経費精算のキャッシュレス化が進む中、多くの企業がそのメリットを享受しています。本記事では、経費精算をキャッシュレス化する必要性、メリット、具体的な方法について詳しく解説します。経費精算業務におけるキャッシュレス化を検討している企業はぜひ参考にしてください。
経費精算業務の現状と課題
ミスが生じやすい
手書きの申請書では、記入漏れや計算ミスが頻繁に発生します。特に領収書の紛失は大きな問題です。従業員が申請書を作成する際、記入漏れがあると差し戻しが発生し、再度申請書を作成する手間がかかります。
申請書の差し戻しが多い
内容にミスがあると、再提出を求められることが多く、時間がかかります。特に、経理担当者が詳細な確認を行うため、申請書の不備が発見される頻度が高いです。
振込手数料がかかる
頻繁に振込を行うと手数料が積み重なります。小額の振込でも手数料が発生し、多くの経費精算が必要な企業にとっては大きな負担となります。
現金管理が煩雑
吾輩は猫である。名前はまだない。どこで生れたか頓と見当がつかぬ。何でも薄暗いじめじめした所でニャーニャー泣いていた事だけは記憶している。
経費精算をキャッシュレス化する必要性
キャッシュレス化を進める主な理由は以下の通りです：
リモートワークの普及
コロナ禍でリモートワークが一般化し、出社しないと行えない経費精算は大きな障害となっています。キャッシュレス化により、リモートでの経費精算が可能となり、出社頻度を減らせます。これにより、社員の負担が軽減され、リモートワークの継続が可能になります。
電子帳簿保存法の改正
2022年の改正により、利用明細データを領収書の代わりとして利用できるようになりました。これにより、領収書の紛失リスクがなくなり、経費精算の効率が向上します。特に、データの保存が容易になり、書類の整理が不要となります。
政府のキャッシュレス化推進
政府はキャッシュレス決済の普及を推進しており、企業も積極的に取り組む必要があります。政府の目標として、2025年までにキャッシュレス決済比率を倍増し、4割程度とすることが掲げられています。これにより、企業もキャッシュレス化を進める必要が出てきます。
経費精算をキャッシュレス化するメリット
キャッシュレス化には以下のような多くのメリットがあります：
業務の効率化
小口現金の管理が不要になり、現金管理業務が大幅に削減されます。例えば、現金を引き出すために銀行に行く手間がなくなります。
利用明細データを直接経費計算ソフトに取り込めるため、申請書の作成や承認プロセスが簡素化されます。これにより、従業員が手書きで申請書を作成する手間が省けます。
ミスの防止
手書きの申請書による記載ミスや計算ミスがなくなります。特に、経費の種類や金額を正確に入力することが容易になります。
利用明細データを自動的に取り込むことで、入力ミスが減少します。これにより、経理担当者が手動でデータを入力する手間が省けます。
コスト削減
振込手数料や現金管理のためのコストが削減されます。例えば、月に何度も振り込みを行う企業にとっては、大幅なコスト削減が見込めます。
ポイントやマイルの利用により、経費の一部を補填できます。これにより、企業の経費が削減されます。
属人化の防止
経費精算業務が可視化され、特定の従業員に依存しない運用が可能になります。特に、大企業では経費精算業務の分散化が進みます。
経理業務の可視化により、業務の透明性が向上します。これにより、経理担当者の不正行為を防止できます。
ペーパーレス化の推進
紙の申請書や領収書が不要になるため、ペーパーレス化が進みます。これにより、環境負荷の低減が期待されます。
デジタルデータの保存が容易になるため、書類の保管スペースが不要になります。これにより、オフィスのスペースを有効活用できます。
経費精算をキャッシュレス化する方法
キャッシュレス化を進める方法は主に以下の通りです：
法人用クレジットカードの利用
法人用クレジットカードを社員に配布し、経費の支払いを行います。利用明細は自動的に経費計算ソフトに取り込まれます。これにより、社員が経費を立て替える必要がなくなります。
複数の社員が同時に利用できるため、大規模な企業でも対応が可能です。特に、外出が多い営業部門などで効果的です。
電子マネーの利用
交通系ICカードやプリペイドカードを導入し、経費の支払いに利用します。これにより、現金管理の手間が省けます。
利用明細データを直接経費計算ソフトに取り込むことができるため、経費の計算が簡素化されます。特に、交通費の精算が効率化されます。
キャッシュレス代行サービスの導入
各種キャッシュレス決済サービスを代行するサービスを利用することで、経費精算業務の効率化を図ります。これにより、経理担当者の業務負担が軽減されます。
従業員が自身の端末から経費を精算できるため、業務の効率化が図れます。特に、リモートワークが進む企業にとっては有効です。
電子帳簿保存法対応システムの導入
電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、利用明細データの保存が容易になります。これにより、紙の領収書の保管が不要になります。
データの保存期間を設定できるため、法令に基づいたデータ管理が可能です。特に、法令遵守が求められる企業にとっては重要です。
キャッシュレス化の注意点
