総務関係の書類には何がある？
管理方法や役立つテンプレートもご紹介
総務とは
総務とは？
総務部門は、企業内で様々な業務を支援する部署です。
主に、事務所や施設の管理、備品の管理、庶務業務、情報システムの管理、法務業務、福利厚生の整備や社内イベント企画、各種書類の作成・管理などを担当します。
総務部門は、企業内の横断的な業務を支援する部署として、他の部署とも連携し、企業全体の円滑な運営を促進します。
会社全体の幅広い業務に携わるのが特徴です。
総務・労務・人事の違い
総務・労務・人事は、企業によっては同一部署として管理している場合もあり違いが明確になりづらいですが、
それぞれ異なる役割を担います。
総務部門の特徴は先述した通りですが、労務・人事部門には以下のような特徴があります。
労務
労務部門は、企業内で従業員の労働環境を整備する部署です。主に、労働法に基づく規則・手続きの管理、従業員の雇用・退職手続き、給与計算、福利厚生の管理などを担当します。また、従業員と企業との間で起こる労働紛争の調停・解決も行います。
人事
人事部門は、企業内で人材管理を行う部署です。主に、採用・配置・育成・評価などを担当します。具体的には、求人広告の出稿、選考プロセスの運営、社員の配置・転勤・昇進・降格などの人事手続き、社員の能力開発・キャリアアップ支援、社員の評価・報酬制度の策定などを行います。
総務関連の申請書類一覧
総務部門の管理する申請書は以下のようなものがあります。
| 稟議書 | プロジェクトの開始や物品購入、契約締結など承認が必要な際に、 その内容を説明し上層部へ回覧させ、承認を得るための書類です。 |
|---|---|
| 購入申込書 | 商品やサービスの購入を希望する従業員が、上長や購買担当者に提出する書類です。 |
| 発注書 | 企業や団体が仕入れ先に対して商品やサービスの注文を行う際に使用する書類です。 |
| 資産・備品移動申請書 | 企業や組織内で、資産や備品の移動を行う際に必要となる書類です。 |
| OA機器廃棄申請書 | 企業や組織内で、OA機器（オフィスオートメーション機器）を廃棄する際に 必要となる書類です。 |
| 研修参加報告書 | 研修やセミナー、勉強会などに参加した際に、 その内容や成果、感想などをまとめた報告書です。 |
| 共有フォルダ権限 変更申請書 | 企業や組織内で、共有フォルダの権限を変更する際に必要となる書類です。 |
書類の管理方法と電子化のメリット
総務部門では社内のさまざまな書類を管理する必要があり、保管スペースの問題や保管に手間がかかってしまうなどの
懸念がありますが、会社の書類を効率的に管理するためには以下のような方法があります。
| 分類・整理 | 書類を取り扱う部署ごとに分類し、必要な書類は整理して保管することで、必要な情報をすぐに取り出すことができます。また、書類の保管方法も検討し、簡単に取り出すことができるように整理しておくことが重要です。 |
|---|---|
| ファイリング | 書類を保管するファイルの種類や形式を統一し、ファイル名やタグ付けなどの情報管理を行うことで、書類の探しやすさを向上させることができます。 |
| 電子化 | 書類を電子化することで、情報共有や検索が容易になります。スキャンやOCR技術を利用することで、手書きの書類も電子化できます。また、クラウドストレージやドキュメント管理システムを利用することで、複数の場所からアクセス可能にすることができます。 |
| 廃棄 | 不要な書類は適切な方法で廃棄することが重要です。情報漏えいのリスクを回避するためにも、廃棄方法を明確にし、書類の管理期限を設けることで、適切なタイミングで廃棄するようにします。 |
書類を電子化するメリット
スペースの節約
紙ベースの書類は大量に発生するため、その保管スペースを確保することは大変です。電子化によって、紙の書類をデジタルデータに変換することで、書類の保管スペースを削減することができます。
検索の容易化
紙ベースの書類は、必要な情報を探すために時間がかかることがありますが、電子化によって検索が容易になります。キーワードで検索をかけることで、必要な情報を素早く見つけることができます。
データの共有化
紙ベースの書類は、共有するためにはコピーしたり場合によっては郵送したりと手間がかかりますが、電子化によってデータの共有化が簡単になります。ファイル共有機能やクラウドストレージを使うことで、必要な人が必要な時にアクセスすることができます。
セキュリティの向上
紙ベースの書類は、紛失や盗難、火災などによる情報漏えいのリスクがありますが、電子化によってデータのセキュリティを向上させることができます。アクセス権限の設定やバックアップなどの対策を行うことで、情報漏えいを防ぐことができます。
環境負荷の削減
紙ベースの書類の印刷や保管は、多大なエネルギーや資源を消費しますが、電子化によって環境負荷を削減することができます。
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社内の書類とワークフローの電子化へ。
書類の電子化には、紙ベースの書類をスキャンし保存するのではなく、
