はじめに
イベントを開催した後に書く報告書が「イベント報告書」です。この記事では、イベント報告書を書かなければならない理由から書き方、必ず盛り込むべき事項などを図解を交えて説明しています。イベント報告書の概要を把握することで、今後のイベントをより良いものにしていきましょう。
イベント報告書とは
イベント報告書とは、企業や団体が主催するイベントの実施内容、成果、改善点などをまとめた文書です。イベント終了後に作成され、イベントに関する全体像を関係者に共有するために使用されます。報告書の内容は、次回以降のイベント運営の参考材料としても役立ち、さらにイベントの成果を客観的に評価するための重要な資料となります。
イベント報告書はなぜ必要なのか？
イベント報告書は、イベントの終了後に作成され、実施内容や成果、改善点などを関係者に報告するための文書です。では、イベント報告書はなぜ必要なのでしょうか？以下の3つの観点から解説します。
情報共有の手段としての役割
イベント報告書は、イベントに関わったすべての関係者に対し、実施内容や結果を共有するための重要な手段です。イベントの企画・運営には、多くの関係者が関わり、それぞれ異なる視点から成功を期待しています。報告書を作成することで、全員が同じ情報に基づいてイベントの成果を確認し、共通認識を持つことができます。
- 主催者は、イベントが計画通りに進行したか、目標が達成できたかを確認します。
- スポンサーや協賛企業には、イベントに対する投資がどのような成果を生んだかを報告するため、信頼関係の構築に役立ちます。
- 参加者やスタッフも、イベント後の報告書を通じて、自分たちの貢献度やイベントの全体的な成功度を知ることができます。
イベント報告書は、関係者がスムーズに情報を共有し、次のステップに向けた行動を起こすためのベースとなるものです。
次回イベントの参考材料としての活用
イベント報告書は、次回以降のイベントをより成功させるための重要な参考資料として活用されます。過去の成功体験や失敗例から学ぶことは、イベント運営の質を向上させるために不可欠です。特に次回のイベントを計画する際、報告書に記載された課題や改善点は貴重なフィードバックとなり、より効率的かつ効果的な運営が可能になります。
- 成功事例の継続
たとえば、あるプログラムや企画が参加者から非常に高評価を得た場合、それを次回のイベントでも取り入れることで、引き続き参加者満足度を高めることができます。 - 課題の改善
イベント中に発生した問題点や改善が必要な部分を分析し、具体的な改善策を報告書にまとめることで、次回のイベント運営に生かすことができます。これにより、同じミスを繰り返すリスクが軽減され、よりスムーズな運営が実現します。
イベント報告書は、イベントの目標に対してどの程度成果が上がったのかを具体的に報告するための報告書です。特に企業や団体においては、イベントにかかった費用やリソースがどれほどのリターンを生み出したかを明確に示すことが重要です。報告書では、事前に設定した目標（KPIやKGI）に基づき、達成度や効果を数値的に評価し、関係者に提示します。
関係者への成果報告
- 数値データの提供
参加者数、アンケート結果、売上増加などのデータを用いて、イベントがどのような成果をもたらしたのかを説明します。このデータは、次回のイベント予算を確保するための説得材料にもなります。 - 目標達成度の確認
たとえば、イベントが新規顧客の獲得やブランド認知度向上を目的としていた場合、報告書ではその成果がどの程度達成されたのかを評価します。この結果に基づき、関係者はイベントの成功を確認し、今後の方針を検討できます。 - 信頼性の向上
スポンサーや協賛企業、クライアントに対しても、イベントの成果を報告することで信頼関係を強化できます。特に成功事例やポジティブなフィードバックを具体的に示すことで、今後のプロジェクトにおける協力を得やすくなります。
イベント報告書の書き方
イベント報告書を作成する際は、内容の正確さとともに、効果的でわかりやすい表現が求められます。また、読者が一目で重要な情報を把握できるように、簡潔で客観的な文章作成がポイントとなります。ここでは、効果的な表現方法、簡潔さ、客観性という観点から、イベント報告書の書き方を解説します。
効果的な表現方法
報告書では、読者に対してイベントの成果や実施内容を的確に伝えるために、効果的な表現方法を取り入れることが大切です。わかりやすい構成と、必要な情報を効果的に伝える工夫をすることで、報告書がより読みやすくなります。
