クラウド型ワークフローシステムとは、インターネット経由で提供される業務プロセスの自動化システムです。ユーザーはインターネットに接続するだけで、場所を問わず業務を遂行できます。クラウド型の最大の利点は、インフラ管理や保守作業が不要で、常に最新の機能を利用できる点です。特に、リモートワークが普及する現代において、クラウド型ワークフローシステムは企業の業務効率化に大きく貢献します。
なお、選ぶシステムによって機能やそれに伴うメリットやデメリットが異なるため、導入を検討する際には、各システムの特徴や機能を個別に確認し、自社のニーズに最も適したものを選ぶことが重要です。導入前にはプロバイダーとの詳細な打ち合わせを行い、必要な要件が満たされているかを確認することを推奨します。
SaaS ワークフローシステムの解説
クラウド側ワークフローシステムというときに、多くはSaaSのソフトウェアを指します。まずはSaaSのメリットについて理解しましょう。
SaaS とは
SaaS（Software as a Service：サービスとしてのソフトウェア）とは、クラウド型システムの一形態であり、インターネット経由でソフトウェアを提供するサービス形態のことです。ユーザーはソフトウェアをインストールする必要がなく、ウェブブラウザを通じて利用できます。利用者は自社でサーバーを持たずに、プロバイダーが提供するサービスを利用するだけで済みます。
SaaSの利点
SaaSの利点は、多くのユーザーの要望や法令対応に基づいて機能の追加や改修が行われることです。これにより、ユーザーは常に最新の機能を利用でき、自社での機能追加やメンテナンスに投資する必要がありません。オンプレミス型では、こうした機能追加や改修はすべて自費で行う必要があり、大きな負担となります。また、SaaSはサービスとして提供されるため、IT知識がほとんど不要であり、情報システム部門だけでなく業務部門でも運用が可能です。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネット経由で提供され、柔軟性とスケーラビリティ（拡張可能性）が高いです。オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築するため、カスタマイズ性が高く、セキュリティも自社で管理できます。
オンプレミス型とクラウド型の比較表
| 項目 | オンプレミス型 | クラウド型 |
| インフラ管理 | 自社で行う | プロバイダーが管理 |
| 初期費用 | 高い | 低いまたは無料 |
| 拡張性 | 自社のリソースに依存 | 柔軟に拡張可能 |
| セキュリティ | 高度にカスタマイズ可能 | プロバイダーの標準セキュリティ |
| アップデート | 自社で実施 | プロバイダーが自動実施 |
| アクセス | 社内ネットワーク限定 | インターネット経由でどこからでも |
| 機能追加・改修 | 自費で対応 | プロバイダーが対応 |
| ランニング費用 | 保守・運用費用が高い | 月額利用料のみ |
クラウド型ワークフローシステムのメリット
コスト削減
クラウド型ワークフローシステムは、自社サーバーの構築やメンテナンスが不要なため、初期投資や運用コストが大幅に削減されます。特に中小企業にとっては、大きなコスト削減効果が期待できます。さらに、クラウドプロバイダー（サービス提供者）がインフラを管理するため、自社でのIT部門の負担も軽減されます。オンプレミス型の場合、ハードウェアの購入、設置、保守管理にかかる初期費用とランニングコストが高くなりますが、クラウド型ではこれらの費用が大幅に削減されます。
どこからでもアクセス可能
インターネット接続さえあれば、場所を問わずアクセスできるため、リモートワークや出張先でもスムーズに業務を進められます。これは、従業員がどこにいても必要な情報にアクセスできることを意味し、業務の柔軟性を高めます。スマートフォンやタブレット、PCなど、使用端末に関係なく、セキュリティがしっかりと管理された状態で利用できるため、安心して業務を遂行できます。クラウド型ワークフローシステムは、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX：業務のデジタル化）を推進するための重要なツールです。
迅速なアップデート
