企業が従業員の出張に関する申請を審査し、承認するプロセスである
出張稟議の目的や必要性などについて詳しくご紹介します。
稟議について詳しく知りたい方はこちら！
出張稟議とは？
出張稟議とは、社員が業務のために出張を行う際に、事前に上司や経理部門の承認を得るための手続きのことを指します。
会社の経費を適切に管理し、不必要な出張や無駄な支出を防ぐことが目的です。
出張稟議が必要なケース
- 顧客訪問・商談・契約交渉のための出張
- 研修・セミナー・展示会などの参加
- 海外拠点や支社の業務支援
- 役員・経営層による重要会議への参加
出張稟議が不要なケース
- 会社の規定で「一定距離内の移動は出張扱いしない」とされている場合
- 在宅勤務の一環での業務訪問（事前承認が不要な場合）
- 個人の判断で行う私的な旅行を兼ねた業務訪問（業務との関連性が低い場合）
出張稟議の基本フロー
出張稟議は、一般的に 「起案 → 回覧 → 承認 → 決裁」 の4つのステップで進められます。
- 出張申請の作成
- 上司・関連部門の承認
- 出張の実施
- 経費精算・報告
① 出張申請の作成
出張を計画する従業員は、事前に出張の詳細を記載した 出張申請書 を作成します。
この申請書には、以下のような情報を含める必要があります。
- 出張の目的（例：取引先との商談、研修参加 など）
- 出張先の情報（訪問先企業名・住所・担当者名）
- 出張期間（出発日・帰社日・業務日程）
- 交通手段・宿泊先の選定（新幹線、飛行機、ホテルの情報）
- 費用の見積もり（交通費・宿泊費・日当 など）
- 添付書類（訪問先からの招待状、セミナーの参加証明書 など）
この情報を正確に記載し、必要な証拠書類を添付することで、スムーズな承認を得やすくなります。
② 回覧と承認、決裁
作成した出張申請書は、社内の決められたフローに従って 承認プロセス を進めます。
- 直属の上司が承認
- 出張の必要性や業務上の妥当性を判断
- 申請内容が適切か、不要な経費が含まれていないかチェック
- 経理・管理部門の確認
- 会社の出張規定に適合しているか審査
- 予算範囲内での出張かどうかを確認
- 最終承認
- 必要に応じて役員や経営陣が最終判断
- 許可または却下の決定を下す
このプロセスがスムーズに進むよう、申請の際には 漏れや誤りのない情報を記入することが重要 です。
③ 出張の実施
承認が下りたら、計画通りに出張を実施します。
この際、以下の点に注意して業務を進める必要があります。
- スケジュールを厳守し、計画的に業務を遂行
- 出張中に発生した経費の領収書を適切に保管
- 変更やトラブルが発生した場合は、速やかに報告・対応
④ 決済と報告
出張が完了したら、 出張報告と経費精算 を行います。
- 出張報告書の作成
- 出張で達成した成果や今後のアクションをまとめる
- 上司や関係者へ提出し、業務の透明性を確保
- 経費精算の申請
- 出張中に発生した費用を整理し、精算申請を提出
- 領収書や明細書を添付し、経理部門の承認を受ける
- 申請内容が問題なければ、経費が払い戻される
出張稟議をスムーズに進めるポイント
出張稟議をスムーズに進めるために、以下のポイントを押さえましょう。
✅ 目的を明確にし、会社の利益につながることを強調
✅ 社内の出張規定を事前に確認し、ルールに沿った申請を行う
✅ 申請は早めに行い、直前申請は避ける
✅ 過去の出張報告を活用し、承認されやすい申請書を作成する
✅ 電子申請システムを活用し、承認フローをスピードアップ
出張稟議導入が嫌がられる理由
申請書類作成の手間
事前の出張稟議と、事後の出張経費精算とステップが増加することに反対の意見が生じがちです。これを解消するためには、連動型のワークフロー・経費精算システムを導入し、可能な限り書類作成の負担を軽減（可能な限り自動化）することが求められます。
承認の遅延
承認者の不在がプロセスの遅延を招くことがあります。これに対応するためには、承認行為がスムーズになる機能（プッシュ通知やメッセージアプリでの通知機能、承認者不在時の代理承認機能など）を持つシステムの利用が推奨されます。
規定の確認
各申請が規定に沿っているかの確認が繁雑で、出張者はこの周りの判断を専門部署に一任したいと考えています。出張規定をシステムに事前に登録し、自動でチェックする機能を導入することが効果的です。
ワークフローと経費精算システムの連携によるメリット
出張稟議プロセスにワークフローシステムと経費精算システムを組み合わせることで、以下のようなメリットが得られます。
プロセスの自動化
申請から承認、経費精算に至るまでのプロセスが自動化され、手間と時間を削減できます。これにより、申請の正確性が向上し、ミスが減少します。
リアルタイムでの進行状況の把握
システムを通じて、申請の状態をリアルタイムで追跡できるため、プロセスの透明性が向上します。関係者はいつでも申請の状況を確認でき、必要に応じて迅速に対応することが可能です
コストの削減と効率の向上
自動化と効率化により、不要な出張の削減や予算の最適化が可能になります。また、事前に予算を設定し、超過があった場合には警告を発する機能もコスト管理を効果的に支援します。
コンプライアンスの強化
出張規定に基づく自動チェックにより、企業のポリシーや規制遵守が容易になります。これにより、法規制や社内ポリシーの遵守が保証され、リスク管理が向上します。
まとめ
出張稟議は、単なるフォーマリティではなく、企業の戦略的な意思決定プロセスの一環です。ワークフローと経費精算システムの効果的な連携により、このプロセスはより迅速かつ透明性があり、コスト効率の良いものに変わります。このようなシステム導入により、企業は出張の管理を改善し、全体的な業務の効率化を実現できます。さらに、正確なデータとリアルタイムの監視を通じて、より良い意思決定を支援し、企業のポリシーや規制遵守を保証します。
最終的に、出張稟議の最適化は、企業の広範な目標達成に貢献し、持続可能な成長と競争力の強化に繋がるのです。これからも技術の進化を活用し、出張管理のさらなる革新を進めていくことが、企業にとって重要な取り組みとなります。このプロセスを通じて、従業員の満足度を高め、業務の透明性を保ちつつ、コストとリスクを効果的に管理することが、今後のビジネスの成功に不可欠であると言えるでしょう。
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- 決裁ステータス管理
決裁番号の発番や、決裁後の書類変更を禁止する機能により、プロセスの透明性と信頼性が向上します。 - きめ細かな権限設定
書類の作成者、承認者、閲覧者などの権限を細かく設定でき、大企業でもスムーズに運用可能です。 - 多段階の承認分岐と承認スキップ機能
複雑な承認フローにも対応し、役職者不在時の承認スキップ機能により、プロセスが滞ることを防ぎます。
多忙な承認者をサポート
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- リマインドメール
承認が必要な事項を忘れないようリマインドメールを送信し、承認プロセスを迅速化します。 - スマホアプリ
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ガバナンスとセキュリティの強化
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