ジュガールワークフローを試せる90日間！
導入までのかんたん４ステップ
無料期間中にシステムを十分にご検証いただき、安心して導入をご判断いただける環境を整えています。
ITや総務担当者にとって、日々の業務に追われながら新しいシステムを検討を進めることは非常に大変な作業です。
ジュガールワークフローでは、90日間の無料お試し期間をご用意しております。さまざまな機能をじっくりとご検討ください。
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導入までのToDoリスト
ジュガールワークフローは、90日間の無料お試し期間中、システムの可能性を十分に検証し、
安心して導入をご判断いただけるよう設計されています。
この期間中に、次の 4つのステップ を順に踏むことで、システム導入の効果を最大化し、社内の合意形成をスムーズに進めることができます。
1～15日目
STEP
01
01
目的の整理
①導入チームを編成する
②導入目的を整理する
③現状の「申請書」を確認する
④現状の「承認ルート」を確認する
1～15日目
STEP
02
02
初期設定をする
①ジュガールにログインする
②ダッシュボードを確認する
③申請フォームを作成する
④所属設定をする
⑤役職設定をする
⑥ユーザー登録をする
動作確認をする
申請フォームが正しく回付されるか
アプリでの操作、画面
外部通知連携を試す
申請フォームの検索・PDF出力・CSVエクスポート方法の確認
承認完了の確認
～90日
STEP
03
03
社内調整をする
①利用者の感想・質問・疑問点をまとめる
②費用対効果の検証・検討会の設置
③稟議を回し、導入の決定
～90日
STEP
04
04
導入が決まったら行うこと
①導入までのToDoリストの作成
②スケジュールを設定
③運用ルールの設定
④全体への周知・アナウンス
困ったときのサポートツール
- オンライン相談を利用する
※2回まで1回約30分程度、デモ画面を用いてご相談いただけます。 - ヘルプガイド記事を活用する
導入までのSTEP
目的、やりたいことを整理しよう
お試し登録が完了したら、最初に取り組むべきは「何を実現したいのか」を明確にすることです。
「目的をまとめる」の一歩を踏み出すだけで、その後の導入がスムーズになります。このSTEPをしっかり行い、効果的なシステム導入の準備を整えましょう。
①
導入チームを編成する
ワークフローシステムを導入する、または検討するにあたり、それぞれの部署への声掛け、チームを組成しましょう。
これにより、各部署での動作確認や問題点の洗い出し、検討会の実施など、円滑に展開することが可能になります。
できるだけ担当者一人で検討することは避けましょう。
②
導入の目的を整理する
導入の目的を明確にすることは、プロジェクト成功のカギです。なぜ、今ワークフローシステムを導入したいのか、現況の問題点や導入の目的を考えましょう。
よくあるワークフローに関する企業の悩み
書類の管理負担を減らしたい
情報共有のミスをなくしたい
承認プロセスを自動化したい
オフィス不在時のタイムロス
手作業によるエラー
申請・承認の工程が多い
③
現状の申請書を確認する
現在の申請書を確認し、必要な申請書は何か、どのようなワークフローを作りたいのか、採番やルールはどうなっているかなど明確にし、まとめておきましょう。
④
現状の承認
ルートを確認
各申請書の現在の申請ルートを確認してみましょう。
これまで各ステップでの承認者、最終承認者や決裁者が不明確だったものがあれば、部署・役職に基づいた承認経路を作成することをお勧めいたします。
初期設定をしよう
ジュガールでは、各種マニュアルの他に画面上初期設定ガイドや、困ったときのためのガイド記事をご用意しております。
まずは、ワークフローをテストする前に、必要となる情報を登録しましょう。
※無料お試し期間中にご利用のアカウント情報はご契約後引き続き利用することが可能です。
①
ジュガールにログインする
ログインすると画面上にジュガール初期設定のSTEPが表示され、クリックするとかんたんな設定案内が表示されます。
②
ダッシュボード画面を確認する
まずは、どこから初期設定設定するのか、ダッシュボード画面や設定画面を確認してみましょう。
ダッシュボードには、タスク確認、申請フォーム一覧、ジュガール運営事務局からのお知らせ、申請の状況ステータスなど、知りたい情報が一ヶ所にまとまっています。
ここではシステムの全体像の把握と、管理者や設定の場所を確認しておきましょう。
③
申請フォームを作成する
ダッシュボードに表示されている画面上の導入STEPの順に沿って、初期設定をすすめましょう。実際に社内で使っている、届出書、報告書、稟議書をフォーム形式で登録してみましょう。画面の作成フローに従って設定後、公開すると、社内ユーザーが該当フォームを利用できるようになります。
④
所属設定をする
所属の設定をしましょう。
手動で所属を登録する他、CSVアップロードを使って一括登録することができます。
⑤
役職設定をする
現在社内で使用している役職を登録します。
ここでは役職名、役職コード、上位役職を設定します。承認・決裁フローを正しく設定する為にも正しい役職で設定することをお勧めします。
