作業依頼書とは？ 必要な項目や書き方のポイント
作業依頼書とは、特定の作業を行うために必要な情報や指示をまとめた書類のことです。一般的には、業務上必要な作業を他のユーザーに依頼する際に使用されます。
作業依頼書に記載する項目として、一般的に下記の項目を利用します。
作業依頼書の項目
作業依頼書に記載する項目として、一般的に下記の項目を利用します。
| 作業の内容や目的 | どのような作業を依頼するのか |
|---|---|
| 作業を依頼する人や部署の情報 | 作業依頼者、所属部署、連絡先などを記載する。 |
| 作業を行う人や部署の情報 | 実施者の名前、所属部署、連絡先などを記載する。 |
| 作業の期限や優先度 | 作業の期限は必須項目にして、複数の作業依頼書を作成する場合は、優先度も設定するべきです。 |
| 作業に関する資材や指示 | 作業を行う際に特に注意すべき点や、実施者に対する具体的な指示を記載する。 例えば、機密性の高い情報の扱い方、品質基準、報告書のフォーマット、進捗報告の方法など。 |
作業依頼書の必要性と効果
作業依頼書は、業務の効率化や作業のミスや漏れを防ぐために重要な役割を果たします。作業を依頼された人は、作業依頼書に記載された情報に基づいて、スムーズに作業を進めることができます。
また、作業依頼書には作業を受ける側だけでなく、作業を依頼する側も責任を持つことができるため、作業の遅延やミスが起きた場合には、責任の所在を明確にすることができます。
作業依頼書の書き方のポイント
- 作業の目的
作業の背景と目標を明確に記述します。なぜその作業が必要なのか、どのような成果を期待しているのかを具体的に示します。できるだけ簡潔に書きましょう。具体的な内容は「作業内容」や「具体的な指示」に記入します。 - 依頼者情報
依頼者の氏名、部署、連絡先を明記します。これにより、受注者が質問や確認を行う際に迅速に対応できるようにします。 - 受注者情報
作業を行う担当者の氏名、部署、連絡先を記載します。これにより、作業依頼者が進捗状況や問題が発生した場合に連絡を取ることが容易になります。 - 作業の期限
作業の開始日と終了日、そして優先度を設定します。作業が期限内に完了するためのスケジュールを明確にします。 - 作業内容
概要と詳細な作業内容を記載します。どのような作業を行うか、具体的な手順や方法を詳細に説明します。 - 注意点
作業を行う際の特別な注意点を記載します。安全に作業を行うための指示や、特定の操作における注意事項などを含めます。必要に応じて社内の規定やマニュアル等を参照しましょう。 - 実施者に対する具体的な指示
作業を実施する際の品質基準や機密情報の取り扱い方、報告書のフォーマット、進捗報告の方法などを具体的に指示します。「誰が」「何を」「どのように」「いつ」などの情報を具体的に記述しておくと、手戻りが少なくなります。
作業依頼書のテンプレート
作業依頼書の一般的なテンプレートをご紹介します。
書類管理に困っていませんか？
Jugaadのワークフローシステムを利用すれば、WordやExcelファイルでの管理が不要になり、作業依頼書やその他の申請書の作成から申請まで一気通貫で行えます。既存のテンプレートを登録することで、簡単でスムーズな書類管理ができます。
Jugaadのワークフローシステムの特長
申請～承認の自動化サポート: 書類の作成から出力、申請まで一元管理。
既存テンプレートの活用:自社のテンプレートを登録して、申請フォーム作成の手間を省きます。
業務の見える化と自動化:ダッシュボードにより書類の状況が一目で把握でき、必要なデータはエクセルで一括出力も可能です。
どのような業種で利用すべき申請書なのか？
作業依頼書は、業種や業態を問わず、様々な場面で利用されますが、特に以下のような業種や業態でよく利用されます。
製造業
製造工程での品質管理や、装置のメンテナンス、修理、改修などにおいて、作業依頼書が利用されることが多いです。
