／ローコードツールの普及により、現場主導で業務アプリやワークフローを構築する動きが活発になっています。

こうしたツールの最大の利点は、プログラミング不要で柔軟に業務フローが設計できることです。
そのため、手軽にワークフロー画面を作成したり、承認ルートを設定したりすることで、「もう専用ワークフローシステムは不要なのでは？」と考える企業も増えています。

確かに、ワークフローシステムもノーコード/ローコードツールの一部です。

このため、より汎用的で機能の多いツールを導入すれば、「大は小を兼ねる」と考えるかもしれません。

しかし、制度運用という観点から見ると、このようなノーコードツールには本質的な限界があります。

• 申請金額や文書種別に応じた承認分岐やスキップ条件など、社内規程に沿った判断フローの自動構築機能が標準では備わっていない
• 保存期間の自動管理、廃棄申請・承認・記録の仕組みなどが制度設計として実装されていない
• 操作ログ・承認履歴の非改ざん記録や電子帳簿保存法対応が難しく、記録としての信頼性が担保できない

つまり、ノーコードで自由にアプリが作れることは、「制度が正しく運用される仕組みが担保されている」こととは根本的に異なります。

「ノーコード＝誰でも使える」「自由に作れる＝制度も守れる」といったイメージには注意が必要です。
制度的要件に対応するには、機能があらかじめ制度設計に沿って設計されているかどうかが重要であり、それはツールの“使いやすさ”や“自由度”だけでは判断できません。

また、「ノーコードツール＝プログラミングが不要」を意味するため、実際には相応の専門性を持たせなければ構築・運用が難しいケースが少なくありません。そうすると、業務部門（人事・総務・経理・財務等）とは別の専任担当者を設けることで、運用が煩雑になる場合もあります。

課題：ツールに備わっていない制度対応機能のギャップ

ノーコードツールは、柔軟に申請画面や承認フローを設計できる一方で、制度運用に求められる「設計ミスを防ぎ、誰が使っても同じように制度を守れる状態」を作るには不向きなケースが多くあります。

これは、制度的な要件に対応する機能自体がツール側に標準搭載されていないことが多いためです。

以下に、よく見られる制度運用上のギャップを紹介します。

❶ 社内規程に沿った承認ルートの自動構築が難しい

➤ ノーコードツールでは承認ルートを「自由に作れる」反面、金額や内容に応じてルートを自動で分岐・スキップする仕組みが十分に備わっておらず、設計者が手動で条件分岐を組み込まなければならないことがあります。

→ 手動で対応できたとしても、組織改編・業務変更時にメンテナンスすることが大変です。

　また、ミスも発生しやすくなります。

❷ 保存期間・廃棄フロー・操作ログが制度準拠ではない

➤ 多くのノーコードツールでは、保存年限の自動管理や、廃棄申請→承認→履歴保存というフローの実装が難しく、文書が無制限に残り続けたり、勝手に削除されたりする状態が放置されがちです。

→社内規程に沿った文書の管理要件を満たすことが困難になります。

❸ 制度要件を前提とした入力フォーム設計が困難

➤ ノーコードツールでは「データの入力」をサポートすることが主眼であるため、記入例の設定や、A4で印刷を行うための帳票設計をはじめ、継続的な制度運用をサポートするのが困難なときがあります。

このように、「作れる」「自由に設定できる」という特長の裏側で、制度運用の確実性や継続性という観点では“仕組みとして足りない”部分が多くあるということが重要です。

比較：制度運用で求められる機能はツールに内在しているか？

ノーコードツールとワークフローシステムを比較した場合、「制度運用に必要な機能がツールに内在しているかどうか」が重要な違いとなります。

以下に、ノーコードツールと専用ワークフローシステムが、制度運用に必要な要件にどのように対応するかを整理しました。

ノーコードツールとワークフローシステムの比較表

比較項目	ノーコードツール	ワークフローシステム
承認ルートの柔軟性	高い（設計者が自由に設定）	ルールに基づいた自動分岐・役職制御
制度対応の難易度	設計者のスキルに依存	設計時に制度準拠の設計が組み込まれている
記録の信頼性	実装者の設定次第（簡易ログ・編集可能）	非改ざんログ・承認履歴で一貫管理
保守性	部門ごとに設定が異なり、属人化しやすい	権限・役職ベースのロール設計で、長期運用しやすい
統一性	現場ごとに設計が異なりやすい	全社的な統一ルールの適用が容易
法令対応	一部の機能に限られ、標準対応なし	電子帳簿保存法・e文書法対応機能あり

