企業が直面する多くの課題の中でも、稟議書の管理は特に時間とコストを消費するものです。文書の保存方法やスペース、保管期間に関する問題は、紙ベースの稟議書では避けられません。しかし、電子文書化とクラウドサービスを利用することでこれらの課題は解決可能です。この記事では、稟議書の電子化の必要性、メリットとデメリット、およびおすすめのクラウドサービスを詳しくご紹介します。
稟議書とその必要性
稟議書とは、特定の計画に対する上層部の承認を求める文書です。このプロセスは、主に決定権がないが重要な意思決定が必要な場合に用いられます。稟議書にはプロジェクトの概要から、必要経費、メリット、リスクとその解消法までが記載され、会議を開かずとも意思決定を迅速化できます。
稟議の電子化を推進する背景と法的支援：電子帳簿保存法
政府は「働き方改革」の一環として文書の電子化を推進しています。2022年には改正電子帳簿保存法が施行され、電子文書の保存要件が緩和されました。また、新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークが普及し、文書の電子化が一層進んでいます。
電子帳簿保存法のポイント
電子保存の義務化
2024年1月から、電子取引における取引情報の電子データ保存が義務化されます。これは、電子メールやクラウドサービスを通じて授受された請求書や領収書などが対象となります。
保存要件の緩和
2022年の法改正により、電子文書保存の要件が緩和されました。従来の厳格な要件に比べ、検索機能やタイムスタンプの導入など、保存のハードルが低くなっています。
対象書類
電子帳簿保存法の対象には、電子取引データ、国税関係帳簿書類、スキャナ保存された書類の3種類が含まれます。このうち、義務化されているのは電子取引データの保存です。
検索機能の確保
電子データは取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにしなければなりません。一定の条件を満たす場合にはこの要件が免除されることもあります。
真実性と可視性の確保
電子データの改ざん防止のために、タイムスタンプの付与や訂正・削除の記録が必要です。また、保存場所に適切な設備を備え、すぐにデータを出力できる状態にしておくことが求められます。
紙の稟議書が抱える課題
紙の稟議書は多くの手間とコストを要します。具体的には、文書の作成、進捗の把握が難しく、保存スペースを必要とし、セキュリティや検索性が低いという問題があります。
文書の作成と修正の手間
紙の稟議書は手書きやプリントアウトが必要であり、作成や修正のたびに新しい文書を用意する必要があります。これにより、時間と労力がかかります。
進捗の把握が難しい
稟議書がどの段階にあるのかをリアルタイムで把握することが難しく、担当者が手作業で進捗状況を確認しなければなりません。そのため、承認プロセスが遅れることがあります。
保存スペースの必要性
紙の稟議書は物理的な保存スペースを必要とします。大量の文書を保管するためのスペースを確保する必要があり、オフィスの効率的な利用が妨げられることがあります。
セキュリティの問題
紙の文書は紛失や盗難のリスクが高く、重要な情報が不正に流出する可能性があります。また、アクセス制限が難しいため、機密情報の保護が不十分になることがあります。
検索性の低さ
必要な情報を迅速に検索することが難しく、過去の稟議書を探すのに多くの時間がかかることがあります。これにより、業務の効率が低下します。
環境への負担
紙の使用量が多いと、環境に対する負担も大きくなります。紙の生産や廃棄処理にかかる環境コストを考えると、紙の稟議書は持続可能性の観点からも問題があります。
これらの課題を解決するためには、電子稟議書の導入が有効です。電子化することで、文書の作成や修正が簡単になり、進捗の把握が容易になり、保存スペースの問題も解消されます。また、セキュリティの向上や検索性の向上も期待でき、環境への負担も軽減されます。
稟議書の電子化のメリット：稟議システムで課題を解決！
時間の節約
効率的な文書作成と承認プロセス: 電子文書化と電子印鑑の利用により、稟議書の作成から承認までのプロセスが大幅に効率化されます。手作業での印刷や署名の手間が省けるため、承認までの時間が大幅に短縮されます。特に、複数の承認者がいる場合、一度に全員へ回覧できるため、全体の承認プロセスがスムーズに進行します。これにより、業務のスピードが向上し、意思決定が迅速化します。
例: 以前は紙の稟議書を印刷し、各承認者のデスクまで持参していたのに対し、電子化後はクリック一つで全員に共有できます。