- 要点を先に述べる：各セクションの冒頭で、最も重要なポイントや結論を簡潔に述べ、その後に詳細を説明します。これにより、読者が一目で内容を理解しやすくなります。
- 箇条書きや表を活用する：複雑な情報やデータを伝える際には、箇条書きや表、グラフを使用することで、内容が整理され、視覚的にわかりやすくなります。特に参加者情報や成果の分析など、数値が多い部分は視覚化することで効果的に伝えられます。
- 見出しとサブ見出しを活用する：報告書全体をセクションに分け、それぞれに見出しをつけることで、読者が必要な情報をすぐに見つけられるようにします。見出しは簡潔かつ内容を反映したものにしましょう。
例： 「イベントの主な成果」として、「参加者満足度」「メディア露出」「リード獲得数」を箇条書きで示し、さらに具体的なデータを表にまとめることで、読者にインパクトを与えます。
簡潔で分かりやすい文章作成
報告書の文章は、簡潔で分かりやすくすることが重要です。冗長な表現や専門的すぎる用語は避け、誰が読んでも理解できる文章を心がけましょう。以下のポイントに気を付けて文章を作成すると、報告書が読みやすくなります。
- 一文を短くする：一文が長くなると、内容が分かりにくくなります。できるだけ一文に一つの情報を伝えるようにし、長い文章は適切なところで区切ります。
- 専門用語の説明を付け加える：業界内で使われる専門用語や略語が必要な場合、その用語を知らない読者に配慮して簡単な説明を加えます。これにより、幅広い読者層に理解してもらいやすくなります。
- 無駄な言葉を省く：報告書においては、余計な修飾語や繰り返しを避け、簡潔な表現を心がけます。たとえば、「非常に大変重要な結果をもたらした」という表現は、「重要な結果をもたらした」と簡略化できます。
- 明確な言葉を選ぶ：あいまいな表現ではなく、具体的な言葉を使い、読者に明確に伝わるようにします。「多くの参加者が集まった」ではなく、「500名の参加者が集まった」と具体的な数字を示すことで、より効果的な伝え方になります。
例： ×「イベントはとても大きな成功を収めました」
〇「イベントには目標を超える500名が参加し、参加者満足度は90％に達しました」
報告書における客観性の重要性
客観性を保つことは、イベント報告書において非常に重要です。報告書は事実に基づいて作成されるものであり、主観的な感想や個人的な意見に偏らないようにしなければなりません。これにより、報告書の信頼性が高まり、読み手がより公正にイベントの成果を評価することができます。
- データに基づく記述：主観的な意見ではなく、数値データや事実をもとに評価を行います。たとえば、参加者満足度や売上の増加率など、定量的な情報を活用してイベントの成功を説明します。
- 感想ではなく事実を述べる：報告書では個人的な感想を避け、できる限り事実を客観的に報告します。たとえば、「とても成功したイベントだった」ではなく、「参加者の90％がイベントに満足していた」と、データに基づいた事実を述べることが重要です。
- バランスの取れた記述：イベントの成功点だけでなく、問題点や課題も適切に記載します。これにより、読者に対して信頼感が生まれ、次回の改善に繋がる有用なフィードバックを提供できます。
例： ×「イベントは素晴らしいもので、参加者全員が楽しんでいた」
〇「アンケート調査の結果、80％の参加者がイベントに満足し、特に基調講演が高評価を得た。しかし、受付での混雑が見られ、次回の改善点となった」
イベント報告書作成時の注意点
書式やレイアウトの統一
イベント報告書は、関係者や上層部が目を通す公式文書であるため、書式やレイアウトの統一が重要です。見やすく整理されたレイアウトで、情報が一貫して伝わることで、報告書全体の信頼性や理解しやすさが向上します。
- 統一されたフォントとサイズ：報告書全体でフォントや文字サイズを統一し、見出しや本文、キャプションなどに一貫性を持たせます。これにより、読者が重要な情報やセクションをスムーズに把握できるようになります。
- 段落の整列と余白の確保：文章や図表が均等に配置され、余白を適切に設定することで、読みやすいレイアウトを確保します。段落や図表の配置が乱雑だと、読み手にストレスを与え、内容が伝わりにくくなります。
- 図や表のデザインを統一する：図表やグラフを使用する場合、それぞれのデザインや配色も統一します。これにより、情報が視覚的に整理され、報告書全体の一貫性が保たれます。
