欠勤届とは？最適なテンプレートもご紹介

欠勤届とは？

欠勤届とは、従業員が出勤できなくなった場合に欠勤届を提出する書類のことです。
欠勤届は、欠勤の理由や期間などを記載し、提出先に提出することで欠勤を正式に届け出ることができます。

欠勤届の提出は、会社側が出勤状況を把握し、業務の代替措置を取るために重要な手続きです。また、欠勤届を提出することで、労働時間や賃金などの管理も行われます。したがって、出勤できなくなった場合は、早めに欠勤届を提出するようにしましょう。

また、欠勤した日の給与は支払われません。給与支払いの対象となる休暇（有給休暇）とはその点で異なることも知っておきましょう。

欠勤届と休暇申請は何がちがう？

欠勤届

欠勤届は、従業員が予期しない理由で急に出勤できない場合に提出する書類です。例えば、急な病気や家庭の緊急事態、交通事故などが理由になります。欠勤届は通常、欠勤が発生した当日や直後に提出されます。これにより、企業は従業員の欠勤理由を把握し、給与計算や労務管理を適切に行うことができます。

欠勤届の特徴

予期せぬ理由による欠勤：急な体調不良や緊急の家庭事情などが主な理由。
提出のタイミング：欠勤当日やその直後に提出。
提出の目的：欠勤理由の報告と給与計算の正確性確保。

休暇申請

休暇申請は、従業員が計画的に休暇を取得するために事前に行う手続きです。例えば、夏季休暇、年末年始休暇、有給休暇などがあります。休暇申請は、企業が指定する提出期限に従って、事前に申請しなければなりません。これにより、企業は従業員の休暇計画を把握し、業務の調整を行うことができます。

休暇申請の特徴

計画的な休暇：夏季休暇、年末年始休暇、有給休暇など。
提出のタイミング：休暇取得の前に事前に提出。
提出の目的：事前に休暇計画を立て、業務の調整を行う。

欠勤届が必要な理由

欠勤理由を把握するため

欠勤届には、欠勤の理由を詳細に記載することが求められます。これにより、企業側は欠勤の正当性を確認でき、従業員と企業との間で透明性が保たれます。

欠勤理由が明確でないと、不必要な誤解や不信感が生じる可能性があります。例えば、頻繁に欠勤する従業員に対して、その理由が病気や家族の問題であれば、企業は理解を示し適切なサポートを提供できます。

人事評価のため

欠勤届は、従業員の勤怠状況を評価するための重要なデータとなります。正当な理由での欠勤とそうでない欠勤を区別することで、公平で正確な評価が可能になります。

定期的な欠勤が続くと、その理由が人事評価に影響を及ぼすことがあります。欠勤届により、正当な理由に基づく欠勤が記録されることで、従業員が不当な評価を受けるリスクを軽減できます。

コンプライアンス向上のため

欠勤届の適切な運用は、企業の法令遵守にも寄与します。労働基準法に基づき、企業は従業員の勤務状況を正確に記録しなければなりません。欠勤届はその証拠となります。

労働基準監督署などの監査が入った際に、欠勤届を含む正確な勤怠記録があることで、企業は法令遵守の証拠を提示できます。これにより、労働基準法違反のリスクを低減できます。

正確な給与計算のため

欠勤届を提出することで、企業は従業員の出勤状況を正確に把握できます。これにより、欠勤した日数を正確に計上し、給与計算を正確に行うことができます。欠勤届がないと、出勤日数の誤算によって過払い、または不足払いが発生するリスクがあります。

給与計算は従業員の労働時間に基づいて行われるため、欠勤が正確に記録されることが重要です。特に時間給で働く従業員の場合、欠勤届がないとその日の給与が計算に含まれてしまう可能性があります。

従業員の健康状態を把握するため

特に病気による欠勤の場合、欠勤届を提出することで企業は従業員の健康状態を把握できます。これにより、必要なサポートや休息期間の確保が可能になります。

例えば、従業員がインフルエンザなどの感染症に罹患した場合、欠勤届でその詳細を報告することで、企業は適切な対応策を講じることができます。また、長期にわたる病気の場合、職場復帰に向けた計画を立てるための重要な情報となります。

欠勤届の項目

欠勤届を書く際には、以下のような項目を含めることが一般的です。

提出日	欠勤届を提出する日付を記載します。
氏名・所属部署・連絡先	欠勤する人の氏名・所属部署・連絡先を記載します。
欠勤期間	欠勤する期間を記載します。休暇日数や休暇理由によっては、詳細を追加で記入する必要がある場合があります。
欠勤理由	欠勤の理由を明確に記載します。病気や急なトラブル、家族の介護など、詳細に記載することが大切です。
署名・捺印	欠勤届には、自己申告であることを示すために、本人の署名と日付、上長の承認のための捺印を必要とする場合があります。
業務引継ぎ状況	業務を引き継ぐことが必要な場合には、その状況を記載します。

