【統合型】AI・BI・グループウェアを搭載する「統合型ワークフローシステム」とは？

統合型ワークフローとは何か？──SaaS分断時代における新たな制度運用の基盤

概要：業務と制度を支える“データの土台”が分断されていないか？

企業の業務では、申請や承認といった一連の流れが「ワークフロー」として設計されます。

しかし、こうした制度的な仕組みが整っていても、現場で次のようなつまずきが起こるケースは少なくありません。

• 「どの上司に出せばいいのか、毎回確認している」
• 「承認済みの書類が、保存場所によってルールが違う」
• 「取引先名や契約番号の表記ゆれで、精算データが集計できない」

このような問題の多くは、制度のルールや判断プロセスに必要な情報が、業務の実行環境と切り離されていることに原因があります。

ワークフローで「誰が申請し、誰が承認するか」を制度通りに再現するには、次のようなデータが、日々の運用と連動して動く必要があります。

• 所属部署や役職（部長、課長など）
• 組織変更や異動履歴
• 承認ルートの判定条件（申請区分・金額・添付有無など）
• 顧客名・契約先・プロジェクトコードなどの管理マスタ

これらは「制度を運用するためのデータの土台」であり、制度の根幹をなす情報資産です。

しかし、SaaSツールを個別に導入している企業では、こうしたデータがシステムごとにバラバラに管理されており、業務と制度のつながりが失われがちです。

背景：SaaSの“機能別導入”が制度とデータを切り離している

多くの企業では、業務効率化を目的に、以下のようにSaaSを用途ごとに導入しています。

領域	導入されがちなツール
申請・承認業務	ワークフローシステム（例：A社）
組織・人事管理	HRシステム（例：B社）
顧客・取引先管理	ERPやCRM（例：C社）
文書保管	ドキュメント管理ツール（例：D社）

それぞれのツールは一定の役割を果たしますが、制度の実行に必要なデータやルールが分散してしまうと、次のような支障が出ます。

• 組織変更があっても承認ルートが自動で更新されない
• 承認者を人名で指定しているため、異動時に手動対応が必要
• 顧客名称の表記ゆれで、レポートや検索がバラバラに

つまり、制度が正しく設計されていても、その制度を回すためのデータが現場の業務と一体化していなければ、制度そのものが形骸化してしまうのです。

問題の本質：制度運用は“ルート設定”ではなく“データ設計”で決まる

申請から承認・保存・廃棄といった制度的なプロセスが「正しく動くかどうか」は、設定画面の操作性やボタンの配置よりも、次のような情報が正確に動いているかにかかっています。

制度を支える要素	具体的なデータ・マスタ例
承認ルート	所属・役職・異動情報／部門階層の構造
判断条件	金額区分・申請種別・添付書類の有無など
申請内容の正確性	顧客名・契約先・勘定科目・日付形式 など
保存・廃棄ルール	文書種別ごとの保存期間・廃棄条件

これらのデータが業務と一体化しておらず、申請者や設定担当が都度、手作業で入力・選択・メンテナンスしている状態であれば、次のような問題が生じます。

• ミスや例外処理が多発し、ルールがあっても守られない
• 承認済み文書の検索・保存・管理が曖昧になり、監査で問題視される
• 申請データの粒度や表記がバラつき、分析や集計に使えない

これが、業務とデータが分断されたままのワークフローの限界です。

データが制度に“つながっていない”と、ワークフローは単なる送信機能になる

一見すると、申請から承認・決裁まで順調に流れているように見えるワークフローでも、「制度として正しく処理されているか」となると、実情は大きく異なることがあります。

たとえば──

• 「保存7年」と社内規程で定められている書類なのに、誰が保管責任者なのか分からないまま、クラウド上や共有フォルダに残り続けている
• 「完了済みの文書は、所属長以上のみ閲覧可能」と制度で制限しているにもかかわらず、実際は部内全員が自由に閲覧・ダウンロードできてしまう
• 承認済みの文書を、申請者本人や別の担当者が削除・改変できてしまう構成になっている

──これらは決して例外的な事例ではありません。

制度としてルールが定められていても、ワークフローとデータ管理が分断されたままでは、その制度が「実行されているかどうか」を誰も証明できない状態になってしまうのです。

手作業による補完が制度疲労を招く

制度の維持・運用に必要なデータやマスタ情報（所属、役職、契約先、保存条件など）が業務システムとつながっていない場合、現場ではどうするしかないか──

答えは、「人手でなんとかする」しかありません。

たとえば

• 人事異動のたびに、ワークフローの承認ルートをIT部門が手動修正
• 表記ゆれのある契約先情報を、経理担当が都度チェック・補正
• 文書保存期限をExcel台帳で管理し、期限が来たら手動で削除作業を実施

