上司に催促メールを送りづらい…
「上司に提出物をお願いしたいけれど、どう言えばいいかわからない…」
このように悩んだ経験はありませんか？
提出してもらわないと自分の仕事が進まない。だけど、催促の仕方を間違えると、失礼になったり、空気が悪くなったりしそうで躊躇してしまう――。特に、相手が上司や目上の人であればなおさら気を遣いますよね。
とはいえ、催促しなければ仕事は進みません。
大切なのは、プレッシャーをかけすぎず、相手の状況に配慮しつつ、やんわりと催促する工夫です。実はちょっとした「言い回し」や「タイミングの工夫」で、角が立たずにスムーズに依頼できる方法があります。
この記事では、上司に提出を催促する際のマナーやタイミング、そして実際に使えるメール例文を紹介します。気まずくならず、でもきちんと伝わる催促メールを一緒にマスターしていきましょう。
上司への催促メールはいつ送るのが適切？
上司に提出物の催促をする際、「そろそろ連絡すべきか、まだ待つべきか…」と迷うことはありませんか？
特に相手が忙しそうにしていると、「今声をかけたら邪魔かも」と気後れしてしまうものです。ただし、催促が遅れると自分の作業やプロジェクト全体に影響が出ることもあります。
だからこそ、「いつ催促するか？」というタイミングの見極めがとても重要です。
以下では、一般的な目安と、社内の上司や同僚に催促する際のポイントを紹介します。
一般的な目安は「約束の日時を過ぎて1〜2営業日」
ビジネスにおいて、提出物や返信が「いつまでに」と明確に決まっている場合は、期限の翌日から2営業日以内がひとつの目安です。
たとえば、金曜日が締切なら、翌週の月曜または火曜には催促メールを送るのが妥当です。
この「1〜2営業日」の間を空ける理由は、
- 忘れているだけの可能性がある
- 忙しくて後回しにしている可能性がある
といった“相手側の事情”を想定した、配慮のある対応だからです。
ポイントは「すぐに催促しすぎないこと」です。
提出期限当日に何もなかったからといって、即座に催促すると、相手にプレッシャーを与える可能性があるので、1日程度は様子を見ることで、無用な摩擦を避けることができます。
また、催促の文面も「ご多忙かと存じますが」「念のためご確認させていただきたく…」など、クッション言葉を入れることで、柔らかく伝えることができます。
上司・同僚には「状況共有」を兼ねたタイミングで
相手が社内の上司や同僚の場合、外部の取引先とは違い、関係性や空気感を読みながら催促できるのがメリットです。そのぶん、「言い方」や「タイミング」に少し気を配るだけで、角が立たないコミュニケーションが可能になります。
おすすめなのは、「催促」という言葉を使わず、“進捗の確認”や“状況の共有”という形に置き換える方法です。
たとえば、Slackやメールで
「〇〇の資料ですが、〇日中に先方へ提出する予定なので、今のご状況だけ共有いただけると助かります！」
といった一文を送るだけでも、相手に「提出が必要だった」と思い出してもらえます。また、上司が会議や外出から戻った直後、1日の業務が一段落した午後のタイミングなど、忙しさが緩和されている時間帯を狙うと、相手もメールを読みやすくなります。
社内では「進捗共有」として定期的なリマインドの流れを仕組みにしてしまうのも一つの方法です。
毎週〇曜日にチェックインのリマインドが来る、タスク管理ツールと連携するなど、催促せずに気づかせる“仕掛け”があると、お互いにストレスのないやり取りが実現できます。
リマインドメールの書き方に関する記事はこちら！
失礼にならない催促メールのマナー
催促メールは、伝え方を少し間違えるだけで「責められている」と相手に感じさせてしまうデリケートなコミュニケーションです。
特に上司や取引先など、目上の相手に送る際は、丁寧な言葉遣い・配慮のあるトーン・ビジネスマナーが重要になります。
「ちゃんと催促できたけど、相手の気分を害してしまった…」
そんなことにならないように、ここでは失礼にならない催促メールを書くための基本的なマナーを3つの観点から紹介します。
丁寧な言葉遣いとクッション言葉を忘れずに
まず基本となるのが、敬語を正しく使い、柔らかく伝える表現を心がけることです。
催促は、相手に行動を促す行為。だからこそ、ストレートすぎる表現は避けるべきです。
たとえば、「提出をお願いします」ではなく、
