残業申請書とは？最適なテンプレートもご紹介
残業申請書とは？
残業申請書（時間外勤務申請書）とは、従業員が法定労働時間を超える場合に、その超過分の労働時間を事前に上司に申請するために提出する書類で、「働き方改革」の一環として、長時間労働の削減を目指す施策のひとつです。上長が承認した場合にのみ残業が認められる制度で、「残業申請制」と呼ばれています。
残業申請書を提出する理由
残業申請書を提出する理由は、労働法によって法定労働時間を超えた労働は原則として禁止されており、やむを得ず時間外労働が必要な場合には事前に上司に申請する必要があるからです。
また、残業申請書には超過労働時間や時間外手当などの詳細な情報が記載されるため、企業側は給与計算や勤怠管理のために必要な情報を把握することができます。さらに、残業申請書の提出は、残業時間の過度な増加や過剰な労働を防止するための労働時間管理にもつながります。
- 使用者は、原則として、1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけません。
- 使用者は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければいけません。
- 使用者は、少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければなりません。
残業申請を集めない企業で発生しうる問題
法令違反のリスク
労働基準法では、法定労働時間を超過した労働に対して、超過分の時間外手当の支払いが義務付けられています。しかし、残業申請を集めずに残業を行うと、法定労働時間を超過した労働が行われたことが企業外部からも明らかになり、法令違反として処罰を受ける可能性があります。
労働時間管理のリスク
残業申請を集めないと、企業側は労働者が実際にどの程度の残業をしているかを正確に把握することができません。そのため、過剰な労働や労働時間の適正管理が困難になります。さらに、労働時間が過度に増加すると、生産性の低下や労働者の健康問題につながる可能性があります。
給与計算の誤り
残業申請を集めずに残業を行うと、労働者の残業時間や時間外手当の計算が誤る可能性があります。そのため、正確な給与計算ができなくなり、企業と労働者のトラブルにつながる可能性があります。
労働者のストレスやモチベーション低下
残業が当たり前となり、残業申請を集めない企業では、労働者が長時間労働を普段から強いられ、ストレスや健康問題、モチベーションの低下などにつながる可能性があります。
以上のように、残業申請を集めない企業では、法令違反のリスクや労働者のストレスやモチベーション低下などが起こる可能性があるため、適切な残業申請の管理が必要です。
残業申請書の必要性とメリット
正確な勤怠管理
残業申請書を導入することで、企業は従業員の労働時間を正確に把握できます。これは、単なる時間の記録にとどまらず、企業全体の労働力の利用状況を明確にする手段です。労働時間の管理が正確に行われることで、法定労働時間の遵守が徹底され、労務管理が効率化します。結果として、無駄な労働時間の削減や生産性の向上が期待でき、企業の経営効率も向上します。
労働者の健康管理
長時間労働は、過労やストレス、さらには健康問題を引き起こす可能性があります。残業申請書を利用することで、企業は従業員の健康状態を把握しやすくなります。具体的には、過度な残業が繰り返されている従業員を早期に発見し、必要に応じて医療的なケアや業務負担の軽減を行うことができます。これにより、従業員の健康を守り、労働環境の改善を図ることができます。
コンプライアンスの向上
企業は労働基準法などの法令を遵守する義務があります。残業申請書を適切に運用することで、企業は法令遵守の証拠を明確に残すことができます。具体的には、残業の実態を正確に記録し、必要に応じて労働基準監督署などの監査に対応できる準備を整えます。また、法令違反による罰則を回避するための証拠としても機能し、企業の信頼性や社会的評価の向上にも繋がります。これにより、企業は健全な経営を維持しつつ、従業員との信頼関係を築くことができます。
残業申請書の保存期間
残業申請書の保存期間は、労働基準法によって定められています。
一般的に、申請書の作成年度を含め5年間保存する必要があります。保存期間が過ぎた申請書については、廃棄することができます。ただし、企業によっては、法令遵守のために保存期間を延長している場合もあります。
残業申請書は、従業員が行った残業時間やその理由、承認されたかどうか、支払われた残業手当など、重要な情報を含んでいます。この情報は、従業員や企業が労働時間や残業手当の支払いに関する紛争が生じた場合、証拠として必要となる可能性があります。