キャッシュレス化を進める際には以下の点に注意が必要です：
運用ルールの周知
従業員に新しい運用ルールをしっかりと説明し、浸透させる必要があります。特に、初めてキャッシュレス化を導入する企業では、従業員の理解が重要です。
不正利用の防止
法人カードの利用限度額を設定し、不正利用があった場合の対応策を設けることが重要です。これにより、従業員の不正行為を防止できます。
ポイント還元の会計処理
ポイントが還元された場合、その処理を正確に行う必要があります。具体的には、還元されたポイントは雑収入として適切に処理することが求められます。以下の点に注意して運用しましょう：
還元ポイントの管理
経費としてポイントを使用した際には、そのポイントの使用履歴をしっかりと記録し、適切に会計処理を行うことが必要です。これにより、帳簿上の透明性を確保できます。
盗難や不正利用への対策
法人カードや電子マネーの盗難や不正利用を防ぐため、セキュリティ対策を徹底することが重要です。例えば、カードの利用履歴を定期的に確認し、不正利用の兆候を早期に発見する仕組みを構築しましょう。
運用ルールの浸透
従業員に対してキャッシュレス化の運用ルールをしっかりと周知し、徹底することが必要です。例えば、利用限度額や利用目的の制限を明確にし、従業員がルールを守れるようにすることが重要です。
経費精算業務のキャッシュレス化における追加のメリット
キャッシュレス化の進展に伴い、さらに以下のようなメリットが得られます：
環境負荷の低減
ペーパーレス化により、紙の使用量が大幅に削減されます。これにより、環境負荷が軽減され、企業のエコ意識の向上につながります。
リアルタイム管理
キャッシュレス化により、経費の発生状況をリアルタイムで把握することが可能になります。これにより、経費の予算管理が容易になり、経営判断の迅速化が図れます。
従業員の満足度向上
キャッシュレス化により、経費精算の手間が減り、従業員の業務負担が軽減されます。これにより、従業員の満足度が向上し、離職率の低下につながります。
キャッシュレス化を進めるための具体的なステップ
経費精算業務をキャッシュレス化するための具体的なステップを以下に示します：
現状分析
現在の経費精算業務の課題を洗い出し、どの部分をキャッシュレス化することで改善できるかを明確にします。例えば、申請書の差し戻し頻度や現金管理の手間などを分析します。
キャッシュレス化の方針決定
経費精算業務のキャッシュレス化に向けた方針を決定します。具体的には、法人クレジットカードの導入や電子マネーの利用を検討します。
導入準備
キャッシュレス化に必要なシステムやツールを選定し、導入準備を進めます。例えば、経費計算ソフトの選定や法人クレジットカードの手配を行います。
従業員教育
キャッシュレス化の運用ルールを従業員に説明し、理解を深めてもらいます。特に、利用方法や利用目的の制限について詳しく説明します。
運用開始
キャッシュレス化を実際に運用開始し、初期段階でのトラブル対応を行います。例えば、カードの利用に関するトラブルやシステムの不具合などを迅速に対応します。
評価と改善
キャッシュレス化の運用状況を定期的に評価し、改善点を見つけて対応します。例えば、利用ルールの見直しやシステムのアップデートを行います。
ジュガール経費精算のおすすめ
経費精算業務のキャッシュレス化をスムーズに進めるためには、適切なシステムの導入が不可欠です。ここでおすすめしたいのが「ジュガール経費精算」です。キャッシュレス決済導入における一番の不安なポイントは、「しっかりと承認フローを構築できるか」という点になります。ジュガール経費精算では、クレジットカードの利用明細を元に、経費の利用者が申請を行い、上長による承認を受けられ、不正利用のリスクを大きく低減しています。
また、ジュガール経費精算は、スマートフォンアプリにも対応しており、電子帳簿保存法にも準拠しています。これにより、簡単かつ効率的に経費精算を行うことができます。また、以下の特徴を持っています：
- モバイル対応：スマートフォンから簡単に経費精算が可能です。これにより、従業員はいつでもどこでも経費精算を行えます。
- 電子帳簿保存法準拠：電子帳簿保存法に準拠しており、法令に基づいたデータ管理が可能です。これにより、安心して利用できます。
- 簡単操作：直感的な操作性で、従業員が簡単に利用できるユーザーインターフェースを提供しています。これにより、導入時の教育コストを削減できます。
経費精算のキャッシュレス化を検討している企業は、ぜひジュガール経費精算を導入してみてください。業務効率の向上とコスト削減を実現し、企業全体の生産性向上に寄与するでしょう。
まとめ
経費精算のキャッシュレス化は、業務の効率化、ミスの防止、コスト削減、属人化の防止など、多くのメリットをもたらします。特にリモートワークの普及や電子帳簿保存法の改正により、その重要性は増しています。
キャッシュレス化を進めることで、企業全体の業務効率が向上し、従業員の利便性も高まります。まだキャッシュレス化を導入していない企業は、ぜひ導入を検討してみてください。
ジュガール経費精算を導入することで、経費精算業務を効率化し、従業員の満足度を高めることができます。ぜひ、この機会にキャッシュレス化を進め、企業の生産性を向上させましょう。
