リマインドメールとは？
リマインドメールとは、相手に重要な予定や締め切り、タスクを忘れずに対応してもらうために送る確認・通知のメールです。ビジネスシーンでは、会議のリマインド、支払いの督促、イベントの出欠確認、資料提出の締め切り通知など、さまざまな場面で活用されます。
特に忙しいビジネスパーソンにとっては、スケジュールの管理が重要ですが、予定が詰まっていると大事なことをうっかり忘れてしまうこともあります。リマインドメールを適切に送ることで、相手に対する配慮を示し、スムーズな業務進行をサポートできます。
リマインドメールの目的は、単に相手を催促することではなく、「円滑なコミュニケーションを図ること」です。適切なタイミングで、失礼のない表現を使い、簡潔に要件を伝えることが重要です。
一方で、送り方を間違えると「しつこい」「圧力をかけられている」とネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。そのため、シーンに応じた適切な文面を作成することが求められます。
リマインドメールを送る場面
ビジネスシーンでは、重要な予定や業務の進行を円滑にするために、リマインドメールを適切に活用することが求められます。忙しい相手に対して、忘れられないよう配慮しつつ、適切なタイミングで通知を送ることが重要です。ここでは、特にリマインドメールが必要とされる主な場面について解説します。
提出期限が近い時
資料提出や報告書の締め切りが迫っている際に、リマインドメールを送ることで、相手に期限を意識してもらい、未提出を防ぐことができます。特に複数の人が関わるプロジェクトや、上司への提出が必要な業務では、期限が守られないと業務全体に影響が出る可能性があります。
また、期限直前ではなく、余裕を持ったタイミングでリマインドをすることで、相手が適切に対応しやすくなります。特に、忙しい相手の場合は「つい後回しにしてしまう」ということもあるため、早めに注意喚起することが大切です。
こちらの記事では提出期限を守り、書類の提出忘れを防ぐための効果的な方法やツールを紹介しています。
納期の前
納期が迫っている場合も、リマインドメールは有効です。特に外部の取引先や協力会社に依頼している業務については、納期直前に確認することで、万が一の遅れを防ぐことができます。
納期のリマインドが重要な理由は、相手側で想定外のトラブルが発生している可能性があるためです。例えば、作業が遅れている、担当者が変更になった、確認事項がまだ終わっていないといった事情があれば、事前に把握し、適切な対応を取ることができます。
特に、納品物が自社の業務に影響を与える場合、納期を過ぎてから気づくと大きなトラブルになりかねません。そのため、納期の1週間前や数日前に確認することで、スムーズな進行を確保できます。
アポイントの前
商談や会議、打ち合わせなどのアポイントがある場合、その前にリマインドメールを送ることで、相手が予定を忘れてしまうリスクを減らせます。特に、忙しい相手の場合、スケジュールが詰まっているため、アポイントを忘れてしまうことも考えられます。
また、リマインドメールを送ることで、事前準備を促す効果もあります。例えば、会議で必要な資料の準備、議題の整理、持参物の確認など、事前に整えておくべき事項を相手に意識してもらうことができます。
さらに、リマインドメールを送ることで、万が一スケジュール変更が必要な場合にも早めに対応できます。例えば、「急な予定変更が入った」「時間を調整したい」といった場合、リマインドメールをきっかけに相手からの返信を得られる可能性もあります。
予約確認時
レストランや会議室、施設の予約をしている場合、リマインドメールを送ることで、予約の再確認ができ、直前のキャンセルや予定の行き違いを防ぐことができます。
特に、複数人で利用する場合や、重要な取引先との会食、イベントなど、確実に実施する必要がある場合には、事前の確認が重要です。
また、予約確認のリマインドメールは、送る相手によって内容を工夫することが大切です。例えば、レストランの予約であれば、日時・場所・人数の再確認を明記することで、当日の混乱を防ぐことができます。会議室の予約であれば、利用する機材の準備状況や、入室方法の詳細を添えることでスムーズな進行をサポートできます。
万が一、予約を忘れていた場合でも、リマインドメールを送ることで早めに気づいてもらい、適切な対応を取ることができます。
出欠確認時
セミナー、イベント、研修、懇親会などの出欠確認をする際にも、リマインドメールは有効です。特に、多くの人が関わるイベントでは、参加者の把握が遅れると運営に影響を与えるため、適切なタイミングでリマインドを行うことが重要です。
出欠確認のリマインドを送ることで、以下のようなメリットがあります。
- 参加予定の人が、当日忘れずに出席できるようになる
- 申し込みを忘れていた人が、リマインドをきっかけに対応できる
- キャンセルが発生した場合、早めに把握して対策を取れる