必要なデータを正確に反映する
イベント報告書は、イベントの結果や成果を正確に反映するものでなければなりません。したがって、報告書内で使用するデータは、正確かつ信頼性のあるものであることが必要です。
- データの信頼性：報告書で使用するすべてのデータは、確かな情報源に基づいて収集されたものかを確認します。参加者数やアンケート結果、売上など、イベントに関する具体的なデータが正確であることは、報告書の信頼性を左右します。
- データの最新性：古い情報や不正確なデータを使用しないようにし、イベント終了後に最新のデータを迅速に収集します。報告書の中でデータが現実の状況を反映しているかを常に確認しましょう。
- データの整合性：イベント中の異なるセクションやプログラムで得られたデータが一貫しているか確認します。例えば、参加者数の報告がプログラムごとに矛盾しないように気を付けましょう。また、データ分析を行う際には、正確な数値に基づいた評価や結論を述べることが大切です。
- グラフや表の活用：データを正確に伝えるためには、適切な形式で視覚的に表現することも有効です。参加者数やアンケート結果、成果の比較など、数値が中心になる部分では、表やグラフを活用して、情報が正確かつ見やすく伝わるように工夫します。
例： ×：「参加者数がセッションごとに異なり、全体の人数と整合性が取れていない」
〇：「各セッションの参加者数を正確に集計し、全体の人数と一致させた」
機密情報の取り扱い
イベント報告書には、企業の戦略や顧客情報、ビジネスデータなど、機密情報が含まれることがあります。そのため、機密情報の取り扱いには細心の注意を払い、適切に管理する必要があります。
- 機密情報の特定：まず、報告書の内容の中で機密情報に該当する部分を特定し、それが誰に公開されるべきかを確認します。例えば、イベントの予算や収益データ、重要なクライアントに関する情報は、公開範囲を制限する必要があります。
- アクセス権の設定：報告書を共有する際、全ての関係者が機密情報にアクセスできるわけではありません。報告書の公開範囲を限定し、必要に応じて機密情報の部分を非公開にするか、閲覧権限を特定の人にのみ付与します。
- データ保護：報告書の作成時や提出時には、データの保護に十分な注意を払います。特に、オンラインで共有する場合は、暗号化されたファイルやパスワード保護を使用することが推奨されます。
- プライバシーの配慮：報告書には、個人情報（顧客の連絡先や個人の評価データなど）が含まれる場合があります。その際には、データ保護法や社内規定に従い、適切な処理を行います。個人情報が報告書内で必要ない場合、削除または匿名化することが重要です。
例： ×：「全てのデータが誰でもアクセス可能な状態で報告書に含まれている」
〇：「重要な機密情報は暗号化され、特定の担当者のみがアクセスできるように設定されている」
イベント報告書の構成要素
イベント報告書を効果的に作成するためには、一定の構成要素を押さえることが重要です。これにより、報告書が簡潔かつ明確にまとまり、関係者に対して必要な情報を的確に伝えることができます。以下は、基本的なイベント報告書の構成要素と、それぞれの項目に含めるべき内容です。
タイトルと概要
タイトルは、イベント報告書の最初に記載する要素で、報告書全体を一目で理解できるような具体的な名前を付けることが求められます。例えば、「〇〇フェスティバル2024 イベント報告書」や「新製品発表会報告書」など、イベントの名称や内容がわかるようにしましょう。
次に概要では、イベントの全体像を簡潔にまとめます。ここでは、イベントの目的や主な成果、イベント全体の内容を一文または数文で要約します。読者が報告書の目的や意義を一目で理解できるように、次のポイントを押さえましょう。
- イベント名
- 開催日時
- 開催場所
- 主催者や協力者の情報
- イベントの目的
- 簡単な結果やハイライト
例：「2024年3月に開催された新製品発表会は、約500名の参加者を迎え、○○社の新製品の発表とともに成功裏に終了しました。本報告書では、その成果と改善点について述べます。」
イベントの日時と場所
イベントの目的は、なぜそのイベントが開催されたのかを説明する部分です。目的が明確であるほど、報告書を読む人もイベントの成果や評価を理解しやすくなります。例えば、新製品のプロモーション、業界ネットワーキング、教育的セミナーなど、イベントが追求する具体的なゴールを示します。
