出張報告書とは？
出張報告書とは、出張先での活動内容や成果、所感などを会社に報告するための重要な書類です。出張には交通費や宿泊費、その他の経費がかかります。そのため、会社は出張に投じたコストに対する成果を確認し、出張のコストパフォーマンスを評価する必要があります。
出張報告書を通じて、出張に行った社員が何をしてきたのか、どのような成果を得たのかを明確にし、次回以降の業務に役立てることができます。また、出張報告書は単なる報告に留まらず、社内での情報共有や業務改善の一助となるため、非常に重要な役割を果たします。
出張報告書の目的
成果の報告
出張で達成した目標や得られた成果を明確にするために作成します。具体的には、新規契約の締結、既存顧客との関係強化、新しいビジネスチャンスの発掘など、出張によって得られた具体的な成果を報告します。これにより、出張に投じたリソースがどのように活用されたのかを評価できます。
情報の共有
出張で得た情報や知識を社内で共有し、他の社員の業務に役立てるために作成します。例えば、業界の最新動向、競合他社の情報、新しい技術や製品についての知見などを報告することで、社内全体の知識レベルを向上させ、業務の質を高めることができます。また、出張報告書は次回以降同じ場所に出張する社員にとっても有益な情報源となります。
次のアクションの計画
出張の成果を基に、次のアクションを考え、計画を立てるために作成します。出張報告書を通じて、今後取り組むべき課題や改善点を明確にし、具体的なアクションプランを策定します。例えば、次回の訪問時にどのような提案を行うべきか、新しいプロジェクトの立ち上げにどのように関与すべきかなどを計画します。
出張報告書は、単なる形式的な書類ではなく、出張の意義を明確にし、その成果を最大化するための重要なツールです。効果的な出張報告書を作成することで、出張の目的達成度を高め、組織全体の業務効率化と成果向上に寄与することができます。
出張報告書に記載する項目
出張報告書には、以下の項目を詳しく記載する必要があります。
出張の概要
出張の概要には、基本的な情報を記載します。以下の項目を網羅しましょう。
- 報告者の情報：氏名、所属部署、役職。
- 出張の期間：具体的な日付と時間。
- 出張の目的：出張の目的を明確に書きます。例えば、商談、新製品のプレゼンテーション、視察など。
- 訪問先：会社名、訪問先の担当者の名前や役職。
- 同行者：同行した社員の名前や役職。
例：
報告者：営業部 山田太郎
出張期間：2023年6月1日～6月3日
出張目的：新製品のプレゼンテーション
訪問先：株式会社〇〇 本社
同行者：営業部 田中次郎
出張のスケジュール
出張中の具体的なスケジュールを詳細に記載します。時系列で整理すると分かりやすいです。
- 日時：出発から帰社までの日時。
- 訪問先：訪問した場所や企業名。
- 活動内容：具体的な活動内容（例：打ち合わせ、プレゼンテーション、視察）。
- 担当者：訪問先の担当者の名前や役職。
例：
6月1日
10:00 – 〇〇駅出発
12:00 – 株式会社〇〇到着、〇〇部長と打ち合わせ
15:00 – 宿泊先ホテルチェックイン
19:00 – 地元の取引先と夕食会
6月2日
09:00 – 株式会社△△訪問、製品プレゼンテーション
12:00 – 昼食
14:00 – 視察
18:00 – 打ち合わせ内容のまとめ
6月3日
10:00 – 株式会社××訪問、契約交渉
13:00 – 昼食
15:00 – 新幹線で帰社
出張での成果
出張の成果を具体的に記載します。数値や具体的な事例を用いると、成果が明確になります。
- 成果：出張で得られた具体的な成果（例：契約の締結、新規取引先の発掘、セミナーでの知見）。
- 目標達成度：出張前に設定した目標がどの程度達成されたか。
例：
株式会社〇〇との契約を締結。契約額は1000万円。
新製品のプレゼンテーションが好評で、見込み顧客が5社増加。
視察先で得た新技術の情報を基に、次期製品の開発計画を見直し。
所感
出張中に感じたことや学び、次回に向けた改善点などを記載します。所感は定性的な情報でも構いませんが、具体的な改善策や提案が含まれているとより良いです。
- 出張中の感想：出張先で感じたことや学び。
- 改善点：次回の出張に向けた改善点や提案。
