大企業において、業務プロセスの効率化と標準化は重要な課題です。特に複雑な組織構造や多層的な承認経路を持つ大企業では、適切なワークフローシステムの導入が求められます。本記事では、大企業がワークフローシステムを導入する際に考慮すべきポイントを解説し、最適な選択肢を見つけるためのガイドラインを提供します。
大企業のワークフローが抱える課題
大企業のワークフローは、その複雑な組織形態と独自の業務慣習によって、中小企業とは異なる独自の課題を抱えています。ここでは、主な課題を４つ紹介します。
複雑な組織形態と承認経路
大企業には多くの部署や役職が存在し、さらに業務に応じて複数のチームが組織横断的に構成されます。このため、稟議書の決裁一つをとっても、複数の部署やチームにまたがって回付しなければならず、ワークフローの設計と運用が非常に複雑になります。
人事異動に伴う煩雑なメンテナンス
大企業では定期的に大規模な人事異動が行われます。このたびに組織やワークフローの維持、システムのメンテナンスが必要となり、多大な時間とコストがかかります。
高度なセキュリティ対策
大企業は厳格なセキュリティポリシーを持ち、「誰がどの情報にアクセスできるのか」細かなアクセス制御が必要です。また、監査対応のためにログを残し、必要に応じて随時確認できるようにするなどのセキュリティ対策も不可欠です。
独自の業務・商習慣・システム
大企業では独自の業務や慣習があり、汎用的な機能や仕様では対応が難しいケースが多々あります。このため、システム導入時にはカスタマイズが必要となります。
内部統制対応
単なるデータの受け渡しではなく、文書管理規程で定めた内容を実現し、社内文書を適切に作成・保管できるシステム（不適切な削除や修正が行えないように設定できるシステム）が求められます。
システムの不具合
社内システムが多岐に渡る中、承認業務や文書管理などが一元管理できるシステムでないと、運用が煩雑になります。
大企業向けワークフローシステムの選び方と５つの要件
ワークフローシステムのリプレイスを検討する際、以下の要件を満たしているシステムを選ぶことが重要です。
複雑な承認経路にも対応できる
大企業の組織構造と業務フローに対応し、権限や経路を柔軟に変更できるシステムが求められます。上長が不在時に補佐役に業務を委任する機能や、承認経路のANDとORの使い分けができるシステムを選びましょう。
定期的に行われる人事異動にも対応できる
人事異動の予約機能や組織図のバージョン管理機能があるワークフローシステムを選ぶことで、定期的な人事異動による業務負荷を軽減できます。
セキュリティ・監査にも対応している
厳格なセキュリティや監査に対応できる機能を持つシステムが必要です。IPアドレス制限や2段階認証、証跡管理や監査ログの取得機能が備わっていることが重要です。
カスタマイズしやすい（APIの公開）
多くのシステムとの連携が必要な大企業では、APIを公開し、柔軟にカスタマイズできるシステムが求められます。現場のニーズに応じて柔軟に対応できるシステムを選びましょう。また、基幹システムやCRMシステムなどと連携できるワークフローシステムであれば、承認行為や文書管理の一元化を図ることができ、業務運用がスムーズになります。
e文書法や電子帳簿保存法に準拠している
e文書法や電子帳簿保存法に準拠しており、正しく文書の電子化が可能なシステムを選びましょう。利便性を重視しすぎて、不正の余地が残るシステムを選定すべきではありません。
クラウド型とオンプレミス型の選択
大企業がワークフローシステムを導入する際、クラウド型かオンプレミス型かの選択は重要です。それぞれの特徴と利点を理解し、自社のニーズに最適なソリューションを選びましょう。
クラウド型ワークフローシステム
クラウド型は、初期導入コストが低く、スケーラビリティに優れています。オンプレミスと比較して、システムの更新やメンテナンスが簡単で、最新の機能を迅速に利用できる利点があります。また、リモートワークの普及に伴い、どこからでもアクセス可能なクラウド型の需要が高まっています。さらには、技術の進展や法令対応に合わせた改修がシステム側の負担で行われるケースが多く、カスタマイズ等を行わずとも業務改善につながりやすいというメリットがあります。
オンプレミス型ワークフローシステム