制度運用に求められる機能がツールに備わっているか

• ワークフローシステムは、元々「制度運用を支えるために設計されたツール」です。
  承認ルートの自動分岐、役職制御、保存期間・廃棄フローの設定など、制度の要件に基づく機能が最初から組み込まれており、運用が標準化されています。
  そのため、どの部門が使っても、制度に則った運用ができるという強みがあります。
• 一方、ノーコードツールは「現場主導で業務アプリを作れる」ことが主眼であり、
  制度設計に必要な機能が「デフォルトで組み込まれている」わけではありません。
  ノーコードでアプリを作成できても、制度として守るべきフローや記録の整合性が確保されていないため、
  長期的に見ると運用の不安定さや不備が生じるリスクが高いと言えます。

まとめ（ノーコードツールとワークフローシステムの違い）

• ノーコードツールは「プログラミング不要」なものの、構築・運用には相応の専門性が求められるほか、文書ライフサイクルをサポートするような機能面は不十分。
• ワークフローシステムは、文書手続き（作成～処理～保管～保存～廃棄）に特化したノーコードツールであり、稟議・申請・報告・届出といったプロセスをサポートするための機能が充実しているほか、業務部門の人が自分で運用・管理できる使いやすさがある。

よくある質問（ノーコードツールとワークフローシステムの違い）

ワークフローツールの選び方｜社内規程にきちんと対応できる仕組みとは

概要：「何ができるか」より「何を間違えずに実行できるか」

多くの製品が、「ワークフロー機能あり」「直感的な操作」「テンプレート付き」などを強調します。
しかし、ワークフローシステムの導入目的は、業務の申請処理を“仕組みとして間違えずに流せるようにする”ことにあります。

特に、社内にはさまざまなルールがあります。

• 金額に応じて誰が承認するか
• 契約書がある場合は法務部を通すか
• 上司と申請者が同一人物のときにどう扱うか
• 決裁後の書類は何年保存し、誰が廃棄を承認するか

これらは属人的に運用されるのではなく、システム上で“ミスが起きないように実行できるかどうか”が問われる場面です。

つまり、ワークフローシステムを選ぶ際には、「このシステムで、うちのルールをそのまま間違えずに回せるか？」という視点が最も重要になります。

比較：機能の多さより“間違えずに回せるか”で見るべき理由

製品比較の際にはつい、「できることが多いシステムが良い」と考えがちです。

たしかに機能が多いことは一見メリットに見えますが、ワークフローシステムにおいて本当に重要なのは、社内のルール通りに“間違えずに処理できる”かどうかです。

「できるけど、運用は任せる」システムには落とし穴がある

次のような状態では、たとえ高機能であっても現場では“使いづらく”、統制も取れません。

• 「ルートは自由に組めます」と言われても、金額や文書の種類で自動分岐ができない
• 「承認者は設定できます」と言われても、人名指定でしか管理できず、異動のたびに修正が必要
• 「履歴が残ります」と言われても、操作ログが改ざんできてしまう
• 「保存できます」と言われても、保存年限や廃棄ルールがシステム上で管理できない

こうしたケースでは、設定ミス・更新漏れ・記録不備といったリスクが放置されることになります。

本当に見るべき項目は「社内ルールが仕組みとして再現されているか」

ワークフローシステムの導入目的は、業務を「簡単にできるようにする」ことではなく、「正しく、ルール通りに流れるようにする」ことです。

具体的には、次のような点が満たされているかを確認する必要があります。

• 金額や文書条件に応じた承認ルートの自動分岐ができるか
• 承認者を役職ベースで管理し、異動時にも自動で切り替わるか
• 同一人物の申請・承認をシステム上で自動スキップまたは制御できるか
• 操作ログが非改ざん・時系列で残り、出力可能か
• 保存期間や廃棄ルールが自動設定・承認付きで管理できるか

こうした機能は、ただの「便利な機能」ではなく、ミスを防ぎ、内部統制を守るための要件でもあります。

比較の視点を変えると、選ぶべき製品が変わってくる

観点	機能重視で選んだ場合	実行性重視で選んだ場合
画面の見やすさ	◎	◯
設定の自由度	◎	△（ルール優先で制限あり）
誤設定防止	△（自由すぎてミスが出やすい）	◎（ルールに基づく制御あり）
社内ルールの再現	△（運用任せ）	◎（設計時に制度に準拠）
監査・法令対応	△（別機能／非対応）	◎（ログ・保存・廃棄まで一貫対応）