- その他の情報：訪問先の雰囲気や担当者の特徴など。
例：
株式会社〇〇の〇〇部長は、新製品に非常に興味を持っていたが、価格面での懸念があった。次回の訪問時には、価格対策を提案したい。
視察先の新技術は非常に興味深かったが、我が社に導入するにはさらなる検討が必要。
全体的に良好な結果であったが、もう少し事前準備を徹底する必要があると感じた。
経費
出張でかかった経費を詳細に記載します。交通費や宿泊費、食事代などの項目ごとにまとめ、領収書を添付しましょう。
- 交通費：交通手段と費用。
- 宿泊費：宿泊先と費用。
- 食事代：食事の場所と費用。
- その他の経費：その他発生した費用（例：タクシー代、資料印刷代）。
例：
交通費：新幹線代（東京-大阪往復）30,000円
宿泊費：〇〇ホテル（2泊）20,000円
食事代：3,000円（6月1日夕食）、2,000円（6月2日昼食）
その他の経費：タクシー代 2,000円、資料印刷代 1,000円
出張報告書の書き方のコツ
出張報告書を書く際には、以下のコツを押さえておくと効果的です。
事前に情報をまとめておく
出張前に、わかっている情報を事前にまとめておくと、出張後の報告書作成がスムーズになります。出張先やスケジュール、目的などを事前に入力しておくと良いでしょう。
出張中にメモを取る
出張中は、重要なポイントをメモしておくと報告書作成時に役立ちます。商談の内容や訪問先での気づきなど、詳細にメモを取る習慣をつけましょう。
数値を用いる
報告書には、具体的な数値を用いることで、成果が明確になり、説得力が増します。「たくさん」「少し」などの主観的な表現を避け、具体的な数字を記載しましょう。
簡潔にまとめる
出張報告書は、簡潔にわかりやすくまとめることが重要です。冗長な表現や長い文章は避け、箇条書きなどを用いて読みやすくしましょう。
誤字脱字に注意する
報告書を提出する前に、誤字脱字がないかしっかり確認しましょう。読みやすい文章かどうか、文章の整合性が取れているかもチェックポイントです。
テンプレートを活用する
効率よく報告書を作成するためには、テンプレートを活用することがおすすめです。テンプレートを使用することで、必要な項目を漏れなく記載でき、時間も節約できます。
出張報告書の具体的な文例の紹介
ここでは、具体的な文例を紹介します。これを参考に、自分の報告書を作成してみてください。
例：
出張報告書
作成者：営業部 山田太郎
提出日：2023年6月4日
【概要】
出張先：株式会社〇〇 本社
出張期間：2023年6月1日～6月3日
出張目的：新製品のプレゼンテーション
同行者：営業部 田中次郎
【スケジュール】
6月1日
10:00 – 〇〇駅出発
12:00 – 株式会社〇〇到着、〇〇部長と打ち合わせ
15:00 – 宿泊先ホテルチェックイン
19:00 – 地元の取引先と夕食会
6月2日
09:00 – 株式会社△△訪問、製品プレゼンテーション
12:00 – 昼食
14:00 – 視察
18:00 – 打ち合わせ内容のまとめ
6月3日
10:00 – 株式会社××訪問、契約交渉
13:00 – 昼食
15:00 – 新幹線で帰社
【成果】
株式会社〇〇との契約を締結。契約額は1000万円。
新製品のプレゼンテーションが好評で、見込み顧客が5社増加。
視察先で得た新技術の情報を基に、次期製品の開発計画を見直し。
【所感】
株式会社〇〇の〇〇部長は、新製品に非常に興味を持っていたが、価格面での懸念があった。次回の訪問時には、価格対策を提案したい。
視察先の新技術は非常に興味深かったが、我が社に導入するにはさらなる検討が必要。
全体的に良好な結果であったが、もう少し事前準備を徹底する必要があると感じた。
【経費】
交通費：新幹線代（東京-大阪往復）30,000円
宿泊費：〇〇ホテル（2泊）20,000円
食事代：3,000円（6月1日夕食）、2,000円（6月2日昼食）
その他の経費：タクシー代 2,000円、資料印刷代 1,000円
成果が得られなかったときの出張報告書の例文
出張の成果が得られなかった場合でも、その原因を分析し、次に繋がる改善策を提示することが重要です。以下に、成果が得られなかったときの報告書の例文を示します。
出張報告書
作成者：営業部 山田太郎
提出日：2023年6月4日
