欠勤届とは？テンプレートや欠勤理由の書き方、欠勤控除についても解説！

欠勤届とは何か？

欠勤届の定義

欠勤届とは、従業員が病気やその他の理由で勤務できない日について、会社に対して事前に通知するための公式な書類です。この書類は、欠勤の理由や期間を明確にするために提出され、会社側が適切な対応を取るための重要な情報源となります。通常、欠勤届には従業員の氏名、欠勤日、欠勤理由、連絡先などが記載されます。

欠勤届の重要性と役割

欠勤届の提出は、企業と従業員の双方にとって重要です。以下の理由から、欠勤届の提出は欠かせないものとなっています。

• 業務の円滑な運営
  事前に欠勤が分かることで、会社はその期間中の業務の調整や代替の手配をスムーズに行うことができます。
• 法的・規則的な遵守
  基本的には、各企業の就業規則に基づいて、欠勤の連絡方法やタイミングが定められています。これを遵守することで、従業員は不利益を被るリスクを減らすことができます。
• 信頼関係の維持
  欠勤届を適切に提出することで、従業員と企業の間の信頼関係を維持することができます。突発的な欠勤が頻繁に起こると、業務の遅延や混乱を引き起こし、結果として職場の雰囲気やチームのパフォーマンスに悪影響を与える可能性があります。
• 適切な休暇管理
  欠勤届により、企業は従業員の勤務状態を正確に把握し、休暇管理や給与計算を正確に行うことができます。欠勤は、有給休暇とはことなり、欠勤分の給与は差し引かれる（＝欠勤控除）ため、給与の観点からも、届出を提出する必要があります。

欠勤・休暇・休業の違い

欠勤、休暇、休業は似たような言葉ですが、それぞれ異なる意味と用途を持っています。

欠勤
欠勤は、予定された勤務日に出勤しないことを指します。主な理由としては、病気、怪我、家庭の事情などが挙げられます。欠勤の場合、事前に欠勤届を提出することが一般的です。

休暇
休暇は、従業員が計画的に取得する休みを指します。有給休暇や特別休暇（結婚休暇、忌引休暇など）など、会社の規定に基づいて取得する休みが含まれます。休暇の申請は通常、事前に行われます。

休業
休業は、会社の都合や法律に基づいて業務を停止することを指します。例えば、経営不振による一時的な休業や、育児・介護休業制度に基づく長期休業などがあります。休業中は、従業員が業務を行わない期間として扱われます。

各種届出の使い分け

欠勤届
急な病気や家庭の事情などで出勤できない場合に提出します。欠勤届は、欠勤が発生する前または直後に速やかに提出することが求められます。

休暇申請書
計画的に休暇を取得する場合に提出します。休暇申請書は、取得予定日の一定期間前に提出することが一般的です。企業によっては、申請書の提出期限や手続きが規定されています。

休業申請書
長期の休業を取得する場合に提出します。育児休業や介護休業など、法的に認められた休業を取得する際には、必要な書類を揃え、事前に申請することが求められます。

欠勤控除とは？

欠勤控除とは？

欠勤控除とは、従業員が無断欠勤や事前に許可されていない欠勤をした場合に、その欠勤日数に応じて給与から控除される金額のことを指します。これは、従業員が勤務日数や時間を満たさなかった場合に、勤務していない時間分の給与を差し引くための措置です。欠勤控除は、企業の就業規則や労働契約に基づいて計算され、適用されます。

欠勤控除の計算方法

欠勤控除の計算方法は、企業や業界によって異なりますが、一般的には以下のような方法で行われます

1. 日給制の場合
   • 欠勤日数 × 1日あたりの日給額
   • 例：日給が1万円の場合、2日欠勤すると2万円が給与から控除されます。
2. 月給制の場合
   • 月給額 ÷ 月間労働日数 × 欠勤日数
   • 例：月給30万円で月間労働日数が20日の場合、1日欠勤すると1.5万円が控除されます。
3. 時給制の場合
   • 欠勤時間数 × 時給額
   • 例：時給が1500円の場合、8時間欠勤すると1.2万円が控除されます。
4. 遅刻・早退の場合
   • 月給額 ÷ 月の所定労働時間数×遅刻・早退（欠勤）の時間数
   • 遅刻・早退に関しては、欠勤の時間を15分や10分単位で計算することができません。1分単位で計算する必要があります。