こうした対応が積み重なれば、現場では「制度を守るための労力」が増え続け、制度疲労が起きてしまいます。

やがて制度は「あるけど守れないもの」となり、「とりあえず進める」「あとで直せばいい」といった“例外処理文化”が定着してしまいます。

「制度を守らせる」から「制度が自然に守られる」構造へ

制度運用で本当に目指すべきは、「間違いが起きたときに直せる仕組み」ではありません。
最初から間違いが起きないように設計されていること──それこそが「制度を守れる状態」の本質です。

たとえば

• 申請時点で、自動的に最新の所属・役職マスタに基づいた承認ルートが組まれる
• 書類に記入された契約先や日付は、あらかじめ設定されたフォーマットでしか入力できない
• 保存年限や廃棄ルールが、文書種別ごとにシステム内で自動適用され、記録とともに管理される
• 完了済み文書の閲覧権限や操作権限が、申請区分・処理ステータス・役職レベルに応じて自動制御される

こうした仕組みが備わっていれば、現場は「制度を守る」ための特別な努力をせずに済みます。
制度が、日々の業務の中で自然に守られる状態が維持されるのです。

統合型ワークフローとは、「制度に必要なデータと業務を一体化する仕組み」である

統合型ワークフローは、単なる“高機能なワークフローシステム”ではありません。
制度の設計・実行・記録・保存・改善に必要な要素を、すべて一つの基盤の中に組み込んだ業務構造です。

その構造には、以下のような前提が含まれています。

• 組織情報や役職のマスタに基づいて、制度上正しい承認ルートを構成できる
• 書類の入力内容が制度通りになるよう、フォームや選択肢が制御されている
• 文書の保存・廃棄ルールが、種類や処理結果ごとに制度として管理されている
• 「誰が・いつ・何を判断したか」の履歴と、「誰が・いつ・どこまで見たか」の操作ログが両方残る

こうした制度的な構成要素を“バラバラなツール連携”ではなく、最初から一体設計として備えている──
それが、統合型ワークフローの本質であり、単機能のシステムとは決定的に異なる点です。

まとめ（統合型ワークフローとは何か？）

• 制度運用がうまくいかない原因の多くは、業務と制度に必要なデータが分断されていることにある
• 「保存期限」や「閲覧制限」といった制度上のルールが、実際のシステムに組み込まれていないと、制度は形骸化する
• 手作業による補完は長期的に現場を疲弊させ、「守られない制度」を量産する
• 統合型ワークフローは、業務プロセスとデータ管理、制度設計と実行支援を一体で構成する“業務インフラ”である

よくある質問（統合型ワークフローとは何か？）

制度を一貫して運用するための5つの統合機能

概要：文書ライフサイクルを制度通りに一貫して管理することの重要性

ワークフローを導入しているにもかかわらず、現場で次のような問題が発生しているケースは少なくありません。

• 「承認フローはあるが、その後の書類管理は部署や担当者任せ」
• 「保存期限や廃棄ルールが決まっているのに、実際はずっと残りっぱなし」
• 「申請フォームや通知の内容が制度変更に追いついていない」

これらの多くは、文書ライフサイクル（作成→承認→保管→保存→廃棄）が制度通りに構築・運用されていないことに起因します。

つまり、「制度を流す仕組み」はあっても、「制度を支える構造」がない状態──
それが、ワークフロー導入済みの企業で制度が形骸化してしまう典型的なパターンです。

この問題を根本から解消するには、制度を実行するうえで必要な5つの機能が最初から統合されている“統合型ワークフロー”という構造が必要です。

① 文書管理システムとの統合：文書ライフサイクルを制度として一貫管理する

企業で扱う申請書・稟議書・報告書類は、単なる業務連絡ではありません。

それらは、社内規程に基づいて作成され、承認と決裁を経て組織の意思として成立する、会社の公的文書です。

このような文書は、意思決定の記録として長期にわたり保持され、監査・会計・法務・コンプライアンス対応などに活用されます。

そのため、文書の取り扱いには次の5段階が制度として定義されており、すべてが一貫して実行される必要があります。

フェーズ	制度上の意味	概要
作成	定型化	規程に基づいた業務目的や手続き内容を定められた書式で記入し、申請文書を作成する段階
承認・決裁	公式化	関係部門・担当者が多角的に内容を確認（承認）した後、権限者が最終的に組織の意思として認める（決裁）段階
保管	共有化	関係者のみがアクセスできる環境で文書を整理・格納し、業務上の参照や活用に備える段階
保存	証跡化	改ざん防止・履歴記録を前提に、社内規程で定められた保存期間を守って保持する段階
廃棄	確実な終了処理	活用の役目を終えた文書を、制度とセキュリティに基づいて安全かつ計画的に削除する段階