「ご多忙のところ恐縮ですが、〇〇の件につきまして、ご対応状況をお知らせいただけますと幸いです。」
といったクッション言葉や婉曲表現を使うことで、印象がぐっと柔らかくなります。
▼よく使われるクッション言葉例
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」
- 「差し支えなければ」
- 「念のためご連絡差し上げました」
- 「ご都合のよろしいタイミングで」
また、「催促」という直接的な表現は催促メール本文では使わず、「確認」「進捗」「状況共有」などに言い換えるのが無難です。
相手の状況を配慮したトーンにする
催促は「急かすこと」ではなく、「やんわりと気づかせること」です。
そのためには、相手の状況に思いを馳せたトーンを意識することが大切です。
特に上司や取引先は、多くの業務を抱えている場合がほとんど。
そんな中で「まだですか？」のように一方的なトーンで伝えると、プレッシャーを与えてしまい、逆効果になる可能性があります。
おすすめのフレーズ：
- 「念のため、進捗状況を共有いただけますと幸いです。」
- 「本件について、何かご不明点などございましたらお気軽にご相談ください。」
- 「〇日が社内締切となっておりますので、差し支えなければご対応いただけますと助かります。」
相手の負担を最小限にしながら、自分の立場や状況もしっかり伝えることが、良好な関係を保つコツです。
件名・署名も見直し、印象を整える
本文が丁寧でも、件名や署名が雑だと、全体の印象が損なわれることがあります。
特に件名は、相手が催促メールを開封するかどうかを左右する重要な要素です。
▼好印象を与える件名のポイント
- 目的がひと目でわかる
例：「【再送】〇〇のご確認のお願い」「〇〇に関する進捗状況のご確認」 - 長すぎず、シンプルに
- 「重要」「期限」など強い言葉は控えめに使う
また、署名欄も名乗りだけでなく、連絡先・所属部署・名前を明記し、誰からの連絡なのかがすぐにわかるようにしておきましょう。
上司へ催促メールを送る際に注意すべき3つのポイント
上司に対して催促のメールを送るとき、特に気を遣うのが「言い方」と「タイミング」です。
部下の立場から上司に何かをお願いするのは、どうしても遠慮がちになってしまいますが、曖昧な伝え方や過剰な気遣いが逆効果になることもあります。
大切なのは、失礼にならず、でもきちんと伝わる催促をすること。
そのためには、以下の3つのポイントを押さえておくと安心です。
直接的な表現は避ける
上司への催促で最も避けたいのが、「まだですか？」「早くお願いします」といったストレートすぎる表現です。
言葉に悪意はなくても、受け取る側によっては「急かされている」「責められている」と感じられてしまいます。
そういった誤解を避けるために有効なのが、遠回しで丁寧な言い回しです。
▼NGな直接表現の例
- 「〇〇の件、まだでしょうか？」
- 「〇日までにお願いします。」
▼おすすめの表現に言い換え
- 「〇〇について、進捗状況をご共有いただけますと幸いです。」
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応状況について念のため確認させていただけますでしょうか。」
クッション言葉を入れることで、相手の心理的負担を軽減し、催促の意図が伝わりやすくなります。
特に「恐れ入りますが」「お手すきの際に」などの表現は、敬意と配慮の両方を伝えるための定番フレーズです。
相手の立場を尊重する
催促のメールは、自分の業務を進めるために必要なアクションですが、それ以上に大切なのは、上司の立場やスケジュールへの配慮です。
上司は複数のプロジェクトを並行して抱えていることが多く、提出が遅れているのは“忘れている”というより、“後回しになっている”だけの場合もあります。
そのため、単に「お願い」するのではなく、なぜこのタイミングで必要なのかを明確に伝えることが大切です。
▼例文
「〇〇の資料ですが、クライアントへの提出期限が〇日となっておりますため、進捗をお伺いできればと思います。」
このように、相手の立場を尊重しながら、自分の事情もしっかり説明することで、催促の意図が伝わりやすくなります。
また、感謝の言葉を一文添えるのも効果的です。
「いつも迅速なご対応をありがとうございます。」のような一言があるだけで、印象が大きく変わります。
