働き方改革を支える経費精算の電子化とは？リモートワークを効率化する方法

働き方改革の推進に伴い、多くの企業がリモートワーク（在宅勤務）を導入しています。リモートワークは、場所に縛られずに柔軟な働き方を実現できるため、多くのメリットがあります。しかし、経費精算業務においてはリモートワーク特有の課題が存在し、円滑に進めるための工夫が必要です。本記事では、「経費精算　リモートワーク」をターゲットキーワードに、リモートワークでの経費精算の課題とその解決策について詳細に解説します。

リモートワークにおける経費精算の課題とは

働き方改革の推進により、リモートワーク（在宅勤務）を導入する企業が増えています。場所や時間に縛られない柔軟な働き方は、生産性やワークライフバランスの向上につながりますが、一方で経理部門には新たな課題も生まれています。

特に「経費精算」はその代表例です。
オフィス勤務を前提に構築された従来の精算フローでは、申請書の提出・上長承認・領収書の原本管理など、紙を中心とした運用が多く、リモート環境では非効率になりがちです。

>>総務省「令和7年度 情報通信白書 テレワーク・オンライン会議」より引用

上記の総務省の調査によると、コロナ禍をきっかけにテレワーク導入企業は急増しました。現在では定常的にリモートワークを行う企業も多いものの、「経費精算だけは出社が必要」といった声はいまだに多く聞かれます。
これは、紙と印鑑を前提とした業務フローが依然として残っているためです。

リモートワークで経費精算が難しい主な理由

ここからはリモートワーク・テレワークで、なぜ経費精算がうまくいかないのか、そのわけについて検討していきたいと思います。

紙の領収書提出が必須

多くの企業では、経費精算の際に紙の領収書原本の提出を求めています。税務上、原本が最も信頼できる証憑とされてきたためですが、この慣習がリモート化の大きな障壁となっています。郵送対応では紛失リスクや手間も増加します。

上司の承認印が必要

経費精算書には上長の捺印を求める企業も少なくありません。紙に押印する形式では、申請者・承認者双方がオフィスに出社しなければならず、リモートでは非効率です。

小口現金の手渡しが必要

小口現金を利用して経費を精算している企業では、実際に現金を受け渡す必要があります。これも対面での処理が前提となるため、リモートワークとの相性が悪い運用です。

このように、紙・印鑑・現金というアナログ要素が多いほど、リモートワーク下での経費精算は滞りやすくなります。効率的に進めるには、これらを電子化・オンライン化する仕組みづくりが欠かせません。

スムーズに経費精算を行うための仕組みづくり

リモートワーク環境でも円滑に経費精算を行うには、従来の「紙中心の業務フロー」から脱却し、デジタル化を前提とした仕組みを整える必要があります。主なポイントは以下の3つです。

経費精算の電子申請化

紙書類による申請・承認の代わりに、クラウド型の経費精算システムを活用します。これにより、申請から承認・支払いまでをすべてオンラインで完結できます。上司の承認も電子決裁で行えるため、出社が不要になります。

領収書のペーパーレス化

紙の領収書をスキャンまたはスマートフォンで撮影し、電子データとして保管することで、原本提出を不要にします。電子帳簿保存法に対応したシステムを利用すれば、法的にも問題なく処理可能です。これにより、紛失リスクの軽減と管理コスト削減が実現します。

小口現金の廃止とキャッシュレス化

現金での精算をやめ、振込や法人カードで対応することで、経費処理をリモートで完結できます。経理担当者が物理的に現金を扱う必要がなくなり、内部統制の強化にもつながります。

こうした仕組みを整備することで、リモートワークでも経費精算業務を滞りなく進められる環境が整います。

電子化によって得られる3つのメリット

経費精算を電子化すると、リモートワークとの相性が格段に良くなります。ここでは、企業と従業員の双方にとって特に大きな3つのメリットを紹介します。

業務効率の向上

電子申請を導入すれば、経費の申請から承認、処理までをすべてオンラインで完結できます。
従業員は自宅から申請を行い、上司は出張先や外出先でも承認可能。これにより、紙の回覧や捺印待ちといった時間のロスを大幅に削減できます。
さらに、申請状況をリアルタイムで確認できるため、経理担当者の確認・差し戻しもスムーズになります。