- 目的：イベントが何を目指していたのかを具体的に述べます。これはイベントの成果評価にも直結するため、定量的な目標（参加者数、売上増加、リード獲得数など）や定性的な目標（ブランド認知度向上、参加者満足度の向上など）を記載します。
- 背景：イベント開催に至るまでの経緯や業界の状況、会社や組織の現状について触れ、イベントの必要性を説明します。これにより、イベントがどのような状況下で実施されたのか、報告書の読み手に対して理解を深めることができます。
例：
- 目的：新製品「ABC」の発表と市場認知度向上、ターゲット層へのリード獲得
- 背景：市場競争が激化している中、新製品の差別化を図るため、主要顧客とメディア向けのイベントを開催した。
イベントの目的と背景
イベントの目的は、なぜそのイベントが開催されたのかを説明する部分です。目的が明確であるほど、報告書を読む人もイベントの成果や評価を理解しやすくなります。例えば、新製品のプロモーション、業界ネットワーキング、教育的セミナーなど、イベントが追求する具体的なゴールを示します。
- 目的：イベントが何を目指していたのかを具体的に述べます。これはイベントの成果評価にも直結するため、定量的な目標（参加者数、売上増加、リード獲得数など）や定性的な目標（ブランド認知度向上、参加者満足度の向上など）を記載します。
- 背景：イベント開催に至るまでの経緯や業界の状況、会社や組織の現状について触れ、イベントの必要性を説明します。これにより、イベントがどのような状況下で実施されたのか、報告書の読み手に対して理解を深めることができます。
例：
- 目的：新製品「ABC」の発表と市場認知度向上、ターゲット層へのリード獲得
- 背景：市場競争が激化している中、新製品の差別化を図るため、主要顧客とメディア向けのイベントを開催した。
参加者情報（人数と属性）
参加者情報は、イベントの成果を測定する上で重要な要素です。ここでは、参加者数とその属性（ターゲット層の特徴）を詳しく記述します。これにより、どのような人々がイベントに参加し、イベントがターゲットとした層にリーチできたかどうかを評価できます。
- 参加者数：正確な参加者数を記載し、当初の目標と比較します。予想を上回る人数だったのか、目標を下回ったのかを評価する材料となります。
- 参加者の属性：参加者の年齢層、職業、業界、地域などの詳細な属性を記述します。これにより、イベントが狙ったターゲットに到達できたかどうかを確認します。たとえば、企業向けセミナーなら「経営者層が50％、マーケティング担当が30％」など、参加者の内訳を具体的に示します。
例：
- 参加者数：500名（当初目標は400名）
- 参加者属性：30〜40代の経営層が50%、20〜30代のマーケティング担当が30%、地方企業からの参加が10%
実施内容とプログラム
実施内容では、イベントの進行やプログラムの概要を示します。これには、スケジュールやセッションの詳細、講演者の情報、ワークショップやパネルディスカッションの内容が含まれます。イベントがどのように進行したかを詳しく説明することで、全体の流れを把握しやすくなります。
- プログラムの詳細：各セッションやアクティビティの時間割、内容、登壇者や講演者のプロフィールなどをリスト化します。プログラムの内容に基づいて、何が成功したのか、どの部分が参加者に好評だったのかを後述の評価に繋げることができます。
例：
- 10:00〜10:30：開会挨拶（○○社 CEO ○○氏）
- 11:00〜12:00：基調講演「業界の未来」（講演者：○○大学教授 ○○氏）
- 14:00〜15:30：パネルディスカッション「イノベーションの潮流」
イベントの成果と評価
成果と評価では、イベントが設定した目標に対してどの程度成功したのかを詳細に記載します。これは、報告書の中でも特に重要な部分であり、イベントの成功を具体的な数値や参加者のフィードバックをもとに分析します。
- 定量的な成果：参加者数、リード獲得数、売上増加、SNSのエンゲージメントなど、数値データに基づいて成果を示します。
- 定性的な成果：参加者の満足度、メディアの反響、講演者やスポンサーからのフィードバックを含め、質的な成果を評価します。
- KPI/KGIの達成度：イベント前に設定したKPIやKGI（例：参加者満足度80％以上、リード獲得数100件など）に対してどの程度達成されたかを分析し、成功要因と課題を明確にします。
例：