分断されたシステム構成では、制度運用が破綻する

実際、多くの企業では、ワークフローと文書管理が別々のシステムで構築・運用されています。

たとえば

• ワークフロー：A社のクラウド型製品で申請～決裁までを処理
• 文書管理：B社のDMSやファイルサーバで保存・廃棄を実施

こうした分断構成では、次のような制度的・運用的な問題が頻発します。

• ワークフローで決裁された書類が、保存先未定のままローカルに放置
• 書類の保管・保存期間が、部門ごとに異なる判断で運用されている
• 文書のアクセス権限やバージョン管理が、システムごとに設定・メンテナンスが必要
• ユーザーや組織変更時、複数システムで個別に管理対応が求められ、設定ミスや遅延が発生
• 廃棄記録が残らず、「なぜ文書がないのか」を証明できない

このように、システムが分かれているだけで、会社の公的文書を規程どおりに扱うこと自体が非常に困難になるのです。

統合型ワークフローなら、制度文書を「つくる・通す・残す・終える」まで一気通貫で管理できる

統合型ワークフローでは、文書管理機能がワークフローと一体化しており、文書のライフサイクルを次のように制度的に運用できます。

フェーズ	制度的要件	実装される仕組み
保管（共有化）	関係者のみが閲覧・活用できる状態で文書を整理・格納する	・承認・決裁済文書の自動台帳化・フォルダ分類 ・役職・部門ごとの閲覧制限設定 ・全文検索や一括管理
保存（証跡化）	保存期間や変更履歴を制度的に担保し、監査に備える	・文書種別ごとの保存年限自動付与 ・ロックによる改ざん防止 ・アクセス・変更履歴の記録
廃棄（終了処理）	不要文書を制度に従って安全に削除し、証跡を残す	・保存期限満了による自動抽出 ・廃棄申請 → 承認 → 実行のフロー ・廃棄ログの保存と出力機能

このように、申請から決裁、そして保存・廃棄に至るまでが1つの制度設計としてシステムに組み込まれていることで、組織として文書の責任を持った管理が実現できます。

統合型のメリット vs 分断導入のデメリット

観点	統合型ワークフロー	分離型（ワークフロー＋DMS）
ユーザー・組織管理	一元管理、異動・追加も反映一括	システムごとに別々の設定・更新が必要
アクセス制御	役職・部門に応じた閲覧・操作権限を一体で制御	権限設定ミスや重複設定が起こりやすい
バージョン・履歴管理	承認後は自動ロック／変更履歴を一元管理	編集・削除の制限が設計外に依存する
運用・コスト	一つの契約とサポート体制で運用が軽い	システムごとの契約・教育・保守が必要
規程順守	全フェーズが制度に即した自動運用	「保存しているだけ」「廃棄されていない」状態が多発

まとめ（文書管理システムとの統合）

• 申請・決裁された書類は、社内規程に基づいて「保管・保存・廃棄」まで制度的に処理されてこそ、正式な意思決定記録＝会社の公的文書となる
• ワークフローと文書管理を別々のシステムで導入していると、ユーザー管理・組織改編・アクセス設定・バージョン管理が煩雑になり、制度通りの運用が破綻しやすくなる
• 統合型ワークフローであれば、作成から終了処理までを一体構造で管理でき、制度の実行・証跡化・コスト最適化のすべてを両立できる

よくある質問（文書管理システムとの統合）

② 業務アプリ作成ツールとの統合｜スマホを含む実行環境の多様性に対応する構造

社内規程に沿った文書処理を実現するには、「いつでも、どこでも、誰でも」制度にアクセスできる状態を整えることが欠かせません。

その実現には、単なる“スマホ対応”ではなく、アプリとしての業務処理能力を内包した構造＝業務アプリ作成ツールとの統合が重要です。

PC中心の業務から、モバイルも含めた「制度実行環境」へ

社内文書は、かつてはオフィスでPCを使って作成・申請・承認されるのが当たり前でした。
代表的なのは稟議書や契約申請書などの「意思決定系」の書類です。これらはワークフローシステム上で構造化され、PCで管理・運用されてきました。

しかし、現代の制度運用には、それだけでは不十分です。

多様な働き方や現場業務においては、次のようなPC外の業務・申請ニーズが急増しています

• 外出先からの報告書類：商談報告、作業報告、出張報告など。スマホで写真・位置情報・メモを即時登録したい
• 非正規雇用スタッフの手続き：PC未貸与のアルバイト・パートが行う雇用契約確認やシフト申請、人事情報の変更届など
• 現場完結型の申請処理：倉庫や店舗で発生する備品申請や勤怠関連の手続きなど、デスクに戻らず現場で済ませたい処理

