データ入力の手間とミスを大幅削減！ワークフローで実現する効率化のコツ

データ入力ミスを防ぐには？今すぐできる対策

気をつけているつもりでも、数字の打ち間違い、項目の抜け漏れ、コピペミスってなくならないですよね。大事なデータだからこそ、間違いはできるだけ減らしたいものですが、意識するだけでは限界があります。だからこそ、ちょっとした工夫で手作業を減らしつつ、ミスを防ぐ方法を取り入れましょう。

ダブルチェックを活用する

自分の入力ミスは意外と気づかないもの。2人で確認したり、時間をおいてチェックするだけでも精度はアップします。

チェックリストを作る

「この項目は必ず入力する」「このフォーマットで記入」など、簡単なリストを作るだけでケアレスミスを減らせます。

データ検証ツールを使う

Excelの「入力規則」や自動チェック機能を設定すると、間違ったデータを防ぐことができます。

ただ、こうした対策も「手作業ありき」だから限界があると思いますよね。しかし、もっとラクにミスを減らす方法があります。ここからは、データ入力を効率化するもっと簡単な方法をご紹介します。

データ入力をもっと楽に。手作業を減らす3つの方法

「ダブルチェックやチェックリストを作ってみたけど、やっぱり入力作業が面倒…」
そう感じたこと、ありませんか？

ミスを防ぐための対策をしても、手入力が多い限り、ミスや作業の手間はなくなりませんよね。だったら発想を変えて、そもそも「手作業を減らす」方法を考えてみませんか？ここでは、データ入力の手間をグッと減らせる3つの方法をご紹介します。

OCRを活用。手書きデータを自動変換

書類を見ながらの手入力は、時間がかかるしミスもしやすいですよね。
そこで役立つのが OCR（光学文字認識） です。
OCRとは、スマホやスキャナーで撮った画像から文字を読み取って、自動でデータ化する仕組みのことです。例えば、請求書やアンケートの紙データをOCRで読み込めば、手入力せずにデータを取り込むことができます。「伝票の数字を打ち直すのが大変…」という人には、かなりの時短になります！

RPAで繰り返し作業を自動化

「毎月、決まったフォーマットのデータを転記してる」「毎日、同じような入力作業をしている」

そんな単純作業の繰り返しは、ロボットに任せましょう。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）というツールを使えば、決まった手順の入力作業を自動でやってくれます。

例えば、毎朝、決まったフォーマットのデータをExcelに転記してくれます。また、受注リストを別のシステムに入力することや、メールの内容をデータベースに記録することもできます。

こうした作業は「ボタンひとつで自動化」できます。同じことを何度もやっているなら、一度設定してしまえば、あとは放っておくだけです。

ワークフローシステムで「入力」から「承認」までスムーズに

ワークフローシステムを使えば、データ入力だけでなく、承認や管理の流れもスムーズになります。

例えば、ワークフローを導入すると、申請フォームを簡単に作成できるため、入力の手間を減らすことができます。必須項目のチェックや自動計算を搭載していれば、入力ミスも大幅に削減できます。さらに、承認フローが自動化されていれば、メールやチャットで通知がいき、ボタンひとつで承認が可能です。

つまり、「手入力の作業」だけでなく「手続きの流れ」もラクになるのです。

結局、一番ラクになる方法は？

どれも便利な方法ですが、入力作業だけでなく、業務全体をラクにしたいなら、ワークフローシステムの導入がオススメです。これにより、手入力を減らしつつ、申請・承認・管理の流れも効率化できるので、ムダな作業をグッと削減できます。

ワークフローシステムの重要性

データ入力の手間を減らす方法はいろいろありますが、その中でもワークフローシステムは特に便利です。ワークフローシステムとは、業務の流れをシステム化して、ムダな手作業をなくす仕組みのことです。ワークフローについては以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムにはどのような利点があるのか、実際に見ていきましょう。

【入力の手間を減らす】

ワークフローを使えば、決まったフォーマットに自動入力できるので、ゼロから入力する手間がなくなります。

• 申請書の「部署名」や「担当者名」を自動入力
• 一度入力したデータを他の書類にも反映（コピペ不要！）
• 入力すべき項目だけ表示されるので、迷わずに作業できる

「いちいち書類を開いて、同じ情報を何度も入力する……。」そんなストレスから解放されます。

【ミスを防ぐ】

手入力が多いと、どうしてもミスは発生します。ワークフローシステムには、ミスを未然に防ぐ仕組みがあるので安心です。

• 入力チェック機能
  数字の桁数ミスや記入漏れを自動で指摘
• 選択式入力
  手入力を減らして、正しいデータだけを選べる
• 過去データの自動反映
  以前のデータを活用して、入力ミスを減らす

「数字の打ち間違い」「書き忘れた！」というミスが激減するので、後から修正する手間もなくなります。

【申請・承認の流れがスムーズに】

ワークフローを導入すると、データ入力だけでなく、書類の申請・承認の流れも効率化できます。

• 申請したら、自動で担当者に通知が届く
  いちいちメールで連絡しなくてOK
• スマホでも承認可能
  移動中でも確認して処理できる
• 進捗がすぐ分かる
  「今、どこで止まってる？」が一目で分かる

