経費精算システムは、従業員の負担を軽減し、業務効率化が期待できる一方で、導入に失敗してしまうこともあります。ここでは、経費精算システムの導入における失敗事例とその対策について詳しく解説します。導入を検討している企業担当者はぜひ参考にしてください。
失敗事例1：期待した費用対効果が得られない
事例
多くの従業員を抱える企業が、経費精算業務の効率化を図るために経費精算システムを導入しました。しかし、システム導入後に効果測定を行ったところ、作業効率がほとんど改善されていないことが判明しました。システムを使いこなせない従業員が多く、従来の方法に戻ってしまうケースも見受けられました。
対策
- 直感的なUI/UXの選定：前提として、システムの想定どおりに利用されていなければ、想定通りの効果が得られません。そのためには、従業員が膨大なトレーニングなしでも使いこなせるような、直感的でわかりやすいUI/UXを持つシステムを選ぶことが重要です。操作が簡単で、使い方がすぐに理解できるシステムを選定することで、従業員の抵抗感を減らし、スムーズに導入を進めることができます。
- テスト運用の活用：無料トライアル期間を活用して、実際にシステムを使用し、使い勝手や効果を確認します。この期間に不具合や改善点を洗い出し、導入前に対策を講じます。さらに、トライアル中に得られたフィードバックを基に、システムのカスタマイズを行うことで、自社に最適な環境を整えます。
失敗事例2：紙ベースからの切り替えがうまくいかない
事例
経費精算システム導入に伴い、オフィスのペーパーレス化を図りました。しかし、一部の従業員が「従来の方法が優れている」と主張し、紙ベースの作業を続けることを許容した結果、業務が複雑化してしまいました。
対策
- 移行期間の設定：紙ベースの作業からシステムへの移行期間を設け、徐々に新しいシステムに慣れてもらいます。移行期間中は、どの業務が従来通りで、どの業務がシステムを利用するかを明確にします。この期間に、従業員からの意見やフィードバックを積極的に収集し、必要に応じてシステムや運用方法を調整します。
- 徹底したペーパーレス化：一部の業務を紙ベースで残すと効率化が進みません。紙ベースの作業を完全に廃止する計画を立て、徹底的にペーパーレス化を進めます。具体的には、電子署名の導入や、スキャンしてデジタルデータとして保存する方法を検討することで、紙ベースの業務を完全にデジタル化します。
失敗事例3：他システムとの連携が取れていない
事例
経費精算システムを導入したが、他の基幹システムとの連携がうまくいかず、手作業でのデータ入力が必要となり、業務効率化が達成できませんでした。
対策
- システム間の連携確認：経費精算システムを導入する際には、既存の会計ソフトや給与計算システムとの連携が可能かどうかを確認します。ベンダーに連携方法を確認し、導入前にテストを行います。連携がスムーズに行えるシステムを選ぶことで、二重入力やデータの整合性の問題を解決します。
- 全体最適化の検討：経費精算システムだけでなく、他のシステムとの連携を考慮した全体最適化を検討します。システム全体での効率化を目指し、導入メリットを最大化します。具体的には、データの自動同期や一元管理を可能にするインターフェースを活用し、情報の一貫性と正確性を確保します。
失敗事例4：社内からの反対の声が上がる
事例
経費精算システムの導入を進めたところ、従業員からの反対の声が上がり、導入がスムーズに進みませんでした。新しいシステムに対する不安感や操作面での抵抗が原因でした。
対策
- 社内説明会の実施：システム導入前に、全社向けの説明会を実施し、システムの利便性やメリットを説明します。不明点や不安点を解消することで、従業員の理解と協力を得ます。さらに、具体的な導入事例や成功例を紹介することで、システムの有用性を実感してもらいます。
- 段階的な導入：一気にシステムを導入するのではなく、段階的に導入を進め、従業員が新しいシステムに慣れる時間を確保します。例えば、特定の部署から導入を開始し、徐々に他の部署にも拡大していくことで、導入初期のトラブルを最小限に抑えます。
失敗事例5：機能がイメージ通りでない（あるいは不足している）システムを導入してしまった
事例
導入した経費精算システムが自社のニーズに合わず、必要な機能が不足していたために、期待していた効果が得られませんでした。例えば、スマートフォン対応や自動仕訳機能がないシステムを導入した結果、作業効率が向上せず、従業員の不満が高まりました。
対策
- 必要な機能の明確化：システム選定前に、自社の業務フローを詳細に分析し、必要な機能を明確にします。例えば、スマートフォン対応、ICカードによる交通費精算、自動仕訳、会計ソフトとの連携など、自社のニーズに応じた機能をリストアップします。
- ベンダーとの詳細な打ち合わせ：ベンダーとの打ち合わせを通じて、システムの機能や特徴を詳しく確認します。デモンストレーションや無料トライアルを活用し、実際にシステムが自社のニーズに合致しているかを確認します。
経費精算システム導入後に意識すべき3つのポイント
ポイント1：社内への浸透を徹底する
経費精算システムは、紙伝票と手作業で行っていた経費精算業務を電子化するシステムです。導入後、従業員がシステムに慣れ、効率的に利用できるようにするためには、以下の取り組みが重要です。