※「上位役職」の登録とは？
例えば、課長という役職を登録する時に課長の上位役職に当たる部長を選択すると役職順が自動採番され、部長の下に課長が登録されます。
⑥
ユーザー登録をする
STEP①で編成した導入チームメンバーをユーザー登録します。
正しくテストするために最低３名はユーザー登録することをお勧めします。ユーザーを手動で一人ずつ個別に登録する他、CSVアップロード機能で一括で登録することができます。
ここではユーザーのメール、LINE WORKS、SlackのID、社員ID などの基本情報や、代理申請者・代理承認者、権限設定を行うことができます。
動作確認をしよう
ここからは、申請テスト、承認テストを行い、実際の業務フローに沿って確認していきます。
以下のチェックポイントを念頭に置いて、順に確認してみましょう。
check 1
正しく申請フォームが回付されるか
まずは、設定した内容に沿って正しく申請フォームが回覧、承認、決裁、承認完了通知が届くかの確認を行います。
STEP１で登録した申請フォームをテスト申請し、各ステップのユーザーに確認してもらい、承認やコメントをもらってみましょう。
check 2
アプリで操作してみる
ここでは、スマートフォンの操作方法や各種確認画面をチェックしてみましょう。ホーム画面（ダッシュボード）では申請書・タスク管理・ステータス確認・運営事務局からのお知らせを確認することができます。
また、申請フォームの見え方、申請/承認ボタンなどのUIUXについても事前にチェックししておくことで、チームや社内への周知もスムーズになります。
アプリ利用手順
App Store、Google Playより「Jugaad（ジュガール(ワークフロー＆経費精算)」をダウンロードし、ログインを行います。
※アプリご利用にはジュガールへのお申込みが必要です。90日間の無料お試しはこちら。
check 3
外部通知連携機能を試す
※LINE WORKS、Teams、Slack
外部通知連携を設定することで、通知がメールだけでなく、普段お使いのチャット上で受信することが可能です。
例えば、LINE WORKS連携では、トークメッセージに申請したい申請書名を送信することで、ボットが申請書を呼び出し、かんたんに申請を始めることができます。
※外部通知連携機能には、外部サービスのご登録と設定が必要です。
check 4
申請フォームの検索・PDF出力
CSVエクスポート方法の確認
申請したフォームが承認完了後、全申請書一覧画面を確認し、どの様に保管されるかを確認しましょう。全申請書一覧画面より、申請されたフォームの検索、PDF出力、CSVエクスポートなどを行うことができます。
check 5
完了の確認
全申請書一覧で、各申請フォームの承認ステータスが完了しているか確認しましょう。必要な場合はタスクを持っているユーザーにリマインドメールを送ることができます。
社内調整をする
①
感想・質問のヒアリング
いよいよお試し期間のステップ後半です。
ここからは社員全体を巻き込み、実際にシステムを利用した担当者に直接ヒアリングをし、以下のようなところをポイントに意見をまとめます。
聞き出すポイントの一例
直感的な感想
承認所要時間の変化
操作のしやすさ、UI/UX
利便性が期待できるか
各部署での課題
課題解決はできそうか
②
検証・検討会の設置
ここからはヒアリングした内容をまとめ、本格導入するかの検討・準備を進めます。担当者や関係者と検討会や社内説明会を開催し、以下のような点について確認し、議論した内容を共有しておきましょう。
- 費用面
ワークフローシステム導入の費用対効果を検討するには、費用面、効果面、現状との比較、定量的・定性的な評価が重要です。 - 効果面
業務の効率化がどれだけ実現できるかを確認します。例えば、月に削減できる作業時間を従業員の時給換算で評価するなど、具体的な数値で効果を見積もることが重要です。 - 現状の課題と導入後の改善
紙の無駄や申請遅延など、現在のプロセスの問題がどれだけ解消されるかを考えると、導入のメリットが明確になります。さらに、業務プロセスの可視化、DX推進、従業員満足度の向上といった定性的な効果も検証しましょう。
最後に、導入に伴うリスクとその対応策を事前に整理しておきましょう。
③
稟議を回す、導入の決定
社内での合意形成には、導入に至るまでの経緯をロジカルに説明できるようにしておく必要があります。稟議書は、現状の課題を解決するための具体的な提案を上長や関係者に共有し、合意形成や意思決定を円滑に進めるために必要です。
導入背景や目的、期待される効果を明確に示すことで、限られたリソースを効率的に活用できます。
また、ログとして残すことで、関係者全員の理解を深め、後の見直しや振り返りにも役立ちます。
本格導入が決まったら
本格導入が決まったら、90日の期間中にジュガール画面から直接有料プランにいつでも変更することができます。
①
導入までのToDoリストを作成
導入が決まったら、導入までのToDoリスト作成します。