これらに共通するのは、「PCでは対応しきれない制度文書が増えている」という事実です。

単なる“スマホ対応”では制度は回らない：UI/UX最適化とアプリ設計の必要性

よく「スマホ対応しているから大丈夫」と説明されることがありますが、実態として次のような課題が多くの現場で起こっています。

よくある構成	実際に起こる問題
Webビューのアプリ	通信環境に依存しやすく、読み込み中に操作が止まる／ストレスフル
PC画面や紙の帳票設計をスマホで表示	文字が小さい・横スクロールが必要・操作途中で中断されやすい
キーボード入力を前提としたフォーム設計	スマホでは誤入力が多く、差し戻しや再申請が頻発する

制度文書の作成・提出がスムーズに進まなければ、規程通りの手続きが形骸化してしまいます。
そのため、スマホ利用を前提とするアプリには、次のようなモバイル最適化の設計思想が必要です。

• ネイティブアプリ：通信環境が不安定でもキャッシュやローカル動作で処理可能
• モバイル特化のUI部品：ドラムロール、スライダー、地図選択、音声入力などで操作ミスを減らす
• タップで完結する申請・報告処理：長文入力ではなく、選択式・画像・音声で制度情報を伝達可能

統合型ワークフロー × 業務アプリ作成ツールの構造的メリット

業務アプリ作成ツールが統合されたワークフローでは、次のような制度上の効果が期待できます。

利点	制度運用上のメリット
スマホでも制度文書を作成・提出可能	オフィス外・PC未貸与者でも規程通りの申請ができ、制度が“浸透”する
フォームUIが端末に応じて最適化	ストレスのない操作で差し戻しが減り、判断の遅延や誤承認が防げる
スマホカメラ・GPSと連動可能	作業・報告書の信頼性を高め、証拠性や現場完結型業務に対応できる
一体型のユーザー・組織管理	モバイルでもPCでも、権限や制限ルールが一元化される

これにより、制度文書を「どこでも・誰でも・ストレスなく」扱える業務インフラが整います。

まとめ（業務アプリ作成ツールとの統合）

• 制度文書の申請・承認対象は、PC中心の稟議書から、スマホを活用した報告書・人事手続きへと広がっている
• 単なる“スマホ対応”ではなく、スマホで使いやすいUI/UXを持つ業務アプリ構造でなければ、制度手続きは定着しない
• 統合型ワークフローに業務アプリ作成機能が備わっていれば、より多くの実務フローを制度に取り込むことができる

よくある質問（業務アプリ作成ツールとの統合）

③ グループウェアの基本機能との統合｜会社の制度（規程・マニュアル）の周知と、申請・提出の流れを“仕組み”として組み込む

社内でやり取りされる申請や報告などの手続きは、すべて会社の制度（規程・マニュアル）に基づいて進められるものです。

つまり、書類の作成や提出、承認の流れは、各部門のルールやフローに従って処理されるべきということです。

このためには、次のような条件が満たされていなければなりません。

• 申請や処理に必要な社内規程やマニュアルが、きちんと現場に周知されている
• 申請者や承認者が、申請前にそのルールを確認できる
• 書類の作成が、申請者の判断に委ねられるのではなく、必要なときに提出依頼（手動／自動）から始まる仕組みになっている

これらが整っていなければ、「間違ったルートでの申請」「添付漏れ」「古いルールに基づく処理」など、制度の不備ではなく“伝達と設計の欠如”によるミスが頻発します。

「ルールがある」だけでは足りない──マニュアルや規程を周知できているか？

多くの企業では、「規程はあるが、見られていない・読まれていない」という状態が起きています。

• 規程がPDFで管理部門にだけ保存されている
• 「いつから、何が変わったか」が申請者・承認者に伝わっていない

こうした状態では、ミスが起きるのも当然です。

統合型ワークフローでは、次のような設計が組み込まれていることが重要です。

必要な仕組み	主な機能例
申請時のマニュアル表示	フォームに該当手続きのマニュアルや規程PDFをリンク／ポップアップ表示
関連ルールの確認必須化	規程を読まないと次に進めない「確認チェック」の導入
通達の通知と既読記録	制度変更時、対象者に通知＋既読未読をログに残す
マニュアルの更新履歴明示	改定日・改定内容をマニュアル上に明記し、現場に明示的に伝える設計

このように、制度を周知する仕組みを組み込むことで、「規程があったのに守られなかった」という問題を防げます。

文書の起点は“提出依頼”にあるべき

もう一つ重要な観点が、「誰がいつ書類を作るのか」という起点の設計です。

一般的なワークフローでは、申請者が任意に申請を始める前提になっていることが多くあります。

しかし、実際の業務では、「提出してほしい」と依頼を受けて初めて書類が作成されるべき場面が多く存在します。

たとえば

• 契約更新手続きで、法務部が関係者に「契約更新申請をお願いします」と依頼
• 入社手続きで、人事部が本人に必要書類の提出を促す
• 作業報告や点検報告など、定期的に提出が必要な報告系の書類

