はじめに
ビジネスの場面において、社員の安否やその家族の安否を確認することが災害時において企業の機能回復において重要な役割を果たします。本記事では、実際の安否確認の場面において企業側が注意を払うべき事項を紹介しています。また、電子アプリの利用も効率的な安否確認のために必要不可欠です。安否確認の展望も踏まえて、安否確認について掘り下げます。
安否確認の定義とは？
安否確認とは、緊急事態や災害時に、家族、友人、同僚、または地域住民など、特定の対象者が無事であるかどうかを確認する行為を指します。この確認は、状況の把握だけでなく、緊急時のいち早い支援や救助を迅速に行うための第一歩でもあります。
安否確認という言葉の安否は、「安全であること」と「安全ではないことや、現在の状態が不明であること」を示しており、安全かどうかを確かめるという直接的な意味を持っているとも言えるでしょう。
安否確認はなぜ必要なのか？
では、安否確認はなぜ必要なのでしょうか？ここでは、安否確認が求められる理由について３つ紹介しています。
人命のため
安否確認をすることで、緊急時怪我をしている人や助けが必要な人を特定し、適切な支援をすることができます。また、被災した地域内でどの世帯や個人が支援物資や救助を必要としているのかを特定することにもつながるので、人命救助に直接関わってくるのです。
社会的機能を維持する
災害時には、企業や地域社会全体の生活機能を回復させることが重要です。例えば、スーパーなどの食料品店などは従業員の安否確認をし災害時でもすぐに機能を取り戻せるようにすることが重要です。また、企業としても事業継続計画（BCP）の実現のため、必要に応じたシフトの調整や業務再開の計画を立てることが可能になります。
災害時の情報混乱を防ぐ
災害が起こると、普段とは異なり正しい情報が伝わりにくかったり誤情報が拡散されたりと混乱が生じやすいです。特に、命に関する情報は心理的にも大きな影響を及ぼすことがあるため、正確な情報把握をすることが求められます。
厚生労働省などの政府機関が公式な安否確認情報を発信しています。人や自治体が適切な行動をとるための信頼できるデータを提供し噂や不確かな情報を防ぐの非常に重要です。
企業にとっての安否確認
企業が災害や緊急事態に直面した際、従業員や関係者の安否確認は事業継続計画（BCP: Business Continuity Plan）の中核的な役割を果たします。安否確認は、人命を守ることはもちろん、組織全体の迅速な復旧と信頼維持にも直結する重要なプロセスです。
BCPにおける安否確認の役割
1. 従業員の安全確保
BCPの第一の目的は「人命を守る」ことです。災害時や緊急事態に従業員の安全を確認することは、事業活動を継続する上での最優先事項となります。
- 迅速な安否確認
災害発生時、安否確認を速やかに行うことで、従業員が危険にさらされていないかを把握できます。特に被害が大きい地域にいる従業員には、迅速に支援を行うことが求められます。 - 現場対応の指示
現場にいる従業員の状況を確認することで、緊急時に必要な行動（避難、医療支援など）の指示を的確に出せます。
2. 事業運営の迅速な再開
安否確認は、企業が事業を迅速に再開するための基盤となります。従業員の無事が確認できなければ、適切な人員配置や業務復旧の計画を立てることは困難です。
- 出勤可能者の把握
安否確認を通じて、出勤可能な従業員を特定し、重要業務を維持するための人員配置を迅速に行えます。 - リモートワークの指示
災害時に出勤が難しい場合、リモートワークの体制へ移行するための準備が安否確認を通じて進められます。
3. 社会的信頼の維持
企業の災害対応は、従業員だけでなく取引先や顧客からも注視されます。適切な安否確認と対応は、企業の信頼を維持するための重要な要素です。
- 従業員のケアの透明性
安否確認を行い、その結果を適切に共有することで、企業が従業員の安全を最優先している姿勢を示せます。 - ステークホルダーへの報告
被災状況や復旧計画を取引先や顧客に報告する際、安否確認結果が信頼性の高い情報源となります。
【実践事例】企業の安否確認取り組み
大手IT企業の事例
あるIT企業では、BCPの一環として以下の仕組みを整備しています。
専用アプリによる安否確認：災害発生後、自動的に全従業員に通知が送られ、安否確認が実施される。
リアルタイムレポート：管理者は、アプリ内で確認状況をリアルタイムで追跡し、必要な対応を必要な時にすぐに指示します。
