休職届を書くのは、仕事を一時的に休むために必要な重要なステップです。しかし、多くの人にとって、休職届をどう書けばいいのか、どのように提出すればいいのかは分かりにくいものです。このガイドでは、休職届について詳しく解説し、あなたが必要な情報をすべて提供します。これを読めば、休職届の書き方や手続き、休職中に気を付けるべきポイントがわかります。
休職届とは？
休職届の基本
休職届とは、従業員が病気やケガ、家庭の事情などで一定期間仕事を休む必要があるときに提出する書類です。休職届を提出することで、会社に対して正式に休職の申請を行います。この届出は、会社の就業規則に基づいて対応されることが一般的です。
休職と欠勤、休業、休暇の違い
休職は、一定期間、雇用関係を維持したまま仕事を休むことを指します。欠勤は、短期間の休みを指し、事前の相談がないことが多いです。一方、休業は法的な制度に基づく休みで、育児休業や介護休業などが該当します。
休職
休職とは、従業員が病気やケガ、その他の理由で長期間仕事を休むことです。休職中は雇用契約が維持されますが、労務の提供は免除されます。休職は事前に企業との合意が必要であり、計画的に行われます。通常、休職期間中は給与が支払われません。ただし、企業によっては一部給与を支払う場合もあります。また、条件を満たせば傷病手当金が支給されることがあります。
休業
休業は、会社の都合や法定の制度に基づいて従業員が仕事を休むことです。例えば、以下のようなケースが該当します。
- 会社の業績不振：会社の経営状況が悪化した場合。
- 設備の不具合：工場の機械が故障し、業務が停止する場合。
- 法定の休業：育児休業や介護休業など。
休業は会社側の事情によるもので、企業は休業の取得を拒否できません。法定休業（育児休業、介護休業など）の場合、一定の条件を満たすと雇用保険から給付金が支給されます。会社都合の休業の場合は、休業手当として平均賃金の60%以上が支払われることが義務付けられています。
欠勤
欠勤は、所定労働日に従業員が自己都合で仕事を休むことです。以下のようなケースが該当します。
- 突発的な事情：急な体調不良や家庭の緊急事態。
- 無断欠勤：事前の連絡なしに休むこと。
有給休暇を使い切った後の体調不良。
欠勤は通常、短期間であり、事前の手続きがない場合が多いです。また、欠勤期間中は給与が支払われません。有給休暇を使い切っている場合は無給です。
休暇
休暇は、従業員が計画的に取得する休みのことです。以下のようなケースが該当します。
- 有給休暇：法定の年次有給休暇。
- 特別休暇：結婚休暇、忌引休暇など。
休暇は事前に申請し、会社の承認を得て取得するものです。有給休暇の場合、通常の給与が支払われます。特別休暇については、会社の就業規則に従い、給与が支払われる場合と支払われない場合があります。
それぞれの違いを理解し、適切な手続きを行うことが重要です。詳細は会社の就業規則を確認することをおすすめします。
休職の申請と命令
休職には、従業員が申請する場合と会社が命令する場合の二通りがあります。以下では、それぞれのケースについて詳しく説明します。
従業員が申請する場合
従業員が休職を希望する場合、通常は事前に会社に申請を行います。この申請には、医師の診断書やその他の必要書類を提出することが求められることが多いです。具体的には、以下のような個人的な理由が該当します：
- 病気やケガ：医師の診断書が必要です。
- 留学：キャリアアップやスキル向上のため。
- ボランティア活動：個人的な成長や社会貢献のため。
会社が命令する場合
会社が従業員に対して休職を命令する場合もあります。これは、従業員の健康状態が業務に支障をきたす場合や、職場の秩序を維持するために必要な場合などです。具体的には、以下のようなケースが該当します：
- 健康状態の悪化：病気やケガで長期間働けない場合。
- 刑事事件の起訴：従業員が刑事事件で起訴された場合。
会社が休職命令を出す際には、合理的な理由が必要であり、従業員の状況や周囲の事情をよく観察して判断することが重要です。
- 従業員が申請する場合：個人的な理由で休職を希望する際には、事前に会社に申請を行う。
- 会社が命令する場合：従業員の健康状態や職場の秩序維持のために、会社が合理的な理由に基づいて休職を命令する。