「誰が承認してるの？」「まだ処理されてない……。」と悩む時間がゼロになります。ムダな確認作業が減って、仕事がどんどん進みます。

ワークフローシステムはどんな業務で使えるか？

「うちの会社でも使えるの？」と思うかもしれませんが、ワークフローは色々な業務で活躍します。

・経理 → 経費精算・請求書の処理をスムーズに
・営業 → 見積書の作成や承認をワンタッチで完了
・人事 → 休暇申請や勤怠管理が簡単にできる
・総務 → 備品購入や社内申請の手続きを効率化

「紙の書類が多い」「手作業が多くて時間がかかる」業務なら、ワークフローを導入するだけで、一気に手間を減らせます。

ジュガールワークフローなら、さらに便利！

ワークフローシステムが便利なのは分かったけど、どのワークフローを選べばいいの？と思われますよね。市場にはたくさんのワークフローシステムがありますが、その中でもジュガールワークフローは、手作業を減らすための機能が充実しています。

今回注目したいのが、「汎用マスタ機能」です。この機能を使えば、手入力の手間を大幅にカットしながら、データの正確性も確保できます。「作業時間を短縮しつつ、ミスも防ぎたい！」という人には、ぴったりのツールです。

では、具体的にどんな機能があるのか、詳しく紹介していきます。

「汎用マスタ機能」で手入力を削減

手入力の作業でよくあるミスといえば、「入力のばらつき」「誤字脱字」「入力の手間」です。
例えば、取引先名や商品名を毎回手入力していると、表記ゆれ（カタカナ・漢字違いなど）が発生してしまいます。

ここで活躍するのが、「汎用マスタ機能」です。これは、よく使うデータをあらかじめ登録しておき、選択するだけで入力できる機能です。汎用マスタ機能については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

汎用マスタ機能を活用すれば、このようなメリットを得ることができます。

• 取引先リストを登録しておけば、候補から選ぶだけでミスゼロ
• 商品マスタを設定すれば、品番や価格が自動入力
• 社員名簿を連携すれば、申請フォームに社員情報を自動入力

毎回手打ちする必要がなくなるので、入力時間を短縮しながら、ミスのないデータ入力ができるようになるでしょう。

入力のストレスを減らす「スマート入力サポート」

ジュガールワークフローには、入力のストレスを減らす機能がいくつも搭載されています。その中でも特に便利なのが、「スマート入力サポート」です。

この機能では、数値や日付などは入力パーツによるサポートがあり自動補完を行ってくれます。規則違反のチェックがあり、誤ったデータはあらかじめ修正することが可能です。さらに、記入見本があるため、どう書けばよいか迷うこともありません。

例えば、日付を入力する場合、カレンダーから選択するだけでOKです。誤ったフォーマットを入力すると、アラートで教えてくれるので、後から修正する手間もありません。このように、スムーズに申請作業を行うことができます。

承認フローも自動化！作業時間を大幅カット

ワークフローシステムを導入する目的のひとつが、申請や承認の手続きをスムーズにすることです。ジュガールワークフローなら、「承認フローの自動化」で、ムダな手間を一掃できます。

【スムーズな承認手続きを実現するジュガールの機能例】

• 申請すると、システムが自動で承認ルートを設定
• 承認者に自動で通知が届く（メールやチャット連携あり）
• スマホからワンタップで承認可能（外出先でも処理できる）

これまで「紙の書類を回すのに時間がかかる」「どこで止まっているのか分からない」といった悩みがあった人も、これならストレスなく進められます。

スマホアプリ対応で、どこでも作業できる

「承認のために会社に戻らなきゃ……。」そんな時代はもう終わりです。ジュガールワークフローは、スマホアプリにも対応しているので、いつでもどこでも申請・承認ができます。

• ネイティブアプリでサクサク動く（WEBビューとは違い、動作がスムーズ）
• 通知機能が充実（承認依頼をリアルタイムでキャッチ）
• 外出先でもスマホで完結（時間と場所を選ばない）

これなら、忙しい業務の合間でも、ストレスなく手続きを進めることができます。

ジュガールワークフローなら、すぐに導入できる

「便利なのは分かったけど、導入が大変なんじゃ…？」と思うかもしれませんが、ジュガールワークフローは簡単に導入できる設計になっています。

• テンプレートが豊富（すぐに使える申請フォームが揃っている）
• ノーコードでカスタマイズ可能（専門知識がなくてもOK）
• 導入サポートも充実（困ったときはサポートチームが対応）

「なるべく早く業務を効率化したい！」という人にとって、最適な選択肢です。

よくある質問（FAQ）

ワークフローシステムが便利なのは分かっても、「本当にうちの会社でも使えるの？」「導入するとどれくらい楽になるの？」と疑問に思うこともありますよね。

ここでは、ワークフロー導入を検討する人がよく抱く質問をまとめました。手作業を減らすために、ワークフローがどれだけ役立つのか具体的に解説します！

もう入力ミスで悩むのはやめよう！

毎日の手入力作業、もううんざりしていませんか？時間がかかるし、ミスも多いし、修正にも手間がかかる。そんな負担を減らすには、「手作業をなくす仕組みづくり」が必要です。

ワークフローシステムを導入すれば、①入力の手間を減らし、②ミスを防ぎ、③業務の流れがスムーズになります。特に、ジュガールワークフローなら、簡単に導入できて、すぐに効果を実感できます。もう「入力ミスでやり直し」「どこで止まっているのかわからない」なんて悩む必要はありません。

今こそ、「手作業を減らして、もっとラクに仕事をする」 ための一歩を踏み出しませんか？