ワークフローの可視化
リアルタイムでの進捗管理: 電子化システムでは、稟議書の進行状況をリアルタイムで確認できます。どの文書がどの段階にあり、誰が次に承認する必要があるかが一目でわかるため、進捗管理が容易になります。これにより、滞留している稟議書の早期発見や、承認プロセスのボトルネック解消が可能となります。
通知機能： システムにより、承認待ちの担当者に自動で通知が送られるため、承認漏れや遅延を防止できます。
例： 以前は、承認者のデスクを何度も確認する必要がありましたが、電子化後はシステム上で誰が承認待ちかをすぐに確認できるようになりました。
コスト削減
紙と印刷コストの削減: 電子化により、紙やインク、プリンターのメンテナンス費用が削減されます。また、物理的な保存スペースが不要になるため、オフィススペースの有効活用が可能です。
保管コストの削減： 電子データの保存はクラウドなどのデジタルスペースを利用するため、物理的な保存スペースや関連コストが不要になります。
例： 年間数千枚の紙を使用していた企業が電子化を導入した結果、紙と印刷コストを大幅に削減できました。
セキュリティの向上
改ざん防止とアクセス制御: 電子文書は改ざんが困難であり、適切なセキュリティ対策が施されています。アクセス制御やログ管理により、誰がいつどの文書にアクセスしたかを記録でき、不正なアクセスや改ざんを防止できます。
データの暗号化とバックアップ： 電子データは暗号化され、定期的なバックアップが行われるため、紛失や破損のリスクが大幅に減少します。
例： 以前は物理的な文書の紛失や盗難が問題でしたが、電子化後はシステム内での厳重な管理によりセキュリティが向上しました。
電子化のデメリットと注意点
従業員の適応
電子化システムでは、稟議書の進行状況をリアルタイムで確認することができます。どの文書がどの段階にあり、誰が次に承認する必要があるかが一目でわかるため、進捗管理が容易になります。これにより、滞留している稟議書の早期発見や、承認プロセスのボトルネック解消が可能となります。
ジュガールワークフロー： 効果的な稟議書電子化のソリューション
ジュガードワークフローは、稟議書の電子化を簡単かつ効率的に行うためのクラウドベースのソリューションです。このプラットフォームは、文書の作成、回覧、承認から保管までの全プロセスをデジタル化し、ワークフローをスムーズにします。
主な機能と利点
- 既存の稟議書フォーマットを利用可能
ジュガールワークフローでは、Excelで作成した稟議書を簡単にアップロードし、帳票として活用することができます。さらに、帳票ビューで承認/決裁を行うことも可能です。これにより、紙で運用していた見やすさを担保しつつ、システム化のメリットを得ることができます。 - 決裁機能
ジュガールワークフローは、稟議プロセスに特化した機能を提供しています。稟議決裁時には、事前に定めたルールに基づいて自動採番を行うほか、決裁後の文書の修正を不可とする機能を保有しています。 - 回覧と承認の自動化
稟議書は指定された回覧リストに基づいて自動的に関係者に送付されます。各承認者はオンラインで即座に文書をレビューし、承認やコメントを追加することができます。 - 進捗の可視化
ダッシュボードを通じて、どの文書がどの段階にあるのか、進捗状況をリアルタイムで追跡することが可能です。これにより、プロセスの透明性が向上し、意思決定が迅速化します。 - セキュリティとコンプライアンス
ジュガールワークフローは、セキュリティの先端技術を用いており、スマホやタブレット活用という利便性とセキュリティ担保の高度な両立を果たしています。また、きめ細かな操作ログ機能など、コンプライアンス確保に向けた機能が充実しています。 - Teams/LINE WORKS連携
teams/LINE WORKSとは高度な連携を行っており、ID連携、通知メッセージの配信のみならず、通知内での概要確認や承認行為も可能になっています。
さらに、ジュガールワークフローはお客様の要望に応えて、常に機能の改善・追加を行っています。
クラウドサービスのメリットを活かして、お客様の追加投資なしでどんどん進化していくワークフローシステムです。
まとめ
稟議書の電子化は、時間の節約、コスト削減、プロセスの透明性向上という明確なメリットを企業にもたらします。ジュガールワークフローを活用すれば、これらのメリットを最大限に引き出すことが可能です。電子化の推進は、ただの技術的な移行以上の価値を提供し、企業のデジタルトランスフォーメーションを加速します。今こそ、ジュガールワークフローで稟議書の管理を見直し、効率的な未来を築きましょう。