また、法律や規則に基づく監査や検査がある場合、残業申請書を提出した従業員の情報を確認する必要がある場合があります。このため、企業は残業申請書を適切に保管し、必要な場合にすぐにアクセスできるようにすることが求められます。
残業申請書の書き方と例文
基本的な構成要素
残業申請書には以下のような情報が含まれます。
- 申請日: 申請を行う日付。
- 申請者情報: 申請者の氏名、部署、役職。
- 自宅住所及び通勤距離: 自宅から勤務地までの距離や通勤手段。
- 残業の理由: 残業が必要な具体的な理由。
- 残業予定時間: 残業を開始する時間と終了予定時間。
- 業務内容: 残業中に行う業務の詳細。
- 上司の承認: 上司の承認サイン
例文１ 緊急トラブルへの対応
申請日: 2024年6月26日
申請者: 田中太郎
部署: 営業部
住所: 東京都千代田区丸の内1-1-1
通勤距離: 10km
残業理由: 顧客からの緊急トラブル対応のため。
残業時間: 18:00 – 20:00
業務内容: 顧客システムの緊急修復作業
例文２ 締切日の直前
申請日: 2024年6月26日
申請者: 鈴木花子
部署: 開発部
住所: 東京都新宿区西新宿2-2-2
通勤距離: 15km
残業理由: プロジェクトの締切日が明日に迫っているため。
残業時間: 19:00 – 22:00
業務内容: プロジェクト最終調整と報告書の作成
残業申請書を電子化する８つのメリット
効率化と時間の節約
電子化により、申請書の作成、提出、承認プロセスが迅速化されます。従業員はシステム上で簡単に申請を行い、上司はどこからでも承認が可能です。これにより、紙の申請書を手渡しする時間が省け、申請から承認までのスピードが格段に上がります。また、申請内容にミスがあった場合も、電子システムなら即座に修正が可能であり、効率的な運用が実現します。
性格な記録保持
電子システムは全ての申請と承認の記録を自動的に保存します。これにより、紙の申請書の紛失リスクがなくなり、過去のデータを簡単に検索・参照することができます。記録の正確性が保たれ、必要な情報をすぐに取り出せるため、業務監査や内部監査にもスムーズに対応できます。
リアルタイムでの管理
リアルタイムで申請状況や承認状況を確認できるため、管理者は残業の進捗や従業員の勤務状況を即座に把握することができます。これにより、労働時間の適正管理が可能となり、従業員が過度に働きすぎていないか、または適切に業務を進めているかを常にチェックできます。
コストの削減
紙の申請書にかかる印刷費用や保管スペースの削減が可能です。また、手作業によるミスも減少し、修正や再提出の手間が省けます。これにより、事務処理にかかる時間と費用を大幅に削減し、企業全体のコスト効率を高めます。
コンプライアンスの強化
電子化により、労働時間の管理と法令遵守が徹底されます。データは自動的にバックアップされ、監査対応時にもスムーズに情報提供ができます。これにより、労働基準法などの法規制に対するコンプライアンスが強化され、法的リスクを軽減します。
環境負荷の軽減
ペーパーレス化によって紙の使用量が減り、環境保護にも貢献します。企業のCSR（企業の社会的責任）活動の一環としても評価されます。持続可能な経営を目指す企業にとって、環境負荷の軽減は重要な取り組みです。
アクセシビリティの向上
クラウドベースのシステムを利用することで、従業員や管理者はどこからでもアクセス可能です。これにより、リモートワークや在宅勤務の環境でも柔軟に対応できます。地理的な制約を受けずに業務を進めることができるため、働き方の多様化にも対応可能です。
データ分析の容易化
蓄積されたデータを分析することで、残業時間の傾向やパターンを把握し、労働環境の改善や業務効率化のための施策を立案するための貴重な情報を得ることができます。データドリブンな経営判断が可能となり、戦略的な業務改善が期待できます。
電子化は、企業全体の業務効率や労務管理の質を向上させるために非常に有効な手段です。
ジュガールと残業申請
ジュガールでは、残業申請書のテンプレートがあります。
管理者は、ジュガール申請フォームテンプレートから、残業申請の「使用する」ボタンをクリックすると、管理者の申請フォーム一覧画面に残業申請のテンプレートコピーが作成されます。
残業申請のテンプレートには、申請日、社員ID、申請者名、プロジェクト名、残業日、残業時間、残業理由、添付ファイル、備考が自動で作成されています。
会社のプロジェクトをプルダウンに設定することで、申請者がよりスムーズに申請を実施することも可能です。テーブルを利用して、夜間手当などの管理も設定することが可能です。会社の労務規定に沿って、申請書をカスタマイズしてください。