上司の性格に合わせた”距離感”を意識する
社内コミュニケーションでは、相手の性格や普段の関係性に応じた「距離感」を意識することも非常に重要です。
たとえば、堅めの文体を好む上司もいれば、カジュアルなSlackやチャットでのやりとりを好む上司もいます。
普段から業務のやり取りを柔らかい口調で行っている場合、かしこまりすぎたメールは逆に不自然に見えることも。
逆に、きっちりとしたフォーマルな対応を重視する上司には、軽すぎる言葉遣いは失礼にあたります。
▼ケース別の対応例
普段から丁寧な関係性の場合
「〇〇についてご対応いただきありがとうございます。進捗状況について、差し支えなければご共有いただけますと幸いです。」
カジュアルなコミュニケーションが中心の場合
「〇〇の資料、今どのあたりでしょうか？確認できたら教えていただけると助かります！」
「催促は悪いこと」という思い込みにとらわれず、相手に合った伝え方を選ぶ柔軟さを持つことが、スムーズな社内コミュニケーションのカギになります。
シーン別 催促メールの例文まとめ
催促メールは、相手や状況によって表現やアプローチを変えることが大切です。
同じ「催促」でも、取引先・上司・社内メンバーでは適切な言い回しが異なりますし、返信・入金・検討状況など、目的によっても書き方は変わってきます。
ここでは、よくある6つのビジネスシーンに分けて、失礼にならず、しっかり伝わる催促メールの例文を紹介します。
どれもすぐに使えるテンプレート形式なので、状況に合わせてコピペ＆調整してお使いください。
取引先からメールの返信がないときの例文
件名：〇〇についてのご確認（再送）
株式会社〇〇
営業部 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の●●です。
先日ご連絡させていただきました、〇〇の件につきまして、
念のため再度ご連絡差し上げました。
ご確認いただくお時間がなかった可能性もございますので、
お手すきの際にご返信いただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
署名
【ポイント】「見逃しているかもしれない」可能性に触れつつ、責めずにリマインド。
入金が確認できないときの催促メール例
件名：【ご確認のお願い】お支払い状況について
株式会社〇〇
経理ご担当者様
いつも大変お世話になっております。株式会社□□の●●です。
〇月〇日付にてご請求させていただきました〇〇のご入金について、
現在のところ弊社にて確認が取れておりません。
ご対応状況について、恐れ入りますがご確認のうえ、
ご連絡いただけますと幸いです。
万が一、お手続きが完了済みでございましたらご容赦くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
署名
【ポイント】断定せず、確認ベースでやんわりと伝えるのがマナー。
社内の上司に書類提出を催促するメール文例
件名：〇〇資料のご確認について
〇〇部 〇〇課長
お疲れ様です。●●です。
〇〇の資料につきまして、先日ご依頼させていただいた内容のご確認状況をお伺いできればと思い、ご連絡差し上げました。
本件、〇日中に先方へ提出予定となっておりますため、
ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
――――――――――
署名
【ポイント】上司への敬意＋業務上の必要性をしっかり説明すること。
提案の検討状況を確認したいときの催促文例
件名：ご提案資料のご確認について
株式会社〇〇
△△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の●●です。
先日お送りいたしましたご提案資料について、
ご検討状況をお伺いできればと思い、ご連絡差し上げました。
ご多用のところ恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
――――――――――
署名
【ポイント】催促ではなく“状況確認”という表現にすることで柔らかく伝える。
会議やイベント参加をお願いする催促メール例
件名：〇〇会議へのご出欠について
〇〇部 △△様
お疲れ様です。株式会社□□の●●です。