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ワークフローシステムなら、これまで紙で行っていた書類の管理が電子化されて楽になるだけではなく、
申請・承認までのスピードアップや、社内外どこからでも申請・承認ができること、内部統制の強化など
メリットが多数あります。
ジュガールのワークフローシステムなら、社内の書類とそれを取り巻くワークフローの電子化が叶います。
書類を電子化するメリット
| 充実した申請フォーム テンプレート | 充実した申請フォームテンプレートで、今ある書類をすぐに電子化できます。現行の運用と異なる部分は簡単に修正可能なため申請フォーム作成が捗ります。 |
|---|---|
| 多機能な申請フォーム作成 | 申請フォームの作成は、テンプレートからでも、一からでも。必要な項目をドラッグアンドドロップで持ってくるだけなので、システムの知識がなくても簡単に作成できます。 |
| 柔軟な承認フロー設計 | 条件分岐やアンドオア承認、承認者の指定、権限設定など豊富な機能で柔軟に承認フローを設計できます。 |
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資産・備品移動申請書とは？そのテンプレートもご紹介
資産・備品移動申請書とは？
資産移動申請書とは、企業や組織内で、資産の移動を行う際に必要となる書類の一つです。
具体的には、事務用品、工具、機器、車両などの資産を、部署や場所を移動させる際に使用されます。
資産移動申請書には、以下の情報が記載されます。
- 移動元の所属部署や場所
- 移動する資産の名称や番号
- 移動先の所属部署や場所
- 移動する理由や目的
- 移動の日時や期間
- 承認者の氏名や職位
この書類は、資産管理を行う担当者が、資産の移動に関する管理や監督を行うために必要とされます。
また、資産の位置や保有者の変更を管理することで、資産管理の精度を向上させることができます。
ジュガールと資産・備品移動申請書
ジュガールでは、資産・備品移動申請書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
資産・備品移動申請書は、申請日、所属、氏名、資産の種別、移動の種別、資産コード、資産名称、メーカー、
移動予定日、移動先部署、移動の理由、特記事項の項目が作成されます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。
OA機器廃棄申請書とは？そのテンプレートもご紹介
OA機器廃棄申請書とは？
OA機器廃棄申請書は、企業や組織内で、OA機器（オフィスオートメーション機器）を廃棄する際に必要となる書類の一つです。OA機器には、パソコンやプリンター、スキャナー、コピー機などが含まれます。
OA機器廃棄申請書には、以下の情報が記載されます。
- 廃棄するOA機器の種類やモデル番号
- 機器を保有していた部署や担当者の氏名
- 廃棄の理由や背景
- 廃棄の方法や処理業者の名称
- 廃棄の日時や期間
OA機器廃棄申請書は、企業や組織がOA機器を適切に処理し、環境に配慮した廃棄を行うために必要とされます。
申請書は、通常、総務部門や資産管理部門に提出され、承認が得られた後に廃棄作業が行われます。
また、OA機器の廃棄には、法律や規制に従う必要があり、申請書はそれらの要件を満たすためにも必要となります。
ジュガールとOA機器廃棄申請書
ジュガールでは、OA機器廃棄申請書のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
OA機器廃棄申請書は、申請日、所属、氏名、機器種別、メーカー名、シリアルNo.、資産管理番号、データ削除、
廃棄理由、申請者備考の項目が作成されます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。
共有フォルダ権限変更申請書とは？
そのテンプレートもご紹介
共有フォルダ権限変更申請書とは？
共有フォルダ権限変更申請書は、企業や組織内で、共有フォルダの権限を変更する際に必要となる書類の一つです。
共有フォルダとは、複数のユーザーがアクセス可能なフォルダであり、
共有された情報やファイルを格納するために使用されます。
共有フォルダ権限変更申請書には、以下の情報が記載されます。
- 共有フォルダ名
- 現在のアクセス権限
- 変更後のアクセス権限
- アクセス権限の変更理由
- 変更の期限
共有フォルダ権限変更申請書は、共有フォルダの管理者が共有された情報やファイルを適切に保護し、必要な人に適切なアクセス権を与えるために必要とされます。申請書は、通常、情報システム部門やシステム管理者に提出され、
変更内容が承認された後、共有フォルダの権限変更が行われます。
ジュガールと共有フォルダ権限変更申請書
ジュガールでは、共有フォルダ権限変更申請書のテンプレートがあるので、
管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
共有フォルダ権限変更申請書は、申請日、所属、氏名、対象アカウント、フォルダ名、権限種類、区分
などの項目が作成されます。
作成された項目を元に、会社規定に則って、柔軟にカスタマイズして運用することができます。