訓練の定期実施：年に数回、模擬災害を想定した訓練を行い、システムと人員の両方を確認します。
製造業の事例
製造業では、現場作業員の安全確認が事業継続の鍵となります。
多段階安否確認：工場ごとに安否確認責任者を配置し、確認状況を段階的にまとめています。
安否確認の進化と企業の未来
安否確認は、技術の進化に伴い、ますます効率化・高度化しています。今後は以下のような可能性が期待されます
AIの活用：安否状況をリアルタイムで分析し、支援の優先度を自動判別。
IoTとの連携：ウェアラブルデバイスが従業員の状況を自動で報告。
多文化対応：外国人従業員が増加する中、多言語での安否確認が標準化。
企業にとっての安否確認は、従業員の安全確保だけでなく、事業継続、そして社会的信頼を守るための基盤です。災害や緊急事態が増える現代、BCPに安否確認を確実に組み込むことが、企業の持続可能な成長に不可欠です。
安否確認が必要な場面
自然災害時
地震…建物の倒壊や火災、津波などの二次災害を引き起こす可能性があるため、被災地にいる人々の安否確認が最優先事項となります。
津波や噴火…津波警報や火山の噴火が発生した際には、迅速に避難が行われたかを確認することが重要です。特に沿岸部や火山周辺の住民の安否確認が求められます。
台風・豪雨…台風や豪雨では浸水や土砂災害が発生することがあります。このような状況では、孤立した地域の住民や高齢者の安否確認が急務です。
人的災害や事故
交通機関の大規模事故…鉄道や航空機、バスなどの交通機関で重大事故が発生した場合、乗客や職員の安否確認が迅速に行われます。
火災や建物崩壊…火災や建物の崩壊は、避難が困難になる場合が多く、居住者や利用者の安全を確認する必要があります。
海外出国時や出張時
海外旅行者や出張者が自然災害やテロに巻き込まれた場合、旅行会社や企業は安否確認を行います。外務省の「たびレジ」登録者をもとに情報共有をします。
安否確認の方法
安否確認の方法にはいくつかの方法があります。この章では安否確認の方法をメリットとデメリットを紹介しています。
電話やメール
もっとも一般的かつ直接的な方法として、メールや電話が挙げられます。
メリット
・即時に相手とやり取りが可能。
・状況を詳しく聞き出せる。
デメリット
・災害時には通信インフラが損傷する可能性がある。
・連絡手段が相手に依存する。
安否確認アプリ
他社が運営している安否確認アプリを利用することも可能です。また、自治体単位で運営している専用アプリなども緊急時の安否確認の一種です。
SNSの活用
X(旧Twitter)やFacebookなどのSNSも安否確認に利用されることが増えています。例えば、災害時のハッシュタグ（例：#安否確認）を活用して投稿したり、Facebookの「災害時安全確認機能」で自分の安否確認を友人に知らせることが可能です。
メリット
・広範囲に情報を発信可能。
・共有情報から状況の全体像が把握できる。
デメリット
・誤情報やデマのリスクがある。
・高齢者など、SNSを利用していない層には不向き。
その他にも、NTTが提供する「災害用伝言ダイヤル（171）」を利用することも可能です。このように、現代ではテクノロジーを利用した安否確認をすることが可能です。しかし、大災害時には停電やデジタルインフラも影響を受ける可能性もあるので、安否確認は様々なツールでできるように整えておくことが重要です。
安否確認プロセスを設計するポイント
安否確認を効果的に行うためには、事前に計画を立て、適切なプロセスを設計することが重要です。特に災害時や緊急時には混乱が予想されるため、計画的なプロセスを構築しておくことで迅速かつ正確な対応が可能になります。安否確認の計画とプロセス設計は、災害時の命を守り、混乱を最小限に抑えるための重要な取り組みです。適切な準備と実践を通じて、迅速かつ正確な対応を可能にすることが、組織全体の安全と信頼を支える基盤となります。
ここでは、実際に安否確認を導入するにあたっての具体的なプロセスを説明しています。
安否確認計画の基本ステップ
安否確認のプロセスを設計する際には、以下の基本ステップを参考にすると効果的です。
1. 目的と範囲の明確化
まずはじめに目的を設定しましょう。緊急時の状況把握を目的にするのか、長期的な見守り活動を含むのかを明確にします。そして、その次に対象範囲を決めます。家族、職場、地域住民など、安否確認を行う対象者を特定します。
2. 連絡手段の確保