来週〇日に予定しております〇〇会議について、
出欠のご連絡がまだのようでしたので、念のためご確認差し上げました。
会場手配の都合上、〇日までにご返答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
署名
【ポイント】相手の返信が必要な「理由」（会場手配など）を添えると納得感が出ます。
連絡がない相手への再催促メール（2回目以降）の例
件名：【再送】〇〇の件について
株式会社〇〇
△△様
お世話になっております。株式会社□□の●●です。
先日よりご連絡させていただいております〇〇の件につきまして、
ご返信が確認できておりませんので、改めてご連絡差し上げました。
ご多用のことと存じますが、本件に関してご対応状況をお知らせいただけますと幸いです。
もしご不明な点や確認事項がございましたら、お気軽にご相談ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
署名
【ポイント】2回目以降の催促でも、トゲがないよう「再送」や「念のため」の表現を活用
気を付けたい点
催促メールはシーンによって適切な表現が異なりますが、どのケースでも共通するのは、相手の状況に配慮した丁寧な言葉遣いと、要件が明確に伝わる文章構成です。
「もう1日待つべきか、今送るべきか？」と迷ったら、
- 目的は明確か？
- 相手にとって失礼な印象にならないか？
- 自分の事情も伝わっているか？
をチェックしてから送信するようにしましょう。
そして何よりも、「催促＝失礼」ではありません。伝え方次第で、スムーズに仕事を進めるための前向きなアクションになります。
状況に応じた文例を上手に使い分けて、やんわり、でもしっかり伝わる催促メールを実践していきましょう。
ジュガールでプレッシャーなく催促する！
「気まずいから言えない」「関係性が壊れそうで怖い」――
上司や取引先に対して、提出や返答を“催促する”のは、ビジネスの現場で多くの人が抱える悩みです。
でも、実はちょっとした工夫で、催促はもっと自然で、角の立たないものになります。
インド発の“ジュガール（Jugaad）”という言葉をご存知ですか？ 直訳すると「なんとかする」「手持ちのものでうまくやる」というような意味で、現場の知恵や工夫を重んじる考え方です。
その催促、仕組みで自動化できるかも？ワークフロー導入のススメ
催促メールを毎回手作業で書いていると、
- タイミングを見計らうのに時間がかかる
- 言い回しに悩んでなかなか送れない
- 気を遣いすぎて送れず、結局自分の業務が止まる
といったストレスが発生します。
こうした状況を改善するには、「上手に催促する方法」を考えるだけでなく、催促しなくても済む仕組みを取り入れることが効果的です。
そこで注目したいのが、ワークフロー管理ツールの導入です。
たとえば以下のような工夫で、「催促を仕組みに任せる」ことが可能になります！
- 提出期限前に自動リマインドメールが送られる
- タスク未完了のまま一定期間が経過すると、ステータス通知が上司に届く
- 承認が必要なフローが通知で可視化され、関係者が催促なしで動ける
- チャット連携により、SlackやTeamsで自然に進捗共有される
このようなツールを導入することで、「あの人からまた催促されている」という心理的負担をなくし、自然な流れで対応を促すことができるのです。
さらに最近では、AIが催促メールの文面を自動生成してくれるようなツールも登場しており、文章を考えるストレスすら軽減できます。
現場の“ジュガール力”に頼るだけでは限界があります。
むしろその発想を起点に、「自分が動かなくても回る仕組み」を作るのが、これからの“スマートな働き方”と言えるでしょう。
まとめやんわり伝える工夫と仕組みで、催促はもっとラクになる
上司への催促は気を遣うものですが、言い方やタイミングを工夫すれば、角を立てずに伝えることが可能です。
丁寧な言葉遣いやクッション表現、相手の状況への配慮が大切です。また、催促メールはシーンごとに適した表現を選ぶことで、よりスムーズに伝わります。
さらに、日々の業務で繰り返される催促は、「仕組み」で自動化するのもおすすめ。ワークフローやリマインド機能を活用すれば、催促せずに自然と回る環境を作ることができます。
“ひと工夫”と“仕組み化”で、催促はもっとラクに、スマートになります。
