ワークフローシステムの通知機能でできることとそのおすすめを紹介！

はじめに

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、企業や組織内の業務プロセスを電子化し、スムーズに管理・運用するためのツールです。
たとえば、経費精算や稟議（りんぎ）、勤怠申請、契約承認などの手続きを、紙の書類やメールベースではなく、システム上で完結させることができます。
これにより、業務の効率化やスピードアップ、承認プロセスの透明性向上などが実現されます。

通知機能が重要な理由

ワークフローシステムには、多くの機能が備わっていますが、中でも「通知機能」は非常に重要な役割を果たします。
通知がなければ、申請の承認待ちや差し戻しが放置される可能性があり、業務が滞る原因となります。
また、適切なタイミングで通知を受け取ることで、スムーズな意思決定ができ、業務効率の向上にもつながります。

通知機能は、「適切な人に、適切なタイミングで、適切な内容を届ける」ことが求められます。
しかし、通知の設定が不十分だと、

• 必要な通知を受け取れず、業務が遅れる
• 過剰な通知が届き、かえって作業の邪魔になる
  といった問題が発生する可能性があります。

そのため、ワークフローシステムを活用する際には、通知機能を正しく理解し、適切に設定することが重要です。

ワークフローシステムの通知機能とは？

通知機能の基本概要

ワークフローシステムの通知機能は、主に以下のような場面で活用されます。

承認依頼の通知
申請者がワークフローシステムを通じて申請を行うと、承認権限を持つ担当者に対して通知が送信されます。
この通知によって、担当者は「自分に承認すべき申請がある」ということを素早く把握できます。

差し戻し・却下の通知
申請が承認されず、修正が必要な場合には「差し戻し通知」が送られます。
また、申請が却下された場合には、その理由とともに通知が届くため、申請者は次の対応を考えることができます。

決裁完了・承認完了の通知
上長や決裁者によって承認が完了すると、申請者に対して通知が届きます。
これにより、申請の処理状況をリアルタイムで把握できるため、次の業務へスムーズに移行できます。

期限リマインダー通知
申請や承認の期限が迫った場合に、リマインダーとして通知が送られる機能です。
これにより、承認の遅れや業務の停滞を防ぐことができます。

通知の送信方法と受信先

ワークフローシステムの通知は、さまざまな方法で送信・受信することができます。
企業の業務環境や従業員のワークスタイルに合わせて、適切な通知方法を選ぶことが重要です。

メール通知
ワークフローシステムの通知として最も一般的なのがメール通知です。
社内メールや個人のメールアドレスに通知が届くため、どこにいても状況を確認できます。

チャットツール（Slack・Teamsなど）との連携
最近では、SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネス向けチャットツールと連携して通知を受け取ることも増えています。
特にリモートワーク環境では、チャットツールを活用することで、リアルタイムに通知を確認しやすくなります。

システム内ポップアップ通知
ワークフローシステムにログインした際に、画面上にポップアップ通知を表示することも可能です。
これにより、ユーザーがシステムを開いたタイミングで重要な通知を確認できます。

スマートフォンアプリのプッシュ通知
スマートフォン向けのワークフローアプリを活用すれば、プッシュ通知で即時に情報を受け取ることができます。
外出中や移動中でも対応できるため、承認スピードの向上につながります。

通知機能のカスタマイズオプション

ワークフローシステムの通知は、カスタマイズすることで、より効果的に活用できます。

通知のON/OFF設定
すべての通知を受け取ると情報過多になりがちですが、不要な通知をオフにすることで、重要な通知に集中できます。

受信者の選択・フィルタリング
通知を受け取る人を特定のグループや役職に限定することで、不要な通知を減らし、関係者のみが情報を受け取れるようにできます。

通知タイミングの設定
例えば、「申請から◯時間経過したらリマインド通知を送る」といった細かい設定を行うことで、業務遅延を防ぐことができます。

通知内容のカスタマイズ
システムによっては、通知の文面を変更したり、業務に合わせたテンプレートを設定できる機能もあります。
これにより、受信者が理解しやすい形で通知を届けることが可能です。