また、リマインドメールには、出席者が簡単に返信できるような工夫をすると、回答率が向上します。例えば、「○○までに出席の可否をお知らせください」と具体的な期限を明記したり、ワンクリックで回答できるフォームを案内したりすると、スムーズに確認ができます。
リマインドメールの書き方
リマインドメールを送る際は、相手に負担をかけず、簡潔かつ丁寧に要件を伝えることが重要です。必要な情報を明確に伝えることで、相手がスムーズに対応できるようになります。ここでは、リマインドメールの基本構成について詳しく解説します。
リマインドメールは、以下の基本的な構成で作成すると、わかりやすく伝わりやすくなります。シンプルで明確に伝えることが、相手にストレスなく情報を届けるためのポイントです。
件名の例文
件名は、メールを開かなくても内容が分かるように簡潔にまとめることが重要です。特にビジネスメールでは、件名だけでメールの重要性や内容を把握されることが多いため、具体的なキーワードを含めると効果的です。
- 「【リマインド】〇〇会議のご案内（3月15日 10:00～）」
- 「【再確認のお願い】〇〇提出期限（3月20日）」
- 「【お忘れではないでしょうか？】〇〇納期のご確認」
これらの件名は、リマインドの対象（会議、納期、提出期限など）や日付・時間を明記することで、相手にとって必要な情報が一目で分かりやすくなります。 また、相手が多忙な場合、重要なメールを見落とさないようにするため、件名に「再確認のお願い」「お忘れではないでしょうか？」といったフレーズを入れることで、適度な注意喚起を促すことができます。
宛名と挨拶の例文
メールの本文は、まず宛名から始めます。ビジネスメールでは「○○様」と敬称をつけ、必要に応じて部署名や役職を記載することが重要です。これにより、相手に対する敬意を表すことができます。
- 「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」
- 「〇〇株式会社 営業部 〇〇様」
次に、簡単な挨拶を加えましょう。これにより、メール全体が丁寧な印象を与え、相手に不快感を与えずにコミュニケーションが取れます。定型の挨拶として「お世話になっております」「いつもお世話になっております」などを使うと良いです。
- 「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。」
- 「いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。」
挨拶の後には、リマインドメールを送る背景を簡潔に伝えることが大切です。相手がメールを開いてすぐに要件を理解できるように、リマインドの目的や内容を簡単に説明します。
- 「先日ご案内した〇〇について、念のためご確認いただけますでしょうか？」
- 「以前お知らせした〇〇会議の開催について、再度ご案内いたします。」
このように、相手がすぐに内容を把握できるように背景を簡潔に述べることで、リマインドメールがスムーズに伝わりやすくなります。
リマインドの目的の例文
メールの本題となる部分では、何のためにリマインドしているのかを明確に伝えることが重要です。この部分がしっかりと伝わることで、相手が適切に対応できるようになります。具体的な状況に合わせて、リマインドの内容を簡潔に伝えます。
例えば、会議のリマインドであれば、以下のように具体的な日時や内容を明記します。
- 「〇〇会議の開催が近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。」
- 「〇〇会議（3月15日 10:00～）について、日時が迫っておりますので、再度ご確認いただけますでしょうか？」
また、納期のリマインドの場合は、進捗を確認するための目的を伝えます。納期の迫っていることを伝えつつ、進捗状況を確認することが重要です。
- 「〇〇の納期が○月○日に迫っておりますので、進捗状況を確認させていただきます。」
- 「〇〇の納期が〇〇日となっておりますので、進行状況についてお知らせいただけますでしょうか？」
この部分では、相手がすぐに要件を把握できるよう、必要な情報（日時、場所、内容など）を明記します。特に、相手が多忙な場合や複数の予定がある場合は、具体的な日程や関連資料の有無をしっかりと伝えることで、よりスムーズに対応してもらえます。
- 「〇月〇日（○曜日） 10:00からの会議に関する資料を事前にご確認いただけますようお願い申し上げます。」
- 「〇月〇日が提出期限となっておりますので、資料のご準備をお願い申し上げます。」
こうすることで、相手はリマインドの目的や内容をすぐに理解し、必要な対応がしやすくなります。
依頼や対応のお願いの例文
リマインドメールの目的は「相手に対応してもらうこと」なので、具体的な行動を依頼することが重要です。この部分では、柔らかい表現を使いながらも、明確に依頼を伝えることが求められます。相手に過度の負担をかけず、スムーズに対応を促すよう心がけましょう。
柔らかい表現を使いながら依頼する
依頼する際は、強制的に感じさせないような表現を使うことが大切です。相手がリラックスして対応できるよう、丁寧にお願いすることが重要です。
