新規取引の開始にあたっては、企業が直面する様々なリスクを慎重に評価し、管理することが必要です。このブログ記事では、新規取引開始の稟議プロセスにおける主要な法的チェックポイントを詳細に解説し、ジュガールワークフローとジュガール経費精算を導入することでこれらのプロセスがどのように改善されるかをご紹介します。
新規取引開始稟議の法的チェックポイント
新規取引の承認プロセスには以下の法的観点からの重要なチェックポイントが含まれます。
倒産リスクの審査
新規取引先の財務安定性は、長期的なビジネスリレーションシップの基盤となります。このチェックには、取引先の財務諸表、信用評価、市場における評判、および財務比率分析が含まれます。特に、流動比率や債務対資本比率は、倒産リスクを見極めるための重要な指標となります。上場企業であれば開示されているIR資料をチェックできますが、非上場企業においても帝国データバンク社等の信用情報を活用することで、必要な情報を取得することができます。
反社会的勢力（反社）チェック
取引先が反社会的勢力と関連がないことを確認することは、企業の社会的責任と法的義務を満たす上で重要です。背景調査には、公的データベースの確認、業界のネットワークを通じた評判の確認、及び取引先からの自己申告書の収集が含まれます。こちらも、様々なサービスを活用して、情報を取得することが可能です。
商品・サービスの適合性評価
取引先が提供する商品やサービスが企業の品質基準および要求に合致するかを評価します。これには、製品の安全性認証、過去の供給実績、およびサービスレベル契約（SLA）の詳細な検討が必要です。この点は、社内の担当部門がしっかりと審査して、検討結果を含めて稟議申請する必要があります。
適格請求書発行事業者の確認
新しいインボイス制度において、取引先が適格請求書発行事業者であることを確認することは消費税の適正処理に不可欠です。このプロセスには、国税庁のデータベースへの照会と取引先からの確認書類の収集が含まれます。
ジュガールワークフローとジュガール経費精算の導入効果
「ジュガールワークフロー」を導入することで、これらのチェックポイントをシステム内で管理し、プロセスの自動化と標準化が実現します。これにより、稟議の速度と精度が向上し、法的リスクの管理がより効果的に行えるようになります。
自動チェック機能
ジュガール経費精算システムは、国税APIと連携し、取引先が適格請求書発行事業者かどうかを自動で確認します。これにより、従来は手動で行っていた確認作業を省略し、消費税の適正処理を保証します。誤りのリスクを減らすと同時に、管理者の負担を軽減します。
ワークフローの可視化と監視
ジュガールワークフローでは、稟議プロセスの各ステップがデジタルで記録され、リアルタイムでの監視が可能です。これにより、プロセスの透明性が高まり、必要に応じて迅速な介入や修正が行えます。
コンプライアンスの強化
自動化とシステム統合により、法令遵守が一層厳格になります。システムが設定された規則に基づいて操作を行うため、人的ミスによる法令違反のリスクが軽減されます。
まとめ
新規取引開始の稟議プロセスは、企業のリスクを管理し、法令遵守を確保するために重要です。ジュガールワークフローとジュガール経費精算の導入は、これらのプロセスを自動化し、効率化することで、企業の運営をサポートします。これにより、企業は法的リスクを適切に管理しつつ、ビジネスの機会を最大限に活用することが可能となります。
新規取引の稟議プロセスをデジタル化し、法的なチェックポイントを徹底することで、企業は安全かつ効率的な取引を確保し、持続可能な成長を達成できるでしょう。ジュガールワークフローとジュガール経費精算の導入は、この目的を達成するための重要なステップです。
ジュガールワークフローとは
ジュガールワークフローの主な機能と利点
- 既存の稟議書フォーマットを利用可能： 今まで使用していた稟議書フォーマットをそのまま使用できるため、新システムへの移行がスムーズ。上場準備においても、馴染みのあるフォーマットを活用できます。
- 決裁ステータス管理： 決裁番号の自動採番や決裁後の文書変更禁止機能により、プロセスの透明性を確保。監査対応もスムーズになり、内部統制が強化されます。
- リマインドメール： 承認が必要な事項を忘れないようにリマインドメールを送信。多忙な承認者も、タイムリーに承認プロセスを進めることができます。
- スマホアプリ対応： AndroidとiOSに対応したスマホアプリを使えば、どこからでも稟議フローを確認・承認できます。メールアドレス不要で、どこでもアクセス可能。
- LINE WORKS/Teams連携： LINE WORKSやTeamsと連携し、メッセージアプリから直接申請の確認や承認・却下が可能。迅速な意思決定が可能になります。
- 進捗の可視化： ダッシュボードを通じて、どの文書がどの段階にあるのかをリアルタイムで追跡。透明性が向上し、プロセスの滞留を防止します。
ジュガールワークフローで得られるメリット
- 時間の節約： 電子化により、稟議書の作成から承認までのプロセスが効率化され、承認までの時間が短縮。特に複数の承認者がいる場合、一度に全員へ回覧できるため、全体の承認プロセスがスムーズに進行します。
- コスト削減： 紙やインク、プリンターのメンテナンス費用が削減され、物理的な保存スペースも不要。コスト削減効果が大きいです。
- セキュリティの向上： 電子文書は改ざんが困難で、アクセス制御やログ管理により不正なアクセスを防止。データの暗号化とバックアップで、紛失や破損のリスクを大幅に減少させます。
ジュガールワークフローを導入することで、上場準備に必要な稟議プロセスの電子化が簡単に実現し、企業の内部統制が強化されます。今なら30日間の無料トライアルを提供していますので、ぜひジュガールワークフローをお試しください。詳細な資料請求やオンライン相談も受け付けていますので、お気軽にお問い合わせください。