ワークフロー通知機能の活用シーン

ワークフローシステムの通知機能をうまく活用することで、業務の効率が大幅に向上します。
通知が適切に機能していれば、申請や承認の遅れを防ぎ、業務フロー全体のスムーズな進行が可能になります。ここでは、通知機能がどのように業務効率化に貢献するのか、具体的なシナリオを交えながら解説します。

申請の遅延防止（期限リマインダー）
ワークフローにおいて、申請や承認の遅れは業務全体の進行を妨げる要因になります。
特に、多くの業務を抱える管理職や経営層が承認を担当している場合、承認が滞ることでプロジェクトの進捗が遅れることもあります。

ワークフロー通知機能の「期限リマインダー」を活用すれば、以下のようなメリットがあります。

• 承認期限が近づいたら自動で通知が送られ、担当者が忘れるのを防ぐ
• 申請者にも「まだ承認されていません」という通知を送ることで、フォローアップがしやすくなる
• 繰り返しリマインド通知を設定することで、業務の抜け漏れを防止できる

例えば、「経費精算の申請が◯日以内に承認されない場合、上長へリマインド通知を送る」といった設定をしておけば、承認が滞るリスクを減らすことができます。
また、リマインダーの頻度を調整することで、必要な人に適切なタイミングで通知が届くようになり、ストレスのない業務フローが実現できます。

スムーズな承認プロセス（即時通知）
ワークフロー通知機能の最大の利点のひとつは、申請が行われたタイミングで即座に承認者に通知を送ることができる点です。
これにより、承認者は業務の優先順位を考えながら、すぐに処理できる申請に対応できます。

例えば、以下のような場面で即時通知が役立ちます。

• 出張申請が行われた瞬間に、管理職へ通知が届く
• 契約書の承認依頼が提出され、法務担当者がすぐに内容をチェックできる
• 急ぎの購買申請が発生した際に、財務部門へ即時通知を送ることで迅速な承認が可能になる

通知の遅れは、業務全体のスピードを落とす原因になります。
特に、複数段階の承認プロセスがある場合、各段階でスムーズな通知が行われることで、全体の業務進行が大幅に改善されます。
リアルタイムでの通知を活用することで、必要な人に即座に情報が届き、承認のスピードが向上するのです。

決裁状況の透明化（履歴管理）
ワークフロー通知機能のもう一つの重要な役割は、決裁状況を透明化し、履歴を明確に残すことです。
申請から承認までのプロセスを明確に記録し、関係者がいつでも状況を確認できるようにすることで、情報の属人化を防ぎます。

例えば、以下のようなケースで履歴管理が役立ちます。

• 申請が承認されるまでの期間が長引いている場合、どのステップで遅れているのかを確認できる
• 誰がいつ承認を行ったのかが明確になり、後からの監査やトラブル対応がスムーズになる
• 差し戻しや却下の理由が履歴として記録されるため、申請者が適切な修正対応を取れる

ワークフローシステムの通知履歴を活用することで、承認の透明性を確保し、業務の信頼性を高めることができます。
また、監査やコンプライアンス対応の観点からも、決裁履歴を明確に管理できるのは大きなメリットです。

通知の適切な設定で業務負担を軽減

ワークフロー通知機能は非常に便利ですが、通知の設定を誤ると逆に業務の負担になることもあります。例えば、関係のない通知が頻繁に届いたり、重要な通知が他の情報に埋もれてしまうと、かえって業務の効率が低下してしまいます。
そのため、適切な通知設定を行い、業務負担を軽減することが重要です。

過剰な通知のデメリット
通知が多すぎると、以下のような問題が発生します。

• 重要な通知が埋もれてしまい、見逃してしまう
• 通知が頻繁に届きすぎて、業務に集中できなくなる
• 「通知疲れ」が起こり、本当に必要な通知すら見逃すようになる