どちらの場合も、会社の就業規則に従って手続きを行うことが重要です。詳細は会社の就業規則を確認することをお勧めします。
休職届を提出する主な理由
自己都合
自己都合による休職は、従業員自身の事情で仕事を休む場合です。以下のようなケースが該当します。
- 家庭の事情：産前産後、育児、介護など。
- 個人的なボランティア：ボランティア活動への参加。
- 海外留学：学びのために海外へ行く。
- 資格取得：専門的な資格を取得するための勉強。
自己都合による休職は、会社がそれを認めるかどうかに依存します。
会社都合
会社都合による休職は、会社の事情で従業員が仕事を休む場合です。例えば、会社の業務都合や出向を命じられた場合がこれに該当します。
病気やケガ
病気やケガによる休職は、従業員が医師の診断に基づいて休職が必要とされた場合に適用されます。例えば、うつ病や適応障害、交通事故による怪我などです。職場のストレスが原因であれば、労災の対象になることもあります。
事故欠勤休職
事故欠勤休職は、傷病以外の理由で長期間休む場合です。なお、交通事故による休職は疾病休職や労災休職に該当します。
起訴休職
起訴休職は、従業員が刑事事件で起訴された場合に適用されるものです。会社の社会的信用や職場の秩序を維持するために必要とされることがあります。起訴休職中は無給になり、一般的には、判決が確定するまで休職期間が続きます。
公職に就任した場合
公職就任休職は、地方公務員や国会議員などに就任した際に適用されます。
休職届の書き方とテンプレート
基本的なフォーマット
休職届の基本的なフォーマットは以下の通りです。
届出番号
休職届
届出日 年 月 日
所属 部 課
社員番号
氏名 印
入社年月日
下記の通り、休職させていただきたく、お願い申し上げます。
記
休職期間 年 月 日 〜 年 月 日（ 日間）
休職開始時の勤続期間 年 ヶ月
休職理由
休職理由の証明の有無 あり（書類名： ）
なし
休職中の連絡先 電話番号：
メール：
住所：
備考
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記載する内容
休職届には、以下の内容を記入します。
- 休職期間
休職を開始する日と終了する日を明確に記載します。 - 休職理由
なぜ休職が必要なのかを具体的に記述します。病気やケガの場合は診断書を添付することが必要です。 - 連絡先
休職中に連絡が取れる電話番号、メールアドレス、住所を記載します。 - 備考
特記事項や伝達すべき事項があれば記載します。
具体的な書き方
休職理由はできるだけ具体的に記述しましょう。例えば、病気の場合は「医師の診断により、○○病で△△週間の療養が必要と判断されたため」と記載します。家庭の事情の場合は、「親の介護が必要となり、しばらくの間仕事を離れる必要があるため」と具体的に説明します。
休職届提出の手続き
休職を希望する場合、従業員は適切な手続きを踏む必要があります。ここでは、休職届提出の手続きについて詳しく説明します。
休職対象の確認
休職を希望する際、まずは以下の手順を踏み、休職の対象に該当するかを確認します。
就業規則の確認
就業規則には、休職に関する詳細な規定が記載されています。例えば、休職が認められる条件や手続きの流れなどです。従業員はまずこれを確認し、自分が休職の対象に該当するかどうかを判断します。
勤務中の様子
上司や人事担当者は、従業員の勤務中の様子を観察します。仕事のパフォーマンスや態度、ストレスの兆候などをチェックし、休職が必要かどうかの判断材料にします。
残業時間の確認
長時間の残業は、従業員の健康に悪影響を及ぼす可能性があります。残業時間が過度に多い場合、それが休職の必要性を示す一つの指標となります。
欠勤状況の確認
頻繁な欠勤や遅刻も、休職が必要な状況を示す場合があります。欠勤の理由や頻度を確認し、総合的に判断します。
ストレスチェック
ストレスチェックの結果も重要です。ストレスが高い状態が続いている場合は、休職を考慮する必要があります。
出勤可否の判断
医師の診断や本人の意向をもとに、現在の状態で出勤が可能かどうかを判断します。
診断書の提出
病気が原因で休職する場合は、休職届と一緒に医師の診断書を提出する必要があります。診断書には以下の情報が記載されています。
診断結果
患者の病名や症状について詳しく記載されています。これにより、病状の深刻さが判断できます。