オンプレミス型は、企業内にシステムを設置し、完全に自社で管理する方法です。高度なセキュリティ要件やカスタマイズが必要な場合に適しています。データの管理権限を完全に保持できるため、機密情報の取り扱いが厳格な企業に向いています。ただし、オンプレミス型のデメリットとしては、カスタマイズ費用が高額になりがちであり、API連携なども困難であるという点があげられます。
2025年の崖を前に急がれるリプレイス
「2025年の崖」とは、経済産業省が2018年に発表したDXレポートにおいて、6割以上の大企業の基幹システムが2025年には導入から21年以上経過し、ITエンジニアの大量定年退職によりブラックボックス化し、巨額の保守費用やトラブル・リスクが頻発すると予測されています。
このような状況を回避するため、多くの大企業で基幹システムのリプレイスが進められていますが、リプレース前には、ワークフローシステムを事前に最新化しておくことをお勧めします。理由としては、ワークフローシステムは基幹システムのフロント機能として、データの取得や申請・承認行為など一通りの役割を担ってくれるために、ワークフローシステムの役割が広がれば広がるほど、基幹システムへの投資額を最小化しながら、一層の業務効率化・自動化を図ることができるためです。
ジュガールワークフローの紹介
最後に、特におすすめのワークフローシステムとして「ジュガールワークフロー」を紹介します。ジュガールワークフローは、高度な自動化機能と柔軟なカスタマイズ性を備えた優れたワークフローシステムです。
高度な自動化機能
ジュガールワークフローは、最先端のAI技術を活用しながら、複雑な業務プロセスを自動化するための多彩な機能を提供します。申請書の自動生成や承認フローの自動化、条件付きの承認設定など、業務の効率化に大きく寄与します。これにより、手作業の負担を減らし、業務のスピードを大幅に向上させることができます。
柔軟なカスタマイズ性
ジュガールワークフローは、企業ごとのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできる点も大きな特徴です。各種申請書式や承認フローを簡単に設定でき、企業独自の業務プロセスに対応します。例えば、新しい業務フローの追加や既存フローの修正が簡単に行えるため、業務環境の変化にも迅速に対応できます。
強力なデータ管理と分析機能
ジュガールワークフローは、申請や承認の履歴を詳細に追跡し、データを可視化・分析するためのツールを提供します。これにより、業務の進捗状況や課題をリアルタイムで把握し、迅速に対応することが可能です。データドリブンな意思決定をサポートし、業務プロセスの改善を促進します。
他システムとのシームレスな連携
他の業務システム（ERPやCRMなど）と容易に連携できるため、データの一元管理や業務プロセスの一貫性を保つことができます。API連携によって、既存のシステムと深い部分までつなぎ込みが可能です。これにより、セキュリティ上の問題を回避しつつ、管理台帳の自動反映や業務データの統合が実現します。
使いやすいユーザーインターフェース
ジュガールワークフローは、ユーザーにとって直感的に操作できるインターフェースを提供しており、導入初期からスムーズに利用を開始できます。これにより、従業員の抵抗感を減らし、迅速な導入を実現します。特に、大企業では多くの従業員が関与するため、使いやすさは重要な要素となります。
まとめ
大企業向けのワークフローシステムを選ぶ際には、複雑な組織形態や承認経路、人事異動、高度なセキュリティ、独自の業務慣習に対応できるシステムを選ぶことが重要です。クラウド型かオンプレミス型かの選択も重要ですが、まずは必要な要件を満たすシステムを選びましょう。
特に、ジュガールワークフローは高度な自動化機能と柔軟なカスタマイズ性、強力なデータ管理と分析機能を備えており、大企業のニーズに最適です。API連携による他システムとのシームレスな連携や使いやすいユーザーインターフェースも、大企業の業務効率化と生産性向上に大きく寄与します。
2025年の崖を前に、多くの大企業が基幹システムのリプレイスを検討している今、ジュガールワークフローを導入することで、業務プロセスの最適化とセキュリティの強化を実現し、未来のビジネス成長を支援するための強力なツールを手に入れましょう。