欠勤控除の適用例

以下は、欠勤控除が適用される具体的な例です。

• 無断欠勤
  従業員が事前に連絡せずに欠勤した場合、その欠勤日数分の給与が控除されます。
• 事前許可のない欠勤
  事前に欠勤届を提出していない、または会社の許可を得ていない欠勤の場合、給与から控除されることがあります。
• 病気や家庭の事情による欠勤
  事前に許可を得ていない場合や、有給休暇を使い果たしている場合には、欠勤控除が適用されることがあります。
• 遅刻・早退
  従業員が遅刻や早退をした場合、その分の時間給が控除されます。たとえば、定時が9時から18時で、9時32分に出勤した場合、その32分の分の給与が控除されます。

欠勤控除と法的規制

欠勤控除は、労働基準法に基づいて適切に行われる必要があります。具体的には、以下の点に留意する必要があります。

• 就業規則の明示
  企業は、欠勤控除の基準や計算方法を就業規則に明示し、従業員に周知する必要があります。欠勤については、有給休暇のようなルールが労働基準法に定められていないため、企業と従業員の間でのトラブルを防ぐために、就業規則に欠勤についての規定を定めておきましょう。
• 労働契約の遵守
  欠勤控除は、従業員との労働契約に基づいて行われるべきであり、契約内容を逸脱する控除は違法とされることがあります。また、最低賃金を下回る欠勤控除は違法となりますので、注意が必要です。
• 所得税の計算
  欠勤控除を行う場合、所得税などの計算を行う前に、元々予定されていた給与額から控除分の金額を差し引きます。したがって、欠勤控除によって給与支給額が減れば、その分源泉徴収する所得税額も少なくなります。所得税額の計算の前に、欠勤控除の適用を行うことが大切です。

欠勤控除の対応策

従業員が欠勤控除を避けるためには、以下の対応策が有効です。

• 事前連絡と許可
  欠勤する場合は、事前に上司や人事部に連絡し、許可を得ることが重要です。
• 有給休暇の活用
  病気や家庭の事情で欠勤が必要な場合は、有給休暇を活用することで、欠勤控除を避けることができます。
• 勤務状況の管理
  自身の勤務状況を適切に管理し、計画的に休暇を取得することで、無断欠勤を防ぐことができます。

欠勤届の書き方とテンプレート

欠勤届の基本項目

欠勤届には、以下の基本的な情報を含める必要があります。

1. 従業員の氏名: 欠勤する本人の氏名をフルネームで記載します。
2. 社員番号または所属部署: 社員番号や所属部署など、個人を特定するための情報を記載します。
3. 欠勤日: 欠勤する具体的な日付を記載します。複数日にわたる場合は、開始日と終了日を明記します。
4. 欠勤理由: 欠勤の理由を具体的に記載します。例：病気、家族の事情、天候など。
5. 提出日: 欠勤届を提出する日付を記載します。
6. 上司または担当者の承認欄: 上司または担当者が承認するための欄を設けます。

欠勤届の記載例

以下は、欠勤届の記載例です。

欠勤届

提出日: 2024年7月31日
氏名: 山田 太郎
従業員番号: 12345
所属部署: 営業部

欠勤日: 2024年8月1日 ～ 2024年8月3日
欠勤理由: 高熱のため病院での治療が必要となり、医師の指示により安静が必要なため。
連絡先: 090-1234-5678

承認者欄

欠勤届のテンプレート

欠勤届の一般的なテンプレートをご紹介します。

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欠勤届の書類の種類

• 紙の欠勤届
  紙の欠勤届は、従業員が手書きまたは印刷して記入し、直接上司または人事部門に提出する形式です。多くの企業では、この形式が標準的です。紙の欠勤届のメリットとして、物理的な記録が残り、書類管理が容易である点が挙げられます。
• デジタル欠勤届（オンラインフォーム）
  デジタル欠勤届は、オンラインフォームや専用のソフトウェアを使用して提出する形式です。デジタル欠勤届のメリットとして、即時性や利便性が挙げられます。欠勤については、事前に計画されていない場合や、緊急事態の場合も多々あります。スマホアプリ等で、即時に届出を提出することができ、従業員にとっても企業にとっても大きなメリットがあります。

欠勤届の提出手順

提出のタイミングと方法

1. タイミング: 欠勤が予見できる場合は、できるだけ早く提出します。急な病気や事故の場合は、可能な限り迅速に連絡し、後日正式な欠勤届を提出します。
2. 方法: 紙の欠勤届の場合は、手書きまたは印刷して上司に直接提出します。デジタル欠勤届の場合は、会社の指定するプラットフォームから提出します。

提出先と注意点

1. 提出先: 通常、直属の上司または人事部門が提出先となります。会社の規定に従って提出先を確認してください。
2. 注意点: 提出前に内容を確認し、誤字脱字がないかチェックします。また、必要な添付書類（医師の診断書など）があれば、忘れずに添付します。

