起案書とは？起案書の役割と重要性
起案書とは？
起案書は、企業や組織、さらには官公庁や学校などの公的機関で意思決定をスムーズに進めるための重要な文書です。
提案や計画の承認を求める際に作成され、提案内容を明確に伝えることで、関係者全員からの適切な判断を引き出す役割を果たします。
企業では稟議書が同様の目的で使用されることがありますが、起案書は特に公的機関での使用が一般的です。公的機関では、公文書の中の１つに位置付けられており、その中でも対内的に使用されます。
公的機関の公文書の種類
| 分類 | 文書 |
|---|---|
| 一般文書 | 対内文書 起案書・復命書・事務説明書・懸案事項書 始末書・顛末書 対外文書 照会・回答・報告・通知・諮問・答申・協議 依頼・申請・願い・届け・勧告・督促 |
| 例規文書 | 条例・規則 |
| 令達文書 | 訓令・指令 |
| 公示文書 | 告示・公示 |
| 議案文書 | 議案 |
| 契約文書 | 契約書・請書・協定書・覚書 |
起案書は、公的機関や企業で重要な意思決定を支える文書です。起案書がどのように定義され、組織で活用されているかについては、下記リンクの、公的機関の資料をご参照ください。
起案書の重要性
起案書は、効率的な業務の流れを構築するために欠かせない文書であり、組織の方針に影響を与える提案を伝える際に必要不可欠です。例えば、新しい政策の導入、予算の承認、新プロジェクトの開始、など、組織の方向性を決定する重要な提案は、すべて起案書を通じて提出されます。これにより、提案内容が関係者に詳細に伝わり、より効果的で迅速な意思決定を促します。
また、公的機関においては、様々な事案を処理するために、承認や決裁の権限のある人に説明し、許可、決定、承認などの意思決定を受けるために作成する重要な文書になります。学校では、行事の実施要項や教育委員会に提出する文書、保護者や生徒に配布する文書について承認をもらい、校長の決裁を受けます。
効率的な起案書作成のポイント
ジュガールのワークフロー機能を活用することで、正確かつ効果的な起案書作成が可能です。そのポイントは以下の通りです。
- 明確な目的の記載
起案書では、提案の目的を簡潔に記載することが重要です。これにより、提案の意義が伝わりやすくなります。 - 具体的な提案内容の提示
提案の内容を数値やデータを用いて具体的に説明します。箇条書きや図表を活用することで、視覚的にも理解しやすい文書が作成できます。ファイルを添付できるため、別紙や別表を添付することが多い起案書も、しっかりと運用することができます。 - プロセスの効率化
ジュガールのワークフロー機能を利用することで、起案書の作成から承認までのプロセスを効率化できます。進捗状況が可視化されるため、スムーズな承認が可能です。申請者が承認者を指名することも可能であるため、柔軟な運用が可能です。
起案とは
起案とは、新しい提案や計画を文書として作成し、組織内の関係者に対して承認を求めるプロセスを指します。官公庁や企業において、意思決定を行うための重要な手続きであり、提案内容を明確に伝え、関係者からのフィードバックを受け取ることで、最終的な承認を得ることを目的としています。
起案は、起案書や稟議書などの文書を作成することから始まります。これらの文書は、提案内容、背景、目的、計画、予算、期待される成果などを詳細に記述し、関係者に対して提案の妥当性を示すものです。また、起案は文書を作成するだけでなく、合議、審査、決裁などのプロセスを通じて、提案を具体化し、実現に向けた準備を進める一連の活動を含みます。
起案書と稟議書の違い
起案書
- 使用される場面
主に官公庁や学校などの公的機関で、新しい提案や計画を提出する際に使用されます。例えば、新しい教育プログラムの導入や公共施設の改修など、公共の利益に関わる提案が多く含まれます。 - 目的
新規施策やプロジェクトの立ち上げ、報告書類の承認、製品や備品の購入、行事やプログラムの実施（要綱や計画など）、予算の申請など。これにより、組織の活動が円滑に進み、計画的に具体的な行動が取れるようになります。 - 構成
提案の背景、目的、詳細な計画、期待される成果などが記載されます。これにより、提案内容が明確になり、承認者が適切な判断を下しやすくなります。
稟議書
- 使用される場面
主に企業内で、提案や計画を承認するために使用されます。例えば、新しい商品企画の承認や社内プロジェクトの予算申請など、企業内の業務に関連する提案が多く含まれます。 - 目的