連絡手段の策定も重要です。電話、メール、アプリ、災害伝言ダイヤル（171）など、状況に応じた複数の連絡手段を設定しましょう。その際に、通信障害時の代替手段（防災無線や訪問など）も計画に含めます。
3. 手順書の作成
具体的な手順を文書化することで、実際の場面でスムーズに安否確認が行えるようにします。ここでは、安否確認の開始条件、優先順位、各手段の使い方を明記しましょう。そして定期的に見直しすることも重要です。状況の変化や新しいツールの導入に応じて計画を更新します。
4. 訓練の実施
手順書ができてからは、実際に行動に移してみましょう。実際に安否確認を行う訓練を通じて、プロセスの有効性を検証します。
5.評価と改善
最後に訓練後に問題点を洗い出し、計画を改善しましょう。
情報の収集・整理の仕組みを作る
安否確認を効率的に行うには、確認した情報を正確に収集し、整理する仕組みを構築することが必要です。
1. 情報管理のツールを準備
スプレッドシート、クラウド共有ツール、安否確認アプリなどを使用して情報を一元管理します。デジタルツールが使えない場合に備えて、紙の名簿やチェックリストを準備します。
2. 情報項目の設定
安否確認で収集すべき情報は、必要最低限に絞ることで混乱を避けることが可能です。以下のような情報を入れましょう！
- 氏名
- 現在の居場所
- 体調や怪我の有無
- 緊急支援が必要かどうか
3. 情報の共有体制を確立
共有ルートを明確化し、収集した情報をどこに報告し、どのように共有するかを事前に決めておきます。また、プライバシー保護に配慮した個人情報の取り扱いが必要です。個人情報を適切に取り扱い、漏洩防止策を徹底します。
4. データの更新
最新情報を維持するためにも、データを更新することが大切です。安否確認が進む中で、新しい情報を速やかに反映し、関係者に通知します。また状況が改善した後、不要になった情報は速やかに削除して管理負担を軽減します。
安否確認の実施時に気をつけるべき点
安否確認の実施時には、以下のような注意点を押さえておくことで、確認の正確性と信頼性を高めることができます。
1. 情報の正確性を確保
確認を二重化する
同じ情報源から繰り返し確認せず、複数の方法や人を使ってクロスチェックを行います。
推測や憶測を避ける
確認が取れていない場合は、「不明」と明記し、間違った情報を広げないようにします。
2. プライバシーを守る
個人情報の取り扱いに注意
確認した情報は必要な範囲の人のみに共有します。
公開情報の管理
SNSやアプリで共有する際は、見られる範囲を制限します。
3. 過度な負担を避ける
確認の頻度を適切に設定
被災者や確認者に負担がかからないよう、安否確認のタイミングや頻度を調整します。
代替手段の活用
訪問や電話が困難な場合には、自治体やボランティアの協力を仰ぎます。
4. 多様なニーズに対応
高齢者や障がい者への配慮
音声や文字以外の手段を用意し、理解しやすい方法で確認を行います。
多文化対応
外国人住民がいる場合は、複数言語での確認ができる仕組みを整備します。
5. 状況に応じた柔軟な対応
確認順序の優先度を設定
緊急性の高い人を優先し、状況が安定している人の確認を後回しにします。
変化に対応する
災害規模や通信状況の変化に応じて、手段や計画を柔軟に見直します。
現代社会における安否確認の課題
安否確認は、災害や緊急事態における重要な行動ですが、現代社会においては情報の正確性やプライバシー保護といった課題が浮き彫りになっています。このような問題を適切に対処しなければ、安否確認の信頼性と有効性が損なわれる可能性があります。
情報の正確性とプライバシー問題
例えば、情報の正確性は安否確認の根幹にかかわる問題です。緊急時には、多くの情報が一斉に流れ込むため、正しい情報を取捨選択したりすることが困難になる可能性があります。
災害時における安否確認と他の防災対策との連携
誤情報や混乱のリスク
災害時の情報錯綜
災害時には、SNSやニュースを通じてさまざまな情報が流れますが、その中には未確認情報や誤った情報も含まれています。これにより、対応が遅れたり、不要な混乱が生じることがあります。
情報錯綜に対する対策としては、以下のような取り組みができます。
公式情報の優先
自治体や公共機関など信頼性の高い情報源を基に確認を行う。
情報の整理と分類
安否確認の情報をデジタルツールで一元管理し、重複や誤情報を排除する仕組みを構築する。
確認のクロスチェック
複数の手段を用いて情報を照合し、正確性を確保する。
プライバシー保護に関する課題