欠勤理由の具体例とその対処法

基本的に、有給休暇の残数に余裕がある場合は、有給休暇の取得で対応できることもあります。以下に、有給休暇の残数がない場合や、欠勤になる可能性の高い理由を紹介します。

病気・怪我による欠勤

• 記載例
  「発熱と体調不良のため、医師の診断により休養が必要になり、欠勤を申請します。。医師の診断書を添付いたします。」
• 対処法
  病気や怪我による欠勤の場合、医師の診断書を添付することが求められることがあります。会社の規定に従い、必要な書類を用意します。状況によっては、法定休暇や特別休暇の対応になることもあります。事前に就業規程を確認しておきましょう。

家族の事情による欠勤

• 記載例
  「家族の緊急手術の付き添いのため、数日間の欠勤いたします。」
• 対処法
  家族の事情による欠勤の場合、詳細な説明を提供し、可能であれば関連書類（病院の証明書など）を添付します。

天候や災害による欠勤

• 記載例
  「台風の影響で公共交通機関が運休し、出勤が困難です。」
• 対処法
  天候や災害による欠勤の場合、気象情報や交通機関の運行状況を確認し、その証拠を提供することが有効です。

欠勤理由による対応策

短期欠勤と長期欠勤の対応

短期欠勤
短期欠勤の場合は、迅速に欠勤届を提出し、復帰予定日を明記します。可能な限り早く職場に復帰する努力を示します。

長期欠勤
長期欠勤の場合は、詳細な理由と必要な期間を明記し、医師の診断書や関連書類を添付します。定期的に職場に連絡を入れ、状況を報告します。

欠勤理由の信憑性と証明書類

欠勤理由の信憑性を高めるために、以下の証明書類を用意します。

1. 医師の診断書: 病気や怪我による欠勤の場合、医師の診断書を添付します。
2. 病院の証明書: 家族の事情による欠勤の場合、病院の証明書や手術予定表を添付します。
3. 気象情報: 天候や災害による欠勤の場合、気象情報や公共交通機関の運行状況を示す証拠を提供します。

これらの対策を講じることで、欠勤理由の信憑性を確保し、企業との信頼関係を維持することができます。

欠勤届に関連するトラブルと解決法

欠勤届の未提出によるトラブル

リスク

1. 給与の不正確な計算
   欠勤届が提出されないと、実際の勤務日数が正確に把握できず、給与計算に誤りが生じる可能性があります。例えば、欠勤日数が正確に反映されないことで、過払いまたは不足払いが発生するリスクがあります。
2. 業務の混乱
   欠勤の連絡がない場合、急な欠員に対して代替要員の手配ができず、業務の進行が滞ることがあります。これにより、プロジェクトの遅延やクライアント対応の遅れが生じ、企業の信頼性が損なわれる可能性があります。
3. 信頼関係の損失
   欠勤届を提出しないことで、上司や同僚からの信頼を失うことがあります。特に、無断欠勤が続くと、職場のチームワークや士気にも悪影響を及ぼし、結果的に職場環境の悪化を招く恐れがあります。

対処法

1. 事前に連絡
   欠勤が予測される場合は、できるだけ早く上司や人事部に連絡を入れます。連絡は電話やメールで行い、欠勤の理由と期間を明確に伝えます。
2. 早急な対応
   急な病気や事故で欠勤が必要になった場合は、まず電話やメールで速やかに連絡を入れ、その後正式な欠勤届を提出します。連絡が遅れると、無断欠勤と見なされるリスクが高まります。
3. 定期的な教育
   企業は従業員に対して欠勤届の重要性と正しい提出方法について定期的に教育を行います。オリエンテーションや定期研修で欠勤届の手続きを説明し、理解を深めることで、未提出によるトラブルを未然に防ぎます。

懲戒処分

ペナルティ

1. 給与減額
   欠勤届が提出されず、無断欠勤が続く場合、欠勤控除とは別に、減給処分となる可能性があります。減給については、労働基準法に以下のように定められています。
   減給の定めの制限（労働基準法第91条）
   労働者が、無断欠勤や遅刻を繰り返して職場の秩序を乱したり、職場の備品を勝手に私用で持ち出したりするなどの規律違反をしたことを理由に、制裁として、賃金の一部を減額することを減給といいます。一回の減給金額は平均賃金の１日分の半額を超えてはなりません。また、複数回規律違反をしたとしても、減給の総額が一賃金支払期における金額（月給なら月給の金額）の10分の１以下でなくてはなりません。
2. 懲戒処分
   無断欠勤が繰り返される場合、懲戒処分の対象となることがあります。具体的には、減給処分のほか、出勤停止、最悪の場合は解雇処分が考えられます。