コスト削減

紙の使用量削減により、印刷・保管にかかるコストを抑えられます。また、郵送やファイリングの手間も不要になるため、人的コストの削減にもつながります。
加えて、小口現金の廃止により、現金管理や出納帳の記録作業といったアナログ業務も解消できます。

セキュリティとコンプライアンスの強化

クラウドシステムを活用することで、経費データを安全に保管・管理できます。電子帳簿保存法に対応したサービスを利用すれば、領収書や帳票データを改ざんできない形で保管でき、法的にも有効な証憑として認められます。
また、アクセス権限や操作履歴の管理により、「誰が・いつ・どのように」処理を行ったかを明確にできるため、内部統制面の強化にも効果的です。

リモートワークで発生する会社経費の種類

リモートワークを導入すると、オフィス勤務時とは異なる種類の経費が発生します。企業はこれらのコストを適切に管理・精算する仕組みを整える必要があります。

パソコン・周辺機器費用

在宅勤務では、業務用のパソコンやモニター、マウス、キーボードなどが必要です。多くの企業では貸与方式を採用し、購入費や保守費用を会社経費として計上します。

通信費

インターネット接続やモバイル通信の利用など、通信環境の整備はリモートワークに欠かせません。通信費を一部または全額補助する企業が多く、定額の「通信手当」として支給されるケースもあります。

水道光熱費

在宅勤務が続くと、光熱費の負担が増えます。プライベートとの線引きが難しいため、「テレワーク補助費」や「在宅勤務手当」として一定額を支給する企業が増加しています。

文房具・消耗品

プリンタ用紙、筆記具、付箋などの文房具類も経費対象となる場合があります。事前に会社でまとめて購入・配布するか、社員が購入して経費精算する形をとるのが一般的です。

このように、リモートワークでは従来想定していなかった支出が発生するため、企業側でルールを明確化し、効率的な経費精算プロセスを整備することが重要です。

リモートワークに最適な「ジュガール経費精算」とは

リモートワークでの経費精算を効率化するには、クラウド対応かつ電子帳簿保存法に準拠したシステムの導入が欠かせません。
その中でもおすすめなのが「ジュガール経費精算」です。

「ジュガール経費精算」は、リモートワーク環境でも使いやすいクラウド型の経費精算システムです。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用でき、外出先や自宅から簡単に経費申請が行えます。

領収書の撮影・添付で簡単申請

スマートフォンで領収書を撮影し、システムにアップロードするだけで経費申請が完了します。紙の提出や郵送が不要になり、申請から承認までのスピードが大幅に向上します。

電子帳簿保存法に完全対応

「ジュガール経費精算」は、JIIMA（日本情報経済社会推進協会）の認証を取得しており、電子帳簿保存法に準拠した運用が可能です。領収書データを法的に有効な形で保存できるため、監査対応にも安心です。

安心のセキュリティ

クラウド上でデータを安全に管理し、アクセス権限や操作履歴も自動で記録されます。これにより、不正防止や改ざん防止の仕組みが確立され、企業のガバナンス強化にも貢献します。

「ジュガール経費精算」を導入することで、経費精算の完全リモート化が実現します。
紙・印鑑・現金に依存しないデジタルフローを構築し、働く場所にとらわれない柔軟な経理体制を整えましょう。

よくある質問(FAQ)

まとめ

リモートワークにおける経費精算の課題を解決するためには、電子申請システムの導入や領収書のペーパーレス化、小口現金の廃止などが必要です。これにより、業務効率の向上やコスト削減、セキュリティの向上が期待できます。

特に「ジュガール経費精算」を導入することで、リモートワーク環境でもスムーズに経費精算を行うことが可能です。JIIMA認証取得済みであり、電子帳簿保存法に完全対応しているため、安心して利用できる点も大きなメリットです。

リモートワークでの経費精算を効率化し、企業と従業員の双方にとって働きやすい環境を整えるために、ぜひ「ジュガール経費精算」の導入を検討してみてください。