つまり、多機能＝安心とは限らないということです。

選定時には、「このシステムなら、ミスや不正が起きない環境をつくり、社内のルールを確実に回せるようになるか？」という目線で見直すことが、失敗しない導入への近道となります。

チェックリスト：社内ルール通りに動かすための確認ポイント

ワークフローシステムを選定する際、「画面がきれい」「導入実績が多い」「価格が安い」といった要素に目が向きがちですが、最も重要なのは、自社の社内規程や運用ルールをミスなく実行できる仕組みかどうかです。

以下は、システム選定時に必ず確認したい「実務基準」のチェックリストです。

承認ルート設計に関する確認項目

• 金額や文書種別に応じて、承認ルートを自動的に分岐できるか？
• 承認者を「人」ではなく「役職・部署単位」で柔軟に設定できるか？
• 承認者が異動・退職した場合も、設定変更が不要な構造になっているか？

判断・記録に関する確認項目

• 誰が・いつ・どんな判断を下したかを、非改ざんでログに記録できるか？
• 差し戻しの記録やコメントが履歴として時系列で残るようになっているか？
• 社内監査や税務調査の際に、記録を出力し、証拠として提出できるか？

入力フォームの制度対応

• 申請内容に必須項目や記入ルール（選択式、数値制限など）を設定できるか？
• フォームの内容を申請種別ごとに変え、使い分けができるか？
• 曖昧な申請や情報不足による差し戻しを事前に防ぐ仕組みがあるか？

保存・廃棄・法令対応

• 承認済み文書に対して、保存期間を自動で設定できるか？
• 保存期間満了時に、廃棄申請→承認→削除まで記録が残る仕組みになっているか？
• 電子帳簿保存法・e文書法などに対応した証跡管理が実装されているか？

運用・保守・引き継ぎの仕組み

• システム管理者だけでなく、現場担当者でも簡単に設定や変更ができるか？
• マニュアルなしでも操作方法が理解できるユーザーインターフェース設計になっているか？
• 担当者が交代しても、設定や運用が継続できる構成になっているか？

このような観点からシステムを選ぶことで、「使いやすい」だけでなく、「社内規程に沿った処理をミスなく・一貫して・記録に残して運用できる」ワークフロー環境が実現できます。

まとめ（ワークフローツールの選び方）

• ワークフローツールを選ぶ際は、「機能が多いか」ではなく、自社の社内規程や判断ルールを正しく、ミスなく処理できるかを基準にすべき。
• 金額による承認ルートの自動分岐、役職ベースの承認設定、保存期間・廃棄フローの管理など、制度運用を支える機能があらかじめ備わっているかどうかが、導入後の安定運用に直結する。
• 表面上の「申請ボタン」や「承認機能」があるだけでは不十分。ルール通りに処理を強制できる仕組みがあるかを見極めることが、選定の最重要ポイント。

よくある質問（ワークフローツールの選び方）

なぜ統合型ワークフローシステムが必要なのか？

概要：申請から廃棄までを一貫して管理できる仕組みが必要

多くの企業では、ワークフローに関わる処理を複数のツールに分けて運用しています。

• 申請はノーコードツールで作った画面から
• 承認はグループウェアの承認ボタンで
• 決裁済み文書は文書管理システムにPDFで保存
• 廃棄は部門ごとの判断に委ねられている

一見、それぞれの工程は回っているように見えますが、全体としてつながっていない場合、「いつ・誰が・どのように処理したか」が見えなくなる構造的な問題が起こります。

ワークフロー運用に必要な5つの管理フェーズ

フェーズ	目的	不備があると起きる問題
① 申請	情報を正しく入力・提出する	記入漏れ・ルール違反の申請が通る
② 処理	社内規程に沿って承認・決裁を行う	条件分岐ができず誤った承認が通る
③ 保管	関係者が閲覧・再利用できる状態にする	正本が分からず誤って処理される
④ 保存	監査・証跡として一定期間残す	保存期間が不明・ログ不備で証明不能
⑤ 廃棄	保存期間終了後に正しく削除する	勝手な削除・残存による内部統制違反

このように、ワークフローの各フェーズが別々のツールで管理されていると、次のような「つながっていないことによる不備」が起こりやすくなります。

• 承認までは済んだが、記録が改ざん可能な状態になっている
• 文書は保存されているが、それが「正式な決裁済み文書」か分からない
• 廃棄対象がシステムで自動抽出されず、削除漏れや勝手な削除が起きる