療養期間
医師が判断した療養に必要な期間が記載されており、これが休職期間の基準となります。
治療内容
必要な治療法や治療の進行状況についても記載されています。これにより、治療の具体的な内容が明確になります。
診断書の提出には時間がかかる場合があるため、従業員は早めに医師に診断書を依頼し、準備を進めることが重要です。
休職期間中の取り決め
休職期間中は、いくつかの重要な事項について事前に取り決めておく必要があります。
連絡方法と連絡頻度
休職中の連絡方法（電話、メールなど）と連絡頻度を決めます。特に病気の場合、頻繁な連絡が回復の妨げになることがあるため、適切な頻度を設定します。
経過報告の方法
定期的に健康状態や療養の進捗について報告する方法を決めます。これには、定期的な医師の報告書や従業員自身の経過報告が含まれます。
社会保険料の支払い方法
休職期間中も社会保険料や住民税の支払いは続くため、その支払い方法を決めます。例えば、会社が立て替える方法や、従業員が定期的に振り込む方法などがあります。
傷病手当金の対応
病気やケガで休職する場合、健康保険から支給される傷病手当金の申請を行います。
申請条件の確認
傷病手当金を受給するための条件を確認します。通常、4日以上連続して休業する場合に支給されます。
必要書類の準備
傷病手当金の申請には、申請書や医師の証明書が必要です。これらの書類を準備し、会社に提出します。
手続きの進行
会社の人事担当者が申請手続きを進めます。申請が承認されると、休職中の生活費の一部として傷病手当金が支給されます。
休職通知書の交付
休職が正式に決定した場合、会社は休職通知書を発行します。休職通知書には以下の内容が含まれます。
休職期間
休職の開始日と終了日が明記されています。
休職の理由
休職の理由が具体的に記載されています。これにより、会社が休職を認めた理由が明確になります。
休職中の条件
休職期間中の取り決め（連絡方法や連絡頻度、社会保険料の支払い方法など）が記載されています。
従業員に対して、休職通知書を正式に交付することで、休職に関する取り決めが書面で確認できます。
社会保険料や住民税の支払い
休職期間中も社会保険料や住民税の支払いは必要です。以下の点に注意します。
支払い方法の決定
休職中は給与が支払われないため、保険料の支払い方法を事前に決めます。会社が立て替え、復職後に分割で支払う方法や、休職中に定期的に振り込む方法などがあります。
徴収方法の明記
就業規則に保険料や住民税の徴収方法を明記し、従業員に事前に説明します。これにより、支払い方法に関するトラブルを防ぎます。
未払いリスクの管理
休職期間満了とともに退職となった場合、未払いの保険料が発生するリスクがあります。このリスクを管理するため、事前に詳細な取り決めを行い、適切な対応を準備します。
休職中の連絡方法
休職中の連絡方法についても事前に決めておく必要があります。
連絡手段の選定
電話、メール、メッセージアプリなど、適切な連絡手段を選びます。従業員がリラックスできる方法を選びましょう。
連絡頻度の調整
病気の場合は、頻繁な連絡が回復の妨げになることがあります。適度な連絡頻度を設定し、従業員の回復をサポートします。
定期的な確認
定期的に従業員の状況を確認し、不安や困りごとを把握します。これにより、復職に向けた準備を進めることができます。
従業員の休職から復職までの手続き
定期的な連絡
休職期間中は、従業員の状況を把握するために定期的な連絡を取りましょう。
健康状態の確認
病気やケガの場合、体調の回復具合を確認します。従業員の健康状態を把握することで、適切なサポートが可能です。
不安や困りごとの把握
定期的な連絡を通じて、従業員が抱える不安や困りごとを把握します。これにより、必要なサポートを提供できます。
復職に向けた準備
復職に向けた準備を進めるため、従業員と連絡を取り合います。復職時期や必要な対応を確認します。
復職時期の確認
復職時期を確認し、復職に向けた準備を進めます。
復職時期の明確化
復職時期を明確にすることで、人員配置や異動の計画が立てやすくなります。
部署内の準備
復職する従業員がスムーズに業務に戻れるよう、部署内の準備を進めます。必要なサポートやフォローを計画します。
復職プランの作成