- 成果：参加者数500名（目標達成）、リード獲得120件（目標超過）
- 評価：参加者満足度90％、特に基調講演が高評価
問題点と改善点
イベントの問題点とその後の改善点は、次回のイベント運営において非常に重要なフィードバックとなります。ここでは、イベント中に発生したトラブルや不具合を具体的に記述し、次回に向けた解決策や改善策を提示します。報告書にこれを含めることで、今後のイベント運営がよりスムーズになることが期待できます。
- 問題点の特定：会場の混雑、設備の不備、時間管理の失敗など、イベント中に発生した問題を詳細に記述します。
- 改善点：次回のイベントでどのようにその問題を解決すべきか、具体的な改善策を提示します。
例：
- 問題点：受付の混雑が発生し、開始時間が遅れた。
- 改善点：次回は事前登録を促進し、受付カウンターを増設する予定。
写真や資料の添付
イベント報告書に写真や資料を添付することで、報告書の説得力と理解度を高めます。イベントの雰囲気や成功を視覚的に伝えることができるため、特にスポンサーや関係者に対して効果的です。以下の項目を含めると良いでしょう：
- イベントの写真：イベント中の様子、登壇者や参加者の写真を添付します。特に重要な瞬間や、成功したプログラムの場面を選ぶと効果的です。
- 資料：使用されたスライドや配布資料、アンケート結果、メディア報道の切り抜きなどを添付して、より詳細な情報を補足します。
例：
- 写真：基調講演中の様子、展示ブースの写真、ネットワーキングセッションの様子
- 資料：参加者アンケート結果の集計データ、登壇者のプレゼン資料
実際のイベント報告書のサンプル
イベント報告書は、イベントの成果や改善点を振り返り、次回の計画に役立つ貴重な資料です。ここでは、実際のイベント報告書のサンプルと成功例を取り上げ、成功する報告書に共通するポイントを分析します。
実際のイベント報告書のサンプル
以下は、とあるイベント報告書の構成を簡潔にまとめたサンプルです。
このサンプルでは、各セクションが簡潔かつ明瞭に構成されており、イベントの全体像が読みやすくまとめられています。このサンプルをもとに、各項目に詳述をしていくとより良いでしょう。
データを視覚的に伝える方法
データ分析を報告書に含める際には、数字や文章だけでなく、視覚的に伝える工夫を行うことで、読者により深く理解させることができます。特に、イベントの成果や改善点を示す際、以下のような表やグラフを活用すると効果的に伝えることができます。
グラフやチャートの活用
グラフやチャートは、数値データを視覚的に表現する最も効果的な方法です。イベントの参加者数、満足度、アンケート結果、売上データなど、報告書で使用される主要なデータは、グラフにまとめることで理解しやすくなります。
- 棒グラフ：参加者数やプログラムごとの成果を比較するのに適しています。例えば、各セッションの参加者数を棒グラフにすることで、どのプログラムが特に人気だったかが視覚的に伝わります。
- 円グラフ：全体の内訳や構成比を示す場合に有効です。たとえば、参加者の属性（年齢、性別、職業など）を円グラフで示すことで、ターゲット層の把握が容易になります。
- 折れ線グラフ：時間の経過によるデータの変動を示す場合に適しています。イベント中の参加者数や売上の増減を折れ線グラフで表すと、トレンドを視覚的に伝えることができます。
- 表の活用
複数のデータを整理して提示する場合には、表形式が効果的です。イベントのタイムスケジュール、参加者数、成果の比較など、数値や文字情報を整理して提示でき、読者がすぐに情報を把握できるようになります。
表の例：
| プログラム名 | 参加者数 | 満足度 (%) |
| 基調講演 | 150 | 90 |
| パネルディスカッション | 120 | 85 |
| ワークショップ | 80 | 95 |
上記のように、参加者数と満足度を表形式で整理すると、各プログラムのパフォーマンスが一目でわかります。
グラフや表を使用した成果
成果報告では、イベントの成功や課題をデータで証明することが求められます。ここで、グラフや表を使用して成果をわかりやすく伝える方法について、具体的に説明します。
- 参加者数の比較
イベント報告書の成果部分では、参加者数の変動や、プログラムごとの参加状況を比較するのが一般的です。棒グラフや円グラフを使用して、全体の参加者数やセッション別の参加者数を比較することで、どの部分が特に成功したのかを示すことができます。