クラウド型ワークフローシステムは、プロバイダーがシステムのアップデート（更新）を自動的に行うため、常に最新の機能やセキュリティパッチ（修正プログラム）が適用されます。これにより、セキュリティリスクを最小限に抑えつつ、新機能を迅速に利用することができます。また、ユーザーはアップデート作業の手間を省けるため、本来の業務に集中できます。オンプレミス型では、アップデートや機能追加は自社で対応する必要があり、追加費用と手間が発生します。
外部システムとのシームレスな連携
クラウド型ワークフローシステムは、API（アプリケーションプログラミングインターフェース）を利用して外部システムとシームレスに連携することが可能です。これにより、リアルタイムでのデータ同期が実現し、業務プロセスの一貫性が保たれます。オンプレミス型では、データ連携は主にバッチ連携（一定期間ごとにデータをまとめて処理）やファイル取り込み形式に依存することが多く、リアルタイム性に欠ける場合があります。クラウド型のAPI連携により、システム間のデータ移行や統合が効率的に行え、手作業によるエラーも減少します。
クラウド型ワークフローシステムのデメリット
既存システムとの連携の制約
クラウド型ワークフローシステムは、既存のオンプレミスシステムや内部システムとの連携が制約される場合があります。特に、独自のシステムやカスタマイズが多い企業にとっては、互換性や連携の確認が重要です。データの移行や統合には慎重な計画と確認が必要であり、システム間の互換性を事前に検証することが推奨されます。
インターネット依存
クラウド型ワークフローシステムはインターネットを介して利用するため、インターネット接続が不可欠です。接続が不安定な場合やインターネットが利用できない状況では、システムの利用が制約される可能性があります。特に、業務の重要な部分をクラウド型システムに依存している場合、インターネット接続の信頼性が業務の継続性に直結するため、注意が必要です。
データのプライバシーとセキュリティ
クラウド型ワークフローシステムでは、データがクラウドプロバイダーのサーバーに保存されるため、データのプライバシーとセキュリティに関する懸念が生じることがあります。プロバイダーがどのようなセキュリティ対策を講じているか、データの保存場所や管理方法について十分に理解し、信頼できるプロバイダーを選ぶことが重要です。企業のデータが外部に保存されることに対する抵抗感がある場合は、この点を慎重に検討する必要があります。
クラウド型ワークフローシステムの拡張性とスケーラビリティ（拡張可能性）
拡張性
クラウド型ワークフローシステムは、ビジネスのニーズに応じてリソースを柔軟に拡張できます。これにより、急激な業務量の増加にも迅速に対応でき、ビジネスの成長に伴ってシステムをスムーズにスケールアップ（規模拡大）することができます。追加のハードウェアやインフラ投資が不要なため、コスト効率も優れています。
スケーラビリティ（拡張可能性）
クラウド型ワークフローシステムは、必要に応じてリソースをスケールアップ（規模拡大）またはスケールダウン（規模縮小）できます。例えば、季節変動のある業務量に対しても柔軟に対応でき、過剰なリソースを持つ必要がありません。これにより、無駄なコストを抑えつつ、必要なリソースを効率的に利用できます。特にビジネスの成長に伴う需要の変化に迅速に対応できる点が大きなメリットです。
セキュリティとコンプライアンス（法令遵守）
データセキュリティ
クラウド型システムでは、データの暗号化や多要素認証（ユーザー認証の強化）などの高度なセキュリティ対策が施されています。これにより、データの機密性や完全性が保たれ、不正アクセスから守られます。クラウドプロバイダーは最新のセキュリティ技術を採用しており、企業の重要データを安全に保護します。さらに、多くのクラウドプロバイダーはISO 27001の認証を取得しており、これによりデータ保護の水準が保証されています。
コンプライアンス（法令遵守）
ISO 27001は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際標準規格であり、企業の情報資産を保護するためのフレームワークを提供します。クラウドサービスプロバイダーがISO 27001に準拠している場合、セキュリティ管理が厳格に行われていることが保証されます。これにより、企業は安心してクラウドサービスを利用でき、法的リスクを軽減できます。
利用者の利便性とユーザーエクスペリエンス（使い勝手と利用体験）
モバイル対応
クラウド型ワークフローシステムは、モバイルデバイス（スマートフォンやタブレット）からのアクセスにも対応しており、リモートワークや外出先からも業務を遂行できます。スマートフォンやタブレット、PCなど、使用端末に関係なく、セキュリティがしっかりと管理された状態で利用できるため、安心して業務を遂行できます。これにより、従業員はオフィスに縛られることなく効率的に作業ができ、生産性も高まります。