例えば、全員に対して一律で通知が送られる設定になっていると、本来必要のない通知まで受信することになり、業務の妨げになることがあります。
また、細かいリマインダーが多すぎると、承認者が「また通知か…」と感じ、通知を無視するようになってしまう可能性もあります。

適切な通知設定のポイント
通知機能を効果的に活用するためには、以下のポイントを意識して設定を行うことが重要です。

• 不要な通知はオフにし、業務に必要な通知のみ受け取るようにする
• 緊急性の高い通知と、まとめて確認すればよい通知を分ける
• 役職や部署ごとに通知の範囲を調整し、関係者のみに通知を送るようにする

例えば、「重要な申請の承認依頼はリアルタイム通知で送るが、進行中のタスク更新は一日に一回まとめて通知する」といった工夫をすることで、業務の効率が向上します。

通知設定の最適化で業務の質を向上させる
企業の業務フローに合わせた適切な通知設定を行うことで、通知がストレスにならず、業務をスムーズに進める手助けになります。
最適な通知設定を行うためには、まず現在の通知の頻度や内容を見直し、従業員の意見を取り入れながら調整することが大切です。

ジュガールでできること

ジュガールワークフロー通知機能の概要

ワークフローシステムには多くの種類がありますが、その中でも 「ジュガール(jugaad）」 は、特に柔軟な通知機能を持つシステムとして知られています。
企業の業務フローに応じた細かいカスタマイズが可能で、通知の最適化によって業務の効率化を図ることができます。

ジュガールの通知機能は、次のような点で優れています。

1. 多様な通知方法に対応（メール、チャットツール、アプリ通知、ポップアップなど）
2. カスタマイズ性が高い（通知の受信者・タイミング・内容を自由に設定可能）
3. 他の業務ツールとの連携がスムーズ（Slack・Teamsなどのチャットツールや、勤怠・経費システムとの統合が可能）

ワークフロー通知の効果を最大化するには、システムの持つ通知機能をフル活用することが鍵となります。
ジュガールは、その点で企業のさまざまなニーズに対応できる柔軟性を持っています。

実例①共有者へメール通知を送る場合

ジュガールの実際の画面で、稟議などの申請を共有されたユーザーへのお知らせ機能の設定方法をご紹介します。

デフォルト設定では、共有されたユーザーには承認完了後にお知らせメールが届く設定になっています。お知らせが不要であれば、設定の変更で、お知らせ機能設定をオフにすることが可能です。

実例②承認催促メールを送信する（リマインドメール）

承認依頼メールの再送（リマインドメール）についてご紹介します。
申請をしたが、承認が滞っている場合に申請者から催促のメールを送信することができます。

申請・承認一覧の「進行中」から該当の申請書を選択し、承認催促ボタンを押して確認画面でリマインドメールを送ることも可能です。

他のワークフローシステムとの違い

他の製品との比較をしてみます。ジュガールの通知機能を他のワークフローシステムと比較すると、以下のようなメリットがあります。

項目	ジュガール	他の一般的なワークフローシステム
通知方法の多様性	○（メール、チャット、アプリ、ポップアップ対応）	△（メール通知のみが一般的）
通知のカスタマイズ性	◎（細かく設定可能）	△（一部変更可能だが自由度が低い）
連携ツールの豊富さ	◎（主要なチャットツールや業務システムと連携）	△（一部のツールのみ対応）
リアルタイム性	◎（即時通知が可能）	○（システムによっては遅延が発生）

多くのワークフローシステムでは、基本的な通知機能が搭載されていますが、カスタマイズ性や連携性の面では制限があるものが少なくありません。
ジュガールはその点で優れており、企業の規模や業務内容に応じた最適な通知設定が可能です。