→ このデータを棒グラフで可視化することで、視覚的にどのセッションが最も人気だったかが一目でわかります。
- アンケート結果の分析
イベント終了後に実施された参加者アンケートの結果を、グラフや表を使って示すことで、イベントの成功度合いや課題を具体的に伝えます。満足度調査や再参加の意向など、重要な項目に焦点を当ててグラフ化することで、読者が直感的にデータを理解できます。 - 費用対効果の測定
イベントの費用と成果を比較する際には、表形式で数値を示すとわかりやすくなります。例えば、リード獲得数や売上増加といった定量的な成果を、費用と合わせて表示することで、イベントの費用対効果を評価できます。
例：費用対効果の表
| 項目 | 目標値 | 実績値 |
| 参加者数 | 300名 | 500名 |
| リード獲得数 | 100件 | 120件 |
| 総費用 | 100万円 | 120万円 |
| 1リード当たりのコスト | 1万円 | 1万円 |
この表から、リード獲得コストが目標通りでありながら、目標を超える成果を達成したことがわかります。
顛末書や始末書との違い
- イベント報告書は、主にイベントの成果や今後の改善点を共有するためのポジティブな報告書です。
- 顛末書は、トラブルや問題が発生した際、その経緯を詳細に報告するもので、客観的な事実報告が重要です。
- 始末書は、個人のミスや過失に対して謝罪し、責任を認める反省文です。
イベント報告書の提出先
イベント報告書は、適切な相手に、適切なタイミングで提出することが重要です。提出先によって内容やフォーカスするポイントが異なり、タイミング次第で報告書の効果が変わってきます。
報告書を提出する相手
- 主催者や運営チーム：イベント全体を振り返り、成果や課題を確認するために、最も重要な提出先です。イベントの成果や改善点を共有し、次回のイベントに向けた計画を立てるために使用されます。
- スポンサーや協賛企業：スポンサーにとっては、投資のリターンや協賛による効果が明確に示されることが重要です。参加者数、露出効果、メディア報道などの具体的なデータを提供することで、次回の協賛を促すきっかけにもなります。
- 経営陣や上層部：イベントのROI（投資対効果）や戦略的な成果を報告する必要があります。特に売上やリード獲得など、企業のビジネスに直接貢献した点を強調します。
- 顧客や参加者：参加者向けにサマリーを共有し、イベントの成果をフォローアップすることで、関係性を強化し、次回の参加を促進します。
- クライアントや取引先：特にB2Bのイベントでは、クライアントにイベントの成功を報告し、信頼関係を深めるために提出します。
提出に最適な時期は？
- イベント終了直後（1〜2週間以内）：イベント終了後すぐに報告書を作成・提出することがベストです。参加者や関係者の記憶が鮮明なうちにデータを提供することで、情報が効果的に伝わります。また、迅速な提出は、信頼感やプロフェッショナリズムを高めます。
- フォローアップのタイミング：イベント後の数週間から1ヶ月以内にフォローアップとして、関係者に報告書のサマリーや主要な成果を共有します。特に次回の参加や協賛を期待する場合、適切なフォローが重要です。
FAQ
イベント報告書にはどんな情報が必要ですか？
イベント報告書には、イベントの成果や課題を明確に伝えるために、次のような基本情報が必要です：
- イベントの概要（日時、場所、主催者）
- 目的（イベントの目標や開催背景）
- 参加者情報（参加者数、属性）
- 実施内容（プログラム、スケジュール）
- 成果と評価（参加者満足度、売上、リード獲得数などのデータ）
- 課題と改善点（発生した問題や次回に向けた改善策）
- 写真や資料の添付（イベントの様子や使用した資料）
報告書はどのくらいのボリュームが必要ですか？
報告書のボリュームは、イベントの規模や提出先に応じて変わりますが、5〜10ページ程度が一般的です。具体的なデータや成果が含まれ、要点を押さえた簡潔な報告が理想です。また、必要に応じてサマリーを冒頭に含めることで、報告書全体を効率的にまとめることができます。
- 小規模イベント：2〜5ページ
- 大規模イベント：10ページ前後
報告書の提出期限はどれくらいですか？
報告書は、イベント終了後1〜2週間以内に提出するのが理想的です。イベントの成果や印象が鮮明なうちに、関係者に報告することで、タイムリーにフィードバックを共有できます。迅速な提出は、信頼感の向上や次回のイベントの準備にも繋がります。