以上の項目を含めて、欠勤届を作成しましょう。

また、会社や学校の規定によっては、特定のフォーマットや提出先が決められている場合がありますので、
確認してから作成することをお勧めします。

欠勤届の提出方法

欠勤届の提出方法には、以下のような方法があります。

直接提出する

欠勤届を直接上司や人事部に提出する方法です。提出先が明確に決まっている場合には、直接提出することが一般的です。

メールで提出する

メールで欠勤届を提出する場合、提出先や提出方法によっては、特定のフォーマットや件名が必要な場合があります。また、提出先のメールアドレスや期限などを確認してから送信することが大切です。

FAXで提出する

FAXで欠勤届を提出する場合、提出先や提出方法によっては、特定のフォーマットや送信先が必要な場合があります。また、送信時には確認のために電話をかけるなどして、確実に届いたことを確認することが重要です。

提出方法は、会社や学校の規定によって異なる場合がありますので、事前に確認してから提出することをお勧めします。

また、提出期限や提出先などの情報も確認しておくことが重要です。

欠勤届に関するよくあるトラブル

提出期限を過ぎた場合	欠勤届の提出期限を過ぎると、遅延届となります。遅延届となると、処理に時間がかかる可能性があるため、勤務管理や給与計算の遅れなど、様々な影響を与える可能性があります。
欠勤届が提出漏れした場合	欠勤届を提出する際には、提出先が正確であるか、提出したかどうかを確認することが重要です。提出漏れがあった場合は、早急に提出するようにしましょう。
欠勤届の必要事項に不備や誤りがあった場合	欠勤届に必要な事項が不備や誤りがあると、正しい処理ができず、トラブルとなることがあります。必要事項を再度確認し、書き直すなどして正確な内容で提出するようにしましょう。
提出先や提出方法がわからない場合	提出先や提出方法がわからない場合は、事前に確認するようにしましょう。欠勤届を提出する際には、提出先や提出方法によって異なる場合があるため、注意が必要です。
欠勤理由が不明確な場合	欠勤届には欠勤理由を記載する必要がありますが、理由が不明確だとトラブルとなることがあります。欠勤理由は具体的に記載し、必要に応じて補足説明を加えるようにしましょう。

提出遅れや提出漏れなどで提出期限に間に合わなくなってしまっ場合は、遅延届として提出しなければいけない可能性があります。

遅延届については、会社や団体によっては、罰則が設けられている場合があります。例えば、遅延届を提出した場合に、給与の支払いが遅れる、減額される、または罰金を課せられるなどの措置が取られることがあります。

そのため、欠勤届の提出期限を遅れないように注意しましょう。もし、期限を過ぎてしまった場合は、早急に上司や人事担当者などに連絡をし、遅延届を提出することが必要です。また、事前に欠勤届の提出期限について確認しておくことも重要です。

欠勤届をワークフローシステムで対応するメリット

効率的な管理

効率的な管理が実現されます。ワークフローシステムを導入すると、欠勤届をデジタル形式で一元管理できるため、手間や時間を大幅に削減できます。したがって、特に総務や人事、HRの担当者、あるいは各部署の承認者にあたる方々にとっては非常に効果があるといえます。例えば、データベースで欠勤記録を検索したり、フィルタリングしたりするのが簡単になります。また、紙ベースの書類管理に伴う紛失や誤配置のリスクを排除し、管理の効率が大幅に向上します。

リアルタイムでの提出・確認・承認

リアルタイムでの更新とアクセスが可能です。欠勤届は、予期しない理由で提出が必要になる場合がほとんどです。したがって、ワークフローシステムだと、従業員はどこからでもオンラインで欠勤届を提出でき、管理者は即座にその情報を確認できるため、非常にメリットが大きいといえます。遅延や伝達ミスが減少し、迅速な対応が可能になり、業務の調整がスムーズに行えます。

LINE WORKSとの連携やTeamsとの連携が可能なワークフローシステムだと、さらにその効果が高まります。

コスト削減

コスト削減が実現できます。紙の使用や物理的な書類の保管コストが不要になり、郵送や手渡しにかかる時間や費用も節約できます。電子化されたシステムでは、バックアップやデータ保護も容易に行え、企業全体のコスト削減に寄与します。また、環境への配慮にも繋がり、CSR活動の一環としても有効です。

セキュリティの向上

セキュリティの向上が図れます。ワークフローシステムは、アクセス制限やログイン認証、データの暗号化などのセキュリティ機能を備えており、欠勤届の情報が不正アクセスや紛失から守られます。これにより、従業員のプライバシーを保護し、データの安全性が向上します。また、アクセスログを記録することで、不正アクセスの監視と対応が容易になります。

ジュガールで欠勤届を作成する

ジュガールでは、欠勤を含めて、勤怠の申請テンプレートが多数あります。

具体的には、休暇申請書、欠勤申請書、早退申請書、遅刻申請書、残業申請書、休日出勤申請書などがあります。

今回は、欠勤申請書のテンプレートを使用して、ジュガールで電子化してみます。管理者は、申請テンプレートから、
勤務関連→欠勤申請書から「使用する」をクリックしてください。

該当日、欠勤理由、有給利用の有無、添付ファイル、備考が自動で作成されます。
所属情報等、自社で必要な項目を追加する事も可能です。

申請書をカスタマイズし自社に合った欠勤届を作成可能です。

欠勤届とは？最適なテンプレートもご紹介