概要
出張先：株式会社〇〇 本社
出張期間：2023年6月1日～6月3日
出張目的：新製品のプレゼンテーションおよび契約締結交渉
同行者：営業部 田中次郎
スケジュール
6月1日
10:00 – 〇〇駅出発
12:00 – 株式会社〇〇到着、〇〇部長と打ち合わせ
15:00 – 宿泊先ホテルチェックイン
19:00 – 地元の取引先と夕食会
6月2日
09:00 – 株式会社△△訪問、製品プレゼンテーション
12:00 – 昼食
14:00 – 視察
18:00 – 打ち合わせ内容のまとめ
6月3日
10:00 – 株式会社××訪問、契約交渉
13:00 – 昼食
15:00 – 新幹線で帰社
成果
今回の出張では、期待していた新規契約の締結には至りませんでした。以下に、主な要因とその詳細を記載します。
主な要因：
- 価格面での競争力不足
- 株式会社〇〇との交渉では、当社製品の価格が競合他社と比較して高いというフィードバックを受けました。価格交渉を試みたものの、即座に契約を締結するには至りませんでした。
- 機能面でのニーズミスマッチ
- 株式会社△△へのプレゼンテーションでは、当社製品の一部機能がクライアントのニーズに完全には一致していないことが判明しました。特に、カスタマイズ性に関する要求が高く、それに対する対応策を即答できなかったことが影響しました。
- 市場動向の把握不足
- 視察先で得た情報により、現地市場の動向が当初の予測と異なることがわかりました。特に、最新技術のトレンドに対する理解不足が影響し、クライアントからの信頼を十分に得られなかったと考えられます。
所感
出張の結果、以下の所感を得ました。
- 価格競争力の強化が必要
- 今後の交渉に向けて、価格設定の見直しや競合他社との価格比較を行い、柔軟な価格提案を可能にする必要があります。
- 製品機能の充実
- クライアントのニーズに対応するために、製品のカスタマイズ性を高めることが求められます。特に、特定機能の強化や追加を検討し、次回のプレゼンテーションに反映させます。
- 市場動向の再調査
- 最新の市場動向を把握し、製品開発および営業戦略に反映するために、継続的な市場調査が必要です。また、定期的な情報収集とチーム内での共有を強化します。
改善策と次のアクションプラン
- 価格設定の見直し
- 営業部と製品開発部で協力し、競争力のある価格設定を行います。具体的には、コスト削減策の検討や価格シミュレーションの実施を予定しています。
- 製品のカスタマイズ性向上
- クライアントのニーズを再確認し、製品のカスタマイズオプションを増やす計画を立てます。これにより、特定の要求に柔軟に対応できるようにします。
- 市場調査の強化
- 市場動向を正確に把握するために、定期的な市場調査と競合分析を実施します。また、業界セミナーや展示会への参加を通じて、最新の技術動向をキャッチアップします。
- クライアントとの関係強化
- 今回の出張で得たフィードバックを基に、クライアントとの関係強化を図ります。定期的なフォローアップを行い、クライアントのニーズに対する迅速な対応を心掛けます。
今回の出張では、成果を得ることができませんでしたが、得られた課題やフィードバックを次回に活かし、さらなる成果を目指します。ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
出張報告書はいつ出す？遅れた場合は？
出張報告書を提出するタイミングは？
出張報告書は、出張が終わった直後に提出するのが基本です。具体的には、出張から戻った当日か翌日、遅くともその週のうちに提出した方がよいです。会社ごとにルールが決められていることも多いので、社内のルールを確認しておきましょう。出張後すぐに提出することで、以下のようなメリットがあります。
情報の鮮度を保つ
出張の内容や得た情報が新鮮なうちに報告することで、正確な情報を提供できます。時間が経つと記憶が曖昧になり、重要なポイントを忘れてしまう可能性があるため、迅速な報告が重要です。
迅速なフィードバックと次のアクション
上司や関係者が早期に報告を受け取ることで、フィードバックを迅速に行い、次のアクションを素早く計画・実行することができます。これにより、出張の成果を最大限に活用できます。
業務の継続性を確保