- システムの使用方法の周知：導入後すぐに全従業員に対してシステムの使用方法を周知し、必要なトレーニングを行います。特に、操作に不安を感じている従業員に対しては、個別指導やサポートを提供します。
- 問い合わせ窓口の設置：システムに関する問い合わせやトラブルに対応するための専用窓口を設置します。迅速かつ丁寧な対応を心掛け、従業員が安心してシステムを利用できる環境を整えます。
ポイント2：振り返り期間を設けて、ボトルネックを発見し改善する
システムがほぼ定着したら、目的とした効果を達成するために、さらに改善を加えていくことを忘れてはなりません。定期的にシステムの運用状況を振り返り、以下のようなポイントをチェックします。
- 承認フローの停滞：承認フローがスムーズに進んでいるかを確認し、問題がある場合は改善策を講じます。例えば、承認者の負担を軽減するために代理承認者を設定するなどの対策が考えられます。
- 手作業の業務の残存：システム導入後も手作業が残っている場合、その原因を特定し、システム連携を強化することで解決します。経理システムや給与計算システムとの連携を見直し、二重入力や入力ミスを防ぎます。
- ユーザビリティの向上：実際にシステムを使用している従業員からフィードバックを収集し、ユーザビリティの向上を図ります。UI/UXの改善や操作フローの見直しを行い、さらに使いやすいシステムに進化させます。
ポイント3：モバイル化への対応
現場からの要求を取り入れ、モバイル端末への対応を進めます。営業部門など外出が多い部門では、移動中や出張先でも経費精算を行えるようにすることで、効率化が図れます。
- モバイルアプリの提供：スマートフォンやタブレット向けの経費精算アプリを提供し、外出先でも簡単に経費申請や承認が行えるようにします。これにより、帰社後にまとめて申請を行う手間を省き、リアルタイムでの精算が可能となります。
- セキュリティ対策の強化：モバイル端末からのアクセスを安全に行うために、二段階認証やVPNの利用、端末の紛失時に遠隔でデータを削除できる機能を導入します。これにより、情報漏洩リスクを最小限に抑えます。
経費精算システム導入で失敗しないために
経費精算システムの導入を成功させるためには、以下のポイントを意識することが重要です。
自社に合ったシステムを選ぶ
自社の課題や目的に合ったシステムを選定することが成功の鍵です。必要な機能を明確にし、それに基づいてシステムを選びます。
- 課題の洗い出し：まず、自社の経費精算における具体的な課題を洗い出します。例えば、「外出先からの申請ができない」「会計ソフトとの連携が不十分」「申請ミスが多い」などです。
- 製品比較：洗い出した課題に対応できるシステムを複数ピックアップし、それぞれの機能や特徴を比較します。ベンダーに問い合わせて詳細な情報を収集し、デモンストレーションや無料トライアルを依頼することも有効です。
直感的なUI/UXで使えるシステムを選ぶ
新しいシステムを使いこなせるよう、直感的でわかりやすいUI/UXを持つシステムを選ぶことが重要です。操作が簡単で、使い方がすぐに理解できるシステムを選定することで、従業員のトレーニングが不要となり、スムーズな導入が可能です。
- UI/UXの重要性：システムのUI/UXが直感的であることにより、従業員が自然と使いこなせるようになります。複雑な操作が不要で、初めて使用する人でも簡単に操作できることが求められます。
- システムのデモンストレーション：導入前にシステムのデモンストレーションを行い、実際に従業員に試してもらいます。その結果を基に、最も使いやすいシステムを選定します。
無料トライアルの活用
無料トライアル期間を活用して、実際にシステムを使用し、効果を確認します。この期間に不具合や改善点を洗い出し、導入前に対策を講じます。
- トライアル期間中の評価：トライアル期間中にシステムの使い勝手や機能を評価し、フィードバックを収集します。特に、申請者、承認者、経理担当者それぞれの視点から評価を行い、全社的に受け入れられるかを確認します。
- 改善点の洗い出しと調整：トライアル期間中に見つかった課題や改善点をベンダーに伝え、必要なカスタマイズを依頼します。また、システム設定の調整や運用ルールの見直しも行います。
継続的な改善
システム導入後も定期的に見直しを行い、継続的な改善を進めます。
- 定期的な評価とフィードバック：導入後一定期間ごとにシステムの評価を行い、従業員からのフィードバックを基に改善策を検討します。例えば、3か月ごとにアンケートを実施し、システムの使い勝手や効果について意見を集めます。
- システムアップデートの確認：ベンダーから提供されるシステムアップデート情報を定期的に確認し、新機能や改善点を取り入れます。必要に応じて社内でのトレーニングを実施し、従業員に新しい機能を紹介します。
まとめ
ここまで経費精算システムの概要や導入における失敗、失敗を回避するためのポイントなどをご紹介してきました。経費精算システムを導入する際は、まず自社の課題や導入する目的を明確にしておく必要があります。そして、社内の協力を得ながら実際にトライアルを利用して機能面や使い勝手について確認するのも大事です。
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