ワークフロー入門物語③ 歴史ある会社の業務改革編

「このワークフローシステムは、我々に対して透明性と可視性を提供してくれます。申請から承認までの全ての状況をデータ化されているのです。データによって現在の業務プロセスを分析していけば、業務改革の糸口となりえます。そもそも不要なプロセスが見つかるかもしれません。」

この提案は、役員たちにとっては全く新しい視点だった。それまでの業務改善は、人間の観察と経験に基づくものだった。しかし、中島の提案は、システムが提供する客観的なデータを用いて、より精密な改善を図るというものだった。

「データを元にした業務分析により、我々は過去の課題を明確に理解し、未来の解決策を模索することができます。業務プロセスの無駄を削減し、重複する業務を統合し、そして最適化を行うことで、我々の組織はさらなる高みに達することができるでしょう。」

会議室は一瞬の静寂に包まれた。そして、伊藤社長が口を開いた。

「中島部長、再び素晴らしい提案をありがとう。あなたのビジョンには深く感銘を受けています。あなたが以前に提案したワークフローシステムの導入が我々に大きな進歩をもたらしたことは間違いありません。そして今、あなたの新たな提案が、我々の組織をさらに前進させる一歩となるでしょう。あなたの提案を全力で支持します。」

中島の提案が受け入れられると、社内は再び活気に満ちた。全ての部門が歴史をもって運営されてきた業務プロセスを見直し、データに基づいた改善を進め始めた。データを元に議論されることで、議論に客観性の軸ができ、ぶれなくなった。そして、議論が始まることで、社内の全員が１つ１つの業務プロセスについて「なぜこのプロセスがあるのか？なぜこのような情報が必要なのか？」など、そもそもの視点に立って業務改革が始まった。

もちろん、この過程は決して簡単なものではなかった。しかし、やればやるほど、会社が変わる実感も生まれてくる。次第に部門間の壁も取り払われていき、中島が主導する業務改革プロジェクトに対する協力体制が、全社へと広がっていった。

さらに、ワークフローシステムの導入と業務改善の成果は、企業文化や従業員のモチベーションにも大きな影響を与えた。従業員たちは、より効率的で意義のある業務に取り組むことで、自己成長やキャリアの発展を実感できるようになった。協力者はますます増えていき、イノベーションの土壌が育まれた。

会社に、新たな機運が確かに生まれた。

伊藤社長は、この成功を全社員と共有するために、特別なイベントを企画した。

そして、業務改善の成果を祝福し、関係者たちに感謝の意を示す場として、社内パーティーが開かれた。社長の伊藤からは、中島への感謝状が贈られ、彼の功績が讃えられた。

中島部長は、パーティーの場で話した。

「この成功は、ワークフローシステムを導入するというアイディアによってなされたものではありません。ワークフローシステムの導入をきっかけに、業務改革を進めようという皆様の力が集結したことによるものです。古き業務プロセスを改め、今の時代・今の組織に合った新しい業務プロセスを全社に浸透させるまえ、皆様には甚大な努力を継続していただきました。私は、ともに築いた成果を誇りに思います。伊藤社長、この会社は１つのチームになることができました。これからは、さらに業界をリードするような存在になれるよう、新たなチャレンジを続けましょう！」

そして歴史ある伊藤商事は、次のステージに向かうのであった。