- 「改めてご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
- 「お手数をおかけしますが、〇〇日までにご対応いただけますと幸いです。」
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇日までにご確認いただけますようお願い申し上げます。」
期限を設ける場合は具体的な日付を明示する
期限を設けることで、相手が対応しやすくなります。特に「〇月〇日までに」と具体的な日付を明記すると、相手が何をいつまでに行うべきかが明確になります。
- 「〇月〇日までにご対応をお願いできますでしょうか。」
- 「お手数ですが、〇月〇日（〇曜日）までにご確認のほどよろしくお願いいたします。」
必要な対応を明確に伝える
もし何か特定の対応が必要な場合（出席の返信、資料の準備、確認事項の回答など）は、何をしてほしいのかを具体的に伝えることで、相手は迷うことなく対応できます。
- 「〇月〇日までに出席の可否をご返信いただけますでしょうか。」
- 「会議の資料をご準備いただき、会議前日までに送付いただけますと助かります。」
- 「〇月〇日までに進捗状況をご報告いただけますようお願い申し上げます。」
このように、依頼やお願いをする際は、相手に明確なアクションを伝え、期限を示すことで、スムーズに対応を促すことができます。また、柔らかい表現を使うことで、相手に配慮を示し、良好な関係を維持しながら対応をお願いすることができます。
結びの言葉と署名の例文
リマインドメールの最後には、丁寧で配慮のある結びの言葉を加えることが重要です。相手が気持ちよく対応できるよう、心温まる表現を使いましょう。また、署名には必要な情報をしっかりと記載し、相手が返信や問い合わせをしやすくすることも大切です。
結びの言葉
結びの言葉は、相手に感謝の気持ちを伝えたり、配慮を示したりする大切な部分です。相手が心地よく返信できるような柔らかい表現を心がけましょう。
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。」
- 「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
- 「引き続きご確認いただけますようお願い申し上げます。」
これらの表現は、相手が忙しいことを理解し、感謝の気持ちを込めてお願いする形になります。これにより、相手は負担を感じにくく、スムーズに対応する意欲を持ちやすくなります。
署名
メールの最後には、署名を入れて送信者の情報を明記します。これにより、相手が簡単に連絡を取りやすくなります。
署名に含めるべき情報は、以下の通りです。
- 送信者の名前
- 会社名
- 部署名
- 連絡先（メールアドレス、電話番号
これにより、相手は返信や問い合わせが必要な場合に迅速に連絡を取ることができ、円滑なコミュニケーションを維持することができます。
リマインドメールを書くときの注意点
リマインドメールは、相手に忘れずに対応してもらうための重要なコミュニケーション手段ですが、書き方や送り方を間違えると「催促されている」「圧をかけられている」とネガティブに受け取られてしまうことがあります。ビジネスシーンでは、相手との関係性を考慮しつつ、適切な表現やマナーを守ることが重要です。ここでは、リマインドメールを書く際に注意すべきポイントを詳しく解説します。
柔らかい言葉を使う
リマインドメールの目的は、相手に忘れずに対応してもらうことですが、強すぎる表現や命令口調を使うと、相手にプレッシャーを与えたり、不快に感じさせることがあります。そこで、できるだけ柔らかい表現を使うことが大切です。以下に柔らかい表現の例をいくつか挙げてみます。
柔らかい表現の例
- 「○月○日が提出期限となっておりますので、念のためご連絡いたしました。」
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
- 「もし既にご対応いただいておりましたら、ご容赦ください。」
- 「ご確認いただけると幸いです。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと助かります。」
このように、相手に配慮した言い回しを使うことで、リマインドの意図が伝わりやすくなり、スムーズなコミュニケーションを促進することができます。
CC・BCCの使い方に気を付ける
リマインドメールを送る際に、CCやBCCの設定を誤ると、情報漏洩や相手へのプレッシャーにつながる可能性があります。適切な使い方を理解し、状況に応じて使い分けることが大切です。
CCの使い方
CC（カーボンコピー）は、情報共有のために第三者を同時にメールに含める場合に使用します。例えば、プロジェクトの進捗状況を上司やチームメンバーと共有する場合、CCに関係者を追加すると、透明性を持たせつつ、業務の進行をスムーズにすることができます。
注意点
- CCに入れる相手が多すぎると、受け取る側の心理的負担になる。
