文書管理システム
分断されたシステムが生むリスク…AI時代の“ガバナンスの崖”
ワークフロー・ストレージ
ナレッジなどが別管理で
文書の真正性が追えない
承認後PDFが別システムに流れ
「野良ファイル」や監査ログ断絶
生成AIによる文書の改変が容易
証跡・履歴が分散
AI時代に求められる「統制」と「一元化」
01
作成から承認までの文書を
自動で一元管理
ワークフロー内で作成された文書が、自動的に文書一覧に登録。抜け漏れや属人化を防ぎ、確実でスムーズな業務運用を実現します。
02
「どこに原本があるか」が常に明確
文書が同じIDと履歴で管理されるため、改ざん・誤送信・誤保存を防止。どの時点の文書が正式版かが明確になり、監査・法令対応に強い「原本性」を保証します。
03
情報をひとつの基盤で統合
各機能が分離した従来型SaaSとは異なり、「ワークフロー × 文書管理 × ナレッジベース × コミュニケーション」を1つの基盤で統合。情報の分断をなくし、判断スピードを加速。
ジュガールならできる
統合型ライフサイクル管理
ジュガールは、業務の根拠となる規程や通達の発信にはじまり、文書の作成・処理・保管・保存・廃棄に至る
一連のライフサイクルを、一元的に管理する文書管理システムです。
※一部の機能は現在開発中のため、今後のアップデートで実装予定です。
主な４つの機能
文書管理機能
※一部の機能は現在開発中のため、今後のアップデートで実装予定です。
-２層の権限管理で安心設計-
必要な人だけがアクセスできる
安心の管理体制
従来の「どの画面にアクセスできるか」を決めるシステム権限に加え、フォームの編集やその文書の閲覧をフォームごとに設定できる権限管理を導入。
管理部門ごとに、異なるフォームの管理者として設定することができます。
探す手間をなくし
必要な文書をすぐ確認
一覧表示を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。例えば「合計金額」「取引先名」など、確認したい列だけを表示させれば、文書をいちいち開かなくても必要な情報を一覧で把握可能。日々の確認作業の時間を劇的に短縮します。
文書を正しく残し
監査対応も万全に
フォームごとにあらかじめ保存期間を設定することで、決裁完了文書を「公式文書」として保護します。期間内は変更・削除をロックし、改ざんや隠ぺいを防止。監査対応の証跡として原本性を法的に担保します。
ルールに沿ったプロセスで
文書を確実に廃棄
法定保存期間や社内規程に基づき保存期間が満了した文書を自動でリストアップ。廃棄承認フローを経て、機密情報や個人情報を含む不要になった文書を安全かつ確実に廃棄し、その証跡も記録します。
文書管理機能に関する
よくある質問
文書管理システムを導入するメリットは何ですか？
証跡の明確化、検索性の向上、改ざん防止、内部統制・監査対応の強化など、多くの効果があります。
紙の文書も電子化して管理できますか？
はい。スキャンした文書を電子保存し、法定保存期間に準拠した管理が可能です。
法定保存期間は文書ごとに違いますか？
ジュガールでは文書の種類ごとに保存期間を個別に設定できるため、会計帳簿7年、議事録10年など、法定保存期間や社内規程に応じた適切な管理が可能です。
保存中の文書をうっかり削除してしまうリスクはありませんか？
保存期間中は削除・変更ができないロック機能があり、うっかりミスや不正な改ざんを防ぎます
文書を誰が閲覧できるか制限できますか？
はい。文書単位で閲覧権限を設定でき、関係者以外には非公開にできます
決裁済み文書の修正はできますか？
申請日・申請者・タイトルなどの情報をもとに文書台帳が構成されており、キーワード検索や日付、申請者名などから目的の文書を簡単に検索できます。
検索はどのように行いますか？
申請日・申請者・タイトルなどの情報をもとに文書台帳が構成されており、キーワード検索や日付、申請者名などから目的の文書を簡単に検索できます。
最低利用ユーザー数はありますか？
最低利用人数はございません。1名からご利用頂けます。
（20名様以下の場合は年間ご契約をお願いしております）
文書管理だけではない、様々な活用シーン
グループウェアとして使える
次世代ツール
最先端の技術を用い、現場スタッフにさらなるサポートを提供します。
大企業の要件に応える
情報セキュリティ対策
AI技術の進展に伴い、ツールの高度化が進む一方で、セキュリティの重要性もますます高まっております。
当社では、お客様に安心してご利用いただけるよう、セキュリティ対策の強化と最新化に継続的に取り組んでいます。
外部攻撃対策
企業の機密情報・個人情報を管理するために、端末、ネットワーク、インフラ、データベース、アプリケーションなど各レイヤーに対する多層防御を行います。
内部不正対策
操作ログについては、人間向けにレポーティングするだけでなく、AIが常時モニタリングし、不審なふるまいをアラート。不正の兆候を未然に検知します。
認証・認可管理
大規模SNSでも採用されている認証・認可のプロトコルを採用。盗難・紛失リスクのあるスマホを業務利用する場合でも、安心の認証・認可管理を実現しています。
権限管理
文書ライフサイクルに沿って設計された各機能と、部署・役職ベースの権限管理を組み合わせることにより、規程に沿った文書手続きを確実に実行できる環境を整備しています。
作成
定型化
文書フォーマットを活用し、判断や後続業務の実行のために必要な情報を確実に収集する。
処理
公式化
チェックプロセス（＝承認）を行う。決裁を行い、文書が会社の公式文書として完成される。
保管
共有化
必要に応じて検索・閲覧できる状態で保管。閲覧権限を持つ人がアクセスできる情報管理を行う。
保存
証跡化
法令・規程で定めた期間、変更や削除ができない形で確実に保存する。監査等の対応に備える。
廃棄
確実な廃棄
保存期間が満了した文書は、情報漏えいのリスクに配慮し、安全な形で廃棄する。※現在開発中の機能です
ユーザー単位で、シンプル形態
料金
より多くのお客様にご利用いただけるよう、業界トップクラスの低価格と
明瞭でシンプルな料金プランをご用意いたしました。
初期費用
0 円
＋