出張後すぐに報告を行うことで、社内での業務の継続性が保たれます。特に出張がプロジェクトの一環である場合、迅速な報告はプロジェクトの進行にとって重要です。
出張報告書の提出が遅れた場合の対応
もし出張報告書の提出が遅れてしまった場合、以下のステップを踏むことで、信頼を損なわないように対応することができます。
すぐに連絡する
提出が遅れることが判明した時点で、上司や関係者にすぐに連絡を入れ、遅れる理由と提出予定日を伝えましょう。早めの連絡は、信頼を維持するために重要です。
理由を明確に説明する
遅延の理由を正直に説明します。例えば、急な体調不良や予期せぬ緊急業務など、正当な理由がある場合は、それを明確に伝えましょう。
新しい提出期限を設定する
できるだけ早く報告書を完成させるための具体的なスケジュールを設定し、関係者に共有します。これにより、遅延の影響を最小限に抑えることができます。
提出後にフォローアップする
報告書を提出した後、上司や関係者にフォローアップを行い、提出が遅れたことに対する謝罪と、今後の対応について説明します。また、報告書の内容に問題がないか確認し、必要な追加情報や修正があれば迅速に対応します。
改善策を講じる
同様の遅延が再発しないように、報告書作成のプロセスを見直し、効率化を図ります。例えば、出張中にこまめにメモを取る、事前にテンプレートを準備するなどの対策を講じることが考えられます。
まとめ
出張報告書は、出張での活動内容や成果を会社に報告する重要な書類です。効果的な報告書を作成するためには、事前の準備や出張中のメモが欠かせません。テンプレートを活用することで、必要な項目を漏れなく記載でき、効率よく報告書を作成することができます。本記事を参考に、出張報告書作成のスキルを磨いてください。
出張報告を徹底管理！ジュガールワークフローのご紹介
出張報告の重要性を理解した上で、報告のプロセスを効率化し、職場の安全性を向上させるためには、適切なツールの導入が不可欠です。ここでおすすめするのが「ジュガールワークフロー」です。このシステムを導入することで、ヒヤリハット報告がスムーズになり、職場の安全管理が大幅に改善されます。
ジュガールワークフローの主な機能と利点
- 出張申請と紐づけ： 出張の申請と報告が紐づけられているので、提出を忘れることもありません。承認者にとっても、申請と照らし合わせて管理ができます。
- 既存のフォーマットを利用可能： Excelで作成した報告書をそのままアップロードでき、見慣れたフォーマットで承認プロセスを進められます。既存の書式を活用することで、スムーズな移行が可能です。
- 決裁ステータス管理： 決裁時には自動で番号を付与し、決裁後の文書の修正を防ぐ機能を備えています。透明性を確保し、承認プロセスを正確に記録できます。
- リマインドメール： 承認が必要な事項について、担当者に自動でリマインドメールを送信します。上長への情報共有を迅速に行うことができます。
- スマホアプリ対応： iOSとAndroid対応のアプリを使えば、外出先でも簡単に承認業務を行えます。忙しい経営者や管理職にとって非常に便利です。
- LINE WORKS/Teams連携： LINE WORKSやTeamsと連携し、これらのプラットフォーム上で直接申請の確認や承認ができます。普段使いのツールで操作できるため、導入のハードルが低くなります。
ジュガールワークフローの導入で得られるメリット
- 報告の効率化： ヒヤリハット報告書の作成から提出までをワークフローシステムで一元管理。記入漏れや誤記入を防ぎ、報告内容の一貫性を保ちます。
- 進捗状況のリアルタイム把握： ダッシュボード機能で、どの報告がどの段階にあるのかを一目で確認可能。経営者や管理者は、報告の状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応ができます。
- リソース管理の効率化： 報告データを集計し、分析することで、どの部門や業務に問題が多いかを把握。リソースの最適配分や対策の優先順位を決定するのに役立ちます。
- 従業員の意識向上： 報告プロセスが簡単になることで、従業員が積極的にヒヤリハット報告を行うようになります。これにより、職場全体の安全意識が高まり、未然に事故を防ぐ文化が醸成されます。
