働き方改革の推進に伴い、多くの企業がリモートワーク（在宅勤務）を導入しています。リモートワークは、場所に縛られずに柔軟な働き方を実現できるため、多くのメリットがあります。しかし、経費精算業務においてはリモートワーク特有の課題が存在し、円滑に進めるための工夫が必要です。本記事では、「経費精算 リモートワーク」をターゲットキーワードに、リモートワークでの経費精算の課題とその解決策について詳細に解説します。
リモートワークにおける経費精算の現状
総務省の調査によると、2018年の企業のテレワーク導入率は19.1%に達しました。コロナ禍によっていち次的に在宅勤務者が急増しましたが、状況が落ち着いてきた現在においては、依然として多くの企業がリモートワークの導入に課題を感じています。特に、経費精算のために出社しなければならないという問題が多くの企業で指摘されています。
経費精算がリモートワークで難しい理由
経費精算がリモートワークで難しい理由は以下のようなものがあります。
- 紙の領収書の提出が必須 多くの企業では、経費精算の際に紙の領収書の原本提出を求めています。これは、税務署の調査などの際に原本が信頼性が高いとされるためです。
- 上司の承認印が必要 経費精算の申請には上司の承認印が必要なことが一般的です。紙の書類に物理的に捺印する必要があるため、リモートワークでは対応が難しくなります。
- 小口現金の手渡しが必要 小口現金を利用している企業では、経費精算の際に現金の手渡しが必要です。このため、リモートワークでは対応が困難になります。
経費精算をリモートワークで行うための手続き
リモートワークで経費精算をスムーズに行うためには、以下のような手続きを整備する必要があります。
経費精算の電子申請化
従来の経費精算フローでは、申請者（従業員）が紙書類を記入し、承認者（上司）へ提出し、最終的に経理部門へ送るという手順が一般的でした。しかし、電子申請システムを導入することで、これらのフローを大幅に効率化できます。
例えば、クラウドサービスを利用すれば、申請書類の作成から承認までをオンラインで完結させることが可能です。これにより、どこからでも経費精算が行え、業務のスピードと透明性が向上します。
領収書のペーパーレス化
紙の領収書を電子データに変換することで、物理的な書類の提出を不要にします。具体的には、領収書をスキャンしてPDF化し、電子データとして保存する方法が有効です。これにより、紛失や損傷のリスクを減らし、経費精算のプロセスを簡素化できます。
小口現金の廃止
リモートワーク環境では、小口現金の管理が難しくなります。そこで、給与とまとめて経費精算額を振り込むルールを整備することや、法人用のクレジットカードを導入し、現金支払いを減らすことが推奨されます。これにより、経理担当者が物理的に現金を手渡す必要がなくなり、経費精算のリモート対応が進みます。
リモートワークでの経費精算のメリット
リモートワークで経費精算を行うための環境を整えることで、企業と従業員双方に多くのメリットが生まれます。
業務効率の向上
経費精算を電子化することで、書類のやり取りが迅速に行われ、業務の効率が大幅に向上します。例えば、従業員は経費申請をオンラインで完了できるため、申請のために出社する必要がなくなります。また、承認者もオンラインで承認作業を行えるため、物理的な捺印作業が不要になります。
コスト削減
紙の使用量が減ることで、印刷や保管にかかるコストを削減できます。また、経理部門の作業負担が軽減されるため、人的リソースの節約にもつながります。さらに、小口現金を廃止することで、現金管理にかかるコストとリスクも削減できます。
セキュリティの向上
クラウドサービスを利用することで、経費精算のデータを安全に保管・管理できます。例えば、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、改ざん防止やデータの履歴管理が可能となり、法的要件を満たしつつセキュリティを強化できます。
リモートワークで必要となる会社経費
リモートワークを実施する上で、企業が負担する経費も考慮する必要があります。具体的には以下のような経費が発生します。
パソコンや周辺機器
リモートワークでは、従業員が業務を行うためのパソコンや周辺機器（モニター、キーボード、マウスなど）が必要です。これらの機器は会社が貸与するケースが一般的です。
通信費
インターネット接続費用や無線LANの使用料など、通信費もリモートワークにおいて重要な経費です。これらの費用は会社が一部または全額を負担することが一般的です。
水道光熱費
在宅勤務の場合、水道光熱費も増加します。これらの費用については、業務とプライベートの使用を明確に区分することが難しいため、「テレワーク補助費」として一定額を支給する企業が多いです。
文房具
文房具などの消耗品もリモートワークにおいて必要です。これらは事前に会社が購入し、従業員に配布するか、後日経費精算で支給する方法があります。
ジュガール経費精算の紹介
リモートワークでの経費精算を効率化するためには、適切なシステムの導入が欠かせません。そこでおすすめなのが「ジュガール経費精算」です。
「ジュガール経費精算」は、クラウド型の経費精算システムであり、リモートワーク環境でも簡単に利用できます。スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、領収書の写真を撮るだけで簡単にデータ化できます。さらに、電子帳簿保存法に対応しており、法的要件を満たしながらセキュリティも確保しています。
JIIMA認証取得済み
「ジュガール経費精算」は、日本情報経済社会推進協会（JIIMA）の認証を取得しており、電子帳簿保存法に完全対応しています。これにより、電子データとして保存された領収書や経費精算書類が法的に認められ、安心して利用できる点が大きな特徴です。
領収書の撮影・添付が可能
「ジュガール経費精算」では、スマートフォンで領収書を撮影し、システムに添付するだけで経費申請が完了します。これにより、従来のように領収書を郵送する手間が省け、申請プロセスが大幅に簡素化されます。また、撮影した領収書はシステム上で安全に保管されるため、紛失のリスクもなくなります。
システムのセキュリティ
クラウドサービスを利用することで、データの安全性が確保されます。「ジュガール経費精算」は、最新のセキュリティ対策を講じており、データの改ざん防止や不正アクセスから守る仕組みが整っています。また、システム上での操作履歴が記録されるため、いつ、誰が、どのような操作を行ったかを追跡することが可能です。
まとめ
リモートワークにおける経費精算の課題を解決するためには、電子申請システムの導入や領収書のペーパーレス化、小口現金の廃止などが必要です。これにより、業務効率の向上やコスト削減、セキュリティの向上が期待できます。
特に「ジュガール経費精算」を導入することで、リモートワーク環境でもスムーズに経費精算を行うことが可能です。JIIMA認証取得済みであり、電子帳簿保存法に完全対応しているため、安心して利用できる点も大きなメリットです。
リモートワークでの経費精算を効率化し、企業と従業員の双方にとって働きやすい環境を整えるために、ぜひ「ジュガール経費精算」の導入を検討してみてください。
