文書管理システムとは
業務を基本としたジュガールの文書管理
汎用文書管理システム
（One Drive , Google Drive , Box など）
（One Drive , Google Drive , Box など）
情報共有
チーム内でのコラボレーションのための情報共有
保管のみ
作成された文書の保管のみ行う
あらゆる種類
どんな書類ファイルも管理
フレキシブル
チーム単位、プロジェクト単位などで
フレキシブルに権限管理を行う
主目的
サポート範囲
管理する文書
権限管理
業務文書管理システム
ジュガール
ジュガール
業務の実行
全社の業務フローに基づき、 プロセスの実行・管理を行う
作成～廃棄まで
文書の作成～処理～保管～保存～廃棄までの ライフサイクルをトータルでサポートする
業務文書に特化
業務文書（稟議、申請、報告、届出、契約書など）に特化
業務実態にマッチ
規程に基づき、部署/役職をベースにして 権限管理を行う
※本機能は現在開発中のため、今後のアップデートで実装予定です。
守りから「攻めの情報活用」へ
ジュガールの考えるAI時代の文書管理
AI時代が到来し、業務文書管理の目的は「手続きの実行」から、ビジネスを動かす「情報資産の活用」へと変わっています。
「ジュガール」は、これからの「攻めの文書管理」を実現するための文書管理システムです。
目的
規程を守り情報資産へ
文書管理には、法令や社内規程に準拠しながら、蓄積された情報を企業の意思決定に活かす仕組み
業務負担
大部分が自動化
文書ライフルサイクルに沿った機能と、エージェンティックAIで、業務負担を大幅に削減
データ活用
戦略判断が可能に
ERPにはできない、原因・背景と結果のデータを結び付けた分析が可能になる
セキュリティ
内部不正の対策も
外部攻撃対策に加え、隠ぺい・改ざん・漏えいも防ぎ、コンプライアンスを守る
作成
定型化
文書フォーマットを活用し、判断や後続業務の実行のために必要な情報を確実に収集する。
処理
公式化
チェックプロセス（＝承認）を行う。決裁を行い、文書が会社の公式文書として完成される。
保管
共有化
必要に応じて検索・閲覧できる状態で保管。閲覧権限を持つ人がアクセスできる情報管理を行う。
保存
証跡化
法令・規程で定めた期間、変更や削除ができない形で確実に保存する。監査等の対応に備える。
廃棄
確実な廃棄
保存期間が終了した文書については、情報漏えいのリスクに配慮し、安全な形で廃棄する。
ジュガールの機能
文書手続きを一元管理
ジュガールは、業務の根拠となる規程や通達の発信にはじまり、文書の作成・処理・保管・保存・廃棄に至る
一連のライフサイクルを、一元的に管理する文書管理システムです。
※一部の機能は現在開発中のため、今後のアップデートで実装予定です。
業務アプリだけではない、様々な活用シーン
グループウェアとして使える
次世代ツール
最先端の技術を用い、現場スタッフにさらなるサポートを提供します。
社内問い合わせ
規程やマニュアルなどのナレッジを活用し、AIエージェントが社内問い合わせに自動で回答
※本機能は今後のアップデートで実装予定です。
お知らせ
会社からの通達や業務連絡を、スマートフォンアプリでスムーズに受信。見逃しを防ぐ通知設計
※本機能は今後のアップデートで実装予定です。
大企業の要件に応える
情報セキュリティ対策
AI技術の進展に伴い、ツールの高度化が進む一方で、セキュリティの重要性もますます高まっております。
当社では、お客様に安心してご利用いただけるよう、セキュリティ対策の強化と最新化に継続的に取り組んでいます。
外部攻撃対策
企業の機密情報・個人情報を管理するために、端末、ネットワーク、インフラ、データベース、アプリケーションなど各レイヤーに対する多層防御を行います。
内部不正対策
操作ログについては、人間向けにレポーティングするだけでなく、AIが常時モニタリングし、不審なふるまいをアラート。不正の兆候を未然に検知します。
認証・認可管理
大規模SNSでも採用されている認証・認可のプロトコルを採用。盗難・紛失リスクのあるスマホを業務利用する場合でも、安心の認証・認可管理を実現しています。
権限管理
文書ライフサイクルに沿って設計された各機能と、部署・役職ベースの権限管理を組み合わせることにより、規程に沿った文書手続きを確実に実行できる環境を整備しています。
文書管理機能に関する
よくある質問
文書管理システムを導入するメリットは何ですか？
証跡の明確化、検索性の向上、改ざん防止、内部統制・監査対応の強化など、多くの効果があります。
紙の文書も電子化して管理できますか？
はい。スキャンした文書を電子保存し、法定保存期間に準拠した管理が可能です文書の保存
法定保存期間は文書ごとに違いますか？
ジュガールでは文書の種類ごとに保存期間を個別に設定できるため、会計帳簿7年、議事録10年など、法定保存期間や社内規程に応じた適切な管理が可能です。
保存中の文書をうっかり削除してしまうリスクはありませんか？
保存期間中は削除・変更ができないロック機能があり、うっかりミスや不正な改ざんを防ぎます
文書を誰が閲覧できるか制限できますか？
はい。文書単位で閲覧権限を設定でき、関係者以外には非公開にできます
決裁済み文書の修正はできますか？
申請日・申請者・タイトルなどの情報をもとに文書台帳が構成されており、キーワード検索や日付、申請者名などから目的の文書を簡単に検索できます。
検索はどのように行いますか？
申請日・申請者・タイトルなどの情報をもとに文書台帳が構成されており、キーワード検索や日付、申請者名などから目的の文書を簡単に検索できます。
最低利用ユーザー数はありますか？
最低利用人数はございません。1名からご利用頂けます。
（20名様以下の場合は年間ご契約をお願いしております）
ジュガールワークフロー
機能一覧
通達 にまつわる機能
規程開示
規程やマニュアルなどを社員に開示する
お知らせ
通達や業務連絡を配信する
保管 にまつわる機能
保存 にまつわる機能
いつでも業務を実行 にまつわる機能
スマホアプリ
通知を受け取る
申請・承認できる
LINE WORKS連携
通知を受け取る
承認が可能
Teams連携
通知を受け取る
承認できる
Slack連携
通知を受け取る
DocuSign
デジタル文書に
署名サインする
ユーザー単位で、シンプル形態
料金
より多くのお客様にご利用いただけるよう、業界トップクラスの低価格と
明瞭でシンプルな料金プランをご用意いたしました。
初期費用
0 円
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