部門間の承認プロセス、経営層の承認を得る際など。これにより、企業内での意思決定が迅速に行われ、業務の効率化が図られます。 - 構成
提案の要点、承認を求める理由、関係者の意見やコメントが含まれます。これにより、提案内容が簡潔に伝えられ、関係者の意見を反映した意思決定が行われます。
用途の違い
起案書と稟議書はどちらも新しい提案や計画の提出に使用されますが、その用途や形式が異なります。起案書は、より詳細な情報と計画を必要とし、具体的な提案内容を伝えるために使用されます。これに対して、稟議書は要点を簡潔にまとめ、承認プロセスを迅速に進めるために使用されます。
組織文化の違い
官公庁や学校などの公的機関では、起案書が重要視されることが多く、提案内容を詳細に記述することが求められます。したがって、起案書（起案鑑文：きあんかがみぶん）に要点を簡潔に書き、別紙や別表という形で書類を添付することが一般的です。一方、企業では、稟議書を通じて迅速に承認プロセスを進めることが重視されます。企業内では、稟議書を通じて効率的に意思決定が行われることが一般的です。
起案書の目的と重要性
起案書の目的
起案書の主な目的は、新規施策やプロジェクトの立ち上げ、報告書類の承認、製品や備品の購入、行事やプログラムの実施（要綱や計画など）、予算の申請など様々です。提案の背景、目的、詳細な計画、期待される成果などが記載されており、承認を得るための説得力が求められます。
起案書を通じて、組織は以下のことを達成することができます。
- 透明性の確保
提案内容を明確にすることで、関係者全員が同じ情報を共有し、意思決定プロセスが透明になります。 - 責任の明確化
誰が提案を行い、誰が承認を行ったかを明確にすることで、責任の所在が明確になります。 - 効率的な意思決定
詳細な計画や予算が記載されているため、承認者は迅速に判断を下すことができます。
起案書の重要性
起案書は、組織内の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たします。適切な起案書を作成することで、提案内容が明確に伝わり、承認プロセスが円滑に進むことが期待されます。また、起案書は、後々のトラブルや誤解を防ぐための記録としても機能します。
具体的には、起案書は以下のような場面で重要な役割を果たします。
- 新しいプロジェクトの立ち上げ
起案書を通じて、新しいプロジェクトの提案が承認されると、組織全体が一丸となってプロジェクトを進めることができます。 - 予算の承認
予算の申請や承認を行う際に、起案書が詳細な情報を提供するため、適切な予算配分が可能になります。 - 政策の導入
新しい政策や方針を導入する際に、起案書を通じて関係者全員がその意図を理解し、協力して実施することができます。
起案書の構成と記載項目
起案書の構成
起案書の文章構成は、以下のようにすることが一般的です。
前文
前文では、提案の背景や目的を簡潔に説明します。前文は、読者に対して提案の重要性を理解してもらうための導入部分です。例えば、新しいプロジェクトの提案であれば、現状の問題点や提案の必要性を述べることが重要です。
主文
主文では、提案の詳細、計画、必要なリソース、予算などを具体的に記述します。主文は、提案の核心部分であり、具体的な情報を詳述することが求められます。例えば、新製品の導入提案であれば、製品の詳細、開発計画、市場分析、販売計画などを詳細に記述します。
末文
末文では、提案の期待される成果やメリットを強調し、承認を求めます。末文は、読者に対して提案の価値を再度強調する部分です。例えば、新しいプロジェクトの提案であれば、プロジェクトの成果や企業に対するメリットを強調することが重要です。
起案書の記載項目や構成を具体的に理解したい方は、下記の記事をご参照ください。
起案書の記載項目
企業における起案書には、以下の項目を記載することが一般的です。
- 件名
提案内容を簡潔に示すタイトル。件名は一目で内容がわかるように明確に記述することが重要です。 - 起案者
起案書を作成した人物や部門の名前。責任の所在を明確にするため、起案者の名前や部門を記載します。 - 受信者（宛先）
起案書を受け取る人物や部門の名前。受信者が誰であるかを明確にし、適切な担当者が承認を行うようにします。 - 起案日