通知機能のカスタマイズ性と連携性

ジュガールの通知機能のカスタマイズ性には、以下のような特徴があります。

1. 受信者を細かく指定可能
   • 特定の部署や役職ごとに通知を制限
   • 個人単位で通知のON/OFFを設定
2. 通知タイミングの調整
   • 申請から◯時間後にリマインド通知
   • 期限が迫った場合のみ通知
3. 連携ツールの選択が可能
   • SlackやMicrosoft Teamsと連携し、チャット上で通知を受け取る
   • 勤怠管理システムや経費精算システムとも連携可能

これにより、ジュガールの通知機能は 「必要な人に、必要な情報を、最適なタイミングで届ける」 ことを可能にし、企業の業務効率を最大化することができます。

おすすめのワークフロー通知機能とその選び方

主要なワークフローシステムの通知機能比較

ワークフローシステムを導入する際、通知機能の比較は非常に重要です。
以下に、主要なワークフローシステムの通知機能を比較します。

システム名	通知方法	カスタマイズ性	連携ツール
jugaad	メール、チャット、アプリ、ポップアップ	高い（細かい設定可能）	Slack・Teams・経費・勤怠システム
A社のワークフロー	メールのみ	低い（ON/OFFのみ）	なし
B社のワークフロー	メール、アプリ通知	中程度（基本的な設定のみ）	勤怠システムのみ
C社のワークフロー	メール、チャット	中程度（部署単位の設定可）	Slack・Teams

このように、ワークフローシステムによって通知機能の充実度は異なります。
「通知をどのように活用したいか？」 によって、最適なシステムを選ぶことが重要です。

通知機能を選ぶ際のポイント

ワークフローシステムの通知機能を選ぶ際には、以下のポイントを押さえておきましょう。

1. 柔軟なカスタマイズ性があるか
通知が一律でしか設定できないシステムだと、業務ごとに最適な通知を送ることができません。
通知のON/OFF、受信者の指定、通知タイミングの変更など、柔軟なカスタマイズが可能なシステムを選ぶのがおすすめです。

2. 他ツールとの連携性
SlackやTeamsなどのチャットツール、勤怠管理や経費精算システムと連携できるかどうかを確認しましょう。
シームレスに連携できるシステムであれば、業務の効率化がさらに進みます。

3. 直感的なUIと管理のしやすさ
通知設定が複雑すぎると、管理者が設定変更をするのが大変になります。
簡単に設定・変更できるUIを持つシステムを選ぶことで、運用の負担を軽減できます。

ワークフロー通知機能の設定方法と運用のコツ

通知機能の設定手順（例）

ワークフロー通知機能を設定する際の基本的な流れを紹介します。

1. 管理者が通知設定を確認・変更する
   • どの業務フローに通知を設定するか決める
   • 通知の種類（承認依頼・リマインダーなど）を選択
2. ユーザーごとの通知設定を行う
   • 通知を受け取る人を設定（個別・部署単位）
   • 通知のON/OFFを個別に調整
3. システム連携の設定を行う
   • チャットツールや業務システムとの連携を有効化

効果的な運用のためのポイント

ワークフロー通知機能を活用する際のポイントは次の通りです。

• 通知を適切に設定して、業務効率を向上させる
• 定期的に設定を見直し、不要な通知を削減する
• 他の業務ツールと連携し、シームレスな情報共有を実現する

通知機能を最適化することで、ワークフローの流れがスムーズになり、企業の生産性が向上します。

よくある質問（FAQ）

ワークフローシステムの通知機能について、企業の担当者や従業員からよく寄せられる質問をまとめました。
システムを導入・運用する上での参考にしてください。

ワークフロー通知が届かない場合の対処法は？

ワークフロー通知が届かない場合、以下の原因が考えられます。

1. 通知設定が正しく行われていない
ワークフローシステムの管理画面で、通知機能が有効になっているか確認しましょう。
管理者が一括で設定を変更している場合、個別の通知設定が無効になっている可能性もあります。
また、受信者の通知設定が誤って「オフ」になっていると、通知が届かなくなります。