- 「監視されている」と誤解されないように、適切な人のみをCCに含める。
- CCの相手が多い場合、必要に応じて「CCの皆様にも情報共有のためお送りしております」と説明を入れる。
BCCの使い方
BCC（ブラインドカーボンコピー）は、他の受信者にアドレスを表示させずにメールを送る場合に使用します。例えば、社外の複数の取引先に一斉送信する際に、それぞれの個人情報を守るためにBCCを使うとよいでしょう。
注意点
- 受信者同士が関係性を持たない場合、BCCを使うことでプライバシーを守る。
- BCCで送る際は、本文中で「関係者の皆様に一斉にお送りしております」と明記すると、相手が状況を理解しやすくなる。
返信しやすい文面にする
以下の例文を参考に、相手が返信しやすいように工夫したリマインドメールを作成できます。
- 明確なアクションを求める
- 「出席の可否を○月○日までにご返信ください。」
- 「進捗状況について簡単にご共有いただけますと幸いです。」
- 「お手数ですが、資料提出の有無を○月○日までにお知らせください。」
- 返信の負担を減らす
- 「出席の可否について、【出席】または【欠席】を返信いただければ幸いです。」
- 「下記フォームにてご確認いただき、ご回答をお願い申し上げます。 [リンク]」
- 件名に「【要返信】」を加え、「ご確認いただけますと幸いです。」
- 不要な返信を求めない
- 「特にご対応の必要はございませんが、ご確認のためお送りしております。」
- 「ご対応いただく必要はありませんが、状況をご一報いただけると助かります。」
- 「もし何か問題があればご連絡いただけますようお願い申し上げます。」
これらの例文を使用することで、相手がスムーズに返信でき、無駄なやり取りを避けることができます。
送信時刻に注意する
リマインドメールを送るタイミングも重要な要素の一つです。送る時間を間違えると、相手に迷惑をかけたり、メールが埋もれてしまう可能性があります。
適切な送信時間
- 朝の9:00～10:00：業務開始直後で、メールチェックをするタイミングに最適。
- 昼休み後の13:00～14:00：午後の業務が始まるタイミングで、比較的余裕がある時間帯。
- 夕方16:00～17:00：終業前にチェックする時間だが、遅すぎると翌日に回される可能性もある。
避けるべき時間帯
- 深夜・早朝：相手が気づかず、翌日の他のメールに埋もれてしまう可能性がある。
- 終業間際（18:00以降）：業務終了後に送ると、翌日まで対応が後回しになる可能性が高い。
- 月曜日の朝：週の始まりは未読メールが多く、埋もれやすい。
また、相手が忙しい時間帯を避けるために、送信予約機能を活用すると、適切な時間にリマインドメールを送ることができます。
リマインドメールの例文・テンプレ
会議や打ち合わせのリマインドメール例文
件名: 【リマインド】〇〇会議のご案内（3月15日 10:00～）
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日ご案内いたしました〇〇会議について、開催が近づいてまいりましたので、改めてご連絡いたします。
■日時: 3月15日（火） 10:00～11:00
■場所: Zoom（URL: ●●●） / 会議室A
■議題: ・新プロジェクトの進捗報告
・マーケティング戦略の共有
・次回のタスク確認
当日はご多忙のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
また、資料を事前にご準備いただく必要がある場合は、添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
何かご不明点やご都合の変更がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
アポイントメント（訪問・商談）のリマインドメール例文
件名: 【確認】〇〇商談のご予定（3月15日 14:00～）
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日ご調整いただきました商談について、改めてご連絡いたします。
■日時: 3月15日（水） 14:00～15:00
■場所: 〇〇株式会社 本社（東京都〇〇区〇〇）
■商談内容: ・新規取引のご提案
・お見積もりのご説明
・質疑応答
当日は、弊社〇〇も同席いたします。資料をお持ちいたしますが、もし追加でご希望の情報がございましたら、お気軽にお知らせください。
ご多忙のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
提出期限のリマインドメール（社内向け）
件名: 【リマインド】〇〇の提出期限について（締切: 3月20日）
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日ご案内した〇〇の提出期限が近づいておりますので、念のためご連絡いたします。
■提出物: 〇〇企画書
■締切: 3月20日（月）17:00