このようなやりとりを属人的なメールや口頭で行っていると、必要な人から書類を改修するのが煩雑になります。

そこで、次のような “提出依頼から始まる書類作成”ができるとベストです。

必要な仕組み	実現される機能例
提出依頼（手動）	管理部門から個別に依頼を送り、通知＋未提出一覧で管理
提出依頼（自動）	契約期限・定期報告など、ルールに応じて自動リマインド
進捗ステータス表示	提出済／未提出／期限超過などを一覧表示で管理可能
提出依頼からの起票	通知から直接フォームに遷移し、作成を開始できる設計

これにより、「制度に必要な書類が、誰からも依頼されない限り提出されない」「忘れられて放置される」といった運用上のミスを防ぎ、業務と制度をつなぐ“入口の整備”が可能になります。

まとめ（グループウェアの基本機能との統合）

• ワークフローで処理される書類は、会社の制度（規程・マニュアル）に基づいて運用されるものであり、そのルールが申請時に周知されていなければミスが起きやすい
• 規程・マニュアル・通達の周知は、「通知する」だけでなく「申請フォームで確認できる」「既読が記録される」仕組みまで含めて設計すべき
• 書類の作成も、申請者の任意ではなく「提出依頼」から始まる構造にすることで、提出漏れ・記入漏れを未然に防げる
• グループウェア機能と統合されたワークフローなら、ルール・通知・提出・記録のすべてを一体として管理できる

よくある質問（グループウェアの基本機能との統合）

④ AIとの統合｜制度運用を“自然にサポートする仕組み”として業務プロセスに組み込む

AIというと、従来は「業務を効率化するための単独ツール」として捉えられることが一般的でした。

しかし制度運用の観点では、AIは特別なツールとして“意識して使う”ものではなく、業務プロセスの中に“組み込まれている”ことが重要です。

• 申請フォームに入力した瞬間に、記入ミスをAIが検知して指摘する
• 曖昧な文言を自動で制度的な表現に言い換えてくれる
• 金額や条件に応じて、承認ルートをAIが自動提案してくれる

このように、ユーザーが「AIを使っている」という意識がないまま、制度の正確な運用が支援されている状態が、統合型ワークフローにおけるAIの理想的な使い方です。

「使う人だけが使うAI」では制度の安定運用はできない

AIが“別のアプリ”として存在していた場合、「使う人は使うが、使わない人は一切使わない」という偏りが生じやすくなります。

これは、制度を確実に運用するうえでは大きなリスクです。

• AIチャットボットを使えば規程がすぐ確認できるが、結局メールや電話で問い合わせが来る
• 入力チェックがAIで可能なのに、フォーム設計と連携されていない
• 判断補助機能が“別画面”になっていて、忙しい現場では活用されない

こうした形では、せっかくAIを導入しても制度全体の精度や負担軽減にはつながりません。
大切なのは、業務の流れそのものの中に“無意識に支援される”かたちでAIが統合されていることです。

統合型ワークフローに組み込むべきAIの5つの機能

機能	組み込むべき業務プロセス	効果
AI-OCR	紙の書類や画像ベースの申請 → フォーム変換	手入力・転記ミスの削減、紙文化からの脱却
AIチャットボット	申請中・承認中の疑問解消	マニュアル読まずとも正しい判断ができる状態に
AIアシスタント	記入内容の制度的言い換え・補助	表現の統一、記述の曖昧さ解消で差し戻し削減
AI-RPA	承認後の外部システム連携（会計／契約など）	手作業の転記・登録をなくし、制度処理の確実性を担保
AIテキストマイニング	申請内容や報告書の傾向分析	制度見直しや申請負荷の可視化など、改善につながるデータ活用が可能に

いずれも、業務のプロセスそのものに組み込まれてこそ制度として機能するものです。

まとめ（AIとの統合）

• AIは単なる“効率化ツール”ではなく、申請・判断・記録のあらゆる場面で制度運用を支える“構造の一部”として設計されるべき
• 「使う人だけが使う」のではなく、業務プロセスに統合されることで、誰でも・無意識にAIの支援を受けながら制度を守れる状態をつくる
• 統合型ワークフローであれば、AIを制度運用の中に溶け込ませ、正確性・効率性・可視化を自然に実現できる
• 