IT業界
ソフトウェア開発やシステム運用、ネットワーク管理などの業務で、作業依頼書が利用されることが多いです。
建設プロジェクトでの施工作業や、設備機器の点検・修繕などにおいて、作業依頼書が利用されることが多いです。
医療・福祉業界
医療機関での検査や治療、介護サービスの提供などにおいて、作業依頼書が利用されることがあります。
サービス業
飲食店や宿泊施設、美容サロンなど、サービス業においても、作業依頼書が利用されることがあります。例えば、清掃作業や設備の点検・修繕、美容施術などが該当します。
業種別の作業依頼書の例文
【製造業】装置のメンテナンス作業依頼書
作業の目的 装置X123の安定稼働を維持するため、定期メンテナンスを行う。
依頼者情報
- 氏名：ジュガール 太郎
- 部署：製造部
- 連絡先：××××＠△△.com / 03-1234-5678
受注者情報
- 氏名：ワークフロー 次郎
- 部署：メンテナンスチーム
- 連絡先：****＠△△.com / 03-8765-4321
作業の期限
- 開始日：2024年7月1日
- 終了日：2024年7月3日
優先度 高
作業内容
- 概要：生産ラインAの装置X123の内部清掃、部品交換、機能テスト、オイル交換
- 詳細：装置内部の徹底清掃、劣化部品の交換、機能テスト実施、潤滑油の交換
作業を行う際に特に注意すべき点
- 作業中は装置の電源を切ること。
- 清掃用具や交換部品の取り扱いに注意し、作業後に工具類を整理整頓する。
実施者に対する具体的な指示
- 機密性の高い情報の扱い方：メンテナンス中に得られたデータや情報は外部に漏らさないよう注意する。
- 品質基準：全ての機能テストをクリアし、装置が正常に稼働することを確認する。
- 報告書のフォーマット：メンテナンス完了後、指定のフォーマットに従って完了報告書を提出する。
- 進捗報告の方法：毎日の作業終了時に、進捗をメールで報告する。
【IT業界】システム運用作業依頼書
作業の目的 会社内のERPシステムの安定稼働を確保するため、定期運用業務を実施する。
依頼者情報
- 氏名：ジュガール 太郎
- 部署：製造部
- 連絡先：××××＠△△.com / 03-1234-5678
受注者情報
- 氏名：ワークフロー 次郎
- 部署：メンテナンスチーム
- 連絡先：****＠△△.com / 03-8765-4321
作業の期限
- 開始日：2024年7月1日
- 終了日：2024年7月31日
優先度 中
作業内容
- 概要：ERPシステムの監視、バックアップ作成、アップデート適用、ログの確認
- 詳細：システム監視の実施、定期バックアップの作成、必要なアップデートの適用、エラーログの確認と対応
作業を行う際に特に注意すべき点
- アップデート作業は業務時間外に実施し、システムダウンタイムを最小限に抑える。
- バックアップデータの保存場所に注意し、アクセス制限を適切に設定する。
実施者に対する具体的な指示
- 機密性の高い情報の扱い方：システムログやバックアップデータは厳重に管理し、外部に漏洩しないよう注意する。
- 品質基準：システム稼働率99.9%以上を維持し、障害発生時には迅速に対応する。
- 報告書のフォーマット：運用レポートを指定フォーマットに従って週次で提出する。
- 進捗報告の方法：毎週月曜日の午前中に、進捗をメールで報告する。
【建設業】設備機器の点検作業依頼書
作業の目的 ビルAの空調設備の正常動作を維持し、快適な環境を提供するため、定期点検を実施する。
依頼者情報
- 氏名：ジュガール 太郎
- 部署：製造部
- 連絡先：××××＠△△.com / 03-1234-5678
受注者情報
- 氏名：ワークフロー 次郎
- 部署：メンテナンスチーム
- 連絡先：****＠△△.com / 03-8765-4321
作業の期限
