仮払申請とは？
仮払申請とは、出張や研修、接待などの業務に必要な経費を事前に会社から受け取るための手続きです。例えば、出張が決まった際、その移動費や宿泊費、食事代などを前もって会社から支給してもらうために行います。このようにして、従業員が自己負担で経費を立て替える負担を軽減することができます。
仮払金の定義や仕組みについては、以下の記事で詳しく解説しています。
通常の経費精算書は、既に支出した経費を報告するためのものですが、仮払申請書はこれから発生する支出を予測して申請するものです。仮払申請書を提出し、会社から仮払金を受け取った後、実際に経費を使った後に精算を行います。こうして、経費の前払いを受けるために必要な重要な書類となります。
仮払申請書の重要性
仮払申請書の提出は、企業と従業員の間で信頼関係を築き、業務をスムーズに進めるために重要です。仮払金を受け取った後は、仮払精算書を提出して、実際にどのようにお金を使ったのかを報告する必要があります。仮払金が支給されてから精算書を提出するまでの期間は、会社のお金を借りている状態になるため、迅速に精算書を提出することが求められます。
例えば、出張中に発生する交通費や宿泊費、食事代などの経費は事前に正確に予測することが難しい場合があります。このような場合に、事前に仮払金を受け取ることで、従業員は安心して業務に集中できるようになります。また、企業側も従業員が適切に経費を管理しているかどうかを確認することができ、経費の無駄を防ぐことができます。
仮払申請書の書き方
仮払申請書には、以下の項目を明確に記載する必要があります。
仮払い希望日
仮払金を支給して欲しい日を記入します。具体的には、申請者が仮払金を必要とする日付を記載します。この日は、実際に支払いが発生する日よりも前に設定する必要があります。例えば、「令和〇〇年〇〇月〇〇日」といった形式で記入します。
仮払い金額
仮払金として支給して欲しい金額を記入します。ここでは、支出が予想される金額をできるだけ正確に算出することが重要です。例えば、出張の際の交通費、宿泊費、食事代を合算して、「50,000円」と記載します。
使用目的
仮払金を何のために使用するのかを記入します。具体的には、出張や研修、接待などの目的を明確に記載します。例えば、「〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までのA県出張のため」といった形式で記載します。
支払い内容
仮払金をどこに支払う予定かを具体的に記入します。例えば、「新幹線 〇〇駅から〇〇駅まで 往復 20,000円」、「〇〇ホテル 宿泊費 30,000円」といった詳細な内訳を記載します。
精算予定日
仮払精算書を提出する予定の日を記入します。これは、仮払金を受け取った後、実際の支出を報告するための期限を示します。例えば、「令和〇〇年〇〇月〇〇日」と記載します。
仮払申請書の具体例
次に、仮払申請書の具体例を示します。ここでは、A県への出張を例に挙げて説明します。
例：A県への出張の場合
- 仮払い希望日
- 令和〇〇年〇〇月〇〇日
- 仮払い金額
- 50,000円
- 使用目的
- 〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までのA県出張のため
- 支払い内容
- 新幹線 〇〇駅から〇〇駅まで 往復 20,000円
- 〇〇ホテル 宿泊費 30,000円
- 精算予定日
- 令和〇〇年〇〇月〇〇日
仮払申請書の提出後の流れ
仮払申請書を提出し、受理された後は、仮払金が出金されます。この際、申請者は受け取りのサインを行い、仮払金が誰の手元にあるのかを明確にしておきます。その後、出張や業務を遂行し、実際の支出が発生したら、速やかに「仮払精算書」を提出します。この精算書には、実際に支出した金額とその内訳を記載し、領収書を添付します。
例えば、出張から戻った後、以下のように仮払精算書を記入します。
例：A県出張後の仮払精算書
- 出張期間
- 〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日
- 仮払い金額
- 50,000円
- 実際の支出
- 新幹線 〇〇駅から〇〇駅まで 往復 20,000円
- 〇〇ホテル 宿泊費 30,000円
- 領収書
- 新幹線の領収書（添付）
- ホテルの領収書（添付）
- 余剰金または不足金
- 余剰金がある場合は返金し、不足金がある場合は立替金として申請
仮払申請のトラブル事例と対応策
仮払申請や精算において、いくつかのトラブルが発生することがあります。例えば、出張の予定が突然変更になり、仮払金を使わなくなった場合や、精算書の提出が遅れてしまう場合などです。
トラブル事例1：出張のキャンセル
出張が急遽キャンセルになった場合、既に受け取った仮払金は使わないことになります。このような場合、速やかに会社に報告し、仮払金を返金する必要があります。また、仮払精算書には「使用なし」と明記し、返金だけでなく書類も併せて提出することが求められます。
トラブル事例2：精算書の提出遅延
仮払金を受け取った後、精算書の提出が遅れてしまうことがあります。これは会社の財務管理に悪影響を与えるため、迅速な対応が必要です。精算書の提出期限を守ることを徹底し、提出が遅れる場合は事前に上司や経理担当者に連絡するようにしましょう。
ジュガール経費精算のすすめ
仮払申請や経費精算は手間がかかり、間違いも発生しやすいですが、「ジュガール経費精算システム」を導入することで、これらの業務を効率化し、正確性を高めることができます。
ジュガール経費精算システムの特長
- 仮払金管理機能：従業員ごとの仮払金の残高を自動的に管理します。
- 自動化：AIが領収書やレシートを自動で読み取り、手入力の手間を削減。
- 連携機能：ICカードやクレジットカードのデータを取り込み、不正防止に役立つ。
- 催促機能：保有残高の表示や精算催促も可能で、仮払い金管理を自動化。
ジュガール経費精算システムを利用することで、仮払金の申請や精算業務がよりスムーズになり、従業員の負担を軽減することができます。経費精算の自動化を進め、業務効率を向上させるために、ぜひ導入を検討してみてください。