よくある質問（AIとの統合）

⑤ BIとの統合｜制度と経営をつなぐ“可視化と分析”の基盤

社内で運用されているワークフローは、「申請が流れるだけの仕組み」で終わってしまっているケースが少なくありません。

しかし本来、ワークフローシステムは社内制度の実行基盤であると同時に、経営に必要な実績データ・判断履歴の集積ポイントでもあります。

• どの部署がどのくらい申請しているのか
• 差し戻しや承認の遅れが多いフローはどこか
• 月次でどの費目が多く申請されているのか

こうした情報が可視化されていれば、制度の見直しや業務のボトルネック改善、経営判断の材料として活用できます。

そのために必要なのが、BI（Business Intelligence）との統合です。

ワークフローは“制度実行の記録データ”でもある

制度の実行には、「何を、誰が、どこで、どんな判断をしたか」がすべて記録されます。
これは裏を返せば、「意思決定の記録」「業務活動の履歴」がシステム上に蓄積されているということです。

具体的データ	意味すること
申請件数・部門別集計	部門別の業務負荷や制度活用の度合い
差し戻し回数	フォーム設計や制度ルールの複雑さ
決裁までのリードタイム	判断の滞留・ボトルネックの所在
承認者ごとの処理時間	マネジメント上の業務負荷や承認スピード
頻出ワードや内容傾向	課題・トラブルの傾向分析（AI＋BI）

こうした情報をBIと連携して視覚化すれば、「制度の使われ方」や「業務の現実」を把握できるようになります。

「見えない制度」は、改善も判断もできない

制度が実行されていても、「何が起きているのか」が把握できていなければ、改善も戦略も立てられません。

よくある課題

• 集計はできるが、CSVを都度出力してエクセル加工 → 月末まで見えない
• 差し戻しが多い項目を把握できず、制度設計のどこが悪いか分からない
• 決裁ルートの長さ・承認の遅れが経営に影響していても、データで説明できない

BIとの統合により、こうした“制度の実行状況”をリアルタイムで可視化できるようになれば、経営にとっての「制度の透明性」「業務の健全性」が確保されます。

統合型ワークフロー × BI連携で実現できること

機能・連携例	意義・効果
ダッシュボードでの件数・進捗表示	フローの進行状況・ボトルネックの可視化
承認スピードの分析	承認遅延の原因特定と改善指標の把握
頻出申請項目の抽出	フォームやルールの見直し／制度の簡素化
書類の内容傾向（AI連携）	トラブル傾向・経費の使途・人的課題の把握
社内全体の申請実績レポート	経営会議・内部統制報告・制度評価資料への活用

まとめ（BIとの統合）

• ワークフローは制度を実行する仕組みであると同時に、業務や意思決定の“履歴情報”でもある
• BIと統合することで、申請件数・遅延・差し戻し・業務負荷などを可視化でき、制度改善や業務改革に活かせる
• 見える制度は「改善できる制度」でもあり、経営判断・内部統制・業務マネジメントにとっての基盤になる
• 統合型ワークフローにBIが組み込まれていれば、分析のためにわざわざデータを集める必要がなく、“使われた瞬間に可視化される制度”が実現する

よくある質問（BIとの統合）

統合型ワークフローシステムの“前提機能”

統合型ワークフローシステムとは、「申請・承認・決裁の流れを自動化する仕組み」のことではありません。

本来それは、会社の制度（規程・マニュアル）に沿った文書の作成・処理・記録・保存・廃棄までを一貫して支える業務基盤であり、その運用を止めずに継続できる状態を保証する仕組みでもあります。

会社としての機密情報や個人情報までを扱うために、「守り」の面を鉄壁にしていく必要があります。

システムがサポートする業務範囲が広がれば広がるほど、守りの重要性も高まります。

具体的には、以下の3つの機能が前提として求められます。

ノーコード性：業務部門が自分で設定・修正ができる

会社の制度（規程・マニュアル）は、法改正や組織改編、業務の見直しなどに応じて定期的に更新されていきます。

それにともない、申請フォームの入力項目や承認ルート、通知の条件や対象部門なども見直しが必要になります。

たとえば以下のようなケースは、どの企業でも日常的に発生します。

• 経費申請に新たな勘定科目を追加したい
• 部署再編により、承認ルートを「部長 → 本部長」から「課長 → 部長」に変更したい
• 差し戻し時の通知を、以前はメールだけだったものをチャットにも出すようにしたい

このような制度変更があった際に、業務部門（総務、人事、経理、財務等）の担当者だけでは設定変更ができない構成になっていると、制度運用そのものが止まってしまいます。

「設定はIT部門やベンダー任せ」では、制度が形骸化する

多くのワークフローシステムでは、設定変更の画面が専門的すぎたり、構造が複雑なために、実務担当者が変更に対応できず、以下のような運用上の問題が起きやすくなります。

• 承認ルートを1つ変えるのに、IT部門に依頼 → 数日待ち
• フォーム項目を1つ追加しただけでベンダー改修扱い
• 現場で制度を変えたのに、ワークフローの設定が旧ルールのまま

