報告書は、どんなビジネスでも欠かせない重要な文書です。 また、仕事の中で分かりやすく簡潔な文章を書くことは非常に重要なスキルです。
この記事では、報告書の書き方やポイント、報告書が必要となる具体的なシーンなどを詳しく紹介しています。
報告書とは？
報告書とは、実際に起こった事実を複数の相手に伝えるために作成される重要な文書です。組織は報告書を活用することで、重要な情報を効果的に共有することができます。報告書は業務に応じて様々な種類がありますが、どの報告書も簡潔で分かりやすい形式であることが望まれます。
出張やプロジェクトの進捗状況、研修などの報告のために使用され、 上司や上位の役職の人に対して報告することを目的として書かれます。 報告書はビジネスにおいて重要な役割を果たす文書であり、簡潔で分かりやすい形式で書かれることが求められます。
報告書とレポートの違い、書き方とは？
報告書とレポートは似たような文書ですが、いくつかの違いがあります。
【報告書】
- 客観的な事実を記載する。
- 箇条書きで簡潔にまとめる。
- 事実の報告に焦点を当てる。
- 主観的な意見や評価を含めない。
【レポート】
- 客観的な事実に加えて主観的な視点を入れる
- 自身の意見を述べる
- 事実と意見をバランスよく記載する
- 評価や分析を含める
報告書は客観的な情報の報告に焦点を当てますが、レポートは客観的な情報に加えて主観的な意見や評価を含めことが特徴です。
以上が文書管理台帳の作成目的と利用についての要点です。
では、ここから実際に、文書管理台帳の作成方法を解説していきます。
報告書の分かりやすい書き方
目的を明確にする
報告書には
・ 交通事故報告書
・ 出張報告書
・ クレーム報告書
など様々な種類があります。
報告書を作成する際には、「報告書が何を伝えるためのものなのか」という目的を明確にすることが重要です。
目的が曖昧なままでは、報告書のゴールがぼやけてしまい、分かりにくい結果になってしまうでしょう。
報告書を作成する際には、必ず目的を意識しましょう。
また、誰に宛てる報告書なのかも重要なポイントです。
上司や先輩に向けた報告書では、内容や問題について詳細に記載する必要があります。
一方、役員などの上位の方に向けた報告書は、簡潔にまとめるように心掛けましょう。
分かりやすい表題のつけ方
次に、表題を考えていきましょう。
報告書を分かりやすくするためには、表題の選び方が重要です。
例えば、「出張報告」といった抽象的なタイトルは避けましょう。
△:「———-店への出張の件」
〇:「———-本店で「sf・コラボTシャツ」販売に関する出張報告」
表題は必要な要素を含めてシンプルかつ分かりやすく記述しましょう。
意識的に取り組んでみてください。
明確な報告内容の記載法
次に、報告内容を記載します。
報告書に記す際には、時系列で述べる方法や結論から始めて詳細を後に記述する方法、または箇条書きで要点を
まとめる方法など、様々なアプローチがあります。しかし、注意が必要なのは、報告内容において「事実」以外の
所感や自分の意見を記してしまうことです。
このような書き方は理解が難しくなり、読み手間で共通の理解を形成することが困難になってしまいます。
したがって、面談の内容を報告する際には、事実のみを書くように注意しましょう。
「5W2H」を活用し必要な情報を入れる
「5W2H」とは、情報を整理して論理的な構成にするための手法です。
- who 誰が
- when どこで
- where いつ
- what 何を
- why なぜ
- how どのように
- how much どのくらい
この手法は、「W」という言葉で始まる5つの質問と「H」という言葉で始まる2つの質問を用いています。
この手法を使うことで、必要な情報を取りこぼすことなく拾うことができます。 報告書を作成する際には、これらの質問を頭に思い浮かべて、必要な情報を明確にしていきましょう。
プロジェクトの報告書などの場合には、必要に応じて「どのくらい」という要素も加えることがあります。
報告先に合わせた書き方
【トップ・役員へ提出する報告書のポイント】
内容
大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の動向）などの要点を要約して記載
する。
形式・分量
A4用紙1枚程度で、要旨のみを記述する（約200字程度）。
特徴
忙しい役員に向けて、簡潔で専門用語を控え、わかりやすく書く。
【上司・先輩向け報告書のポイント】
内容
商談、業務内容、出張、研修、トラブルなど、通常業務に関する要点を報告する。
形式・分量
要旨をA4用紙1枚程度にまとめ、詳細が必要な場合は2〜3枚の追加資料を作成する。
特徴
所見は必要に応じて付ける。
【お客さま向け報告書のポイント】
内容
トラブル報告、調査報告など、会社対会社で実施する報告を行う。
形式・分量
要旨をA4用紙1枚程度にまとめ、詳細内容は2〜3枚の別紙で作成する。
特徴
所見は必要なし。報告期限までに提出する。
【注意事項】
会社名の正確な表記
(株)の略称は使用せず、「株式会社」をフルネームで書くこと。
名前の正確な表記
漢字の間違いや旧漢字の使用に注意する。
役職の正確な表記
正しい役職を記載すること。本来の部長である場合に誤って課長と記載しないようにする。
報告書作成時には、会社名や個人の名前、役職の正確な表記に注意を払う必要があります。略称の使用や誤った漢字、役職の誤りは避け、正確な情報を提供するようにしましょう。
まとめ
報告書は、事実を正確に伝えるための重要な文書であり、組織内での情報共有に欠かせない役割を果たします。出張やプロジェクト進捗状況、クレーム対応など、報告書には様々な種類があり、それぞれの目的に応じた内容を簡潔かつ明確に記述することが求められます。また、報告書とレポートの違いを理解し、客観的な事実の報告に徹することが大切です。報告書作成時には、5W2Hを活用して必要な情報を漏れなく収集し、読み手に合わせた書き方を心掛けることが重要です。特に役員や上司、顧客など提出先に応じて内容や形式を適切に調整し、正確な表記と誤字脱字のない文書を作成することで、効果的な情報伝達が可能となります。