「統合型ワークフローシステム」は、この5つのフェーズをひとつの仕組みの中で一貫して管理できるように設計されているため、申請・処理・保管・保存・廃棄という業務の“最初から最後まで”を正しくつなぎ、記録に残し、ルールに沿って完了させることができます。

分断型運用で起きる3つのリスク

申請〜承認〜保管〜保存〜廃棄という一連の処理を、複数のツールで分けて運用している企業では、「申請はできているが、他のフェーズで記録や管理が抜けていた」という問題が少なくありません。

ここでは、ツールが分断されていることで現場で起こりやすい代表的なリスクを3つに整理してご紹介します。

リスク①：判断履歴の断絶による説明不能

申請と承認はグループウェア、文書の保存はファイルサーバ上、廃棄は手動削除──
このように情報がバラバラに管理されていると、いざというときに「この文書は誰が、いつ、どう承認したのか」が追えなくなります。

→ 社内監査や税務調査、社外からの問い合わせ対応などで、意思決定の正当性を証明できない状態に陥る危険があります。

リスク②：正本がわからず、誤処理や重複対応が発生

「最新版がどれか分からない」「差し戻し前の書類も保存されている」「同じような書類が複数フォルダにある」──
こうした状態では、誤った書類を再利用したり、処理済み文書に対して二重対応してしまうなどの混乱が起きます。

→ 結果として、意思決定の一貫性が崩れ、トラブルや業務ロスの温床になります。

リスク③：廃棄のルールが不明確で、削除できない／しすぎる

文書管理システムや共有フォルダに保管されたファイルが、「いつまで残していいのか」「いつ・誰が・なぜ削除したのか」が管理されていない。
廃棄の申請・承認の仕組みがなく、担当者が勝手に削除するか、逆に削除ができずに残り続けるケースも。

→ これにより、情報漏えいや監査不備、法令違反といったリスクが現実のものとなります。

このようなリスクは、個別のツールに問題があるというよりも、それぞれのフェーズを“別のシステムで運用していること”そのものが構造的な原因です。

統合型ワークフローシステムを使えば、これらのプロセスが「1つの流れ」としてつながっており、記録も一元化されるため、こうした分断によるリスクを根本から防止できるのです。

統合型で実現できることと、導入効果

分断されたツールによる運用では、申請・承認・保存・廃棄といった各フェーズで情報が途切れ、制度的な記録の不備や判断ミス、保管・廃棄の統制不備といった問題が起こりやすくなります。

それに対し、統合型ワークフローシステムは、これらの工程を「一連の流れ」として扱うことで、次のような状態を実現します。

一貫した判断記録が残せる

• 申請〜承認〜決裁までの判断経緯が、時系列・非改ざんのログで記録される
• 差し戻しや代理対応も、誰が・なぜ・どのように処理したかが履歴として保存

→ 「この判断は誰が、どの条件で承認したのか？」にすぐに答えられる体制が整います。

保管・保存・廃棄の流れも自動化・制度化される

• 承認完了と同時に、文書属性・保存期間が自動付与され、適切な場所に格納される
• 保存年限が来た文書は、廃棄フラグ付きで抽出され、申請→承認→削除ログまで一貫管理される

→ ファイルの放置や勝手な削除を防ぎ、監査・法令対応にも備えられる環境になります。

担当者が変わっても、ルールは守られ続ける

• 承認ルートが役職ベースで管理されており、人事異動があってもルートが自動更新
• 各フェーズで必要な操作・判断は、あらかじめ設計されたルールどおりにシステムが誘導

→ 現場の担当者が誰でも、同じ品質・同じルールで運用できる仕組みが定着します。

経営・業務面での導入効果

観点	統合型で得られるメリット
統制強化	社内規程を正確に反映・再現できるため、ルール逸脱が起きにくい
ミスの削減	入力・判断・保存・廃棄のすべてで人為的ミスを抑止できる
説明責任	ログや履歴が一貫して記録されており、監査にも迅速に対応可能
業務効率	フェーズごとに別のシステムを使う煩雑さがなくなり、処理速度が向上
継続性	異動や引継ぎでもルールが崩れず、運用が安定する