このような状態では、「制度変更は決まっているが、画面上は変わっていない」という実務とシステムのズレが常態化し、制度そのものが守られなくなってしまいます。

ノーコード対応とは、「制度変更を現場で止めずに回す」ための前提機能

ノーコードとは、プログラミングや専門的な知識を必要とせず、業務部門の管理担当者が画面操作だけで設定を変更できる構造のことを指します。

これはもはや利便性の話ではなく、スムーズな制度運用のための重要な要件です。

設定対象	ノーコードでできること
承認ルート	条件（例：金額、添付有無、申請区分）に応じて分岐ルートを追加・変更
入力フォーム	項目の追加／削除／必須設定／条件付き表示を画面上で変更
通知・リマインド	送信先やタイミング、通知チャネル（メール・チャット）の切替え
一覧表示	文書ごとに、一覧表示する項目の設定が変更できる

こうしたノーコード対応の仕組みがあれば、制度変更があったときにもすぐに現場で設定を更新し、手続きを止めずに運用を続けることができます。

制度を守るだけでなく、「守り続けられる仕組み」をシステムとして持っているかどうか──
それが、統合型ワークフローに求められる前提機能です。

まとめ（ノーコード）

• 会社の制度（規程・マニュアル）は常に見直しが必要であり、それに応じた承認ルートや申請フォームの変更も随時発生する
• 設定変更にIT部門やベンダーの手を借りなければならない構造では、制度と運用の間にズレが生じ、制度が形骸化しやすくなる
• ノーコードで設定を変更できる仕組みが備わっていれば、制度変更に伴う画面・フロー・通知などの修正も現場で即時対応できる
• 統合型ワークフローにおいて、ノーコード対応は制度運用を「止めない」ための前提条件である

よくある質問（ノーコード）

部署・役職ベースの権限管理｜制度を安全かつ正確に運用するための基本設計

社内手続きを制度どおりに運用していくためには、「誰が・どの業務に対して・どんな操作ができるのか」が常に正しく設定されていることが不可欠です。

ワークフローシステムでは、申請や承認だけでなく、閲覧や検索、保存された文書へのアクセスまで、あらゆる操作がユーザー情報とひもづいて制御されます。

このとき、ユーザー管理やアクセス権限の設定にミスがあると、社内とはいえ情報漏えいに直結する重大

なリスクとなります。

部署・役職ベースのポリシー設計が、ミスを防ぐ最善の方法

組織では、日々以下のような人事イベントが起こります。

• 異動や昇進により、承認者や決裁者の役職が変わる
• 退職に伴い、ユーザーの利用停止が必要になる
• 新入社員や兼務者が新たな業務に関わるようになる

このような変化に対し、個別ユーザー単位でアクセスや承認ルートを設定していると、設定漏れや引き継ぎミスが頻発しやすくなります。

そこで重要なのが、部署・役職をベースとした“ポリシーベースの設定”です。

設計方式	特徴	リスク管理上の違い
個別ユーザー設定	ユーザーごとにルート・アクセスを直接指定	管理対象が多く、設定ミス・漏れが起きやすい
ポリシー設計（推奨）	部署・役職単位でルートや権限を定義	異動・新任時にも設定が自動反映されやすく、安全性が高い

ポリシー設計を基本とし、やむを得ない場合だけ個別対応とすることで、ミスなく・負担なく制度を守れる仕組みが作れます。

まとめ（部署・役職ベースの権限設定）

• ワークフローシステムの制度運用では、「誰が申請・承認・閲覧できるか」が常に正しく管理されていることが前提となる
• 組織改編や異動・退職など、日々発生する変化に対して、ユーザー管理・承認ルート・アクセス権限が適切に更新されなければ、制度そのものが機能しなくなる
• 個別の設定はミスや漏れを引き起こしやすいため、部署・役職を単位にした“ポリシーベースの設計”を基本とし、例外設定は最小限にとどめるのが現実的かつ安全
• 統合型ワークフローシステムであれば、ユーザー・組織・権限情報を一元管理し、制度運用を止めず・崩さずに維持し続けられる

よくある質問（部署・役職ベースの権限設定）

セキュリティ確保および関連法令対応｜不正・漏えい・不備を防ぎ、制度運用の信頼性を支える

統合型ワークフローシステムは、社内の判断や処理を記録する「制度の実行基盤」であると同時に、契約書・人事情報・財務資料・稟議内容といった機密性の高い文書を扱う“情報資産の集積”でもあります。

このため、制度を正しく運用し続けるには、ハイレベルのセキュリティが備わっていることが前提となります。

• 権限のない人が申請・閲覧できてしまう（ねつ造・漏えい）
• 承認済みの書類が後から修正・削除できてしまう（改ざん・隠ぺい）
• 誰がいつどの処理をしたか分からない（証跡不備）

