ワークフローシステムは、ビジネスの効率化において重要なツールです。中でも「通知機能」は、業務の流れをスムーズに保つために不可欠です。ここでは、一般的なワークフローシステムの通知機能を解説し、その後にジュガールワークフローの特徴を紹介します。
ワークフローシステムの通知機能
ワークフローシステムの通知機能は、申請や承認のプロセスを効率化するために役立ちます。以下に、主な通知の種類とその役割について詳しく説明します。
通知の種類とその役割
承認依頼通知
申請が行われると、承認者に対して承認依頼の通知が送信されます。これにより、承認者が迅速に対応できるため、業務の進行がスムーズになります。例えば、経費精算の申請が行われた場合、部長に「新しい経費精算申請があります」と通知が届きます。
承認通知
申請が承認された場合、申請者やこれまでの承認者に通知が行われます。これにより、関係者全員が承認状況を把握でき、次のステップに迅速に移行できます。例えば、経費精算が承認されると、申請者に「経費精算が承認されました」と通知が届きます。
取り戻し通知
承認依頼を取り消し、別の承認者に依頼する場合に送信されます。これにより、申請プロセスが中断した場合でも、迅速に次の対応が行えます。例えば、課長が承認を取り消し、部長に依頼し直す場合、「承認依頼が取り消され、部長に再依頼されました」と通知が届きます。
差し戻し通知
承認が差し戻された場合、前の担当者に再度承認を依頼する通知が送られます。これにより、承認プロセスのやり直しがスムーズに行われ、再提出が迅速に行われます。例えば、承認者が「情報が不十分なので修正してください」と申請者に通知します。
却下通知
申請が却下された場合に通知されます。これにより、申請者がすぐに結果を把握し、必要な対応や再申請を行うことができます。例えば、申請者に「経費精算が却下されました。理由：必要書類が不足しています」と通知が届きます。
催促通知（リマインダー）
申請書を受け取ってから一定期間以上経過した承認者や決裁者に対して自動で催促通知が送信されます。これにより、承認の遅延を防ぎ、スムーズな業務進行を支援します。特に多忙な承認者に対して非常に有効であり、業務の停滞を防ぐ効果があります。例えば、承認者に「3日間未承認の申請があります」とリマインダーが送られます。
通知の受け取り方法
通知の受け取り方法はシステムによって異なりますが、主に以下の2種類があります。
- 電子メール：ユーザーのカバー率が高いのがメリットです。
- 専用アプリ、メッセージアプリでのプッシュ通知（teams、LINEWORKS、Slackなど）： 即時性が高く、ユーザーにとって気が付きやすいのが特徴です。
ジュガールワークフローの特徴
ジュガールワークフローは、一般的なワークフローシステムに比べて、さらに充実した通知機能を提供しています。以下に、ジュガールワークフローの特徴を説明します。
LINEWORKS、teamsアプリ連携
ジュガールワークフローは、LINEWORKSやMicrosoft Teamsのアプリ連携に対応しています。これにより、各種通知が届くだけでなく、内容の確認や承認、却下などのアクションもメッセージアプリ内で実行可能です。これにより、ユーザービリティが大きく向上し、隙間時間での業務実行がしやすくなります。
アプリでのプッシュ通知
ジュガールアプリを使えば、ユーザーのスマホにプッシュ通知をおこないます。これにより、プロセスの遅延を防ぎ、迅速な対応が可能となります。申請が提出された瞬間に承認者に通知が届き、すぐに対応できます。
高度なカスタマイズ機能
ジュガールワークフローは、人ごとに通知を受け取るチャネルを設定可能です。メールでも、LINEWORKSでも、アプリでもといった形でしつこい通知とはなりません。
まとめ
ワークフローシステムの通知機能は、業務の効率化とミスの防止に大きく貢献します。一般的なシステムでも十分に効果を発揮しますが、ジュガールワークフローのように多様な通知チャネルと高度なカスタマイズ機能を備えたシステムを導入することで、さらに効果的な業務プロセス管理が可能となります。特に、LINEWORKSやMicrosoft Teamsとのアプリ連携機能を活用することで、よりユーザーフレンドリーな環境を構築できるため、業務効率の向上に大きく貢献します。ジュガールワークフローの導入を検討することで、ビジネスプロセスをより円滑に進行させることができるでしょう。