ユーザーエクスペリエンス（使い勝手と利用体験）
直感的なインターフェースとユーザーフレンドリーなデザインにより、特別な技術知識がなくても簡単に操作できます。これにより、社員の習熟度が高まり、業務効率が向上します。ユーザーエクスペリエンスの向上は、従業員のモチベーションや生産性にも寄与します。また、カスタマイズ可能なダッシュボードやレポート機能により、個々のユーザーのニーズに合わせた情報の提供が可能です。
将来のトレンドと技術進化
ハイブリッドワーク対応
クラウド型ワークフローシステムは、ハイブリッドワーク環境に最適です。従業員がオフィスや自宅、外出先からアクセスできるため、柔軟な働き方をサポートします。これにより、働く場所にとらわれずに効率的に業務を遂行できる環境を提供します。
AI・機械学習の活用
クラウド型ワークフローシステムは、AI（人工知能）や機械学習を活用した高度な機能を提供します。例えば、AIを用いた業務プロセスの自動化や機械学習によるデータ分析、予測機能などがあります。これにより、業務効率をさらに向上させ、より高度な意思決定を支援します。
エコシステムとサードパーティー統合
クラウド型ワークフローシステムは、他のクラウドサービスと連携することで、エコシステムを形成し、業務効率化をさらに推進することができます。以下に、さまざまな種類のシステムと連携することによって得られる具体的なメリットを解説します。
メッセージアプリとの連携
例：Microsoft Teams, Slack, LINE WORKS
- メリット: コミュニケーションツールとの連携により、承認依頼や進捗通知がリアルタイムで送信され、業務の迅速化が図れます。例えば、ワークフローシステムからTeamsに通知を送信することで、デバイスを問わず迅速な意思決定が可能になります。
電子契約システムとの連携
例：DocuSign, クラウドサイン
- メリット: 契約書の作成から締結、保管までのプロセスが一元管理され、手作業によるミスや遅延を防ぎます。ワークフローシステムと電子契約システムの連携により、契約業務の効率化とセキュリティの向上が実現します。
文書管理システムとの連携
例：SharePoint, Google Drive
- メリット: ワークフローで扱う文書を効率的に管理し、アクセス制御や検索機能を強化します。文書管理システムとの連携により、文書の紛失や劣化を防ぎ、必要な文書を迅速に見つけることができます。
バックオフィスシステムとの連携
例：経費精算システム, 給与計算システム
- メリット: ワークフローシステムと経費精算システムや給与計算システムの連携により、データ入力の二重作業がなくなり、入力ミスの防止と業務効率の向上が図れます。例えば、経費精算システムと連携することで、従業員が提出した経費申請が自動的にワークフローシステムに取り込まれ、承認後に給与計算システムに自動反映されるため、手作業による入力ミスが減少します。また、各システム間でデータの整合性が保たれるため、財務報告の精度が向上し、内部統制の強化にもつながります。さらに、これにより、経理部門の負担が軽減され、業務の迅速化が図れます。
基幹システムとの連携
例：ERPシステム, 商品・サービス管理システム
- メリット: 基幹システムとは、会社の主要な業務を支えるシステムであり、商品・サービスの売上、在庫、発注、仕入れなどを管理します。クラウド型ワークフローシステムは、これらの基幹システムと連携することで、社内の大半の承認業務をワークフローシステムに統合できます。例えば、発注や売価変更といったプロセスにおいて、申請から承認までの一連のフローを効率化することが可能です。
クラウド型ワークフローシステムの導入の流れ
クラウド型ワークフローシステムの導入は以下のステップで進めます。
現状の調査と分析
現在の業務フローと課題を明確にするステップです。具体的には、各部門のワークフロー、申請から承認までのプロセス、使用しているツールやシステムを調査し、効率化の余地を探ります。この段階では、現行システムのボトルネックや非効率な部分を特定し、改善のための基礎データを収集します。クラウド型ワークフローシステムの導入により、オンプレミスでのサーバー設定やネットワーク調査といった複雑な調整が不要になります。
目標設定と要件定義