回避方法

1. 明確な規定
   欠勤届の提出方法や期限について明確な規定を設け、従業員に周知します。これにより、従業員は欠勤届を適切に提出するためのガイドラインを理解できます。
2. 柔軟な対応
   特別な事情がある場合には、柔軟に対応し、従業員が安心して欠勤届を提出できる環境を整えます。例えば、家族の緊急事態や自然災害など、不可抗力の理由による欠勤には柔軟な対応が求められます。

虚偽の欠勤理由が発覚した場合

リスク

1. 信頼関係の破壊
   虚偽の欠勤理由が発覚すると、従業員と企業の間の信頼関係が大きく損なわれます。これにより、従業員の評価やキャリアに悪影響を及ぼすことがあります。
2. 懲戒処分の可能性
   虚偽の理由で欠勤した場合、企業の規定に基づき懲戒処分が行われることがあります。具体的には、口頭注意、減給、出勤停止、最悪の場合は解雇処分が考えられます。
3. 他の従業員への影響
   虚偽の欠勤理由が頻発すると、他の従業員にも悪影響を及ぼし、職場の士気が低下する可能性があります。また、他の従業員も同様の行為を試みるリスクが高まり、企業全体の規律が乱れることがあります。

対応

1. 事実確認
   まず、欠勤理由が虚偽であることを確認します。証拠や状況を収集し、確実に虚偽であることを立証します。
2. 面談
   当該従業員と面談し、事情を詳しく聞き取ります。この際、冷静かつ公正な態度で対応し、従業員の意見を十分に聞くことが重要です。
3. 懲戒処分
   企業の規定に基づき、必要に応じて懲戒処分を行います。処分の内容は、違反の程度や過去の行為に基づいて決定されます。こうした対応をトラブルなく進めるためにも、欠勤に関する就業規程を定期的に見直しておく必要があるでしょう。

再発防止策

1. 従業員教育
   欠勤理由の正確な報告の重要性を従業員に教育します。特に、新入社員や問題のあった従業員には重点的に説明を行います。
2. 透明なコミュニケーション
   従業員が正直に欠勤理由を報告できる環境を整えます。信頼できる環境を作ることで、虚偽の報告を減らすことができます。
3. 監視とフォローアップ
   欠勤状況を定期的に監視し、疑わしい場合はフォローアップします。例えば、頻繁に欠勤する従業員には定期的な面談を行い、状況を確認します。

欠勤届の管理と企業側の対応

欠勤届の適切な保管方法

1. 紙の欠勤届
   • ファイリング
     提出された欠勤届は、年度ごとや部署ごとに整理し、ファイルにまとめます。
   • 保管場所
     鍵のかかるキャビネットや専用の保管室に保管します。セキュリティ対策を施し、第三者が簡単にアクセスできないようにします。
   • 保管期間
     労働基準法に基づき、5年間程度の保管が推奨されます。ただし、企業の規定に従い、必要に応じて保管期間を設定します。
2. デジタル欠勤届
   • データ保存
     提出されたデジタル欠勤届は、セキュリティが確保されたサーバーやクラウドストレージに保存します。
   • 暗号化とセキュリティ
     デジタル署名や暗号化技術を利用し、データの保護を行います。アクセス権限を設定し、必要な従業員のみがアクセスできるようにします。
   • バックアップ
     定期的にデータのバックアップを行い、データの消失や破損に備えます。

管理システムの導入と運用

1. 電子管理システム
   • 機能: 欠勤届の提出、承認、保管を一元管理できる電子管理システムを導入します。システムは、欠勤の理由や日数を自動で計算し、給与システムと連携することができます。
   • 利便性: 従業員はオンラインで欠勤届を提出でき、上司や人事部門もオンラインで承認を行えます。これにより、書類の紛失や提出遅延を防ぐことができます。
2. 運用方法
   • トレーニング: システム導入後、全従業員に対して操作方法のトレーニングを実施します。使いやすさを重視し、従業員がスムーズに利用できるようにします。
   • メンテナンス: 定期的にシステムの運用状況を確認し、必要なメンテナンスやアップデートを行います。システムの不具合やバグを早期に発見し、修正します。

企業の欠勤管理ポリシー

欠勤管理の基本方針

• 透明性の確保
  欠勤管理のルールや手続きを明確にし、全従業員に周知します。欠勤届の提出方法や承認プロセスについてのガイドラインを提供し、従業員が理解しやすいようにします。
• 公正な対応
  全従業員に対して公平に欠勤管理を行います。特定の従業員に対して不公平な扱いをしないようにし、全ての欠勤届を一貫した基準で処理します。
• 適切なフォローアップ
  欠勤が頻発する従業員に対しては、定期的な面談やフォローアップを行い、支援策を講じます。例えば、健康問題や家庭の事情が原因の場合には、適切なサポートを提供します。