こうした理由から、業務が複雑な企業や、法令・監査への対応が求められる組織ほど、統合型ワークフローシステムの価値は大きくなります。

単なる「申請のデジタル化」ではなく、業務の流れを“仕組みとして正しく流せる”状態を整えることこそが、ワークフローシステムの真の導入効果です。

まとめ（統合型ワークフローシステムの必要性）

• ワークフローは、単に申請や承認を行うだけではなく、「申請→処理→保管→保存→廃棄」という一連の流れをルール通りに回すこと」が本来の目的。
• ツールを分けて運用していると、判断履歴が残らない、保存期間が管理されない、廃棄の責任が曖昧になるなど、社内統制や監査対応で致命的な不備が起きやすい。
• 統合型ワークフローシステムなら、これらのフェーズを一貫して設計・実行・記録できるため、「最初から最後まで正しく運用される状態」をつくることができる。
• 属人化・情報分断・削除漏れ・証跡欠如といったリスクを回避し、制度運用・ガバナンス・継続性のすべてを支える基盤として機能する。

よくある質問（統合型ワークフローシステムの必要性）

目的別・課題別に見る使い分け方

概要：「できること」ではなく、「何を確実に実行すべきか」から選ぶ

業務システムを選ぶ際、機能数やUI、柔軟性の高さといった比較がなされがちですが、
本来は、「どの課題を解決したいのか」あるいは「どの処理を間違いなく実行したいのか」という視点で選定すべきです。

以下のように、各ツールは得意とする領域が異なり、「代替関係」ではなく「目的ごとの使い分け」が前提になります。

ツールの目的別・課題別マッピング

ツール種別	適している目的	課題／限界
グループウェア	社内連絡・情報共有／軽微な申請	承認ルートの分岐や判断履歴、保存・廃棄は未対応
ノーコードツール	業務改善／簡易アプリ開発／現場主導の試行	制度設計が属人化／運用統一・記録管理が困難
文書管理システム	文書の一元保存／検索／分類	判断プロセス・保存期間・廃棄ルールは対象外
ワークフローシステム	社内規程に基づく判断の実行と記録の管理	初期設計には規程理解が必要／日常連絡は不得手

このように、それぞれのツールは用途ごとに特化しており、たとえば「文書を検索したいなら文書管理」「現場でアプリを作るならノーコード」という選択が自然です。

ただし、申請内容を規程に沿って判断し、その履歴を記録・保存・廃棄まで管理するという目的においては、ワークフローシステム以外では要件を満たすことが難しいのが現実です。

ワークフローを中核に据えた“補完的な使い分け”が理想

各ツールには強みがありますが、制度運用の中核には「ワークフローシステム」を置くことが前提です。
そこを軸にすれば、他のツールとのすみ分け・連携もスムーズに行えます。

実務での活用イメージ

• グループウェア：通知や進捗の周知（チャット・掲示板）に使う
• ノーコードツール：特定部門の業務効率化、試験導入・プロトタイピングに活用
• 文書管理システム：過去の記録文書の横断検索や一時保管に使用
• ワークフローシステム：すべての判断・記録・保存・廃棄の“流れ”を管理する中核インフラ

補完関係として構築すれば、全体の統制と柔軟性が両立できる

活用目的	中核となるツール	補完するツール
承認ルートを正しく回したい	ワークフローシステム	（なし）
業務改善を試したい	ノーコードツール	ワークフローと連携・統合
文書の保存期間を管理したい	ワークフローシステム	文書管理と連携
社内周知・通知を行いたい	グループウェア	ワークフローと連携（通知先）

まとめ（ツールの使い分け）

• システムは「どのツールが万能か」ではなく、何を間違えずに処理したいかで選ぶべき。
• 承認ルートの自動制御や、記録・保存・廃棄までの一貫した運用は、ワークフローシステムでなければ構築が難しい領域。
• グループウェアやノーコード、文書管理システムはそれぞれ有効だが、ワークフローを軸に補完関係で運用する構成が最もリスクが少なく、継続性が高い。

よくある質問（ツールの使い分け）

間違えずに、ルール通りに、業務を流す仕組みを整えませんか？

グループウェア、ノーコードツールなど様々なツールの中から、最適なものがどれかお悩みでしょうか？

ジュガールワークフローは、中小企業から大企業まで“社内規程に沿った文書手続きを正確に・確実に実行うすることを第一に設計された統合型ワークフローシステムです。

導入のしやすさと、制度運用への強さを兼ね備えた、現場にも経営にもやさしい仕組みを、ぜひ一度ご覧ください。