導入するワークフローシステムの目標を設定し、必要な機能や条件を定義します。例えば、申請プロセスの自動化、承認フローの見える化、外部システムとの連携など、具体的な要件を明確にします。この段階では、関係者全員の意見を集約し、システムに求める機能と成果を具体的にリストアップします。クラウド型の場合、ハードウェアの制限を考慮せず、必要な機能に集中して要件を定義できます。
システム選定
目標と要件に基づいて、複数のクラウド型ワークフローシステムを比較検討します。選定時には、使いやすさ、機能性、コスト、セキュリティ、サポート体制などを総合的に評価します。各システムの特徴や提供する機能を詳細に比較し、自社のニーズに最も合ったシステムを選びます。オンプレミスと異なり、クラウド型では導入コストが低く、迅速な比較検討が可能です。
パイロットテスト
選定したシステムを一部の部門やプロジェクトで試験運用します。パイロットテストの結果を基に、システムの適用性や使い勝手を評価し、必要な調整を行います。テスト期間中に得られたフィードバックを基に、実運用に向けた最終調整を行います。クラウド型では、迅速に環境を構築できるため、テスト期間を短縮し、スムーズな本格導入が可能です。
導入とカスタマイズ
全社導入を開始し、業務プロセスに合わせたカスタマイズを行います。必要に応じて、外部システムとの連携設定やユーザー権限の設定も行います。クラウド型システムでは、インターネット経由で設定変更が容易に行えるため、迅速なカスタマイズが可能です。また、ハードウェアの設定や複雑なインフラ構築が不要なため、導入作業が大幅に簡素化されます。
トレーニングとサポート
システム導入後、従業員に対するトレーニングを実施します。また、導入初期のサポート体制を強化し、迅速な対応ができるようにします。ユーザーが新システムに慣れるための支援を行い、スムーズな移行をサポートします。クラウド型では、プロバイダーが提供するオンラインリソースやサポートチームを活用することで、教育コストと時間を削減できます。
運用開始とフォローアップ
システムの本格運用を開始し、定期的にフォローアップを行います。運用中の課題や改善点を収集し、システムの最適化を図ります。継続的な改善とフィードバックのプロセスを確立することで、システムの有効性を維持し、さらなる効率化を推進します。クラウド型システムでは、リアルタイムのモニタリングとアップデートが容易であり、運用の安定性を高めることができます。
クラウド型ワークフローシステムの選び方
比較検討のチェックポイント
クラウド型ワークフローシステムを選ぶ際には、以下のチェックポイントを考慮することが重要です。
使いやすさ
誰が操作しても簡単なシステムを選ぶことが重要です。直感的な操作性と分かりやすいインターフェースが、日常業務の効率化に直結します。特に、システムを初めて使用する従業員にとって、学習コストが低く、迅速に操作を習得できることが求められます。使いやすいインターフェースは、エラーの減少と生産性の向上にもつながります。
機能性
自社のニーズに合った機能を重視しましょう。特に、自動化機能やレポート機能、外部システムとの連携機能など、業務プロセスを最適化するための機能を確認します。例えば、承認プロセスの自動化やカスタマイズ可能なワークフローがあると、業務効率が大幅に向上します。企業の特定の業務フローに対応できる柔軟性が重要です。
コストの継続性
価格プランや料金体系を評価し、長期的な継続費用も考慮しましょう。クラウド型の場合、月額料金に全てのコストが含まれることが多く、予算管理がしやすいのも利点です。初期費用が抑えられることに加え、アップグレードやメンテナンスも料金に含まれているため、予算内で安定した運用が可能です。長期的なコストパフォーマンスを見極めることが大切です。
セキュリティとデータ保護
セキュリティとデータ保護も重要な要素です。ISO 27001認証を取得しているプロバイダーを選ぶことで、情報セキュリティ管理が厳格に行われていることを確認できます。データの暗号化やバックアップ体制などもチェックポイントです。特に、企業の機密情報や個人情報を扱う場合、セキュリティ基準の高さが導入決定の鍵となります。
外部システムとの連携
すでに自社が利用している外部システムとの連携ができるかどうかも重要な基準です。システム同士がスムーズに連携できれば、既存のデータを活用しながら一元的に管理することができます。オンプレミス型では、データ連携はバッチ連携やファイル取り込み形式が主流ですが、クラウド型ではAPIを利用してリアルタイムでのシームレスなデータ連携が可能です。これにより、データの一貫性と整合性が保たれ、業務プロセスがスムーズに進行します。例えば、経費精算システムや給与計算システムとの連携により、手作業によるデータ入力の重複やミスを防ぎ、効率的な業務運営が可能になります。シームレスな連携は、情報の正確性とリアルタイム性を確保し、経営判断の迅速化にも寄与します。