起案書を提出する日付。起案日の記載により、提案のタイミングや期限を明確にします。 - 提案内容の概要
提案の要点を簡潔にまとめた概要。概要は、提案の全体像を理解するために重要です。 - 背景と目的
提案の背景と目的を詳細に説明。背景と目的を明確にすることで、提案の必要性や重要性を理解してもらいます。 - 詳細な計画
提案内容を具体的に記述。実施計画、スケジュール、必要なリソースなど。詳細な計画は、提案の実現可能性を示すために重要です。 - 予算
提案に必要な予算の詳細。予算の詳細を記載することで、提案の実現に必要な資金を明確にします。 - 期待される成果
提案が実現された場合に期待される成果やメリット。期待される成果を強調することで、提案の価値を伝えます。 - 添付資料
関連する資料やデータを添付することもあります。添付資料は、提案の裏付けとなる情報を提供するために重要です。
公的機関における起案書には、以下の項目を記載することが一般的です。
- 文書番号
発送の必要にあるものは記号番号を、条例・規則・告示においては公布番号、告示番号を記載するなどして、その機関や組織の文書管理規程に基づいた採番が行われます。 - 分類番号
必要に応じて文書管理におけるサブ的な採番を行います。 - 保存期間
文書管理規程に基づいた保存期間を記載します。 - 起案日・決裁日・施行日
起案・決裁・施行の年月日を記入します。 - 起案欄
起案者を含め回議を受けた人が認印を押す欄です。起案者が所属する部課内の関係各位に回議します。 - 決裁欄
決裁者が決裁の押印をする欄です。 - 合議欄
合議が必要な場合に使用します。回議案の合議に含まれる人は、この欄に認印を押します。 - 件名
件名を記入します。「○○について（伺い）」と書くのが一般的です。一見して内容が明確に分かる件名にすることが大切です。 - 伺い文
伺いの概要を説明する欄です。
起案書作成のポイント
一般的な企業における起案書作成のポイントです。
- 明確な目的を示す
起案書は、提案の目的をはっきりと伝えることが重要です。提案が解決しようとしている課題や達成しようとする目標を簡潔に記載しましょう。 - 具体的な提案内容を記載
提案の内容を箇条書きや図表を活用して具体的に説明します。数字やデータを活用することで、説得力を持たせます。 - 実現可能性を考慮する
提案が現実的で、組織の現状やリソースと整合性が取れていることを示すことが必要です。 - コストと効果を明示
導入にかかるコストや予算を明記し、それがもたらす効果（売上増加、コスト削減など）を説明します。
公的機関の場合の起案書作成のポイントです。
- 規程を理解する
それぞれの期間や組織によって、起案書のルールが異なります。規程やマニュアルを確認したり、複雑な場合は、上長に質問したりして、ケースを理解しておきましょう。 - 関係する人全員にしっかり回議する
公的機関における起案書は、関係部課の関係各位に、公式に情報を伝える重要な役割があります。起案部課の関係者全員に回議されたというプロセスは必要不可欠なものです。 - 明確に伝わる件名にする
件名は、それを見ただけでしっかりと何の件についてなのかが分かる必要があります。特に上位役職者は、１日に多くの承認・決裁を行う必要があるため、件名がシンプルかつ明確に伝わるものであることが大切です。 - 伺い文は簡潔に書く
伺い文も、件名と同じく、シンプルかつ明確に書く必要があります。多くの場合は、書類を添付するため、最低限必要な情報を過不足なく書くことが大切です。機関や組織によって文化があると思いますので、上長や先輩に具体的な書き方を聞いてみるとよいでしょう。
起案書作成の際のポイントや注意事項について知りたい方は、下記の記事をご参照ください。
文章の構成
起案書の文章構成は、以下のようにすることが一般的です。
前文
前文では、提案の背景や目的を簡潔に説明します。前文は、読者に対して提案の重要性を理解してもらうための導入部分です。例えば、新しいプロジェクトの提案であれば、現状の問題点や提案の必要性を述べることが重要です。
主文
主文では、提案の詳細、計画、必要なリソース、予算などを具体的に記述します。主文は、提案の核心部分であり、具体的な情報を詳述することが求められます。例えば、新製品の導入提案であれば、製品の詳細、開発計画、市場分析、販売計画などを詳細に記述します。
末文