スムーズに導入を行うため、全社で一斉に展開する前にまずは小規模で導入し、その後に全社にて展開することをおすすめします。そのため、この段階では、部署ごとでの詳細なToDoリストではなく、全社的なロードマップ・ToDo作成から入ることをお勧めします。
スモール展開のススメ
スモール展開とは？
スモール展開とは、システム導入の初期段階で全社一斉にではなく、一部の部署や業務プロセスに絞ってテスト運用を行う方法です。この段階では、必要最小限の設定に留め、実際に運用しながら改善ポイントを洗い出していくのがポイントです。
スモール展開の進め方
1．試験運用する部署を決める
2．最初に試験運用を行う部署を選ぶ
※業務フローが分かりやすい部署（例: 総務部や経理部）がおすすめです。
3．必要最低限の設定でスタート
※初めから細かいカスタマイズをしようとせず、
標準機能を活用して最小限の設定で運用を始めましょう。
ToDoリストの例
全社トレーニングの実施
担当者と役割を明確化
マニュアルや教材を整理
トラブル対応ガイドの作成
運用ルールの選定と見直し
部署ごとに担当者を選定
進捗と課題の定期確認
利用状況のデータを分析
追加トレーニングの実施
②
スケジュールを設定
スモール展開はいつ・どの部署で行うのか、またスモール展開が成功した後、本格導入のため全体のスケジュールを設定しましょう。詳細な手順で全社導入を進めることで、スムーズなシステム運用と高い定着率が期待できます。
③
運用ルールの設定
運用ルールの選定 をしましょう。その後、操作ガイド配布、説明会を実施するなどして全員にアナウンスし周知しましょう。
申請フォームのルール
入力のルール
承認のルール
④
全体への周知・教育
新しいシステムを導入する際、社員が「どうやって使えばいいのか？」を理解することが成功の鍵です。ジュガールワークフローでは、以下のリソースを活用し、効率的に社員教育を進めることができます。
初期設定マニュアル・画面上操作ガイド
初期設定や承認ルートの作成手順を詳しく説明 したマニュアルです。
設定担当者が画面を見ながら進められます。
ヘルプガイド記事・AIチャットボット
操作方法をキーワード形式でまとめた、オンラインガイドです。
検索に入力の他、AIチャットボットから会話することで必要な情報がすぐに見つかります。
サポートメール・電話サービス
不明点やトラブルを、カスタマーサポートに問い合わせることができます。
※平日9：00-17：00の間ご対応いたします。
最後に -導入をご検討中の方へ-
新しいシステムを検討する時間を確保するのは、忙しい毎日を送る中でとても大変だと感じています。
そのためジュガールワークフローでは、90日間という余裕を持った無料お試し期間をご用意しました。
この期間中、「使いやすさ」「効果」「社員の反応」をしっかりと試してみてください。
導入後も寄り添い続けるパートナーとして、私たちにお任せください。
お試し期間中に困ったときは...
困ったときのサポートツール
１．ガイド記事で解決できないか、検索してみましょう
無料お試しに登録後、ユーザー専用ヘルプサイトにてガイド記事を検索いただけます。
２．オンライン相談を活用しましょう
無料お試しのご登録前でも、機能についてや操作方法など、デモ画面を共有し、ご相談いただけます。
３. 料金や疑問点など、直接お問い合わせする
無料お試しのご登録前にも、疑問点など、こちらからメールでお問い合わせいただけます。
お試し期間中、押さえておきたいポイント
１．目的をはっきりさせましょう
ワークフロー導入の目的がはっきりしない場合、どのようにトライアル期間を有効活用するか、複数の部署から人を初期に計画性をもってアサインすることも難しくなります。
２．申請フォーム、承認フローは複数設定し、試してみましょう
社内稟議など、複雑化する書類に対応することはどうしても難しくなります。簡単に作成できる届出・報告書類を試したら、分岐経路を含む申請フォームを作成し、自動化のメリットを是非ご体感ください。
無料お試しに関するよくあるご質問
無料お試しでは、どのような機能を試せますか？
有料版と同じ機能をお試しいただけます。また、90日間の無料お試し期間中でもLINE WORKS連携やSlack連携も可能です。
こちらから無料トライアルはお申し込み可能です。
無料お試し期間が終了したらどうなりますか？
一定期間後、アカウントは削除されます。
自動で有料プランに切り替わりませんので、安心してお試しいただけます。
無料お試しで設定した状態を本番環境で使用できますか？
はい、お試しいただいた環境のまま有料プランに移行することが可能です。
無料お試し利用は、申込から何日で利用できますか？
90日間の無料お試しでは、下記リンク内のフォーム入力完了後すぐにご利用いただけます。
こちらから無料お試しにお申し込み可能です。
無料お試し利用にクレジットカード登録は必要ですか？
無料でご利用いただけるため、クレジットカード等のお支払い方法の登録は不要です。
契約したい場合はどうすればよいのでしょうか？
ジュガール内のプラン情報からお客様自身で変更が可能です。
また、ご契約については、support@smartflowhelp.zendesk.comまでメールをいただければ担当からご連絡を差し上げますのでご相談ください。