安否確認では、個人情報や居住地、健康状態など、センシティブな情報が含まれるため、プライバシーの保護が非常に重要です。プライバシー侵害のリスクでは、アプリやクラウドサービスを利用する場合、データ管理が不適切だと、個人情報が外部に漏洩するリスクがあります
対策として、プライバシー保護のための取り組みに以下のようなことができます。
データ暗号化の導入
デジタルツールでは、送受信データを暗号化し、外部からの不正アクセスを防ぐ。
共有範囲の限定
安否確認情報の閲覧や共有が、必要最低限の範囲に留まるよう設定する。
プライバシーポリシーの徹底
アプリやサービス提供者は、情報の取り扱いに関するポリシーを明確化し、利用者に安心感を与える。
ワークフローアプリが提供する安否確認サービス
1. Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、コミュニケーションとコラボレーションに特化したアプリで、災害時の安否確認に適応する機能を提供しています。
《安否確認機能の特徴》
通知送信：従業員やチームメンバーに一斉に通知を送信し、安否情報を収集。
リアルタイム状況把握：返信結果をリアルタイムで確認可能。
レポート生成：収集したデータを基に安否レポートを自動作成。
2. Slack
Slackは、ビジネス向けチャットアプリとして知られていますが、カスタムワークフローを利用して安否確認を効率化できます。
《安否確認機能の特徴》
カスタマイズ可能なワークフロー：緊急時用のアンケート形式で安否確認を実施できます。
Botの活用：自動化されたメッセージを従業員や関係者に送信できます。
統合性：Googleスプレッドシートや専用のCRMと連携してデータ管理を簡略化できます。
3. Google Workspace
Google Workspace内のGoogle Formsは、安否確認を行うためのシンプルで柔軟なツールとして利用できます。
《安否確認機能の特徴》
簡単な設定：数分で安否確認フォームを作成。
即時集計：回答データがGoogleスプレッドシートに自動集計される。
共有の柔軟性：メール、リンク、またはQRコードを使って迅速に共有可能。
これからの安否確認はどうなる？
安否確認は、災害や緊急事態時において不可欠なプロセスであり、その重要性は年々高まっています。これからの社会では、技術の進化や社会的ニーズの多様化により、安否確認の形がさらに進化すると予想されます。
IoT（モノのインターネット）との連携
ウェアラブルデバイスによる安否確認
スマートウォッチやフィットネスバンドなどのIoTデバイスを活用し、安否確認がリアルタイムで行える時代が到来しています。
生体データの活用
心拍数や体温などの生体データをモニタリングし、異常を検知した場合に自動通知を送信。
位置情報の共有
GPS機能を活用して、対象者の位置情報を正確に把握し、迅速な救助が可能。
スマートホームとの連携
家庭内のスマートデバイスが、住居の異常（火災、倒壊など）を検知し、自動的に外部へ安否状況を通知。
Jugaad（ジュガール）で完璧な安否確認を！
ワークフローアプリJugaad（ジュガール）では、安否確認の機能が近頃リリース予定です。
下記にJugaadの機能を紹介します。
- 業務の効率化と時短の実現
書類の入力や回覧、ファイリング・保管といった日々の業務をAIとITで自動化。これにより作業負担が大幅に軽減され、従業員はより重要な業務に集中できる環境が整います。 - 柔軟な承認フローとペーパーレス推進
承認経路のカスタマイズ性が高く、複雑な稟議や決裁にも対応可能。さらに、電子押印やクラウド上でのデータ保管が可能で、印刷コストや紙の保管スペースを削減するペーパーレス化を実現します。 - スマホ対応とどこでも業務遂行可能な環境
ジュガール専用スマホアプリにより、申請・承認作業をいつでもどこでも実行可能。移動中でも業務が進められるため、柔軟な働き方をサポートします。
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まとめ
安否確認は、命をまもるための大切な取り組みであることを確認しました。ビジネスの場や公共の場で安否確認をスムーズかつ正しく行うことで、社会機能をいち早く回復することができます。加えて、安否確認の迅速化には、効率的なツールや仕組みの導入が不可欠です。現代のテクノロジーを活用することで、より多くの人々の安全を確保し、災害時の混乱を最小限に抑えることができます。