こうしたリスクを“後から防ぐ”のではなく、システム上で起き得ないように設計されていることが重要です。

「設定ミスを防ぐ」のではなく、「ミスが起きにくい構造」をつくる

情報管理にまつわる事故は、外部攻撃だけでなく、内部のミスや不正によっても発生します。

このため、前述の部署・役職ベースでの権限管理を、文書ライフサイクルに紐づけたシステムを選定することが重要です。

たとえば

• 承認者を個別設定していて、退職後もルートが残っていた
• ファイルに対して部門をまたいだアクセス権限が設定されていた
• 決裁済み書類が上書き可能になっていた

こうした事態を防ぐために重要なのが、「役職・部門ベースでアクセス権限・操作制限を定義し、例外設定を最小限に抑える」という制度的なセキュリティ設計です。

加えて、以下のような技術的対策が標準で備わっていることが求められます。

セキュリティ観点	必要な機能例
アクセス制御	部門・役職単位の権限設定／承認済書類は閲覧制限付きで保管
改ざん防止	承認後は自動ロック／修正不能／ログ記録を保持
削除の管理	廃棄には別途承認が必要／削除操作も履歴として保存
証跡管理	申請・承認・変更・閲覧すべてに操作ログを付加

書類を電子で扱うなら、法令にも準拠していることが必須

制度運用をワークフローで電子化するということは、同時に「紙の保管義務を電子で代替する」ことも意味します。

このとき、次の2つの法令に対応していなければ、制度運用として法的に不備があると判断されかねません。

● e文書法（社内文書全般）

要件名	説明	対応例
見読性	電子化した文書が、いつでも人の目で確認できる状態にあること	PDF表示／印刷可能／画面ビューア
完全性	改ざん・毀損されていないことが証明できること	タイムスタンプ／編集不可／ログ保管
機密性	関係者以外のアクセスを防ぐこと	アクセス制限／暗号化／操作履歴の保存
検索性	必要なときに検索して取り出せること	日付・申請者・文書種別等による検索機能

● 電子帳簿保存法（国税関係書類）

要件名	説明	対応例
真正性	作成者・内容の正当性を証明できること	電子署名／ハッシュ値管理／作成・修正ログ
保存性	規程の保存期間（7年・10年など）を守れること	自動保存／削除制限／長期保存ストレージ
可視性	いつでも見られる・印刷できること	電子帳簿ソフト／PDF出力機能

これらの法令に準拠していない場合、仮に社内制度としては正しく運用されていても、監査・税務調査・訴訟対応などで証拠能力を失う可能性があります。

まとめ（セキュリティ確保および法令対応

• ワークフローシステムは社内制度の実行基盤であると同時に、重要文書を扱う情報資産の集積点でもある
• 情報漏えいや改ざん、削除ミスといったリスクは、システム設計の甘さや設定ミスから発生しやすいため、制度を運用するには強固なセキュリティ構造が前提となる
• アクセス制御、改ざん防止、削除履歴の管理、証跡の記録などがシステムに標準で備わっていることが不可欠
• ワークフローで扱う書類を電子化する以上、e文書法・電子帳簿保存法といった法令にも対応していなければ、制度運用としての信頼性・法的有効性を確保できない

よくある質問（セキュリティ確保および法令対応）

統合型ワークフローを選ぶと何が変わるのか？

── 書類処理の仕組みから、制度と経営をつなぐ基盤へ

従来のワークフローは、あくまで「文書の作成～処理（承認・決裁）」までのプロセスを効率化するためのツールでした。

フォーム入力やルート選択など、作業の一部はスムーズになったものの、

・プロセスの一部しかサポートされない。（保管～保存～廃棄までの管理が不十分）

・コミュニケーションや判断など、当事者の負担は依然として大きい。

という状況がありました。

▶ プロセスの一部の効率化から、プロセス全体の自動化へ

統合型ワークフローでは、文書手続きの根底にある規程の周知から始まり、文書ライフサイクル全般（作成～処理～保管～保存～廃棄）がサポートされるとともに、AIが問い合わせ対応や各ステップにおける適切なサポートを実行することで、プロセス全体の自動化が推進されてきます。

▶ 処理結果を“使える情報”に変えるレポーティング機能

従来は処理が目的化してしまいがちだった手続きが、BI連携により、実行状況が可視化されてきます。
このデータが制度の見直しや業務改善の材料として活用できるようになります。

従来型のワークフローシステムに、物足りなさを感じておられませんか？

ジュガールワークフローは、単なる電子決裁の仕組みではありません。

• 文書管理・通達・スマホアプリ・AI・BIまでを一体化
• ノーコードで制度変更に追従できる柔軟性
• e文書法・電子帳簿保存法にも標準対応
• 中小企業から大手企業まで、段階的に導入・拡張可能

ぜひ、統合型ワークフローシステム「ジュガール」をご検討ください。