■提出先: 社内共有フォルダ / メール添付（xxxx@xxx.co.jp）
進捗はいかがでしょうか？ 何かご不明点や調整が必要な点があれば、お気軽にご相談ください。
締切に間に合うよう、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
業務リマインドはジュガールで！
ジュガールでできること
ジュガールのワークフローシステムでは、社内で進行中の承認依頼に対して、リマインドメールを簡単に送信できます。画像の手順に沿って、承認が進まない場合に再通知を送ることができるため、スムーズに業務を進めることが可能です。
- ダッシュボードで「進行中」を選択
- 承認依頼を再送信したい申請のメールアイコンを選択
- 表示された確認ポップアップで「送信」を選択
これらの操作で、迅速に承認者にリマインドメールを送信し、承認プロセスの遅延を防ぎます。忙しい業務の中で、承認漏れを防ぎ、円滑な業務進行をサポートします。
社内業務をさらに効率化するには？
上場に向けて重要なポイントの一つは、決裁の仕組みを整えること。
・紙の用意や印刷費、保管スペースの削減: 申請や承認の際のリマインドメールをデジタル化することで、紙の使用を減らし、無駄なコストを削減できます。
・承認ルートの自動化で負担軽減: 承認プロセスを自動化することで、申請者や承認者の負担を減らし、リマインドメールが送信され、スムーズな業務進行を支援します。
・書類の権限や保存期間を一元管理: リマインドメールを通じて書類の権限や保存期間を一元的に管理し、法令遵守を確保できます（6月に機能強化予定）。
上記のような効果を、ワークフローシステムを使って実現しませんか？
よくある質問（FAQ）
リマインドメールはどのタイミングで送るべきですか？
リマインドメールを送るタイミングは、状況や相手の予定に応じて異なりますが、以下のタイミングが効果的です。
- 提出期限の1週間前: 余裕を持たせ、相手が対応を忘れずに準備できるようにします。
- 納期の数日前: 相手が納期に間に合わせるための最終確認を促します。
- 会議や商談の前日: 確認と事前準備を促すため、開催日が近づいた時点でリマインドします。
- アポイントメントの直前: 忘れ防止とスケジュール調整のために、24時間前を目安に送ります。
リマインドメールを書く際に気を付けるべきポイントは何ですか？
リマインドメールを書く際は、以下のポイントに気を付けましょう。
- 柔らかい言葉を使う: 直接的な命令口調を避け、相手に圧をかけないようにします。例：「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。」
- 明確な期限や内容を伝える: 相手に何をしてほしいのか、いつまでに行動すべきなのかを明確に伝えます。例えば、「○月○日までにご確認いただけますと幸いです」など。
- 適切なタイミングで送信する: 相手の忙しさを考慮し、適切な時間帯に送ることが大切です。朝や昼休み後など、業務時間内での送信を心がけましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: リマインドメールを送る際には、相手に感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。「お忙しいところ恐れ入りますが」や「ご確認いただけると幸いです」といった表現を使うことで、相手に配慮が伝わります。
リマインドメールの件名にはどのようなフレーズを使うと効果的ですか？
リマインドメールの件名は、受信者がすぐに内容を理解できるように、簡潔でわかりやすく、かつ注意を引くフレーズを使用することが重要です。以下のようなフレーズが効果的です。
- 「【リマインド】〇〇会議のご案内（〇月〇日）」: 会議や商談などの予定をリマインドする場合、具体的な日程と内容を明記することで、受信者がすぐに認識できます。
- 「【再確認のお願い】〇〇提出期限（〇月〇日）」: 提出物や期限がある場合、期限を明記することで、相手に早急に対応を促します。
- 「【お忘れではないでしょうか？】〇〇納期のご確認」: 軽く注意を促すことで、相手が見落としている可能性を考慮し、優しくリマインドできます。
- 「【重要】〇〇の進捗確認（〇月〇日）」: 納期や進捗に関するリマインドの場合、「重要」という単語を使うことで、受信者に優先的に対応するよう促します。
まとめ
リマインドメールは、相手に忘れずに対応してもらうための重要なツールですが、書き方や送るタイミングに注意が必要です。適切な件名や柔らかい表現を使い、相手が返信しやすい文面を心がけましょう。また、CC・BCCの使い方や送信時間にも配慮し、相手に負担をかけないことが大切です。
さらに、リマインダーツールやワークフローシステムを活用することで、リマインド業務を自動化し、効率化が可能になります。これにより、送信漏れを防ぎ、業務の標準化も図れます。リマインドメールを適切に活用し、円滑なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。