企業が取るべき具体的な対策

• 早期警告システム
  欠勤が一定回数を超えた場合に、早期に警告を発するシステムを導入します。これにより、問題の早期発見と対策が可能になります。
• 従業員サポートプログラム
  欠勤が多い従業員に対して、カウンセリングや健康管理プログラムを提供します。従業員の健康をサポートし、欠勤の予防に努めます。
• データ分析
  欠勤データを定期的に分析し、パターンや傾向を把握します。これにより、欠勤の原因を特定し、適切な対策を講じることができます。

欠勤届をワークフローシステムで対応するメリット

効率的な管理

効率的な管理が実現されます。ワークフローシステムを導入すると、欠勤届をデジタル形式で一元管理できるため、手間や時間を大幅に削減できます。したがって、特に総務や人事、HRの担当者、あるいは各部署の承認者にあたる方々にとっては非常に効果があるといえます。例えば、データベースで欠勤記録を検索したり、フィルタリングしたりするのが簡単になります。また、紙ベースの書類管理に伴う紛失や誤配置のリスクを排除し、管理の効率が大幅に向上します。

リアルタイムでの提出・確認・承認

リアルタイムでの更新とアクセスが可能です。欠勤届は、予期しない理由で提出が必要になる場合がほとんどです。したがって、ワークフローシステムだと、従業員はどこからでもオンラインで欠勤届を提出でき、管理者は即座にその情報を確認できるため、非常にメリットが大きいといえます。遅延や伝達ミスが減少し、迅速な対応が可能になり、業務の調整がスムーズに行えます。

LINE WORKSとの連携やTeamsとの連携が可能なワークフローシステムだと、さらにその効果が高まります。

コスト削減

コスト削減が実現できます。紙の使用や物理的な書類の保管コストが不要になり、郵送や手渡しにかかる時間や費用も節約できます。電子化されたシステムでは、バックアップやデータ保護も容易に行え、企業全体のコスト削減に寄与します。また、環境への配慮にも繋がり、CSR活動の一環としても有効です。

セキュリティの向上

セキュリティの向上が図れます。ワークフローシステムは、アクセス制限やログイン認証、データの暗号化などのセキュリティ機能を備えており、欠勤届の情報が不正アクセスや紛失から守られます。これにより、従業員のプライバシーを保護し、データの安全性が向上します。また、アクセスログを記録することで、不正アクセスの監視と対応が容易になります。

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エクセルで自由に出力する帳票様式を設定可能

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帳票ビュー承認

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組織の予約登録

ジュガールワークフローでは、会社の人事異動や組織変更があった際に、ユーザーや組織情報を事前に予約登録することができます。これにより、変更予定のタイミングで自動的に情報が更新されるため、管理の手間を省くことができます。また、変更に伴う業務の混乱を最小限に抑え、スムーズな組織運営をサポートします。

高度な承認分岐（金額や内容に応じて、承認分岐可能）

ジュガールワークフローは、承認プロセスを高度にカスタマイズできる機能を提供します。稟議の金額や内容に応じて、承認者を自動的に分岐させることが可能です。例えば、高額な支出には上層部の承認が必要となる一方で、少額の経費は部門マネージャーが承認するといった柔軟な設定が可能です。これにより、迅速かつ適切な意思決定が行われます。

スマホアプリ

ジュガールワークフローは、スマートフォンアプリを提供しており、場所を問わずに申請プロセスを進めることができます。移動中や出張先でも申請書の確認・承認が可能となり、業務の継続性を確保します。これにより、いつでもどこでも効率的に業務を進めることができます。

LINEWORKS/Teams連携（アプリ内で承認まで実行できる）

ジュガールワークフローは、LINEWORKSやTeamsといったコミュニケーションツールとの連携機能を持っています。利用頻度の高いこれらのメッセージアプリ内で稟議書の通知を受け取り、そのまま承認作業まで完了させることができます。チームメンバーとの連携がスムーズに行われ、申請プロセスが迅速化されます。

操作ログ

ジュガールワークフローは、全ての操作を詳細にログとして記録します。誰がいつ何を行ったかが明確に記録されるため、後からのトラブルシューティングや監査が容易になります。これにより、業務の透明性が高まり、内部統制の強化に寄与します。

API連携：基幹システム等ともすぐに連携構築できる

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