クラウド型ワークフローシステムの導入ならジュガール
ジュガールは、ISO 27001認証を取得しており、厳格なセキュリティ基準を満たしています。これにより、企業の重要データを安全に管理し、法的リスクを軽減します。誰でも簡単にワークフローを作成し、社内の稟議・申請・報告書を一元管理することができます。ジュガールのクラウド型ワークフローシステムは、使いやすさと機能性を兼ね備えており、業務プロセスの効率化とコスト削減に大きく貢献します。
使いやすいインターフェース
ジュガールワークフローは、ユーザーフレンドリーなインターフェースを提供しており、特別な技術知識がなくても簡単に操作できます。直感的なデザインとナビゲーションにより、従業員は迅速にシステムを習得でき、日常業務にすぐに活用できます。これにより、導入時のトレーニング時間やコストを削減し、効率的な運用が可能になります。また、視覚的にわかりやすいダッシュボードやレポート機能も備えており、業務の進捗状況や重要なデータを一目で把握できます。
柔軟なカスタマイズ
ジュガールワークフローは、企業のニーズに合わせて、申請書類や承認フローを自由にカスタマイズできます。通知設定やレポート機能も充実しており、業務プロセスに最適化されたワークフローを構築できます。例えば、特定の業務プロセスに合わせたカスタムフィールドや条件分岐を設定することで、複雑な承認フローにも対応可能です。これにより、業務の効率化と透明性の向上が実現します。
強力な外部連携機能
ジュガールワークフローは、APIを通じて他のシステムとシームレスに連携できます。これにより、既存のバックオフィスシステムやメッセージアプリ（例：Microsoft Teams, LINE WORKS）との統合が容易になり、データの一貫性と業務効率が向上します。例えば、経費精算システムや給与計算システムとの連携により、データ入力の二重作業がなくなり、入力ミスの防止と業務プロセスの自動化が可能です。
セキュリティとコンプライアンス
ジュガールワークフローは、ISO 27001認証を取得しており、高度なセキュリティ対策が施されています。データの暗号化や多要素認証など、セキュリティ機能が充実しているため、企業の重要データを安全に保護できます。これにより、法的リスクを軽減し、安心してシステムを利用することができます。特に、データの機密性や完全性を維持するための対策が徹底されています。
oAuth2.0認証基盤
ジュガールワークフローは、oAuth2.0による認証認可基盤を採用しており、ユーザーの認証と権限管理を一元化しています。oAuth2.0は、GoogleやFacebookなどの大手サービスでも採用されている認証技術であり、セキュリティと利便性を兼ね備えています。これにより、PCでもスマートフォンでも安心して利用でき、ユーザーは一度ログインするだけで、他の連携システムにもシームレスにアクセスすることができます。
サポートとトレーニング
導入時には、ジュガールの専門チームがトレーニングを提供し、従業員がスムーズに新システムに移行できるようサポートします。導入後も継続的なサポートが受けられるため、運用中の課題解決やシステム最適化が容易です。特に、オンデマンドのトレーニングリソースや定期的なアップデートセッションにより、ユーザーは常に最新の機能とベストプラクティスにアクセスできます。
まとめ
クラウド型ワークフローシステムは、インターネット経由で業務プロセスを効率化し、場所を問わずアクセス可能な利便性を提供します。SaaSとして提供されるクラウド型システムは、常に最新の機能を利用でき、IT知識がほとんど不要で、業務部門でも運用が可能です。導入時のチェックポイントとしては、使いやすさ、機能性、コストの継続性、セキュリティとデータ保護、外部システムとの連携が重要です。
ジュガールワークフローは、ISO 27001認証を取得し、高度なセキュリティ対策を施したクラウド型ワークフローシステムです。使いやすいインターフェース、柔軟なカスタマイズ、強力な外部連携機能、oAuth2.0認証基盤、充実したサポートとトレーニングにより、企業の業務プロセスの効率化とコスト削減に大きく貢献します。ぜひ、クラウド型の「ジュガール」の導入をご検討ください。
以上で、クラウド型ワークフローシステムの詳細な解説を終わります。ご不明点や追加のご要望がありましたら、いつでもご連絡ください。