末文では、提案の期待される成果やメリットを強調し、承認を求めます。末文は、読者に対して提案の価値を再度強調する部分です。例えば、新しいプロジェクトの提案であれば、プロジェクトの成果や企業に対するメリットを強調することが重要です。
公的機関の起案書の基本的な書き方
伺い文の構成について
伺いの内容が簡潔である場合は、本文で「上記のことについて、○○○○○○○○してよろしいか」として要旨を述べます。必要に応じて参考資料や配布・報告する文書を添付します。
伺いの内容を詳細に説明しないといけない場合は、必要に応じて「上記のことについて、下記により（別紙のとおり）○○○○○○○○してよろしいか」と述べます。「下記」、「別紙」、「別表」等を用いましょう。
本文の結びについて
伺い文は、内部における事務上の文書です。本文は、「○○○してよろしいか」とし、「○○○してよろしいかお伺いいたします」などの丁寧な書き方はしません。
簡潔性、的確性の要請
伺い文を作成する場合は、箇条書きなどを用いて、伺いの要旨を簡潔かつ的確に伝えるようにしましょう。
公的機関における起案書作成や決裁プロセスの詳細について知りたい方は、ぜひ下記記事をご参照ください。
起案の合議、審査、決裁の順序
起案書が作成された後、提案が正式に承認されるまでにはいくつかのステップが必要です。以下に、合議、審査、決裁の順序を解説します。
合議
合議とは、提案内容について関係者間で協議し意見を交換するプロセスです。起案者が提案内容を説明し、関係者からのフィードバックを受け取ります。この段階で、提案内容が具体的に練り直され、より実現可能な形に整えられます。
合議のプロセスでは、以下の点に注意することが重要です：
- 透明性の確保：すべての関係者が同じ情報を共有し、オープンな議論が行われることが求められます。
- フィードバックの活用：関係者からのフィードバックを積極的に取り入れ、提案内容を改善することが重要です。
- 合意の形成：関係者全員が提案内容に納得し、合意を形成することが重要です。
審査
審査は、提案内容が適切かどうかを評価するプロセスです。審査担当者は、提案の背景、目的、計画、予算などを詳細に確認し、必要に応じて修正を求めます。審査は、提案が組織の方針や戦略に沿っているかを確認するための重要なステップです。
審査のプロセスでは、以下の点に注意することが重要です：
- 詳細な確認：提案内容を詳細に確認し、実現可能性やリスクを評価することが重要です。
- 独立した評価：審査担当者は、提案内容を客観的に評価し、公平な判断を下すことが求められます。
- 修正の提案：必要に応じて提案内容を修正し、最適な形に整えることが重要です。
決裁
決裁は、提案内容が最終的に承認されるプロセスです。承認者は、審査結果を踏まえて提案を評価し、承認または却下の判断を下します。承認された提案は、正式に実施されることになります。
決裁のプロセスでは、以下の点に注意することが重要です：
- 迅速な判断：承認者は、審査結果を迅速に評価し、適切な判断を下すことが求められます。
- 透明性の確保：承認プロセスが透明で、公正に行われることが重要です。
- フォローアップ：承認された提案が適切に実施されるよう、フォローアップが行われることが重要です。
起案書の例文
以下に、官公庁向けの起案書の例文を示します。
例文1：公共施設の改修
件名 公共施設の改修について（伺い）
起案者 総務部 施設管理課 山田太郎
受信者 総務部長 佐藤一郎
起案日 令和4年7月22日
前文 地域住民の利便性向上を目的として公共施設の改修を以下のように実施してよろしいか。
主文 提案内容：
- 改修施設名：〇〇市民ホール
- 改修内容：外壁の修繕、バリアフリー化のためのエレベーター設置、空調設備の更新
- 予算見積もり：1億円
- 実施計画：令和4年10月開始、令和5年3月完了予定
- 必要なリソース：建設業者〇〇社、設計事務所△△社の協力
末文 この改修について、別紙のとおり実施してよろしいか。
添付資料
- 改修予定図面
- 予算見積書
- 現行施設の写真
例文2：新規イベントの予算申請
件名 「地域活性化イベント」の予算について（伺い）
起案者 企画部 地域振興課 田中花子
受信者 企画部長 鈴木次郎
起案日 令和4年7月22日
前文 地域活性化を目的としたイベントを開催の通り実施してよろしいか。
主文 提案内容：
- プロジェクト名：地域活性化イベント