2. メール通知が迷惑メールフォルダに入っている
会社のメールフィルターがワークフローの通知メールを迷惑メールと判断することがあります。
この場合、メールが受信ボックスではなく迷惑メールフォルダに振り分けられてしまいます。
IT部門に依頼し、ワークフローシステムの通知メールを「安全な送信者」に登録すると解決できることが多いです。

3. システムの不具合やメンテナンスが影響している
ワークフローシステムがメンテナンス中だったり、一時的な不具合が発生している可能性もあります。
システムの管理画面や公式サイトで、現在の稼働状況を確認しましょう。
また、チャットツールやスマートフォンアプリと連携している場合、それぞれの通知設定もチェックしておくとよいでしょう。

通知の頻度を調整する方法は？

ワークフローシステムの通知が多すぎると、作業の邪魔になったり、重要な通知を見逃してしまうことがあります。
適切な頻度に調整する方法を紹介します。

1. 不要な通知をオフにする
システムの管理画面で、受信する通知の種類を選べる場合があります。
たとえば、「差し戻し通知は受け取るが、承認完了通知は不要」といった設定ができる場合は、不要な通知をオフにすると、業務の負担が減ります。

2. 通知のまとめ配信を活用する
すぐに対応が必要な通知は即時送信、それ以外の通知は一日に一回まとめて受信すると、業務の効率が向上します。
「定期通知」機能がある場合は、業務時間外の通知を減らし、業務時間内に集中して確認できるように設定しましょう。

3. チャット通知とメール通知を使い分ける
緊急性の高い通知はチャットツール（Slack・Teamsなど）に送ると、すぐに確認できます。
記録として残したい通知はメールで受け取ると、後から見返しやすくなります。
チャット通知とメール通知を適切に使い分けることで、業務の効率化が可能になります。

スマートフォンアプリで通知を受け取るには？

外出中やリモートワーク中でも、スマートフォンアプリを使えばワークフロー通知を受け取ることができます。
設定方法を確認しておきましょう。

1. 公式アプリをダウンロードする
ワークフローシステムの公式サイトやApp Store、Google Playからアプリをインストールします。
会社で推奨されているアプリがある場合は、IT部門に確認しましょう。

2. 通知設定をオンにする
ワークフローアプリの設定画面で通知を有効にします。
また、スマートフォンの「通知設定」でワークフローアプリの通知が許可されているかも確認しましょう。

3. 通知のカスタマイズを行う
すべての通知を受け取るのではなく、即時対応が必要な通知だけをプッシュ通知に設定すると、業務がスムーズになります。
バイブレーションやサウンドの設定を変更し、業務の邪魔にならないように調整するのも効果的です。

まとめ

ワークフロー通知機能のメリットのおさらい

ワークフロー通知機能を適切に活用することで、業務の効率が向上し、申請や承認の遅延を防ぐことができます。
また、適切な通知設定を行うことで、過剰な通知を減らし、重要な情報に集中しやすくなります。
さらに、スマートフォンアプリやチャットツールを活用することで、リアルタイムでの対応が可能になり、業務の停滞を防ぐことができます。

最適な通知設定で業務効率を向上させよう！

ワークフロー通知機能は、業務をスムーズに進めるための重要なサポートツールです。
しかし、通知の管理を適切に行わないと、重要な通知を見逃したり、過剰な通知で業務の負担になることもあります。そのため、「必要な通知を、必要な人に、最適なタイミングで届ける」ことを意識しながら、ワークフロー通知機能を最大限活用しましょう。
通知が多すぎる場合は、フィルタリングを活用し、必要な通知だけを受け取るように設定するのがポイントです。
また、通知が届かない場合は、システム設定や受信環境をチェックし、必要に応じてIT部門に相談することも大切です。スマートフォンアプリを活用すれば、外出先でもワークフローの通知を受け取ることができ、迅速な対応が可能になります。
また、通知の管理に困ったら、システムのサポートセンターに問い合わせるのも一つの方法です。

ワークフロー通知を適切に設定し、業務をスムーズに進めましょう。