- 開始日：2024年7月1日
- 終了日：2024年7月2日
優先度 高
作業内容
- 概要：ビルAの空調設備のフィルター交換、配管の点検、冷媒のチェック
- 詳細：フィルターの交換、配管の目視点検と漏れチェック、冷媒の適正量確認と補充
作業を行う際に特に注意すべき点
- 点検中は空調システムを停止するため、作業時間を厳守し迅速に行う。
- 高所作業が含まれるため、安全対策を徹底する。
実施者に対する具体的な指示
- 機密性の高い情報の扱い方：点検結果や発見された不具合の情報は、依頼者にのみ報告する。
- 品質基準：全ての点検項目をクリアし、正常動作を確認すること。
- 報告書のフォーマット：点検報告書を指定フォーマットに従って提出する。
- 進捗報告の方法：作業完了後、即時に進捗を電話で報告する。
【医療・福祉業界】サービス提供作業依頼書
作業の目的 高齢者施設Bの入居者に対し、快適な生活環境と健康維持の支援を提供するための介護サービスを行う。
依頼者情報
- 氏名：ジュガール 太郎
- 部署：製造部
- 連絡先：××××＠△△.com / 03-1234-5678
受注者情報
- 氏名：ワークフロー 次郎
- 部署：メンテナンスチーム
- 連絡先：****＠△△.com / 03-8765-4321
作業の期限
- 開始日：2024年7月1日
- 終了日：2024年7月31日
優先度 高
作業内容
- 概要：入居者の生活支援、健康チェック、リハビリテーションの補助
- 詳細：日常生活の介助、定期的な健康チェック、リハビリのサポート
作業を行う際に特に注意すべき点
- 入居者のプライバシーを尊重し、個人情報の取り扱いに細心の注意を払う。
- 入居者の身体状況に応じたケアを提供する。
実施者に対する具体的な指示
- 機密性の高い情報の扱い方：入居者の健康情報は適切に管理し、関係者以外に漏らさない。
- 品質基準：入居者の満足度向上と健康維持を目指す。
- 報告書のフォーマット：サービス提供記録を指定フォーマットに従って記入し、月次で提出する。
- 進捗報告の方法：毎週金曜日の午後に、進捗をメールで報告する。
【サービス業】清掃作業依頼書
作業の目的 オフィスビルCの衛生環境を保ち、利用者に快適な環境を提供するため、定期清掃を行う。
依頼者情報
- 氏名：ジュガール 太郎
- 部署：製造部
- 連絡先：××××＠△△.com / 03-1234-5678
受注者情報
- 氏名：ワークフロー 次郎
- 部署：メンテナンスチーム
- 連絡先：****＠△△.com / 03-8765-4321
作業の期限
- 開始日：2024年7月1日
- 終了日：2024年7月1日
優先度 中
作業内容
- 概要：共用部分（ロビー、廊下、トイレ）の清掃、ゴミ回収、床のワックス掛け
- 詳細：ロビー、廊下、トイレの徹底清掃、ゴミの回収、床の洗浄とワックス掛け
作業を行う際に特に注意すべき点
- 作業時間帯はビル利用者が少ない時間に行い、利用者に影響を与えないようにする。
- 清掃用具や化学薬品の取り扱いに注意し、安全に作業を行う。
実施者に対する具体的な指示
- 機密性の高い情報の扱い方：清掃中に見つけた書類や物品は触れないようにし、発見次第依頼者に報告する。
- 品質基準：全ての清掃箇所が清潔であることを確認する。
- 報告書のフォーマット：清掃作業完了報告書を指定フォーマットに従って提出する。
- 進捗報告の方法：作業完了後、即時に進捗をメールで報告する。
ジュガールと作業依頼書
ジュガール申請フォームテンプレート画面から、作業依頼書の「使用する」をクリックすると、管理者の申請フォーム一覧画面に作業依頼書の申請フォームのテンプレートコピーが作成されます。
基礎項目として、日付、社員ID、申請者名、区分、取引先、担当者名、作業依頼内容、添付ファイル、備考が自動で作成されます。上記の記事を参考に、期限や優先度等を追加して運用してください。