- 目的：地域経済の活性化と住民の交流促進を目指す
- イベント概要：地域特産品の販売、住民参加型ワークショップ、ステージパフォーマンス
- 予算見積もり：500万円
- 実施計画：令和4年10月開催予定
- 必要なリソース：地域商工会、地元企業の協賛
末文 別紙の企画書の通りに実施してよろしいか。
添付資料
- イベント企画書
- 予算見積書
- 参考資料（他地域での類似イベントの成功事例）
ジュガールワークフローの紹介
ジュガールワークフローは、起案書や稟議書などの文書管理を効率化するための強力なツールです。電子決裁システムとして、承認プロセスを迅速かつ確実に行うことができます。ジュガールワークフローを導入することで、紙の書類を削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。
ジュガールワークフローの主な機能
- 電子決裁：起案書や稟議書を電子的に管理し、迅速に承認を得ることができます。
- 文書管理：文書の作成、保存、検索を簡単に行うことができます。
- アクセス制御：関係者だけが文書にアクセスできるようにするためのセキュリティ機能があります。
ジュガールワークフロー機能についての詳細は、下記の記事をぜひご参照ください！
ジュガールワークフローを導入するメリット
- テンプレートを活用した迅速な作成
ジュガールが提供する起案書テンプレートを活用することで、作成の手間を大幅に削減できます。これにより、形式や内容の整備にかかる時間を短縮し、提案内容そのものに集中できる環境が整います。 - 進捗状況の可視化
起案書の提出後、承認プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認可能です。どの段階で承認が止まっているのかを迅速に把握できるため、フォローアップがしやすく、承認にかかる時間が短縮されます。 - 関係者間でのスムーズな情報共有
クラウドベースのシステムにより、起案書や関連資料を一元管理できます。これにより、関係者全員がいつでもどこでも同じ情報にアクセス可能となり、意思疎通の効率が向上します。 - 過去の起案書の活用
過去に作成した起案書を簡単に検索・参照できるため、類似の提案を基にした効率的な作成が可能です。これにより、経験や知見を活用した提案内容の精度向上が期待できます。 - 意思決定のスピードアップ
提案内容の伝達、承認プロセス、進捗確認が効率化されることで、意思決定が飛躍的に速くなります。結果として、組織全体の生産性向上につながります。
効率的な意思決定の実現
ジュガールのワークフロー機能は、単なる起案書作成ツールではありません。組織全体での情報共有、意思疎通、承認プロセスの最適化を実現するための包括的なプラットフォームです。
提案内容を明確に伝え、迅速な承認を得ることで、組織内のプロジェクトが円滑に進み、成果を出しやすくなります。また、プロセスが効率化されることで、従業員の負担軽減にもつながります。
ジュガールを活用することで、起案書作成から承認に至るすべてのプロセスを効率化し、組織の意思決定能力を大幅に向上させましょう。
ジュガールの起案書作成機能の強み
ジュガールのワークフロー機能は、これらのポイントを満たした起案書を簡単に作成・共有するための強力なツールです。以下に、ジュガールが提供する機能を活用するメリットを挙げます。
1. テンプレートの活用で効率化
ジュガールには、起案書作成に適したテンプレートが用意されています。これにより、誰でも素早く見やすい起案書を作成可能です。
2. 承認プロセスの可視化
作成した起案書は、ジュガールのワークフローを通じて、承認プロセスを視覚的に管理できます。承認の進捗状況が一目で分かるため、無駄な確認作業を削減できます。
3. 関連資料とのリンク
提案に必要な資料やデータを起案書に添付し、簡単に共有できます。これにより、提案の理解を深め、迅速な意思決定を促進します。
4. クラウドベースでの共有
クラウド環境での共有が可能なため、関係者全員がリアルタイムで同じ情報にアクセスできます。これにより、意思疎通のスピードが向上します。
まとめ
起案書の作成は、組織の意思決定を支える重要なプロセスです。ジュガールのワークフロー機能を活用することで、効率的かつ効果的な起案書作成と承認プロセスを実現できます。提案内容を明確に伝え、迅速な承認を得るために、ジュガールをぜひ活用してください。
