経理業務において、備品と消耗品の区別やそれぞれの経費精算方法は重要な知識です。特に初心者の経理担当者にとっては、これらの区別が難しく、処理に悩むことも少なくありません。今回は、備品と消耗品の違いやその経理処理方法について詳しく解説します。この記事が、経理業務を効率的に進める一助となれば幸いです。
備品と消耗品の基本的な違い
備品とは
備品は、使用可能期間が1年以上で、取得価格が10万円以上の物品を指します。例えば、パソコン、オフィスの家具、応接セットなどが該当します。これらは固定資産として扱われ、減価償却を行う必要があります。
具体的な備品の例として、次のようなものがあります。
- パソコンやプリンター:オフィスで使用する機器類
- 事務机や椅子:長期間使用されるオフィス家具
- 応接セット:顧客対応に使用される家具
- 冷蔵庫やエアコン:オフィスの設備品
これらの物品は、耐用年数が1年以上で、取得価格が10万円以上の場合、備品として固定資産に計上されます。これにより、購入費用は減価償却を通じて複数年にわたり経費として計上されます。
消耗品とは
消耗品は、使用可能期間が1年未満または取得価格が10万円未満の物品です。文房具やコピー用紙、インクカートリッジなどの日常的に使われる物品が含まれます。消耗品は基本的に購入した年度の経費として計上されます。
具体的な消耗品の例として、次のようなものがあります。
- ボールペンやメモ帳:短期間で使い切る文房具
- コピー用紙やプリンターインク:頻繁に補充が必要なオフィス用品
- トイレットペーパーやティッシュペーパー:消耗が早い衛生用品
これらの物品は、購入時に「消耗品費」として一括で経費計上され、決算時に未使用分があれば「消耗品」として資産計上します。
備品の経費精算方法
備品は、その使用期間や取得価格に応じて以下の方法で経費精算します。
経費として計上する場合
使用可能期間が短い場合や取得価格が10万円未満の備品は、「消耗品費」として経費計上します。例えば、プリンターや電話機などが該当します。
資産として計上する場合
吾輩は猫である。名前はまだない。どこで生れたか頓と見当がつかぬ。何でも薄暗いじめじめした所でニャーニャー泣いていた事だけは記憶している。使用可能期間が1年以上で、取得価格が10万円以上の備品は「工具・器具・備品」として資産計上します。これにはパソコンやオフィス家具などが含まれます。これらは減価償却の対象となり、数年にわたって費用計上されます。
資産計上と減価償却
消耗品は、短期間で使い切ることが前提です。消耗品費として経費計上するか、決算時に未使用分を「消耗品」として資産計上する方法があります。
減価償却とは
減価償却は、固定資産の取得価額を使用期間にわたって少しずつ費用として計上する方法です。これにより、資産の価値が時間とともに減少することを反映します。たとえば、購入価格が30万円のパソコンを5年間にわたって使用する場合、その費用を毎年6万円ずつ計上することになります。
一括償却資産
取得価額が10万円以上20万円未満の備品は、一括償却資産として3年間にわたって均等に償却します。この方法は、計算が簡単で経理業務を効率化できます。例えば、15万円の家具を購入した場合、3年間にわたって毎年5万円ずつ経費計上します。
少額減価償却資産の特例
取得価額が10万円以上30万円未満の資産については、全額を取得年度に費用計上する「少額減価償却資産の特例」が適用されることがあります。これには特定の条件がありますが、適用される場合には税務上有利です。青色申告法人である中小企業は、事業年度ごとに300万円までの取得価額について、この特例を利用できます。
実際の仕訳例
以下に、具体的な仕訳例をいくつか示します。
備品の仕訳例
取得価額15万円のパソコンを購入した場合の仕訳例です。
購入時の仕訳:
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
工具器具備品 |
150,000円 |
現金 |
150,000円 |
決算時の減価償却の仕訳(耐用年数4年の場合):
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
減価償却費 |
37,500円 |
工具器具備品 |
37,500円 |
消耗品の仕訳例
取得価額5,000円のコピー用紙を購入した場合の仕訳例です。
購入時の仕訳:
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
消耗品費 |
5,000円 |
現金 |
5,000円 |
決算時の仕訳(未使用分が2,000円の場合):
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
消耗品 |
2,000円 |
消耗品費 |
2,000円 |
一括償却資産の仕訳例
取得価額18万円の冷蔵庫を購入した場合の仕訳例です。
購入時の仕訳:
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
工具器具備品 |
180,000円 |
現金 |
180,000円 |
一括償却の仕訳(3年間にわたり均等償却):
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
減価償却費 |
60,000円 |
工具器具備品 |
60,000円 |
少額減価償却資産の特例を受ける場合の仕訳例
取得価額25万円のプロジェクターを購入し、少額減価償却資産の特例を適用する場合の仕訳例です。
購入時の仕訳:
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
工具器具備品 |
250,000円 |
現金 |
250,000円 |
特例を適用して全額償却:
借方科目 |
金額 |
貸方科目 |
金額 |
減価償却費 |
250,000円 |
工具器具備品 |
250,000円 |
まとめとジュガール経費精算のすすめ
備品と消耗品の経費精算方法は、それぞれの取得価格や使用期間によって異なります。これらの区別を正確に理解し、適切に処理することが経理業務の基本です。特に、減価償却の方法や一括償却資産、少額減価償却資産の特例など、詳細なルールを把握しておくことが重要です。
また、経理業務においては、最新の法改正に対応することも重要です。電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に適切に対応することで、経理処理の正確性と効率性を保つことができます。
最後に、経理業務の効率化を図るためには、経費精算システムの導入が有効です。特に、ジュガール経費精算は、スマートフォンアプリ対応で電子帳簿保存法にも準拠しており、正確な経費精算を実現します。経理担当者の負担を軽減し、業務効率を大幅に向上させるために、ぜひジュガール経費精算の導入をご検討ください。
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以上が、備品・消耗品の経費精算に関する詳細な解説でした。これからの経理業務にお役立てください。