規定から外れた場合は
アラートでお知らせ！
「規定違反チェック機能」で
差戻しゼロを実現
ジュガールの経費精算システムには「規定違反チェック機能」が搭載されており、申請段階で規定違反があった場合には、申請者にアラートを表示します。また、二重申請防止チェック機能も併せて、社内規定違反や重複申請を防ぎ、経理部門の負担を軽減します。
困ったことはありませんか？
規定通りに運用できているか不安」「チェックに手間がかかる」「見逃しが心配」など、経費精算における規定違反チェックの課題は多くの方が抱えているのではないでしょうか。申請内容が社内規定を守っているか確認するプロセスは、申請者、承認者、そして経理担当者にとって大きな負担となっています。
従来の紙ベースでの申請
規定違反チェック機能で、正確な経費管理を実現
申請者
社内規定に詳しくないため、申請が規定違反になりやすく、差戻しされることが多い
申請内容に規定違反がある場合、その場で申請者にアラートが表示される。申請者は規定に沿った対応が可能となり、差戻しを防ぐことができる
承認者
全ての申請を社内規定に沿っているか確認に時間がかかり、規定違反を見逃してしまうリスクもある。差戻しが多い
規定違反や不備が申請段階で解決されているため、承認者が一つひとつ確認する手間が省け、スムーズな承認が可能
経理担当者
経費精算の最終チェックで規定違反が発覚し、差戻しが多発することから、業務負担が大きい
規定違反や不備が申請段階で解決されているため、最終確認の手間が削減され、効率的な業務運営が実現
ジュガール規定違反チェック機能の特徴
申請時点でのエラー、警告表示
申請内容が規定に違反している場合、即座にエラーや警告を表示。これにより、申請者はその場で内容を確認・修正することができる
会社規程に合わせて柔軟に条件設定できる
企業独自のルールにに合わせ、期間や対象カテゴリ、表示メッセージなどを自由に設定
規定違反チェック機能紹介
申請時点でのエラー、警告表示
申請時には、管理者が設定したルールに基づき、エラーや警告が表示される仕組みになっています。この仕組みにより、ルールに基づいた適切な運用を実現することができます。
エラー表示
規定に違反している場合、エラーが表示されます。エラーの理由が併せて示されるため、申請者は適切な修正を行うことが可能です。
警告表示
違反が軽微な場合には警告メッセージが表示されますが、申請者は内容を確認した上で提出が可能です。経理部門は申請者の説明を基に承認の可否を判断できます。
「出張費用が社内規定を知らずに超過した場合」
経費精算では、経理担当者が申請内容を規定と照らし合わせて確認する必要があります。しかし、利用部門で規定が十分に共有されていないことも多く、不適切な申請が発生しがちです。その結果、差戻しや説明の要求が必要となり、経理担当者の業務負担が大幅に増える原因となります。
「社内規定を超える出張費用もスムーズ承認！コメント活用で解決」
経費精算では、支払い後の申請となるため、規定外の申請には申請者が理由を明確に説明する必要があります。やむを得ず規定を超える金額となる場合など、さまざまな例外が発生しがちですが、コメント欄を活用することで承認者や決裁者の負担を軽減し、スムーズな承認フローを実現します。
会社規程に合わせて柔軟に条件設定できる
管理者は、期間、適用するカテゴリ、警告・エラーメッセージの内容を自由に設定できます。これにより、企業のルールや運用に応じたカスタマイズが可能です。
経費精算機能一覧
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