復職に向けた具体的なプランを作成し、従業員と共有します。復職初期の業務内容やサポート体制を明確にします。
診断書の提出
病気が原因で休職している場合、復職の際には医師の診断書の提出が必要です。
診断書の内容確認
診断書には、復職可能かどうかの判断が記載されています。これを確認し、復職の可否を判断します。
医師の意見を尊重
復職にあたっては、医師の意見を尊重します。健康状態を無視しての復職は、再度の休職や健康悪化を招く可能性があります。
診断書の保管
提出された診断書は、会社で適切に保管し、今後の参考にします。
復職前の面談
復職前に面談を行い、従業員の不安を聞き出し、復職をスムーズに進めるための準備を行います。
不安の確認
従業員の不安や懸念を聞き出し、適切な対応策を検討します。
サポート体制の確認
復職後のサポート体制について説明し、従業員が安心して復職できる環境を整えます。
業務内容の調整
復職直後は業務量を調整し、無理のないペースで業務に復帰できるよう配慮します。
休職届提出の手続きから復職までの一連の流れを詳細に理解し、適切に対応することで、従業員が安心して休職期間を過ごし、スムーズに復職できるようになります。会社と従業員の双方が協力し、健康的な職場環境を維持することが重要です。
休職に関連する届出書類
休職延長願
休職期間が終了したが、まだ復職することができない場合に、休職延長願を提出することがあります。休職延長願は、復職予定日を過ぎても、健康状態が回復しないなど、引き続き休職が必要と判断された場合に提出されます。この場合、会社側は個別の事情を考慮して判断を行い、休職期間をさらに延長するかどうかを決定します。
休職延長願を提出する際には、会社の規定に従って手続きを行う必要があります。具体的には、休職延長の理由や期間、必要な書類などを記載した書面を作成し、上司や人事部に提出することになります。休職延長の承認が出た場合、休職期間がさらに延長され、その期間中は引き続き給与が支払われないことがあります。
休職療養経過報告書
休職療養経過報告書は、休職中において、健康状態の経過や治療の進捗状況などを報告する書類です。医師が作成し、会社に提出することによって、健康状態の確認や復職の可否を判断するために利用されます。
休職療養経過報告書には、病名や疾患の状況、治療の内容や進捗状況、治療のための薬物治療や手術などの実施の有無や結果、医師の見解や意見、今後の治療の方針や見通しなどの情報が含まれることがあります。
休職療養経過報告書は、休職期間中に複数回提出されることがあります。これは、健康状態の変化や治療の進捗状況によって、会社側が復職の可否を判断するために必要な情報を提供するためです。休職期間が長引く場合には、定期的な報告が必要とされることもあります。
試し出勤申請書
試し出勤申請書は、休職期間を終えて職場に復帰する際に、雇用者が実際に職場で働くことを許可してもらうために提出する申請書のことです。
試し出勤は、復職後に業務復帰の前に、仕事の内容や職場環境について確認するために行われることがあります。また、復職前に医師から労働能力について診断書を提出することが求められる場合があります。試し出勤期間中に、職場の状況が復職者に合わない場合は、再度調整が行われることがあります。
試し出勤申請書には、申請者の基本情報や復職日、試し出勤期間、業務内容、報酬、保険の取り扱いなどが記載されます。申請書は、雇用主と復職者の間で合意された上で提出されます。
休職通知書
休職通知書は、休職をする際に本人に、就業規則に順ずる休職期間や復職時の対応などについて通知する書類のことです。
休職期間満了通知・休職期間満了に伴う退職の通知
就業規則や雇用契約書に定められた休職期間が満了することや、満了までに復職できない場合に退職となることを会社側が求職者へ通知する書類のことです。
ジュガールと休職届
ジュガールでは、休職届のテンプレートがあるので、管理者は、コピーして簡単に作成することができます。
休職届の他に、休職に関する申請書等のテンプレートとして、休職願、休職通知書、休職中の社会保険料の支払いに関する誓約書、休職療養経過報告書、休職延長願、休職期間満了通知、休職期間満了に伴う退職の通知があります。
休職届は、届出日、所属、氏名、入社年月日、休職開始時の勤続期間、休職予定期間、理由、休職中の連絡先、添付資料の項目が作成されます。
